Aðgangur að gögnum og upplýsingum. Opinberir starfsmenn. Ráðningar í opinber störf. Frumkvæðisathugun.

(Mál nr. 10886/2020)

Umboðsmaður Alþingis hefur lokið frumkvæðisathugun sem beindist að upplýsingarétti aðila máls í ráðningarmálum. Tildrög athugunarinnar voru kvartanir sem umboðsmanni hafa borist á undanförnum misserum sem hafa lotið að því hvernig stjórnvöld hafa afgreitt beiðnir umsækjenda um opinber störf um aðgang að gögnum máls. Kvörtunum til umboðsmanns vegna slíkra mála hefur fjölgað nokkuð síðustu misseri og hefur mátt merkja að sambærileg álitaefni komi iðulega upp þegar umsækjandi óskar eftir aðgangi að gögnum ráðningarmáls.

Settur umboðsmaður ákvað því að draga saman helstu álitaefni þessara mála og fjalla um þau með hliðsjón af atvikum einstakra mála sem gætu jafnframt verið lýsandi fyrir önnur mál. Í því skyni benti hann á að um upplýsingarétt umsækjanda um opinbert starf gilda almennar reglur stjórnsýslulaga. Umsækjandi ætti því rétt á aðgangi að skjölum og gögnum er málið varða eftir því sem mælt er fyrir um í lögunum og annað leiðir ekki af takmörkunum samkvæmt þeim.

Settur umboðsmaður fjallaði nánar um inntak upplýsingaréttar aðila máls í ráðningarmálum samkvæmt stjórnsýslulögum og samspil þeirra og laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og upplýsingalaga. Hann fjallaði einnig um ákvarðanir stjórnvalda um að synja málsaðila um aðgang að gögnum máls eða takmarka hann að nokkru leyti. Benti hann á að í ráðningarmálum væri algengast að á þetta reyndi þegar beiðni umsækjanda um opinbert starf um aðgang að gögnum málsins hefði verið synjað að hluta með vísan til þess að hann ætti ekki rétt á aðgangi að „vinnuskjölum“ eða hann takmarkaður vegna „einkahagsmuna“ annarra umsækjenda um starfið. Settur umboðsmaður vék enn fremur að öðrum atriðum sem varða framkvæmd stjórnvalda á lagareglum um upplýsingarétt aðila máls í ráðningarmálum, s.s. um skráningu og varðveislu upplýsinga, málsmeðferð gagnabeiðna og trúnaðarmerkingu gagna.

Í niðurstöðu setts umboðsmanns er vakin athygli á að umfjöllun hans sýni fram á að þess sjái of oft stað að beiðnum um upplýsingar og gögn í tengslum við ráðningarmál sé synjað af hálfu stjórnvalda án þess að slíkt byggi á fullnægjandi lagagrundvelli og oft án vísan til viðeigandi lagareglna. Þá virðist stjórnvöld ekki alltaf gera sér grein fyrir hlutverki sínu við slíkar ákvarðanir, sér í lagi þegar einkaaðilar hafi komið að meðferð beiðnanna. Af atvikum mála og svörum stjórnvalda mætti draga þá ályktun að stjórnvöld hér á landi ættu almennt nokkuð í land með að beita reglum um aðgang að gögnum með viðunandi hætti og þörf væri bæði á viðhorfsbreytingu innan stjórnsýslunnar og aukinni fræðslu á þessum reglum hjá starfsmönnum stjórnsýslunnar.

Settur umboðsmaður taldi tilefni til að senda þeim stjórnvöldum sem áttu í hlut álitið ásamt ábendingabréfum um að þau hefðu þau sjónarmið sem rakin væru í álitinu framvegis í huga í störfum sínum. Settur umboðsmaður vakti jafnframt athygli fjármála- og efnahagsráðherra, sem fer með starfsmannamál ríkisins, og samgöngu- og sveitarstjórnarráðherra, sem fer með sveitarstjórnarmál, á sjónarmiðum sem koma fram í álitinu í ljósi þess að þar reyndi á rétt umsækjenda um opinber störf hjá ríki og sveitarfélögum á aðgangi að gögnum máls. Jafnframt vakti hann athygli forsætisráðherra á álitinu þar sem hann fer með framkvæmd stjórnsýslulaga.