Ekki er útilokað að hægt sé að bera fram kvörtun vegna tiltekins starfsmanns stjórnsýslunnar til umboðsmanns Alþingis. Meðal þess sem umboðsmaður hefur eftirlit með er að stjórnsýslan fari fram í samræmi við siðareglur fyrir starfsmenn Stjórnarráðs Íslands og lög um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins. Aftur á móti lúta athuganir umboðsmanns langoftast að því hvort stjórnvaldið sem slíkt hafi brotið í bága við lög og vandaða stjórnsýsluhætti. Starfsmenn sinna þó málum hjá hinu opinbera og taka ákvarðanirnar sem eru andlag athugunar umboðsmanns.

Stjórnvöld eru oft flokkuð í lægri stjórnvöld og æðri stjórnvöld. Lægri stjórnvöld eru þær stofnanir, nefndir og ráð sem taka mál til meðferðar á fyrsta stjórnsýslustigi. Dæmi um það er Vinnumálastofnun, Lánasjóður íslenskra námsmanna, Jafnréttisstofa og Sjúkratryggingar Íslands. Æðri stjórnvöld hafa annað hvort yfirstjórn og eftirlit með lægri stjórnvöldum eða taka við kærum vegna ákvarðana lægri stjórnvalda. Dæmi um það eru ráðuneytin og ýmsar úrskurðarnefndir, kærunefndir, málskotsnefndir og ráð, svo sem úrskurðarnefnd velferðarmála og málskotsnefnd Lánasjóðs íslenskra námsmanna.

Samkvæmt lögum um umboðsmann Alþingis er honum óheimilt að taka mál til athugunar fyrr en afstaða æðra stjórnvalds, sé því á annað borð til að dreifa, liggur fyrir. Ef mál er borið upp við umboðsmann án þess að kæruleiðir hafa verið tæmdar vísar hann því frá og leiðbeinir aðila hvert hann á að leita með málið.

Meginreglan í stjórnsýslunni er sú að hægt er að kæra svokallaðar stjórnvaldsákvarðanir en ráðningar og skipanir í opinber störf og embætti teljast til slíkra ákvarðana. Aftur á móti eru gerðar undantekningar frá þessu í lögum um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins og sveitarstjórnarlögum. Því eru almennt ekki kæruheimildir til æðri stjórnvalda vegna ákvarðana um ráðningar í opinber störf og því heimilt að kvarta beint til umboðsmanns Alþingis.

Athugun umboðsmann Alþingis lýtur að því hvort stjórnvöld hafi starfað í samræmi við lög, vandaða stjórnsýsluhætti og siðareglur settar með stoð í lögum um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins og laga um Stjórnarráð Íslands. Honum ber líka að gæta þess að jafnræði sé í heiðri haft í stjórnsýslunni. Að öðru leyti skoðar hann ekki það sem er óréttlátt eða ósanngjarnt í stjórnsýslunni.

Ekki er hægt að kvarta yfir efni laga frá Alþingi til umboðsmanns Alþingis. Hann getur þó að eigin frumkvæði skoðað hvort meinbugir eru á lögum eða almennum stjórnvaldsfyrirmælum. Það geta til dæmis verið meinbugir ef verulegur vafi er á því hvort gætt sé samræmis og jafnræðis í lögum eða ef lög brjóta í bága við stjórnarskrá eða alþjóðlega mannréttindasáttmála. Hægt er að koma ábendingu til umboðsmanns um hugsanlega meinbugi á lögum en ekki er hægt að krefjast þess að umboðsmaður skoði hana frekar eða haldi borgaranum upplýstum um athugun sem hann kann að hefja af því tilefni.

Á umboðsmanni Alþingis og starfsfólki hans hvílir þagnarskylda um þau atvik sem honum verða kunn í starfi og leynt eiga að fara vegna lögmætra almanna- og einkahagsmuna. Umboðsmaður fylgir þeirri vinnureglu að svara almennt ekki fyrirspurnum annarra en málsaðila, t.d. fjölmiðla, um einstakar kvartanir sem hann er með til meðferðar. Er viðkomandi oftast bent á að setja sig í samband við stjórnvöld og óska eftir upplýsingum á grundvelli upplýsingalaga.

Umboðsmaður Alþingis tekur persónulega afstöðu til lokaafgreiðslu allra mála og lýkur þeim með undirritun sinni. Starfsfólk umboðsmanns vinnur þó að málum og gerir drög að niðurstöðum.

Niðurstöður og tilmæli umboðsmanns Alþingis eru ekki bindandi fyrir stjórnvöld. Hann hefur ekki réttarskipandi vald og getur því ekki breytt eða fellt úr gildi ákvarðanir og athafnir stjórnvalda eins og æðri stjórnvöld og dómstólar geta að einhverju leyti gert.

Umboðsmaður Alþingis getur tekið mál til meðferðar að eigin frumkvæði. Hann getur tekið einstök mál til skoðunar að eigin frumkvæði, þótt sá sem málið varðar hafi ekki kvartað eða að skilyrði til bera upp kvörtun við umboðsmann séu ekki fyrir hendi. Frumkvæðisathuganir geta líka lotið með almennari hætti að framkvæmd stjórnvalda á tilteknu sviði. Þá getur umboðsmaður tekið til skoðunar að eigin frumkvæði hvort meinbugir eru á lögum og almennum stjórnvaldsfyrirmælum og vakið athygli Alþingis, hlutaðeigandi ráðherra eða sveitarstjórnar á þeim. Meinbugir geta t.d. verið prentvillum í lögum eða vafi um hvort lög standist stjórnarskrá eða alþjóðlega sáttmála um vernd mannréttinda. Ekki er hægt að krefjast þess að umboðsmaður hefji frumkvæðisathugun en allir geta beint ábendingu til umboðsmanns um mögulegt tilefni til slíkrar athugunar.

Ekki er hægt krefjast þess að umboðsmaður Alþingis hefji frumkvæðisathugun en hann tekur á móti ábendingum um mögulegar frumkvæðisathuganir.

Hver og einn verður að leggja mat á það hvernig hagsmunum hans er best borgið. Úrræði umboðsmanns Alþingis og dómstóla eru á ýmsan hátt frábrugðin. Við mat á því hvort leita eigi til umboðsmanns eða dómstóla má benda á að:

• það kostar ekki neitt að leita til umboðsmanns og ekki þarf að hafa aðstoð lögmanns.
• það nægir að fylla út kvörtun. Umboðsmaður og starfsfólks hans taka málið síðan til skoðunar. Um málsmeðferð hjá umboðsmanni gilda hvorki reglur einkamálaréttarfars né stjórnsýsluréttar. Umboðsmaður getur t.d. skoðað önnur atriði í máli en kvörtun lýtur beinlínis að og ekki er þörf á því að tilgreina með nákvæmum hætti hvaða reglur hafa verið brotnar og á hvaða hátt.
• hægt er að kvarta yfir atriðum sem almennt leiða ekki til ógildingar ákvörðunar eða til bótagreiðslna.
• athugun umboðsmaður á því hvort ákvörðun brjóti í bága við lög er sambærileg við það sem dómstólar skoða. Hann getur einnig skoðað hvort ákvörðun brjóti í bága við vandaða stjórnsýsluréttar og siðareglur en það gera dómstólar almennt ekki.
• í flestum tilvikum er hægt að leita fyrst til umboðsmanns og síðan til dómstóla en aldrei öfugt.

Aftur á móti má benda á að:

• niðurstöður og tilmæli umboðsmanns eru ekki bindandi fyrir stjórnvöld og hann getur ekki ákveðið hvort og þá hvaða bætur aðili á rétt á úr hendi íslenska ríkisins. Hann getur ekki breytt niðurstöðum eða fellt ákvarðanir stjórnvalda úr gildi.
• í sumum tilvikum getur verið fyrir að fara sérstökum málshöfðunarfrestum til dómstóla eða aðrir tímafrestur og reglur sem gera aðila ómögulegt að leita til dómstóla eftir að viss tími hefur liðið frá því að stjórnvöld luku máli. Stundum gefst því ekki tími til að leita fyrst til umboðsmanns.
• dómstólar geta ákvarðað aðila, sem vinnur mál í öllum megin atriðum, málskostnað úr hendi gagnaðilans.

Umboðsmaður Alþingis er almennt sjálfstæður og óháður í störfum sínum. Takmarkanir eru á möguleikum þess að höfða einkamál gegn umboðsmanni vegna niðurstaðna hans. Umboðsmaður starfar þó í umboði Alþingis og hefur ábendingum og kvörtunum um störf hans verið beint til forsætisnefndar Alþingis. Að öðru leyti hefur enginn aðili beinlínis eftirlit með umboðsmanni. Niðurstöður umboðsmanns eru heldur ekki bindandi, hvorki fyrir aðila máls né stjórnvöld.

Ábendingum eða kvörtunum yfir störfum umboðsmanns Alþingis hefur verið beint til forsætisnefndar Alþingis.