Í 15. gr. laga nr. 13/1987 sagði að Alþingi setti nánari reglur um störf og starfshætti umboðsmanns Alþingis og átti að setja þessar reglur með ályktun í sameinuðu Alþingi að loknum tveimur umræðum. Hinn 2. maí 1988 setti Alþingi reglur samkvæmt ofangreindum ákvæðum laga nr. 13/1987. Voru þær birtar í A-deild Stjórnartíðinda 27. ágúst 1988 sem reglur nr. 82/1988 um störf og starfshætti umboðsmanns Alþingis. Reglur þessar breyta í sjálfsögðu í engu embætti umboðsmanns Alþingis frá þeirri skipan, sem ákveðin var í lögum nr. 13/1987, en geyma fyrst og fremst ákvæði, er fela í sér nánari afmörkun á starfssviði umboðsmanns, fyllri reglur um starfshætti hans og ítarlegri ákvæði um málsmeðferð alla.

Reglum þessum hefur ekki verið breytt eftir setningu laga nr. 85/1997 en nokkur ákvæði þeirra voru reyndar tekin upp í þau lög. Heimild fyrir Alþingi til að setja slíkar reglur er nú í 17. gr. laga nr. 85/1997.

Samkvæmt 1. gr. laga nr. 85/1997 kýs Alþingi umboðsmann Alþingis til fjögurra ára og hann skal uppfylla skilyrði laga til að gegna embætti hæstaréttardómara og má ekki vera alþingismaður. Ef umboðsmaður andast eða verður af öðrum sökum ófær um að gegna starfi sínu framvegis skal Alþingi kjósa umboðsmann að nýju. Sama hátt skal hafa á ef umboðsmaður fær að eigin ósk lausn frá embætti sínu eða tveir þriðju hlutar þingmanna samþykkja að víkja honum úr embætti. Við tímabundin forföll umboðsmanns setur forseti Alþingis staðgengil til að gegna embættinu meðan forföll vara.

Gaukur Jörundsson var kjörinn umboðsmaður Alþingis til fjögurra ára frá 1. janúar 1988 á fundi sameinaðs Alþingis 17. desember 1987. Gaukur var endurkjörinn á fundum Alþingis 18. desember 1991 og 22. desember 1995, og þá fyrir tímabilið 1. janúar 1996 til 31. desember 1999. Gaukur fékk leyfi frá starfi umboðsmanns Alþingis frá 1. nóvember 1998 og frá sama tíma var Tryggvi Gunnarsson settur til að gegna starfi umboðsmanns í forföllum Gauks.

Tryggvi Gunnarsson var kjörinn umboðsmaður Alþingis til fjögurra ára frá 1. janúar 2000 á fundi Alþingis 4. nóvember 1999.

Samkvæmt a-lið 3. gr. 3. gr. laga nr. 85/1997 tekur starfssvið umboðsmanns Alþingis ekki til starfa Alþingis og stofnana þess, sbr. þó 11. gr. laganna. Utan starfssviðs umboðsmanns Alþingis falla þannig störf Alþingis og stjórnsýsla í þágu Alþingis sem háð er eftirliti þingforseta samkvæmt lögum um þingsköp Alþingis. Þá falla störf nefnda sem Alþingi kýs og skila eiga Alþingi skýrslu til umfjöllunar einnig utan starfssviðs umboðsmanns. Samkvæmt a-lið 3. mgr. falla stofnanir Alþingis jafnframt utan starfssviðs umboðsmanns. Þannig falla störf Ríkisendurskoðunar ekki undir starfssvið umboðsmanns Alþingis.

Af þeirri grundvallarreglu að umboðsmaður hafi ekki afskipti af málefnum, sem Alþingi hefur fjallað um eða á eftir að fjalla um, leiðir einnig að umboðsmaður tekur almennt ekki afstöðu til þess, hvaða stefnu beri að marka í löggjöf.

Þótt störf Alþingis falli að meginstefnu utan starfssviðs umboðsmanns er í 11. gr. laga nr. 85/1997 að finna undantekningu frá þessari meginreglu, en þar er umboðsmanni fengin heimild til þess að tilkynna Alþingi um það verði umboðsmaður þess var að meinbugir séu á gildandi lögum.

Starfssvið umboðsmanns nær ekki til starfa dómstóla, sbr. b-lið 3. mgr. 3. gr. laga nr. 85/1997. Ákvæðið tekur eingöngu til starfa þeirra dómara sem fara með dómsvald í skilningi 2. gr. stjórnarskrárinnar og fjallað er nánar um í V. kafla stjórnarskrárinnar. Umboðsmaður getur því ekki tekið niðurstöður dóms til endurskoðunar og umboðsmaður getur heldur ekki skipt sér af því, hvernig dómstólar haga meðferð mála. Dómsmál geta engu að síður orðið tilefni þess að umboðsmaður taki ákveðin atriði í stjórnsýslu til athugunar.

Þótt mögulegt sé eða jafnvel líklegt að mál verði lagt fyrir dómstóla, girðir það ekki fyrir að umboðsmaður fjalli um kvörtunarefni. Lagalega séð er umboðsmanni vafalaust heimilt að taka efni kvörtunar til meðferðar, þar til úrlausn dómstóls um það efni liggur fyrir. Af hálfu umboðsmanns Alþingis hefur hins vegar verið fylgt þeirri stefnu að fjalla ekki um atriði sem lagt hefur verið fyrir dómstóla og að hætta umfjöllun um kvörtun um leið og efni kvörtunar hefur verið lagt fyrir dómstóla.

Umboðsmaður getur tekið mál til athugunar að eigin frumkvæði, sbr. 5. gr. laga nr. 85/1997 og 4. gr. reglna nr. 82/1988. Samkvæmt þessum reglum getur umboðsmaður fjallað um hvers konar háttsemi stjórnvalda sem honum þykir rannsóknarverð. Heimild umboðsmanns til að taka upp mál af eigin hvötum er rýmri en á grundvelli kvörtunar, eins og nánar greinir síðar.

Í tilefni af heimild umboðsmanns til að rannsaka mál að eigin frumkvæði er rétt að hafa í huga að ekki er ætlast til þess að umboðsmaður fylgist reglubundið með allri stjórnsýslu í stóru og smáu. Umboðsmanni er aðeins ætlað að bregða við, þegar hann fær til þess sérstakt tilefni. Hins vegar skiptir engu, hvernig umboðsmanni berst sú vitneskja sem verður til þess að hann lætur sig mál varða.

Umboðsmaður ákveður sjálfur hvaða mál á starfssviði sínu hann tekur til meðferðar og er hann í því efni, eins og ávallt, óháður fyrirmælum frá öðrum, sbr. 2. mgr. 2. gr. laga nr. 85/1997. Umboðsmaður ákveður jafnframt hvernig hann afmarkar rannsóknarefni þeirra mála sem hann tekur að eigin frumkvæði til meðferðar. Þannig getur hann t.d. ákveðið að taka ákveðið stjórnsýslumál til athugunar. Þá getur hann ákveðið að rannsaka úrlausn mála eða starfsemi stjórnvalda á ákveðnu sviði. Enn fremur getur umboðsmaður tekið starfsemi og málsmeðferð tiltekins stjórnvalds til almennrar athugunar.

Einn þáttur í störfum umboðsmanns Alþingis hefur verið að vitja starfsstöðva stjórnvalda og kanna starfsemi þeirra. Þannig hafa umboðsmaður Alþingis og starfsmenn hans t.d. heimsótt geðdeild sjúkrahúss og fangelsi. Þegar umboðsmaður fer í slíkar eftirlitsferðir ákveður hann, á sama hátt og segir hér að framan, hvaða þætti í starfsemi stjórnvalds hann tekur til athugunar.

Samkvæmt 11. gr. laga nr. 85/1997 skal umboðsmaður tilkynna Alþingi og jafnframt hlutaðeigandi ráðherra eða sveitarstjórn, eftir því sem við á, ef hann verður þess var að "meinbugir" séu á gildandi lögum eða almennum stjórnvaldsfyrirmælum. Í 11. gr. starfsreglna umboðsmanns er við "meinbugi" á lögum og almennum stjórnvaldsfyrirmælum bætt "meinbugum" á starfsháttum í stjórnsýslu.

Í greinargerð með frumvarpi því sem síðar varð að lögum nr. 13/1987 segir svo um 11. gr. laganna:

"Meinbugir á lögum eða reglum geta verið nánast formlegs eðlis, svo sem misræmi milli ákvæða, prentvillur, óskýr texti o.fl. Einnig geta meinbugir verið beinlínis fólgnir í efnisatriðum, svo sem mismunar milli manna, reglugerðarákvæði skorti lagastoð eða hreinlega að telja verði ákvæði ranglátt mælt á huglægan mælikvarða. Allt þetta getur umboðsmaður látið til sín taka skv. 11. gr. frv."

Samkvæmt þessu er ljóst að umboðsmanni er veitt mjög verulegt svigrúm til að láta málefni til sín taka samkvæmt heimild í 11. gr.

Samkvæmt 2. mgr. 4. gr. laga nr. 85/1997 getur hver sá sem telur stjórnvald eða einkaðila sem fengið hefur verið stjórnsýsluvald hafa beitt sig rangindum borið fram kvörtun við umboðsmann. Allir einstaklingar, hvort heldur Íslendingar eða útlendingar, geta kvartað til umboðsmanns og sama gildir um félög og hvers konar önnur samtök þeirra, sbr. 5. gr. reglna nr. 82/1988.

Ekki geta aðrir borið fram kvörtun en þeir sem sjálfir hafa orðið fyrir rangsleitni af hálfu stjórnvalda eða halda slíku fram, sbr. 2. mgr. 4. gr. laga nr. 85/1993 og 1. mgr. 5. gr. reglna nr. 82/1988. Kvörtun af hálfu aðila sem ekki sýnir fram á að brot geti snert beinlínis hagsmuni hans eða réttindi getur þó vakið athygli umboðsmanns á vandamáli. Er umboðsmanni þá heimilt að taka það mál upp að eigin frumkvæði, sbr. 5. gr. laga nr. 85/1997 og 4. gr. reglna nr. 82/1988.

Þegar umboðsmaður tekur mál upp á grundvelli 11. gr. laga nr. 85/1997 fer nokkuð eftir atvikum, hvernig hann hagar meðferð máls. Ef hann telur að um sé að ræða "meinbugi" á almennum stjórnvaldsfyrirmælum eða á starfsháttum í stjórnsýslu er eðlilegt að þau stjórnvöld sem í hlut eiga fái tækifæri til að gera grein fyrir sjónarmiðum sínum áður en umboðsmaður skilar áliti sínu. Ef um er að ræða "meinbugi" á lögum er að jafnaði ekki ástæða til fyrir umboðsmann að afla greinargerða frá stjórnvöldum eða öðrum aðilum.

Þegar umboðsmaður tekur annars upp mál samkvæmt eigin ákvörðun er meðferð málsins ekki ýkja frábrugðin því sem er þegar mál byggist á kvörtun. Má því vísa til þess sem segir í kafla 4.3.-4. hér að framan. Þó verður að gera ráð fyrir því að máli verði tiltölulega sjaldan lokið á grundvelli frumathugunar. Oftast yrði ekki um neina sérstaka frumathugun að ræða, enda tekur umboðsmaður mál ekki til meðferðar að eigin frumkvæði, nema fyrir liggi að um þýðingarmikið álitamál sé að ræða. Þá er ljóst að þeir sem hafa vakið athygli umboðsmanns á máli eða komið því beinlínis á framfæri við hann, verða ekki aðilar máls með sama hætti og þeir sem bera fram kvörtun í samræmi við þær reglur og skilyrði er eiga við kvartanir.

Um úrslit máls sem umboðsmaður hefur látið til sín taka af sjálfsdáðum fer að því leyti sem við getur átt eftir sömu reglum og gilda um mál í tilefni af kvörtun.