A leitaði til umboðsmanns vegna innheimtuaðgerða Innheimtustofnunar sveitarfélaga vegna meðlaga sem hann skuldaði. Taldi A að stofnunin hefði farið offari í innheimtuaðgerðum sínum og út fyrir öll mörk sem siðleg gætu talist. Hélt A því fram í kvörtuninni að starfsmaður stofnunarinnar hefði í símtölum við launafulltrúa og framkvæmdastjóra vinnuveitanda A sagt að A væri „ruglaður“ og að hann myndi láta fara fram skattrannsókn á fyrirtækinu hefði það A áfram í vinnu.
Í skýringum innheimtustofnunarinnar til umboðsmanns kom fram að hún féllist ekki á að viðkomandi starfsmaður hefði viðhaft framangreind ummæli. Með vísan til þess að ágreiningur væri um atvik málsins að þessu leyti ákvað umboðsmaður að ljúka athugun sinni á máli A. Hafði umboðsmaður þá í huga að ekki lægju fyrir í málinu gögn sem sýndu það með skýrum hætti hvernig samskiptin fóru fram, enda fóru þau fram í gegnum síma. Þá benti umboðsmaður á að aðstaða hans væri hér önnur en dómstóla sem væru almennt betur til þess fallnir til að leysa úr ágreiningi um umdeild atvik enda legðu þeir mat á atvik máls með tilliti til þeirra gagna sem lögð væru fram fyrir dómi og framburða aðila og vitna.
Umboðsmaður ritaði innheimtustofnuninni hins vegar bréf þar sem hann kom ákveðnum ábendingum á framfæri um innheimtuhætti stofnunarinnar. Vék umboðsmaður þar að því sem fram hefði komið í skýringum stofnunarinnar um að hún yrði eins og aðrar stofnanir að nota síma, fax og tölvuskeyti til viðbótar við skriflega innheimtu. Þar hafði stofnunin jafnframt lýst því að hægt væri að leysa margan vanda með símtali og að símtöl spöruðu fyrirtækjum oft og tíðum óþarfan kostnað og dráttarvexti og það sama mætti segja um sjálfan meðlagsgreiðanda.
Umboðsmaður tók af þessu tilefni fram að hvorki væri í lögum nr. 54/1971, um innheimtustofnun sveitarfélaga, né reglugerð nr. 491/1996, um innheimtu og skil á meðlögum o.fl. á vegum stofnunarinnar, sérstaklega vikið að því hvernig stofnuninni bæri að haga eftirfylgni við innheimtu gagnvart launagreiðanda þegar greiðslur sem stofnunin hefði með réttum hætti gert kröfu um bærust ekki frá launagreiðanda. Taldi umboðsmaður því að stofnunin hefði ákveðið svigrúm í þessu efni og að hún gæti því viðhaft önnur samskiptaform eins og síma til viðbótar bréflegum samskiptum.
Umboðsmaður benti þó að þetta svigrúm kynni að sæta takmörkunum sem leidd yrðu af sjónarmiðum um vandaða stjórnsýsluhætti. Tók hann fram að slík sjónarmið leiddu til þess að það væri eðlilegra við tilteknar aðstæður að viðhafa bréfleg samskipti en munnleg samskipti á borð við símtöl. Sá háttur á málum leiddi að jafnaði til þess að það væri enginn vafi á því hvað færi fram í samskiptum milli aðila og stjórnvalds og slíkir stjórnsýsluhættir væru jafnframt til þess fallnir að koma í veg fyrir tortryggni hjá borgurunum í garð viðkomandi stjórnvalds. Með því að senda meðlagsskyldum aðila afrit af bréfum sem send hefðu verið launagreiðendum vegna vanskila væri jafnframt unnt að halda þeim aðila upplýstum um stöðu málsins. Umboðsmaður benti sérstaklega á að innheimta stjórnvalds á meðlagi væri íþyngjandi athöfn í garð meðlagsskuldara þar sem hún hefði áhrif á það hversu mikið fé hann hefði milli handanna til framfærslu. Því væri mikilvægt að vel væri staðið að málum við innheimtuna og að skrifleg gögn lægju fyrir um samskipti innheimtustofnunar og launagreiðanda skuldara.
Í bréfi mínu til Innheimtustofnunar sveitarfélaga, dags. 1. febrúar 2008, sagði m.a. eftirfarandi:
Í bréfi innheimtustofnunarinnar til mín kemur fram að stofnunin verði eins og aðrar stofnanir að nota síma, fax og tölvuskeyti til viðbótar við skriflega innheimtu. Hægt sé að leysa margan vanda með símtali. Símtöl spari fyrirtækjum oft og tíðum óþarfan kostnað og dráttarvexti og það sama megi segja um sjálfan meðlagsgreiðanda.
Ég tel af þessu tilefni rétt að minna á þá niðurstöðu sem ég komst að í áliti mínu í máli nr. 4887/2006, kafli IV.6, um þær stjórnsýslureglur sem Innheimtustofnun sveitarfélaga þarf að fylgja þegar tekin er ákvörðun um að nota heimildina til að láta draga af launum þess sem skuldar barnsmeðlög. Hins vegar tek ég fram að hvorki í lögum nr. 54/1971, um innheimtustofnun sveitarfélaga, með síðari breytingum, eða reglugerð nr. 491/1996, um innheimtu og skil á meðlögum o.fl. á vegum Innheimtustofnunar sveitarfélaga, er sérstaklega vikið að því að hvernig stofnuninni beri að haga eftirfylgni við innheimtu gagnvart launagreiðanda í þeim tilvikum þegar greiðslur sem stofnunin hefur með réttum hætti gert kröfu um berast ekki frá launagreiðanda. Því hefur stofnunin ákveðið svigrúm í þessu efni. Stofnunin getur sent bréflega tilkynningu til launagreiðanda og viðhaft önnur samskiptaform eins og síma til viðbótar bréflegum samskiptum. Ég bendi þó að þetta svigrúm kann að sæta takmörkunum og hef ég þá í huga sjónarmið um vandaða stjórnsýsluhætti. Þessi sjónarmið leiða til þess að það er eðlilegra við tilteknar aðstæður að viðhafa bréfleg samskipti en munnleg samskipti á borð við símtöl. (Sjá til hliðsjónar Hans Gammeltoft-Hansen o.fl.: Forvaltningsret. Kaupmannahöfn, 2002, 2. útg., bls. 646.) Sá háttur á málum leiðir að jafnaði til þess að það er enginn vafi á því hvað fer fram í samskiptum milli aðila og stjórnvalds. Slíkir stjórnsýsluhættir eru jafnframt til þess fallnir að koma í veg fyrir tortryggni hjá borgurunum í garð viðkomandi stjórnvalds. Þeir stuðla að því að samskipti almennings og stjórnvalds verði eðlileg og að stjórnvald njóti trausts hjá almenningi. Með því að senda hinum meðlagsskylda aðila, þ.e. skuldara við stofnunina, afrit af þeim bréfum sem send eru launagreiðendum vegna vanskila er jafnframt unnt að halda þeim aðila upplýstum um stöðu málsins.
Þótt það hafi ákveðið hagræði í för með sér að hringja í launagreiðendur við innheimtu meðlaga verður auk framangreinds að hafa í huga að innheimta stjórnvalds á meðlagi er íþyngjandi athöfn í garð meðlagsskuldara enda hefur hún áhrif á það hvað hann hefur mikið fé milli handanna til framfærslu. Því er mikilvægt að vel sé staðið að málum við innheimtuna og fyrirliggjandi séu gögn um samskipti innheimtustofnunar og launagreiðanda skuldara. Það er ekki eingöngu hagsmunir skuldarans sjálfs sem hafa þar áhrif heldur hefur launagreiðandi einnig hagsmuni af því þar sem honum er gert samkvæmt lögum að halda eftir hluta af launum skuldarans til lúkningar meðlagsskuldar.
Með tilliti til þess að ekki liggur fyrir með óyggjandi hætti hvernig samskipti starfsmanns Innheimtustofnunar sveitarfélaga og starfsmanna X ehf. fóru fram og þess að stofnunina og A greinir á um þau kem ég þeirri ábendingu á framfæri við innheimtustofnun að hún hafi framvegis framangreind sjónarmið í huga við innheimtu á meðlögum.
Að lokum vil ég nefna það að í bréfi innheimtustofnunar til mín segir að A hafi viðhaft orðbragð við starfsmenn sem „kynni að varða við ákvæði almennra hegningarlaga, ef út í það væri farið“. Í bréfi lögmanns A til mín frá 13. desember 2007 kemur fram að A mótmæli þessu sem vísvitandi röngu og beinlínis meiðandi. Af þessu tilefni vil ég taka fram að ég er ekki í aðstöðu til þess að skera úr um hvað er rétt í þessum efnum. Þrátt fyrir það vil ég leggja áherslu á mikilvægi þess að stjórnvöld gæti þess jafnan að haga orðum og tilsvörum í bréfum sínum þannig að það sé í samræmi við þá vönduðu stjórnsýsluhætti, sbr. 1. mgr. 2. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, að stjórnsýslan gæti kurteisi og tillitssemi í störfum sínum. Þetta á ekki hvað síst við þegar um erfið og viðkvæm málefni er að ræða eins og innheimtu fjárkrafna vegna meðlagsmála. Ég minni jafnframt á að ég hef áður í álitum vakið máls á því að betur þurfi að huga að vönduðum stjórnsýsluháttum um tiltekin atriði í starfi stofnunarinnar, sjá álit í málum nr. 4248/2004 frá 29. desember 2006 og nr. 4887/2006 frá 26. október 2007.