08. mars 2021

Notkun starfsmanna á auðkennum, merki og bréfsefni stofnunar

Auðkenni stjórnvalds, líkt og merki þess, á aðeins að nota á það efni sem sett er fram á vegum stjórnvaldsins. Það á til dæmis við þegar starfsmenn flytja fyrirlestra og aðrar kynningar eða nota bréfsefni þess.

Í tveimur málum sem nýverið hafa verið til lykta leidd af hálfu umboðsmanns reyndi á heimildir til notkunar á merkjum og öðrum auðkennum opinberra stofnana og hvaða þýðingu slík merking á gögnum kann að hafa vegna skjalavistunar og aðgangs almennings að þeim.

Í máli nr. 10055/2019 fjallaði kjörinn umboðsmaður með almennum hætti um þessi álitaefni í tengslum við notkun starfsmanns á merki stofnunar. Þar benti hann á að gögn sem merkt eru stofnun og notuð við slíkar aðstæður séu hluti af starfsemi hennar og gefi almennt til kynna að umrætt efni stafi frá henni. Þegar starfsmaður flytji fyrirlestur eða sinni kennslu á eigin vegum sé honum því ekki heimilt að auðkenna efni sem hann notar með merki þeirrar stofnunar sem hann vinnur hjá nema það stafi frá stofnuninni, og sé notað sem slíkt, eða hann hafi fengið sérstakt leyfi til að nota það á eigin gögn.  

Umboðsmaður benti jafnframt á að noti starfsmaður stjórnvalds merki þess eða annað auðkenni á eigin vegum án leyfis reyni á eftirlit stjórnvaldsins með því hvernig notkun á merkinu sé háttað. Þegar meta þurfi í hvaða mæli beri að vista og varðveita efni sem er auðkennt með merki opinberrar stofnunar, og starfsmaður hefur notað opinberlega, sé almennt um að ræða gögn sem tilheyri starfsemi stofnunarinnar nema annað komi til. Þau beri því alla jafna að afhenda og vista í skjalasafni stofnunarinnar.

Auk þess að senda viðeigandi stjórnvaldi álitið taldi umboðsmaður, vegna almennrar umfjöllunar þar um notkun á merki stofnunar, tilefni til að senda það til forsætisráðuneytisins, kjara- og mannauðssýslu ríkisins, Sambands íslenskra sveitarfélaga og Þjóðskjalasafns Íslands til kynningar.  Tók hann fram að það yrði að vera mat þessara aðila í hvaða mæli þeir teldu þörf á samræmdum leiðbeiningum til stjórnenda og starfsmanna ríkis og sveitarfélaga um þessi mál.

Á áþekkt álitaefni reyndi fyrir skemmstu í áliti setts umboðsmanns í málum nr. 9683/2018 og 9694/2018 vegna notkunar bréfsefna með merki stjórnvalds og hvort umræddar bréfasendingar hefðu verið í nafni þeirrar stofnunar sem um ræddi eða sett fram á vegum embættismanns persónulega.

 

 

Álit umboðsmanns í máli nr. 10055/2019

Álit setts umboðsmanns í málum nr. 9683/2018 og 9694/2018