Kvartað var yfir því að meira en tveggja ára gömul beiðni um gögn og upplýsingar frá Reykjavíkurborg hefði ekki verið afgreidd.
Erfiðlega gekk fyrir umboðsmann að fá fullnægjandi upplýsingar frá borginni um hvað liði afgreiðslu og meðferð beiðninnar sem hafði verið send milli mismunandi starfsmanna sveitarfélagsins undanfarin tvö ár án þess að formleg svör bærust við henni. Fyrstu svörin sem umboðsmanni bárust voru ekki viðunandi þar sem ekki varð ráðið af þeim hvort eða hvernig beiðnin hefði verið afgreidd. Ítrekað var gengið eftir þeim svörum bæði í síma sem bar engan árangur og tölvupóstum. Í því sambandi var minnt á að forsenda þess að umboðsmaður geti rækt eftirlitshlutverk sitt með stjórnsýslunni, eins og henni er ætlað, sé að stjórnvöld svari fyrirspurnum hennar með fullnægjandi hætti og láti fullnægjandi upplýsingar og gögn í té innan hæfilegs tíma. Enn barst ekki viðunandi svar, þ.e. með staðfestingu á að beiðnin hefði verið afgreidd, og þurfti þar af leiðandi að ganga eftir því enn einu sinni. Þegar slík staðfesting loksins barst var ekki tilefni til að fjalla frekar um málið þar sem beiðnin hafði verið afgreidd.
Aftur á móti var Reykjavíkurborg sent bréf og minnt á ákvæði stjórnsýslulaga um að ákvarðanir í málum skuli teknar svo fljótt sem unnt er og þegar fyrirsjáanlegt sé að afgreiðsla tefjist beri að skýra viðkomandi frá því, upplýsa um ástæður tafanna og hvenær ákvörðunar sé að vænta. Að sama skapi væri mælt fyrir um í upplýsingalögum að ákvörðun um hvort orðið yrði við beiðni um aðgang að gögnum ætti að taka svo fljótt sem verða mætti. Ef slík beiðni væri ekki afgreidd innan viku skyldi skýra frá ástæðum tafa og hvenær ákvörðunar væri að vænta. Borgin yrði að gæta betur að reglum um málshraða. Þá gerði umboðsmaður einnig athugasemdir við að ekki væri hægt að hafa samband við umhverfis- og skipulagssvið í gegnum síma og ítrekaði fyrirspurn sína um hvernig tilhögun símsvörunar væri háttað hjá sviðinu og aðgangi almennings að starfsmönnum og þjónustu þess í gegnum síma. Var áréttað að þessi fyrirspurn væri sett fram með það í huga hvort tilefni væri til að hefja frumkvæðisathugun á þessu.
Umboðsmaður lauk málinu með bréfi 4. desember 2024.
Vísað er til kvörtunar A 6. september sl. yfir því að beiðni hans frá 22. ágúst 2022 um gögn og upplýsingar vegna tveggja byggingarframkvæmda hafi ekki verið afgreidd. Nánar tiltekið laut upplýsingabeiðnin annars vegar að girðingu sem reist hefur verið á lóðarmörkum [...] og [...]og hins vegar að fyrirhugaðri byggingu smáhýsis við [...].
Í tilefni af kvörtuninni var umhverfis- og skipulagssviði Reykjavíkurborgar ritað bréf 11. september sl., sbr. 7. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, þar sem samskipti A við borgina eru rakin og því lýst hvernig beiðni hans var send milli mismunandi starfsmanna sveitarfélagsins á liðnum tveimur árum án þess að formleg svör bærust við henni. Af því tilefni var þess óskað að Reykjavíkurborg veitti umboðsmanni upplýsingar um hvað liði afgreiðslu og meðferð beiðninnar. Var þess óskað að svör bærust fyrir 25. september sl.
Svör bárust með tveimur tölvupóstum 18. október sl. frá deildarstjóra lögfræðideildar umhverfis- og skipulagssviðs en þeim fylgdu gögn sem ráðið verður að falli undir upphaflegu gagnabeiðni A. Aftur á móti varð ekki ráðið af svörunum hvort eða hvernig beiðni A um gögn var afgreidd. Af þeim sökum var deildarstjóranum ritaður tölvupóstur 23. október sl. þar sem óskað var upplýsinga um hvort beiðni A hefði verið afgreidd og hefði það verið gert var óskað staðfestingar á því. Þar sem engin viðbrögð bárust við erindinu hringdi starfsmaður embættisins í almennt símanúmer Reykjavíkurborgar 29. október sl. í því skyni að fá samband við deildarstjóra lögfræðisviðs eða annan starfsmann sem gæti svarað fyrir málið. Þar kom fram að umræddur deildarstjóri hefði ekki skráð símanúmer og þá væri ekki mögulegt að fá samband símleiðis við umhverfis- og skipulagssvið þar sem engu almennu símanúmeri væri til að dreifa. Frekari tilraunir til að ná í aðra starfsmenn sviðsins báru ekki árangur. Í kjölfarið var fyrri tölvupóstur ítrekaður sama dag. Því svaraði deildarstjóri lögfræðisviðs samdægurs þar sem fram kom að hann hygðist skoða málið. Þar sem engin svör bárust frá Reykjavíkurborg þrátt fyrir ítrekun 30. október sl. var sviðstjóra umhverfis- og skipulagssviðs ritað bréf 11. nóvember sl. þar sem áréttuð var framangreind beiðni umboðsmanns um að upplýst yrði hvað liði afgreiðslu og meðferð beiðni A um gögn. Í því sambandi var minnt á að forsenda þess að umboðsmaður gæti rækt það eftirlitshlutverk sitt með stjórnsýslunni sem honum væri ætlað væri að stjórnvöld svari fyrirspurnum hans og létu honum í té fullnægjandi upplýsingar og gögn sem hann óskar eftir innan hæfilegs tíma.
Sama dag barst tölvupóstur frá deildarstjóra lögfræðideildar þar sem upplýst var að A hefðu verið send umbeðin gögn og að hann liti svo á að beiðnin hefði verið afgreidd. Með tölvupósti 12. nóvember sl. óskaði skrifstofustjóri umboðsmanns enn eftir því að umboðsmanni yrði send staðfesting á því að beiðni A hefði verið afgreidd. Með tölvupósti þann dag barst loks afrit af tölvupósti sveitarfélagsins til A þar sem gagnabeiðni hans var afgreidd.
Með hliðsjón af því sem að framan er rakið liggur fyrir að Reykjavíkurborg hefur nú afgreitt beiðni A um gögn er kvörtunin lýtur að og tel ég af þeim sökum ekki tilefni til að ég fjalli frekar um málið. Lýk ég því meðferð minni á málinu með vísan til a-liðar 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997 um umboðsmann Alþingis. Ég tek þó fram að ég hef með bréfi, dags. í dag, komið tiltekinni ábendingu á framfæri við Reykjavíkurborg í tilefni af athugun minni á kvörtuninni. Hinn 26. september sl. var undirrituð kjörin umboðsmaður Alþingis og tók við embætti 31. október sl. Hef ég því farið með mál þetta frá þeim tíma.
Bréf umboðsmanns til Reykjavíkurborgar 4. desember 2024.
I
Vísað er til fyrri samskipta í tilefni af kvörtun A, [...], yfir því að beiðni hans frá 22. ágúst 2022 um gögn og upplýsingar vegna tveggja byggingarframkvæmda í nágrenni hans hafi ekki verið svarað.
Eins og fram kemur í bréfi mínu til A, sem fylgir hér með í ljósriti, hef ég ákveðið að ljúka umfjöllun minni um kvörtunina, sbr. a-lið 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis. Þrátt fyrir það hefur athugun mín á þessu máli orðið mér tilefni til að koma eftirfarandi ábendingu á framfæri og þá með það í huga að hún verði höfð í huga við meðferð hliðstæðra mála hjá Reykjavíkurborg.
II
Í tilefni af kvörtuninni var umhverfis- og skipulagssviði Reykjavíkurborgar ritað bréf 11. september sl., sbr. 7. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, þar sem þess var óskað að Reykjavíkurborg veitti umboðsmanni upplýsingar um hvað liði afgreiðslu og meðferð beiðni A. Var þess óskað að svör bærust fyrir 25. september sl.
Svör bárust með tveimur tölvupóstum 18. október sl. frá deildarstjóra lögfræðideildar umhverfis- og skipulagssviðs en þeim fylgdu gögn sem ráðið varð að féllu undir upphaflega gagnabeiðni A. Aftur á móti varð ekki ráðið af svörunum hvort eða hvernig beiðni A um gögn var afgreidd. Af þeim sökum var deildarstjóranum ritaður tölvupóstur 23. október sl. þar sem óskað var upplýsinga um hvort beiðni A hefði verið afgreidd og hefði það verið gert var óskað staðfestingar á því. Þar sem engin viðbrögð bárust við erindinu hringdi starfsmaður embættisins í almennt símanúmer Reykjavíkurborgar 29. október sl. í því skyni að fá samband við deildarstjóra lögfræðisviðs eða annan starfsmann sem gæti svarað fyrir málið. Þar kom fram að umræddur deildarstjóri hefði ekki skráð símanúmer og þá væri ekki mögulegt að fá samband símleiðis við umhverfis- og skipulagssviðs þar sem engu almennu símanúmeri væri til að dreifa. Frekari tilraunir til að ná í aðra starfsmenn sviðsins báru ekki árangur.
Í kjölfarið var fyrri tölvupóstur ítrekaður sama dag. Honum svaraði deildarstjóri lögfræðisviðs síðar þann dag þar sem fram kom að hann hygðist skoða málið. Þar sem engin svör bárust frá Reykjavíkurborg þrátt fyrir ítrekun 30. október sl. var sviðstjóra umhverfis- og skipulagssviðs ritað bréf 11. nóvember sl. þar sem áréttuð var fyrri ósk umboðsmanns á þá leið að upplýst yrði hvað liði afgreiðslu og meðferð beiðni A um gögn. Sama dag barst tölvupóstur frá deildarstjóra lögfræðideildar þar sem upplýst var að A hefðu verið send umbeðin gögn og að hann liti svo á að beiðnin hefði verið afgreidd. Með tölvupósti 12. nóvember sl. óskað skrifstofustjóri umboðsmanns enn eftir því að umboðsmanni yrði send staðfesting á því að beiðni A hefði verið afgreidd. Með tölvupósti þann dag barst loks afrit af tölvupósti sveitarfélagsins til A þar sem gagnabeiðni hans var afgreidd.
Ákvæði 7. og 9. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, veita umboðsmanni víðtækan rétt til að krefja stjórnvöld um upplýsingar og skýringar sem hann þarfnast vegna starfs síns. Sinni stjórnvöld því ekki að láta umboðsmanni í té nauðsynlegar skýringar og gögn innan hæfilegs tíma frá því að þess er óskað er honum torvelt að sinna því eftirlitshlutverki með stjórnsýslunni sem honum er ætlað samkvæmt 2. gr. laga nr. 85/1997. Þá veldur slíkt vandkvæðum gagnvart þeim sem hafa leitað til umboðsmanns með kvartanir og bíða þess að mál þeirra hljóti afgreiðslu. Ég tel ljóst að sá dráttur sem varð á að sveitarfélagið brygðist með fullnægjandi hætti við fyrirspurnarbréfum mínum og afhenti mér gögn sem staðfestu með óyggjandi hætti hvernig beiðni A var afgreidd hafi ekki samrýmst þeim sjónarmiðum sem lög um umboðsmann Alþingis byggjast á.
III
Ég tek fram að mér er ekki fyllilega ljóst hvort beiðni A hafi verið afgreidd á grundvelli 15.-17. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 þar sem fjallað er um upplýsingarétt aðila stjórnsýslumáls eða ákvæða upplýsingalaga nr. 140/2012. Ég minni þó á að í 1. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 kemur fram sú grundvallarregla að ákvarðanir í málum skulu teknar svo fljótt sem unnt er. Í 3. mgr. 9. gr. kemur fram að þegar fyrirsjáanlegt sé að afgreiðsla máls muni tefjast beri að skýra aðila máls frá því. Skal þá upplýsa um ástæður tafanna og hvenær ákvörðunar sé að vænta. Þá er í 1. mgr. 17. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012 mælt fyrir um að ákvörðun um hvort orðið verði við beiðni um aðgang að gögnum skuli tekin svo fljótt sem verða má. Hafi beiðni ekki verið afgreidd innan sjö daga frá móttöku hennar skal skýra aðila frá ástæðum tafanna og hvenær ákvörðunar sé að vænta. Að baki þessum sérstöku málshraðareglum búa sjónarmið um mikilvægi þess að beiðnir almennings um aðgang að gögnum á grundvelli laganna verði ávallt afgreiddar fljótt og án ástæðulausra tafa. Í því sambandi er m.a. tekið fram í athugasemdum með 17. gr. í frumvarpi því sem varð að upplýsingalögum að ætla megi að réttur til aðgangs að upplýsingum geti stundum orðið þýðingarlaus ef verulegar tafir verða á afgreiðslu slíkra erinda þar sem sá sem í hlut á geti misst færis á að nýta sér upplýsingarnar við meðferð mála á öðrum vettvangi. (Sjá þskj. 223 á 141 löggjafarþingi 2012-2013.)
Það leiðir einnig af framanröktum ákvæðum að hjá stjórnvöldum verður að vera fyrir hendi skipulag við móttöku og svör við beiðnum um aðgang að gögnum máls sem tryggi að þeim sé sinnt og svarað innan hæfilegs tíma burtséð frá því á hvaða lagagrundvelli beiðnin er afgreidd. Beiðni A var sett fram 22. ágúst 2022 en var ekki svarað fyrr en 11. nóvember sl. Því er ljóst að verulegar tafir hafa orðið á afgreiðslu málsins hjá sveitarfélaginu. Ég kem þeirri ábendingu á framfæri við sveitarfélagið að gæta betur að því að afgreiðsla þess á beiðnum um upplýsingar og gögn samrýmist framaröktum reglum um málshraða.
IV
Í bréfi mínu til sviðsstjóra umhverfis- og skipulagssviðs 11. nóvember sl. var einnig tekið fram að mál þetta hefði vakið athygli mína á því fyrirkomulagi að ekki væri unnt að hafa samband við umhverfis- og skipulagssvið í gegnum síma og var tilraunum starfsmanns míns til að fá samband við starfsmenn sviðsins lýst í bréfinu. Af því tilefni var þess óskað að upplýst yrði, sbr. 7. gr. laga nr. 85/1997, hvort það væri rétt skilið að fyrirkomulagið væri með þessum hætti og að gerð yrði eftir atvikum grein fyrir því mati sem lægi því til grundvallar. Jafnframt var óskað eftir afstöðu sviðsstjórans til þess hvort og þá hvernig slíkir starfshættir samrýmdust leiðbeiningarskyldu sveitarfélagsins og sjónarmiðum um vandaða stjórnsýsluhætti, sbr. 1. mgr. 2. gr. laga nr. 85/1997. Óskað var eftir þessum upplýsingum svo ég gæti tekið afstöðu til þess hvort tilefni væri til að ég tæki þá starfshætti sem spurt var um til athugunar að eigin frumkvæði á grundvelli 5. gr. laga nr. 85/1997.
Í svari deildarstjóra lögfræðisviðs sem barst með tölvupósti 2. desember sl. er að finna útskýringu á því hvers vegna sá tiltekni starfsmaður hafi ekki verið með skráð símanúmer. Aftur á móti verður ekki séð að fyrirspurn umboðsmanns er snýr almennt að því hvernig tilhögun símsvörunar hjá sviðinu og aðgangi almennings að starfsmönnum og þjónustu þess í gegnum síma er háttað. Ég leyfi mér því að ítreka fyrirspurn mína til þín frá 11. nóvember sl. og árétta að hún er sett fram með það í huga hvort tilefni sé til að hefja frumkvæðisathugun á grundvelli framangreindrar heimildar í 5. gr. laga nr. 85/1997. Það upplýsist að ég hef sent borgarlögmanni afrit af bréfi þessu til upplýsingar.
Hinn 26. september sl. var undirrituð kjörin umboðsmaður Alþingis og tók við embætti 31. október sl. Hef ég því farið með mál þetta frá þeim tíma.