Kvartað var yfir því að sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu hefði ekki úrskurðað um kröfu um umgengni til bráðabirgða með tveimur börnum.
Í kjölfar fyrirspurnar umboðsmanns greindi sýslumaðurinn frá því að beiðnin hefði fyrir mistök verið vistuð með gögnum annars umgengnismáls. Þegar það hefði uppgötvast hefði nýtt mál verið stofnað og lögmönnum foreldranna send öll gögn og veittur frestur til að leggja fram frekari upplýsingar. Að því liðnu yrði kveðinn upp úrskurður í málinu sem megi vænta fljótlega. Þar sem áformað var að ljúka málinu á næstunni taldi umboðsmaður að svo stöddu ekki ástæðu til að aðhafast frekar.
Ekki varð annað ráðið af gögnum málsins en sýslumaðurinn hefði ekki brugðist við ítrekuðum erindum lögmanns í fleiri mánuði og raunar ekki fyrr en umboðsmaður hlutaðist til um málið. Var sýslumaðurinn því minntur á svarregluna og að stjórnvaldi sé skylt að bregðast við erindi þannig að borgari búi ekki við óvissu um hvort það hafi verið móttekið, sé til meðferðar eða niðurstaða liggi fyrir. Einnig var ástæða til að minna á ákvarðanir í stjórnsýslumálum skulu teknar svo fljótt sem unnt er og þegar fyrirsjáanlegt sé að afgreiðsla tefjist beri að skýra frá því. Ekki yrði ráðið að sýslumaður hefði tilkynnt þegar mistök við skráningu málsins uppgötvuðust mánuðum fyrr eða gert grein fyrir ástæðum tafanna eða hvenær ákvörðunar væri að vænta. Var því beint til embættisins að gæta framvegis bæði að svarreglu og málshraðareglu stjórnsýsluréttar.
Umboðsmaður lauk málinu með bréfi 18. júlí 2024.
Vísað er til kvörtunar yðar 21. júní sl. f.h. A yfir því að sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu hafi ekki úrskurðað um kröfu hans 19. október 2023 um umgengni til bráðabirgða með tveimur börnum hans.
Í tilefni af kvörtun yðar var sýslumanninum á höfuðborgarsvæðinu ritað bréf 27. júní sl. þar sem óskað var upplýsinga um hvort embættið hefði beiðni A og erindi yðar til meðferðar og hvað liði meðferð og afgreiðslu þeirra. Í svarbréfi sýslumannsins 9. júlí sl. kemur fram að beiðni umbjóðanda yðar hafi fyrir mistök verið vistuð með gögnum umgengnismáls nr. [...] sem hafi verið vísað til sáttameðferðar á grundvelli 33. gr. a. barnalaga nr. 76/2003. Mál vegna kröfu A um umgengni til bráðabirgða hafi hins vegar verið stofnað 29. apríl sl. þegar upp komst um téð mistök og það mál fengið málsnúmerið [...]. Lögmönnum beggja foreldra hafi með bréfum 4. júlí sl. verið send öll gögn sem liggja fyrir um kröfu A um úrskurð um umgengni til bráðabirgða og frestur veittur til 15. júlí nk. til að leggja fram frekari upplýsingar. Að þeim tíma liðnum megi gera ráð fyrir að kveðinn verði upp úrskurður í málinu. Þannig megi vænta úrskurðar um umgengni til bráðabirgða fljótlega.
Þar sem kvörtunin lýtur að töfum, og í ljósi þess að sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu áformar að ljúka málinu á næstunni, tel ég ekki ástæðu til að aðhafast frekar vegna kvörtunarinnar að svo stöddu, sbr. a-liður 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis. Ég tek þó fram að ég hef ákveðið að rita sýslumanninum á höfuðborgarsvæðinu hjálagt bréf þar sem ég kem á framfæri tiltekinni ábendingu vegna athugunar minnar á málinu. Standist áform embættisins ekki getur A eða þér fyrir hans hönd leitað til mín að nýju með kvörtun þar að lútandi.
Bréf umboðsmanns til sýslumannsins á höfuðborgarsvæðinu 18. júlí 2024.
Vísað er til fyrri samskipta vegna kvörtunar B lögmanns, f.h. A er laut að töfum á málsmeðferð sýslumannsins á höfuðborgarsvæðinu í máli er varðar umgengni til bráðabirgða með tveimur börnum hans.
Líkt og fram kemur í bréfi mínu til A, sem fylgir hjálagt í ljósriti, hef ég ákveðið að ljúka umfjöllun minni um kvörtunina með vísan til a-liðar 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis. Þrátt fyrir það hefur athugun mín á máli þessu orðið mér tilefni til að koma eftirfarandi ábendingum á framfæri og þá með það fyrir augum að umrædd atriði verði framvegis höfð hugföst við meðferð hliðstæðra mála hjá sýslumanninum.
Í málinu lagði A fram beiðni 19. október 2023 um úrskurð um umgengni til bráðabirgða. Beiðnin var ítrekuð með tölvubréfi af hálfu lögmanns hans 19. desember 2023 og á það bent að engin viðbrögð hefðu borist frá sýslumanni þrátt fyrir kröfu um flýtimeðferð. Erindi lögmannsins var svarað með tölvubréfi 27. desember 2023 þar sem niðurfelling fyrra máls um umgengni til bráðabirgða var reifuð. Sama dag gerði lögmaður A kröfu um að afstaða yrði tekin til beiðni hans frá 19. október 2023. Erindi þessu mun hafa verið svarað af sýslumanni 15. janúar sl. með því að leiðbeina um að A gæti lagt fram nýja beiðni um umgengni til bráðabirgða og slíkt mál fengi flýtimeðferð. Sama dag gerði lögmaðurinn grein fyrir því að hjá sýslumanni lægi nú þegar fyrir ný beiðni og óskaði jafnframt eftir staðfestingu á að embættið myndi taka hana til meðferðar.
Lögmaður A ítrekaði erindi sitt með tölvubréfum 15. og 22. febrúar sl. og 4. apríl sl. Í bréfunum var sérstaklega á það bent að engin viðbrögð hefðu fengist frá embættinu og þess óskað að staðfest yrði að málið væri í ferli. Þá var einnig upplýst að A hefði ekki hitt börn sín síðan í maí 2023. Mun lögmaðurinn jafnframt hafa reynt að ná í starfsmann sýslumanns símleiðis 4. júní sl. án árangurs og ítrekað erindi sitt skriflega sama dag.
Í tilefni af kvörtun A til umboðsmanns var sýslumanninum á höfuðborgarsvæðinu ritað bréf 27. júní sl. þar sem óskað var upplýsinga um hvort beiðni hans um úrskurð um umgengni til bráðabirgða 19. október 2023 og erindi lögmanns hans væru til meðferðar og þá hvað liði afgreiðslu og meðferð þeirra. Í svari sýslumanns 9. júlí sl. kemur m.a. fram að fyrir mistök hafi beiðni A frá 19. október 2023 verið vistuð með gögnum umgengnismáls nr. [...] sem varðar umgengni á grundvelli 47. gr. barnalaga nr. 76/2003 á milli sömu aðila. Mál með málsnúmerið [...] vegna beiðni A 19. október 2023 hafi verið stofnað 29. apríl sl. Lögmönnum beggja foreldra hafi verið send öll gögn málsins 4. júlí sl. og aðilum tjáð að þeir gætu lagt fram frekari upplýsingar. Frestur til þess hafi verið veittur til 15. júlí nk. en að þeim tíma liðnum yrði úrskurðað í málinu.
Af gögnum málsins verður ekki annað ráðið en að sýslumaður hafi ekki brugðist við ítrekuðum erindum lögmanns A í fleiri mánuði og raunar ekki fyrr en umboðsmaður ritaði embættinu téð bréf. Ég tel því rétt að minna á að í íslenskum stjórnsýslurétti gildir sú óskráða meginregla, sem nefnd hefur verið „svarreglan“, að hver sá sem ber upp skriflegt erindi við stjórnvald eigi rétt á að fá skriflegt svar nema erindið beri með sér að ekki sé vænst svara. Í því felst nánar tiltekið að stjórnvaldinu er skylt að bregðast við erindinu þannig að borgarinn búi ekki við óvissu um hvort það hafi verið móttekið, sé til meðferðar eða að niðurstaða hafi fengist í það.
Ég tel einnig tilefni til að minna á að samkvæmt 1. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 skulu ákvarðanir í stjórnsýslumálum teknar svo fljótt sem unnt er. Í ákvæðinu kemur ekki fram hvaða tímafrest stjórnvöld hafa til afgreiðslu mála en af því leiðir að ekki má vera um ónauðsynlegan drátt á afgreiðslu máls að ræða. Hvað telst eðlilegur afgreiðslutími verður að meta í hverju tilviki fyrir sig. Þannig verður að líta til umfangs og atvika hverju sinni, auk þess sem mikilvægi ákvörðunar fyrir aðila getur einnig haft þýðingu í þessu sambandi. Þannig ber almennt að hraða meðferð mála sem varða mjög persónulega hagsmuni sem og þeirra er lúta að ráðstöfunum til bráðabirgða.
Þegar fyrirsjáanlegt er að afgreiðsla máls muni tefjast ber stjórnvaldi jafnframt að skýra aðila máls frá því, sbr. 3. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga. Af þessu ákvæði leiðir að stjórnvaldi ber að hafa frumkvæði að því að skýra aðilum máls frá fyrirsjáanlegum töfum, ástæðum tafanna og hvenær ákvörðunar sé að vænta. Af gögnum þeim sem ég hef undir höndum verður ekki ráðið að sýslumaður hafi tilkynnt A um téð mistök þegar þau uppgötvuðust í apríl sl. eða gert grein fyrir ástæðum tafanna og hvenær ákvörðunar væri að vænta.
Hvað sem líður þeim mistökum sem urðu við skráningu á beiðni A um úrskurð um umgengni til bráðabirgða 19. október 2023 tel ég áðurlýst atvik bera með sér að embætti sýslumanns hafi ekki gætt nægilega að svarreglu og málshraðareglu stjórnsýsluréttar. Ég beini því þ.a.l. til embættisins að betur verði gætt að þessum atriðum við meðferð hliðstæðra mála hjá embættinu í framtíðinni.