Bréf

I

Hér með tilkynnist að embætti umboðsmanns Alþingis hefur lokið frumkvæðisathugun sinni sem sneri að afgreiðslutíma mála hjá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.

Í bréfi umboðsmanns til úrskurðarnefndarinnar 5. júní sl. var m.a. gerð grein fyrir því að afgreiðslutími hjá nefndinni hefði áður verið til athugunar hjá umboðsmanni, en slíkri athugun hefði síðast lokið með bréfi 30. apríl 2021 í máli nr. F27/2014. Á undanförnum misserum hefðu umboðsmanni borist kvartanir og ábendingar vegna afgreiðslutíma nefndarinnar við úrlausn einstakra mála, auk þess sem borið hefði á umfjöllun um málshraða nefndarinnar á opinberum vettvangi. Loks að ráðið yrði af nýlegri skýrslu forsætisráðherra um framkvæmd upplýsingalaga að málsmeðferðartími hjá nefndinni hefði lengst nokkuð frá fyrri árum.

Vegna ofangreinds var þess óskað að úrskurðarnefndin veitti umboðsmanni upplýsingar um annars vegar fjölda mála sem hefðu borist nefndinni það sem af væri ári 2024 og hins vegar um fjölda þeirra mála sem hefðu verið afgreidd á þeim tíma auk upplýsinga um hvenær þau hefðu borist nefndinni. Enn fremur var óskað upplýsinga um heildarfjölda þeirra mála sem væri ólokið hjá nefndinni og hvenær þau hefðu borist henni. Loks var óskað skýringa á því að úrskurðum virtist hafa fækkað og málsmeðferðartími lengst hjá nefndinni á undanförnum árum.

II

Með svari úrskurðarnefndar um upplýsingamál 28. júní sl. fylgdi yfirlit yfir þau mál sem nefndin afgreiddi frá 1. janúar til 26. júní 2024. Gerð var grein fyrir því að nefndin hefði afgreitt 124 mál á þessu tímabili. Við skipulag starfa hennar hefði verið hugað að því að vinna jafnt og þétt á elstu málum hennar en um leið gæta þess að ný mál væru sett í réttan farveg jafnskjótt og þau bærust svo málshraði gæti orðið ásættanlegur. Til samanburðar vísaði nefndin til þess að á árinu 2023 hefði hún afgreitt 175 mál í heildina. Jafnframt hefði nefndin kveðið upp úrskurði í 43 málum það sem af væri ári miðað við 46 úrskurði allt árið 2023.

Með svari nefndarinnar fylgdi einnig yfirlit yfir ólokin mál. Gerð var grein fyrir þeirri afstöðu nefndarinnar að staðan væri ekki nægjanlega góð enda væru 25 mál orðin eldri en 150 daga. Nefndin benti þó á að nokkuð hefði áunnist við afgreiðslu eldri mála. Væri skipulagi á störfum hennar þannig háttað að hægt væri að gera ráð fyrir að henni myndi áfram ganga ágætlega að vinna á málahalanum það sem eftir væri árs.

Í svari nefndarinnar var tekið undir að sá tími sem það tæki hana að kveða upp úrskurði í einstökum kærumálum hefði lengst og afköstin væru minni en svo að málshraði væri í nægjanlega góðu horfi. Skýringar á þessu væru margþættar. Nefndin nyti ritaraaðstoðar frá starfsmönnum forsætisráðuneytisins en nokkur munur hefði verið á því frá einum tíma til annars hversu mikið þeir hefðu getað sinnt störfum fyrir nefndina. Þá hefði það haft áhrif að á árinu 2023 hefði lögfræðingurinn með mesta reynslu af störfum fyrir nefndina farið í fæðingarorlof. Hefði forsætisráðuneytið leitast við að tryggja nefndinni aðgang að lögfræðilegri aðstoð við samningu úrskurða með utanaðkomandi verktökum. Miðað væri við að halda því fyrirkomulagi áfram, a.m.k. út fjárhagsárið. Í samskiptum við forsætisráðuneytið hefði formaður nefndarinnar þó bent á að það væri betra fyrir skipulag á starfsemi hennar að hafa viðvarandi aðgang að tveimur starfsmönnum ráðuneytisins.

Í svarinu var loks gerð grein fyrir því að fyrir haustið myndi nefndin taka verklag sitt til skoðunar, þ. á m. að því leyti sem það sneri að samskiptum við málsaðila og miðlun greinarbetri upplýsinga til þeirra um stöðu mála. Nefndin hefði jafnframt til skoðunar hvort og þá með hvaða hætti hægt væri að setja mál í skýrari farveg strax í upphafi málsmeðferðar. Loks myndi nefndin leita eftir því, í tengslum við tillögugerð til fjárlaga, að fram færi raunhæf greining, í samvinnu við forsætisráðuneytið, á raunverulegri þörf hennar fyrir starfsmenn.

III

Úrskurðarnefnd um upplýsingamál skal birta úrskurð þeim sem fór fram á aðgang að gögnum og þeim sem kæra beindist að svo fljótt sem verða má en að jafnaði innan 150 daga frá móttöku hennar, sbr. 1. mgr. 23. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012. Af því sem að framan er rakið er ljóst að meðferð þeirra mála hjá nefndinni, sem lýkur með úrskurði, samrýmist að jafnaði ekki þeirri almennu reglu að úrskurðir hennar skuli kveðnir upp svo fljótt sem verða má og oft ekki heldur hinu lögbundna 150 daga hámarksviðmiði. Verður ekki ráðið að orsaka þessara tafa sé að meginstefnu að leita í öðru en atvikum sem varða störf og aðstæður nefndarinnar sjálfrar og eru þ.a.l. á ábyrgð stjórnvalda. Get ég því ekki litið svo á að almennt sé hér um að ræða réttlætanlegar tafir.

Hvað sem þessu líður verður ráðið af svörum nefndarinnar að unnið sé að nánari greiningu á því hvað valdi töfum við afgreiðslu mála og hún hafi þegar gripið til ráðstafana í því skyni að stytta málsmeðferðartímann, eða hyggist gera það, þannig að hægt verði að afgreiða kærur til nefndarinnar innan hæfilegs tíma. Þá verður ráðið af svörunum að nefndin hafi þegar átt í tilteknum samskiptum við forsætisráðuneytið um þann vanda sem varð tilefni athugunar umboðsmanns. Að þessu virtu tel ég ekki ástæðu til halda athugun minni til streitu. Engu að síður hefur athugun málsins orðið mér tilefni til að koma ábendingu á framfæri við ráðuneytið með bréfi sem fylgir hér hjálagt í afriti.

Ég tek að lokum fram að áfram verður fylgst með afgreiðslu mála hjá nefndinni á grundvelli kvartana og ábendinga sem kunna að berast embætti mínu vegna málshraða hjá henni. Kann þá að fara svo að málshraði hjá nefndinni verði tekin til skoðunar á ný ef tilefni er talið til.

 Bréf umboðsmanns til forsætisráðherra 18. september 2024.

Fyrir skömmu hóf umboðsmaður Alþingis frumkvæðisathugun sem sneri að afgreiðslutíma mála hjá úrskurðarnefnd um upplýsingamál, m.a. í ljósi þess að af nýlegri skýrslu forsætisráðherra um framkvæmd upplýsingalaga varð ráðið að málsmeðferðartími hjá nefndinni hefði lengst nokkuð á undanförnum árum (þskj. 1763 á 154. löggjafarþingi 2023-2024). Var óskað eftir því að nefndin veitti umboðsmanni upplýsingar um nánar tilgreind atriði, m.a. um skýringar á því að úrskurðum virtist hafa fækkað og málsmeðferðartími lengst.

Í svari úrskurðarnefndarinnar til umboðsmanns 28. júní sl. gerði nefndin m.a. grein fyrir því að sá tími sem það tæki hana að kveða upp úrskurði hefði lengst og afköstin væru minni en svo að málshraðinn væri í nægjanlegu góðu horfi. Kom fram að skýringar á þessu væru margþættar, en til að mynda hefði nokkur munur verið á því frá einum tíma til annars hversu mikið starfsmenn forsætisráðuneytisins, sem nefndin nýtti til aðstoðar, hefðu getað sinnt störfum fyrir hana. Nefndin gerði jafnframt grein fyrir þeim ráðstöfunum sem hún hygðist grípa til í því skyni að stytta málsmeðferðartíma sinn og jafnframt samskiptum sem hún hefði átt við ráðuneytið vegna þessa.

Líkt og fram kemur í bréfi mínu til nefndarinnar, sem fylgir hér hjálagt í afriti, tel ég ljóst að afgreiðslutími við meðferð þeirra mála hjá nefndinni, sem lýkur með úrskurði, samrýmist jafnan ekki hinni almennu reglu um að úrskurðir hennar skuli kveðnir upp svo fljótt sem verða má. Þá samrýmast þeir oft ekki heldur hinu 150 daga hámarksviðmiði sem kveðið er á um í 1. mgr. 23. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012 og þá án þess að vísað sé til þess að fyrir því séu réttlætanlegar ástæður sem ekki varða nefndina sjálfa eða starfsaðstæður hennar. Í ljósi þeirra aðgerða sem nefndin lýsir í svari sínu tel ég ekki tilefni til að halda athuguninni áfram að sinni. Hef ég þá einnig í huga að ráðið verður af svörum nefndarinnar að hún hafi átt í samskiptum við ráðuneytið um þann vanda sem varð tilefni athugunar minnar.  

Hvað sem þessu líður tel ég rétt að vekja athygli á því að þótt hér sé um að ræða sjálfstæða nefnd, sem skipað er til hliðar við þau stjórnvöld sem heyra undir almennar stjórnunarheimildir ráðherra, ber honum að hafa almennt eftirlit með starfsrækslu hennar, sbr. 2. mgr. 13. gr. laga nr. 115/2011, um Stjórnarráð Íslands. Ber ráðherra þannig að bregðast við ef kerfislægir eða viðvarandi annmarkar eru á stjórnsýsluframkvæmd nefndarinnar. Líkt og fyrr greinir liggur fyrir að úrskurðarnefndin er meðvituð um þann vanda sem varð tilefni athugunarinnar og hyggst grípa til ákveðinna aðgerða í tilefni af honum. Í þessu sambandi vísa ég til bréfs sem umboðsmaður skrifaði forsætisráðuneytinu 30. apríl 2021 í máli nr. F27/2014 þar sem tilteknum ábendingum var komið á framfæri við ráðuneytið í kjölfar fyrri athugunar embættisins á málshraða hjá nefndinni. Þar var m.a. þeirri ábendingu komið á framfæri að hugað yrði að úrbótum varðandi starfsskilyrði og starfsaðstöðu nefndarinnar og bent á að úrbætur á þeim atriðum væru forsenda þess að stytta mætti afgreiðslutíma mála sem skotið væri til nefndarinnar.

Ég vek að lokum athygli á því á að markmið upplýsingalaga eru samofin tjáningar- og fjölmiðlafrelsi og hljóta að skoðast sem ein af forsendum þess aðhalds sem eðlilegt er að stjórnvöld sæti í lýðræðislegu samfélagi. Í því tilliti bendi ég á að óhóflegar tafir við meðferð mála hjá úrskurðarnefnd um upplýsingamál kunna í ýmsum tilvikum að leiða til þess að þær upplýsingar sem óskað er aðgangs að verði meira eða minna þýðingarlausar. Hér hef ég ekki síst í huga aðgang fjölmiðla að upplýsingum í þágu umfjöllunar um opinber málefni. Ég tel því að viðhlítandi málshraði úrskurðarnefndar um upplýsingamál sé mikilvæg forsenda þess að sú löggjöf sem Alþingi hefur sett um þetta efni nái tilgangi sínum.

Samkvæmt öllu framangreindu vænti ég þess að forsætisráðherra, á grundvelli yfirstjórnunarheimilda sinna og ábyrgðar á málaflokknum, komi að úrbótum á óhóflegum töfum við afgreiðslu mála hjá úrskurðarnefnd um upplýsingamál eftir því sem nánari greining á vandanum er talin kalla á. Ég tek að lokum fram að áfram verður fylgst með málshraða hjá úrskurðarnefndinni á grundvelli kvartana og ábendinga sem kunna að berast embættinu. Verður þetta atriði þá tekið til skoðunar á ný verði talið tilefni til.