Tafir hjá stjórnvaldi á afgreiðslu máls. Málshraði. Svör stjórnvalda til umboðsmanns Alþingis.

(Mál nr. 12597/2024)

Kvartað var yfir töfum á afgreiðslu kæru hjá menningar- og viðskiptaráðuneytinu.  

Erindið hafði borist ráðuneytinu í janúar 2023. Í svari til umboðsmanns kom fram að afgreiðsla þess hefði sætt umtalsverðum töfum vegna mikilla anna og álags. Málið hefði nú verið sett í forgang en sennilega myndi úrskurður ekki liggja fyrir fyrr en um mánaðamótin ágúst/september nk. Þar sem málið var í farvegi hjá ráðuneytinu taldi umboðsmaður ekki ástæðu til að aðhafast frekar vegna kvörtunarinnar.

Málið, auk annarra kvartana af sama meiði, gáfu þó tilefni til þess að senda ábendingabréf um málshraða og afgreiðslutíma mála hjá ráðuneytinu og óska eftir tilteknum upplýsingum þar að lútandi. Var þá m.a. höfð í huga heimild umboðsmanns til að hefja almenna athugun á starfsemi og málsmeðferð stjórnvalds.

  

Umboðsmaður lauk málinu með bréfi 28. maí 2023.

 

 

Vísað er til kvörtunar yðar f.h. A ehf. yfir töfum á afgreiðslu kæru á ákvörðun sýslumannsins á Norðurlandi eystra 26. janúar 2023 um að synja félaginu um leyfi til reksturs gististaðar í flokki II. Samkvæmt gögnum sem fylgdu kvörtuninni senduð þér ráðuneytinu erindi vegna niðurstöðunnar 30. janúar 2023 og mun það hafa verið til viðbótar fyrri erindum vegna eldri ákvörðunar sýslumanns sama efnis. Kvörtuninni fylgdu jafnframt tölvubréf yðar, síðast í október 2023, þar sem þér óskuðuð upplýsinga um stöðu málsins.

Í tilefni af kvörtuninni var ráðuneytinu ritað bréf 15. febrúar sl. þar sem þess var óskað að veittar yrðu upplýsingar um hvað liði meðferð og afgreiðslu málsins. Í svari 29. apríl sl., sem fylgir hjálagt bréfi þessu í ljósriti, kom fram að afgreiðsla málsins hefði sætt umtalsverðum töfum vegna mikilla anna og álags í ráðuneytinu og málið hefði verið sett í forgang. Samhliða þessu var upplýst að haft yrði samband við yður og þér upplýstir um stöðu þess. Í samtali starfsmanns umboðsmanns við ráðuneytið 23. maí sl. var ráðuneytið innt eftir nánari upplýsingum um hvenær mætti vænta niðurstöðu í málinu. Með tölvubréfi degi síðar ítrekaði ráðuneytið að málið hefði verið sett í forgang en sökum álags myndi úrskurður „sennilega ekki liggja fyrir fyrr en mánaðamótin ágúst/september nk.“

Þótt ekki komi skýrt fram í svörum ráðuneytisins hvenær nákvæmlega sé gert ráð fyrir að málinu ljúki verður ekki betur séð en að það sé í farvegi hjá ráðuneytinu. Þar sem kvörtunin lýtur að töfum, og í ljósi þess sem fram er komið um fyrirhugaða framvindu málsins, tel ég ekki ástæðu til að aðhafast frekar vegna kvörtunarinnar að svo stöddu, sbr. a-liður 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis.

Ég tek að lokum fram að málið, auk annarra kvartana sem mér hafa borist og beinast að töfum á afgreiðslu mála hjá menningar- og viðskiptaráðuneytinu, hefur orðið mér tilefni til að rita ráðuneytinu hjálagt bréf þar sem komið er á framfæri ábendingu um málshraða og afgreiðslutíma mála hjá ráðuneytinu auk þess sem óskað er eftir því að það veiti nánar tilgreindar upplýsingar að því leyti. Er þá m.a. höfð í huga sú heimild sem umboðsmanni er fengin samkvæmt 5. gr. laga nr. 85/1997 til að hefja almenna athugun á starfsemi og málsmeðferð stjórnvalds.

   

  


 

   

Bréf umboðsmanns til menningar- og viðskiptaráðherra 28. maí 2023.

    

I

Vísað er til fyrri bréfaskipta umboðsmanns við ráðuneyti yðar í tilefni af tveimur kvörtunum í málum nr. 12597/2024 og 12615/2024 en báðar lutu þær að töfum á afgreiðslu ráðuneytisins á stjórnsýslukærum. Þar sem ráðuneytið hefur upplýst um fyrirhugaða framvindu málanna beggja hef ég ákveðið að ljúka athugun minni á þeim með vísan til a-liðar 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997 um umboðsmann Alþingis. Athugun mín á málunum hafa þó orðið mér tilefni til að koma eftirfarandi ábendingum á framfæri við ráðuneytið með það í huga að framvegis verði horft til þeirra í störfum þess.

II

Í máli nr. 12597/2024 er um að ræða kvörtun yfir töfum ráðuneytisins á afgreiðslu kæru á ákvörðun sýslumannsins á Norðurlandi eystra 26. janúar 2023 um að synja einkahlutafélagi um leyfi til reksturs gististaðar í flokki II. Samkvæmt gögnum sem fylgdu kvörtuninni barst ráðuneytinu erindi vegna málsins 30. janúar þess árs og mun það hafa verið til viðbótar fyrri erindum málshefjanda vegna eldri ákvörðunar sýslumanns sama efnis. Kvörtuninni fylgdu jafnframt fyrirspurnir aðilans um stöðu málsins, síðast frá október 2023. Í tilefni af kvörtuninni var ráðuneytinu ritað bréf 15. febrúar sl. þar sem þess var óskað að veittar yrðu upplýsingar um hvað liði meðferð og afgreiðslu málsins.

Mál nr. 12615/2024 lýtur að töfum á afgreiðslu stjórnsýslukæru frá 13. júlí 2021 vegna ákvörðunar sýslumannsins á höfuðborgarsvæðinu 29. júní 2021 um álagningu stjórnvaldssektar vegna rekstrarleyfisskyldrar gististarfsemi án tilskilinna leyfa. Lögmaður málshefjanda leitaði upphaflega til umboðsmanns með kvörtun 3. apríl 2023 (mál nr. 12133/2023). Af því tilefni var ráðuneyti yðar ritað bréf 14. sama mánaðar þar sem óskað var upplýsinga um hvað liði meðferð og afgreiðslu málsins. Samkvæmt þeim gögnum sem fylgdu kvörtuninni hafði lögmaðurinn þá alls átta sinnum ítrekað kæruna og óskað upplýsinga um framgang hennar og almennt fengið þær upplýsingar að niðurstöðu væri að vænta innan skamms tíma án þess að þau áform hefðu gengið eftir. Í svari ráðuneytisins 15. maí 2023 kom fram að ráðuneytið myndi ljúka málinu með úrskurði fyrir lok júnímánaðar þess árs. Ljóst er að þau fyrirheit ráðuneytisins gengu ekki heldur eftir og leitaði lögmaðurinn til umboðsmanns á nýjan leik 12. febrúar sl. Af því tilefni var þess enn á ný óskað með bréfi 15. febrúar sl. að ráðuneytið upplýsti umboðsmann um stöðu málsins. Var þess þá einnig óskað að veittar yrðu skýringar á töfum á afgreiðslu málsins.

Svör ráðuneytisins vegna framangreindra fyrirspurna frá 15. febrúar sl. bárust loks með tveimur samhljóða bréfum 29. apríl sl. en þau hljóðuðu svo:  

Afgreiðsla málsins hefur því miður sætt umtalsverðum töfum vegna mikilla anna og álags í ráðuneytinu. Málið hefur verið sett í forgang.

Bréfin bárust með tölvubréfi 30. apríl sl. en þar kom jafnframt fram að haft yrði samband við málsaðila í lok þeirrar viku og þeir upplýstir um stöðu mála. Í samtali starfsmanns umboðsmanns við ráðuneytið 23. maí sl. var ráðuneytið innt eftir nánari upplýsingum um hvenær mætti vænta þess að málunum yrði lokið. Með tölvubréfi degi síðar ítrekaði ráðuneytið að málin hefðu verið sett í forgang en sökum álags myndu úrskurðir „sennilega ekki liggja fyrir fyrr en mánaðamótin ágúst/september nk.“

  

III

Í 9. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 er að finna svonefnda málshraðareglu. Skulu ákvarðanir í málum teknar svo fljótt sem unnt er, sbr. 1. mgr. greinarinnar. Samkvæmt 2. mgr. greinarinnar skal leitað umsagnar, þar sem það er gert, við fyrsta hentugleika og ef leita þarf eftir fleiri en einni umsögn skal það gert samtímis verði því við komið. Samkvæmt 3. mgr. greinarinnar ber, þar sem fyrirsjáanlegt er að afgreiðsla máls muni tefjast, að skýra aðila máls frá því. Skal þá upplýsa um ástæður tafanna og hvenær ákvörðunar sé að vænta.

Þær stjórnsýslukærur sem kvartanirnar lúta að bárust ráðuneytinu annars vegar 13. júlí 2021, þ.e. fyrir tæpum þremur árum, og hins vegar 30. janúar 2023 eða fyrir u.þ.b. 16 mánuðum. Einu skýringarnar á töfum við meðferð þeirra sem hafa komið fram af hálfu ráðuneytisins, bæði gagnvart málsaðilum sjálfum og umboðsmanni, hafa verið almennar tilvísanir til anna, starfsálags og málafjölda í ráðuneytinu. Þá hefur því ítrekað verið lýst yfir að afgreiðslu fyrrgreinda málsins verði lokið fljótlega án þess að þær fyrirætlanir hafi staðist.

Ljóst er að aðilar mála í stjórnsýslunni hafa að jafnaði brýna hagsmuni af því að mál hljóti hraða afgreiðslu hjá stjórnvöldum. Á þetta ekki síst við í málum þar sem um verulega fjárhagslega eða persónulega hagsmuni þeirra er að ræða. Minni ég á að stjórnsýslukærurnar sem um ræðir lúta annars vegar að ákvörðun um veitingu rekstrarleyfis fyrirtækis vegna fyrirhugaðs atvinnurekstrar og hins vegar álagningu stjórnvaldssektar. Að þessu leyti skal tekið fram að þótt ákveðnar tafir á afgreiðslu mála vegna málafjölda og starfsálags kunni að vera réttlætanlegar leiðir það ekki til þess að margra mánaða eða áralangar óútskýrðar tafir séu heimilar á slíkum grundvelli. Í því sambandi bendi ég einnig á að sé raunin sú að stjórnvald telji sig ekki geta framkvæmt þau verkefni sem því eru falin innan lögmælts frests eða að öðru leyti í samræmi við reglur stjórnsýsluréttar um málshraða verður að gera þá kröfu að það geri ráðstafanir til að úr verði bætt, sbr. til hliðsjónar álit umboðsmanns Alþingis frá 26. nóvember 2002 í máli nr. 3508/2002 og 16. maí 2022 í máli nr. 11342/2021.

   

IV

Svör ráðuneytis yðar við fyrirspurnum umboðsmanns 15. febrúar sl. bárust 29. apríl sl. en þá kom aðeins fram að málin hefðu tafist vegna anna og að þau hefðu verið sett í forgang. Upplýsingar um fyrirhugaða afgreiðslu málanna bárust ekki fyrr en 24. maí sl. eftir að beiðni um þær upplýsingar var komið á framfæri símleiðis. Þá voru fyrirspurnirnar í tvígang ítrekaðar með bréfum 17. og 30. apríl sl. Hefur raunar borið á því í fleiri málum, þ.e. þar sem umboðsmaður hefur óskað eftir upplýsingum og/eða skýringum hjá ráðuneyti yðar, að ítreka þurfi slíkar beiðnir og þá oftar en einu sinni. Má hér t.d. vísa til máls nr. 12429/2023 sem enn er til meðferðar, þar sem svör við fyrirspurn umboðsmanns 27. nóvember 2023 bárust ekki fyrr 4. mars sl., og þá að undangengnum þremur skriflegum ítrekunum og samskiptum símleiðis.

Ákvæði 7. og 9. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, veita umboðsmanni víðtækan rétt til að krefja stjórnvöld um upplýsingar og skýringar sem hann þarfnast vegna starfs síns. Sinni stjórnvöld því ekki að láta umboðsmanni í té nauðsynlegar skýringar og gögn innan hæfilegs tíma frá því þess er óskað er honum torvelt að sinna því eftirlitshlutverki með stjórnsýslunni sem honum er ætlað samkvæmt 2. gr. laga nr. 85/1997, sbr. til hliðsjónar álit mitt frá 29. desember í máli nr. 5334/2008. Tel ég þann drátt sem varð á því að ráðuneytið svaraði fyrrgreindum fyrirspurnarbréfum mínum ekki hafa samrýmst þeim sjónarmiðum sem lög um umboðsmann Alþingis eru reist á.

Eins og þegar er komið fram hef ég ákveðið að ljúka athugun minni á þeim kvörtunum sem hér um ræðir. Engu að síður vek athygli á því að ég tel málsmeðferð ráðuneytis yðar í téðum málum hafa brotið gegn málshraðareglu 9. gr. stjórnsýslulaga. Þá hafa viðbrögð ráðuneytisins við fyrirspurnum umboðsmanns ítrekað borist seint og illa.

Ég bendi ráðuneyti yðar því á að huga betur að þessum atriðum í störfum sínum. Í ljósi þessara atvika er þess enn fremur óskað að ráðuneyti yðar upplýsi mig fyrir 1. ágúst nk. um hvort þessi ábending verði því tilefni til viðbragða og þá hverra. Er þess þá óskað að ráðuneytið veiti upplýsingar um fjölda úrskurða sem kveðnir hafa verið upp í ráðuneytinu frá 23. apríl 2023, og ef einhverjir eru, hvað líði birtingu þeirra á vef Stjórnarráðsins. Er í þessu tilliti vísað til þeirrar heimildar sem umboðsmanni Alþingis er fengin samkvæmt 5. gr. laga nr. 85/1997 til að hefja almenna athugun á starfsemi og málsmeðferð stjórnvalds.