Álit

I. Kvörtun.

Hinn 18. janúar 2010 leitaði A til umboðsmanns Alþingis og kvartaði yfir rökstuðningi og upplýsingagjöf vegna ráðningar í starf deildarsérfræðings hjá lánadeild Lánasjóðs íslenskra námsmanna. Kvörtun A beinist sérstaklega að því að rökstuðningur lánasjóðsins fyrir ráðningu í umrætt starf, dags. 30. desember 2009, hafi ekki verið fullnægjandi en þar sé ekki gerð grein fyrir þeim ástæðum er lágu til grundvallar ráðningu B í starfið. Í rökstuðningnum hafi ekki komið fram hvaða hæfni, reynsla og önnur atriði hafi leitt til þess að B var metin hæfasti umsækjandinn og þá með tilliti til þeirra krafna um eiginleika, menntun og hæfni sem komu fram í auglýsingu lánasjóðsins um starfið á Starfatorgi frá 13. nóvember 2009.

Ég lauk máli þessu með áliti, dags. 24. september 2010.

II. Málavextir.

Hinn 13. nóvember 2009 birti Lánasjóður íslenskra námsmanna á Starfatorgi auglýsingu um starf deildarsérfræðings í lánadeild hans og þar var því lýst að starfssvið sérfræðingsins fælist í ráðgjöf til námsmanna, úrvinnslu gagna, eftirliti og tillögugerð vegna vafamála og umsjón með úthlutun námsstyrkja. Síðan sagði í auglýsingunni:

„Eiginleikar umsækjanda

• Góðir samskiptahæfileikar

• Skipulögð vinnubrögð

• Frumkvæði og sjálfstæði í starfi

Menntun og hæfniskröfur

• Háskólapróf

• Færni í íslensku og ensku

• Starfsreynsla og þekking á opinberum rekstri er kostur“

Alls bárust umsóknir frá 86 einstaklingum í framangreint starf deildarsérfræðings og þar á meðal frá A. Með tölvubréfi deildarstjóra hjá Lánasjóði íslenskra námsmanna til A, dags. 21. desember 2009, var honum tilkynnt að búið væri að ráða í starfið. Fyrir hönd lánasjóðsins var honum þakkað fyrir að sýna starfinu áhuga og óskað velfarnaðar í framtíðinni. Af þessu tilefni ritaði A bréf til deildarstjórans, dags. 21. desember 2009. Með vísan til 20. og 21. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 fór hann fram á að lánasjóðurinn tilkynnti honum um hver hefði verið ráðinn í starfið og færði fram rök fyrir ráðningu viðkomandi aðila. Jafnframt fór hann fram á með vísan til 7. gr. laga nr. 70/1996, um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins, og 4. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996 að lánasjóðurinn veitti honum upplýsingar um nöfn, starfsheiti og heimilisföng allra umsækjenda um starf deildarsérfræðings.

Deildarstjóri hjá Lánasjóði íslenskra námsmanna svaraði framangreindu bréfi A með bréfi, dags. 30. desember 2009. Í bréfinu sem ber yfirskriftina: „Rökstuðningur fyrir ráðningu [B], viðskiptafræðings“, er starfssviði deildarsérfræðings í lánadeild lánasjóðsins lýst með hliðstæðum hætti og gert var í auglýsingu um starfið og einnig þeim eiginleikum sem umsækjandi þurfti að hafa til að bera, sem og kröfum um menntun og hæfni, en síðan segir:

„Alls sóttu 86 manns um starfið (sjá meðfylgjandi lista) og uppfyllti stærsti hluti umsækjenda kröfu um háskólapróf. Það var því sérstaklega horft til starfsreynslu umsækjenda. Starfsreynsla sambærileg við umrætt starf vó hvað þyngst og má í því samhengi nefna ýmiskonar ráðgjöf við einstaklinga hvort sem það var innan eða utan stjórnsýslunnar. Einnig var horft til reynslu manna af því að vinna innan skilgreindra vinnureglna þar sem starf deildarsérfræðings lánadeildar felst í því að vinna ávallt í samræmi við úthlutunarreglur LÍN og gæta jafnræðis í afgreiðslu mála.

Valinn var 10 manna hópur sem uppfyllti ofangreindar kröfur og var honum sent persónuleikapróf frá Hagvangi, svokallað „Hogan-Advantage“. Hagvangur annaðist framkvæmdina og skilaði skýrslum til LÍN. Þetta persónuleikapróf metur 3 mismunandi eiginleika: áreiðanleika, framkomu/yfirvegun og þjónustulund. Áreiðanleiki skiptir miklu máli í starfi deildarsérfræðings lánadeildar þar sem viðkomandi aðili þarf að vera mjög meðvitaður um þær reglur sem gilda um lánveitingar til námsmanna ásamt því að vera áreiðanlegur gagnvart þeim sem leita til hans hvort sem það er innan eða utan stofnunarinnar. Góð og yfirveguð framkoma skiptir öllu máli, sérstaklega þegar námsmenn leita til lánadeildar LÍN með oft erfið mál og/eða um erfið samskipti er að ræða. Loks er það þjónustulundin sem þarf ávallt að vera til staðar alveg sama á hverju bjátar.

Niðurstöður þessara prófa voru síðan hafðar til hliðsjónar í viðtölum við 5 umsækjendur ásamt löngum lista spurninga sem allir umsækjendur voru spurðir út í. Loks var leitað til meðmælenda til að fá nánari upplýsingar og umsögn um viðkomandi aðila.

Við endanlegt val á umsækjanda var horft til ferilskrár viðkomandi og þá hvort menntunar- og hæfniskröfur voru uppfylltar í samræmi við það sem talið hefur verið upp fyrir ofan, persónuleikaprófs þ.e. niðurstöður einstakra þátta, svör og framkoma umsækjanda í viðtalinu og loks mat meðmælenda. Út frá þessum forsendum kom [B] best út af öllum umsækjendum og því varð hún fyrir valinu.“

III. Samskipti umboðsmanns Alþingis við stjórnvöld.

Í tilefni af kvörtun A ritaði umboðsmaður Alþingis bréf til Lánasjóðs íslenskra námsmanna, dags. 12. febrúar 2010. Í bréfinu var vikið að atvikum málsins sem mátti leiða af gögnum sem fylgdu kvörtun A til umboðsmanns, m.a. af svarbréfi deildarstjóra lánadeildar Lánasjóðs íslenskra námsmanna til hans, dags. 30. desember 2009. Með hliðsjón af því var óskað, með vísan til 7. og 9. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, eftir að Lánasjóður íslenskra námsmanna sendi umboðsmanni öll gögn um þann umsækjanda sem ráðinn hefði verið til starfans og lýsti viðhorfi sínu til kvörtunar A og tæki afstöðu til nokkurra atriða.

Í fyrsta lagi var í ofangreindu bréfi vikið að því að A hefði borist tilkynning með bréfi, dags. 21. desember 2009, um að búið væri að ráða í starf deildarsérfræðings. Ekki hefði verið að finna neinar leiðbeiningar um heimild aðila til að fá ákvörðun rökstudda í því bréfi. Þá kæmi ekki fram í bréfinu hvaða einstaklingur hefði verið ráðinn í umrætt starf. Var því óskað eftir því að lánasjóðurinn upplýsti um hvernig framangreind tilkynning til A um ráðningu í starfið samrýmdist 1. tölul. 2. mgr. 20. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993, þar sem kæmi fram að þegar ákvörðun væri tilkynnt skriflega án þess að henni fylgdi rökstuðningur skyldi veita leiðbeiningar um heimild aðila til að fá ákvörðun rökstudda. Jafnframt var óskað eftir því að lánasjóðurinn upplýsti um hvernig framangreind tilkynning samrýmdist 1. mgr. 20. gr. stjórnsýslulaga, þar sem kæmi fram að eftir að stjórnvald hefði tekið ákvörðun skyldi hún tilkynnt aðila máls nema það væri augljóslega óþarft. Var þá haft sérstaklega í huga að almennt þyrfti í tilkynningu um ráðningu í opinbert starf að gera öllum umsækjendum grein fyrir niðurstöðu stjórnvalds um hverjum umsækjenda hefði verið veitt starfið, sbr. kafla IV.5 í áliti umboðsmanns Alþingis frá 4. júní 1999 í máli nr. 2202/1997.

Í öðru lagi var vikið að því í fyrirspurnarbréfinu að það yrði ráðið af bréfi Lánasjóðs íslenskra námsmanna til A að út frá menntunar- og hæfniskröfum, niðurstöðum einstakra þátta í persónuleikaprófi, svörum og framkomu umsækjenda í viðtali og mati meðmælenda hefði B komið best út af öllum umsækjendum og því hefði hún orðið fyrir valinu. Hins vegar væri ekki í bréfi deildarstjóra lánadeildar lánasjóðsins til A gerð grein fyrir því í hverju menntun, hæfni og starfsreynsla B væri fólgin, hvernig hún hefði staðið sig í persónuleikaprófinu með tilliti til þeirra þriggja eiginleika sem lagðir voru til grundvallar sem og viðtalinu og hvert hefði verið mat meðmælenda á henni. Af þessu tilefni var óskað eftir afstöðu lánasjóðsins til þess hvort rökstuðningur fyrir veitingu umrædds starfs uppfyllti þær kröfur sem gerðar væru í 22. gr. stjórnsýslulaga til efni rökstuðningsins. Í þessu sambandi var vísað til álita umboðsmanns Alþingis frá 18. júní 2003 í máli nr. 3490/2002 og frá 28. maí 2004 í máli nr. 3989/2004 þar sem gerð væri grein fyrir almennum sjónarmiðum um efni rökstuðnings af hálfu veitingarvaldshafa þegar svarað væri beiðnum umsækjenda um rökstuðning fyrir ráðningu í starf.

Svör Lánasjóðs íslenskra námsmanna við framangreindum spurningum bárust embætti mínu með bréfi, dags. 26. febrúar 2010. Í upphafi bréfsins er með sama hætti og í rökstuðningi til A, dags. 30. desember 2009, lýst hvernig staðið var að mati á umsækjendum og tekið fram að sá umsækjandi sem ráðinn var í starfið hafi þótt „hæfasti umsækjandinn, út frá menntunar- og hæfniskröfum, niðurstöðu persónuleikaprófs, frammistöðu í viðtali og mati meðmælenda“. Síðan er í svarbréfinu lýst menntun þess umsækjanda sem ráðinn var, starfsreynslu, tilteknum atriðum er vörðuðu hæfni hans, árangri í persónuleikaprófi, starfsviðtali við hann og vísað almennt til þess sem komið hafi fram í umsögnum meðmælenda. Þá segir í bréfinu:

„Eftir að LÍN tók ákvörðun um ráðningu [B] þá sendi stofnunin eftirfarandi tilkynningu með tölvupósti til annarra umsækjenda um starfið:

Ágæti umsækjandi um starf deildarsérfræðings hjá Lánasjóði íslenskra námsmanna.

Búið er að ráða í stöðuna. Fyrir hönd LÍN vil ég þakka þér fyrir að sýna starfinu áhuga og óska þér velfarnaðar í framtíðinni.

Um málavexti og rökstuðning fyrir ráðningunni er að öðru leyti vísað til þess sem fram kemur í bréfi stofnunarinnar til [A], dagsett 30. desember 2009.

2.

Umboðsmaður óskar eftir því að upplýst sé af hálfu LÍN hvernig stofnunin telji að tilkynning til [A] um að búið væri að ráða í starfið samrýmist 1. tl. 2. mgr. 20. gr. stjórnsýslulaga og jafnframt er óskað eftir því að stofnunin upplýsi hvernig hún telji að tilkynningin samræmist 1. mgr. 20. gr. s.l.

Öllum umsækjendum var tilkynnt um niðurstöðu stofnunarinnar með ofangreindum hætti. Þar var ekki leiðbeint um heimild þeirra til að fá ákvörðunina rökstudda og þar var heldur ekki getið um nafn þess sem fékk starfið. Tilkynningin samræmdist því ekki 20. gr. stjórnsýslulaga.

3.

Umboðsmaður óskar eftir afstöðu LÍN til þess hvort rökstuðningur fyrir veitingu umrædds starfs uppfylli þær kröfur sem gerðar eru í 22. gr. stjórnsýslulaga til efni rökstuðnings.

LÍN telur að umræddur rökstuðningur samræmist þeim kröfum sem leiddar verða af ákvæði 22. gr. stjórnsýslulaga um efni rökstuðningsins. Í rökstuðningi til [A] hafi verið gerð grein fyrir því með almennum hætti hvaða meginsjónarmið réðu vali stofnunarinnar á M í starf deildarsérfræðings. Gefinn hafi verið skýr og glögg mynd af raunverulegum ástæðum ákvörðunarinnar og hvaða sjónarmið hafi verið lögð þar til grundvallar. Við meðferð málsins hafi legið fyrir af hálfu stofnunarinnar á hvaða sjónarmiðum skyldi byggt við val á starfsmanninum. Því hafi verið fylgt eftir og að mati stofnunarinnar hafi hæfasti umsækjandi verið valinn miðað við það.

Við gerð rökstuðningsins velti LÍN því fyrir sér hvort setja ætti fram frekari upplýsingar um þann umsækjanda sem valinn var. Niðurstaðan var sú að stofnunin taldi eðlilegt að fara varlega í slíka upplýsingagjöf af tilliti til persónulegra hagsmuna þess umsækjanda sem ráðinn var. Taldi stofnunin að rökstuðningur hennar fyrir ráðningunni uppfyllti kröfur 22. gr. stjórnsýslulaga að öllu leyti þrátt fyrir að ekki væri gefnar frekari upplýsingar um umsækjandann.

4.

LÍN leggur áherslu á að vinna sín mál samkvæmt vandaðri stjórnsýslu og í samræmi við stjórnsýslulög.

Ljóst er að tilkynning LÍN um að búið hafi verið að ráða í starfið var ábótavant og ekki í samræmi við reglur stjórnsýslulaga um hvernig sé rétt að haga slíkri tilkynningu. Mun starfsreglum stofnunarinnar verða breytt í framhaldi af þessari umfjöllun þannig að tilkynningar um ákvörðun stofnunarinnar til aðila máls verði eftirleiðis í samræmi við 20. gr. stjórnsýslulaga.

Að mati LÍN uppfyllti rökstuðningur stofnunarinnar til [A] kröfur 22. gr. stjórnsýslulaga um efni rökstuðnings.“

Með bréfi til A, dags. 1. mars 2010, var honum gefinn kostur á að senda þær athugasemdir sem hann teldi ástæðu til að gera í tilefni af framangreindum svörum Lánasjóðs íslenskra námsmanna. Athugasemdir frá honum bárust ekki.

IV. Álit umboðsmanns Alþingis.

1. Afmörkun athugunar.

Eins og lýst er í kafla I hér að framan kvartar A yfir því að rökstuðningur Lánasjóðs íslenskra námsmanna fyrir ráðningu í starf deildarsérfræðings hjá lánadeild hans hafi ekki verið fullnægjandi, en þar sé ekki gerð grein fyrir þeim ástæðum er lágu til grundvallar ráðningu B í starfið. Athugun mín á þessu máli hefur eingöngu beinst að því hvort tilkynning lánasjóðsins til A um ráðningu í umrætt starf og efni þess rökstuðnings sem lánasjóðurinn sendi A fyrir veitingu starfsins uppfylli þær kröfur sem gerðar eru í stjórnsýslulögum nr. 37/1993. Athugun mín hefur því ekki beinst að þeirri aðferð sem viðhöfð var við ráðningu í starfið eða efnislegu mati lánasjóðsins á umsækjendum. Ég hef því hér að framan sleppt þeim atriðum sem fram koma í skýringum lánasjóðsins til umboðsmanns í tilefni af kvörtuninni og lúta að upplýsingum um þann umsækjanda sem ráðinn var í starfið og mati á hæfni hans. Ég tek fram að þótt lánasjóðurinn hafi kosið að senda upplýsingar um þessi atriði í svörum sínum til umboðsmanns hefur það ekki áhrif á þær skyldur sem lánasjóðurinn kann að hafa sem stjórnvald gagnvart umsækjendum um umrætt starf um að senda þeim rökstuðning sem uppfyllir kröfur laga þar um.

Í fyrirspurnarbréfi umboðsmanns til Lánasjóðs íslenskra námsmanna var sérstaklega spurt um hvernig tilkynning sjóðsins til A með bréfi, dags. 21. desember 2009, um að búið væri að ráða í framangreint starf samrýmdist 1. mgr. 20. gr. og 1. tölul. 2. mgr. 20. gr. stjórnsýslulaga. Í 1. mgr. 20. gr. laganna er mælt fyrir um að tilkynna skuli aðila máls um ákvörðun eftir að hún hefur verið tekin og í 1. tölul. 2. mgr. 20. gr. er kveðið á um að veita skuli leiðbeiningar til aðila um heimild hans til að fá ákvörðun rökstudda. Í skýringum lánasjóðsins til umboðsmanns lýsir hann þeirri afstöðu sinni að í tilkynningu hans til A um veitingu starfsins hafi ekki verið leiðbeint um heimild þeirra einstaklinga sem sóttu um starfið til að fá ákvörðunina rökstudda og þar hafi heldur ekki verið getið um nafn þess sem fékk starfið. Tilkynningin hafi því ekki samrýmst 20. gr. stjórnsýslulaga. Með tilliti til þessarar afstöðu Lánasjóðs íslenskra námsmanna og þess er fram kemur í skýringum sjóðsins til umboðsmanns um að starfsreglum hans verði breytt þannig að tilkynningar um ákvörðun hans um ráðningar í störf til aðila máls verði eftirleiðis í samræmi við umrætt ákvæði stjórnsýslulaga tel ég ekki tilefni til að fjalla frekar um þetta atriði.

2. Rökstuðningur Lánasjóðs íslenskra námsmanna.

Ákvörðun um ráðningu, setningu eða skipun í opinbert starf er stjórnvaldsákvörðun í skilningi 2. mgr. 1. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Við undirbúning og töku slíkra ákvarðana ber stjórnvaldi því að gæta ákvæða stjórnsýslulaga, þar á meðal ákvæða V. kafla laganna um birtingu ákvörðunar, rökstuðning o.fl.

Í 21. gr. stjórnsýslulaga er mælt fyrir um að aðili máls geti krafist þess að stjórnvald rökstyðji ákvörðun sína skriflega hafi slíkur rökstuðningur ekki fylgt ákvörðuninni þegar hún var tilkynnt honum. Í athugasemdum greinargerðar við V. kafla frumvarps þess er síðar varð að stjórnsýslulögum er fjallað um ástæður þess að ákveðið var að festa í lög almenna reglu um skyldu til eftirfarandi rökstuðnings stjórnvaldsákvarðana. Þar segir að út frá sjónarmiðum um réttaröryggi og traust almennings á stjórnsýslunni verði að telja mikilvægt að stjórnvaldsákvörðunum fylgi rökstuðningur. Það sem helst mæli með almennri reglu um rökstuðning sé að slík regla sé almennt talin auka líkur á því að ákvarðanirnar verði réttar þar sem hún knýi á um það að stjórnvald vandi til undirbúnings að ákvörðun og leysi úr máli á málefnalegan hátt. Einnig segir að þegar rökstuðningur fylgi ákvörðun stuðli hann að því að aðili máls fái í raun skilið niðurstöðu þess þar sem hann geti staðreynt að ákvörðun eigi sér stoð í lögum og sé í samræmi við þau. Rökstuðningur fyrir ákvörðun geti því orðið til þess að aðili máls uni ákvörðun þótt hún sé honum óhagstæð. Af rökstuðningi geti aðila líka orðið ljóst að starfsmaður, sem tekið hefur ákvörðun, hafi verið í villu um staðreyndir máls eða að ákvörðun sé haldin öðrum annmarka. Þegar rökstuðningur fylgi ákvörðun eigi aðili máls auðveldara með að taka ákvörðun um það hvort leita eigi eftir endurupptöku málsins, hvort kæra eigi ákvörðunina til æðra stjórnvalda eða bera málið undir dómstóla eða umboðsmann Alþingis ef skilyrði eru til þess. Þá sé ljóst að til þess að eftirlit æðri stjórnvalda, dómstóla og umboðsmanns Alþingis sé sem virkast verði að vera ljóst á hvaða grundvelli stjórnvaldsákvörðun sé byggð. Oft geti verið erfitt að staðreyna hvort ákvörðun sé t.d. byggð á ólögmætum sjónarmiðum, rangri túlkun réttarheimilda o.s.frv., ef henni hefur ekki fylgt rökstuðningur. (Alþt. 1992-1993, A-deild, bls. 3299.)

Í 22. gr. stjórnsýslulaga er fjallað um efni rökstuðnings fyrir stjórnvaldsákvörðun. Þar segir í 1. mgr. að í rökstuðningi skuli vísað til þeirra réttarreglna sem ákvörðun stjórnvalds sé byggð á. Að því marki, sem ákvörðun byggist á mati, skuli í rökstuðningnum greina frá þeim meginsjónarmiðum sem ráðandi voru við matið. Samkvæmt 2. mgr. ákvæðisins skal í rökstuðningi, þar sem ástæða er til, rekja í stuttu máli upplýsingar um þau málsatvik sem höfðu verulega þýðingu við úrlausn málsins.

Við mat á hvort gætt hafi verið að kröfum um efni rökstuðnings þarf fyrst og fremst að hafa í huga að rökstuðningur stjórnvalds fyrir ákvörðun á að meginstefnu til að vera stuttur en þó það greinargóður að búast megi við því að aðili geti skilið af lestri hans hvers vegna niðurstaða máls hefur orðið sú sem raun varð á. (Alþt. 1992-1993, A-deild, bls. 3303.) Við ráðningu í opinbert starf felst rökstuðningurinn í að skýra hvers vegna það hefur orðið niðurstaða stjórnvaldsins að ráða tiltekinn einstakling úr hópi umsækjenda. Umsækjandi um opinbert starf á hins vegar ekki kröfu á að veitingarvaldshafi lýsi í rökstuðningi til hans hvaða ástæður hafi ráðið því að hann hafi ekki verið ráðinn til starfans. Í rökstuðningi þarf því ekki að koma fram samanburður á þeim úr hópi umsækjenda sem óska hafa eftir rökstuðningi og þeim sem hlaut starfið. Aðalatriðið er að sá sem óskar eftir rökstuðningi geti almennt gert sér grein fyrir því á grundvelli rökstuðningsins hvers vegna ákveðinn umsækjandi var ráðinn og hvað réð því að hann fékk starfið. Ég vísa í þessu sambandi í álit mitt frá 28. maí 2004 í máli nr. 3989/2004.

Þegar ráðið er í opinbert starf er áskilið að það sé jafnan gert að undangengnum samanburði á upplýsingum um umsækjendur út frá tilteknum forsendum. Almennt hefur því verið lagt til grundvallar að stjórnvaldi beri að lýsa í stuttu máli helstu upplýsingum um þann umsækjanda sem varð fyrir valinu er skiptu mestu máli við matið, sbr. 2. mgr. 22. gr. stjórnsýslulaga, þannig að ljóst liggi fyrir hvaða meginsjónarmið réðu því að starfið var veitt þeim umsækjanda. Í því sambandi er almennt ekki nægjanlegt að lýsa einvörðungu þeim staðreyndum um þann umsækjanda sem fékk starfið, sem fram koma í umsókn hans til veitingarvaldshafa, heldur verður viðtakandi rökstuðningsins að geta gert sér grein fyrir því með raunhæfum hætti á hvaða sjónarmiðum veitingarvaldshafi byggði ákvörðun sína og eftir atvikum hvert vægi þeirra hafi verið. Því hefur áður verið lýst í álitum umboðsmanns Alþingis að þetta mætti orða svo að því verði best náð fram með því að í rökstuðningi komi fram lýsing á því hvers konar starfsmanni veitingarvaldshafi var að leita að og hvernig sá umsækjandi sem valinn var féll að þeirri lýsingu. Í þessu sambandi vísa ég t.d. í álit mitt frá 18. júní 2003 í máli nr. 3490/2002 og álit setts umboðsmanns Alþingis frá 18. júní 2010 í máli nr. 5947/2010.

Eins og vikið er að í kafla II ritaði deildarstjóri lánadeildar Lánasjóðs íslenskra námsmanna bréf til A, dags. 30. desember 2009. Bréfið átti samkvæmt yfirskrift þess að geyma rökstuðning fyrir þeirri ákvörðun lánasjóðsins að ráða B í starf deildarsérfræðings hjá lánadeild hans. Í bréfinu var efni auglýsingar um starfið tekið upp og gerð grein fyrir þeirri aðferð sem viðhöfð hafði verið við undirbúning ráðningarinnar. Síðan sagði að út frá menntunar- og hæfniskröfum, niðurstöðum einstakra þátta í persónuleikaprófi, svörum og framkomu umsækjenda í viðtali og mati meðmælenda hefði B komið best út af öllum umsækjendum og því hefði hún orðið fyrir valinu. Aftur á móti var ekki í bréfinu gerð grein fyrir því í hverju menntun, hæfni og starfsreynsla B hefði verið fólgin, hvernig hún hefði staðið sig í persónuleikaprófinu með tilliti til þeirra þriggja eiginleika sem lagðir voru til grundvallar, þ.e. áreiðanleika, framkomu/yfirvegun og þjónustulund, sem og viðtalinu og hvert hefði verið mat meðmælenda á henni. Í bréfinu kom því ekki fram hvernig þessi einstöku atriði sem látin voru hafa áhrif við matið höfðu þýðingu og leiddu til þeirrar niðurstöðu að B var talin hafa komið best út af öllum umsækjendum.

Í skýringum Lánasjóðs íslenskra námsmanna til umboðsmanns lýsir hann því viðhorfi sínu að framangreindur rökstuðningur samrýmist þeim kröfum sem leiddar verða af ákvæði 22. gr. stjórnsýslulaga um efni rökstuðnings. Í rökstuðningnum hafi verið gerð grein fyrir því með almennum hætti hvaða meginsjónarmið réðu vali lánasjóðsins á B í starf deildarsérfræðings. Gefin hafi verið skýr og glögg mynd af raunverulegum ástæðum ákvörðunarinnar og hvaða sjónarmið hafi verið lögð þar til grundvallar. Einnig segir lánasjóðurinn í skýringum sínum til umboðsmanns að við gerð rökstuðningsins hafi hann velt fyrir sér hvort setja ætti fram frekari upplýsingar um þann umsækjanda sem valinn var. Niðurstaðan hafi verið sú að hann hafi talið eðlilegt að fara varlega í slíka upplýsingagjöf af tilliti til persónulegra hagsmuna þess umsækjanda sem hefði verið ráðinn.

Ég hef áður lýst því að í skýringum lánasjóðsins til umboðsmanns koma fram upplýsingar um menntun B og starfsreynslu. Þá er tilteknum atriðum um hæfni hennar lýst og gerð grein fyrir árangri hennar í persónuleikaprófi, starfsviðtali og vísað almennt til þess er kom fram í umsögnum meðmælenda. Ég tek það fram að þetta eru allt atriði sem eðlilega hlutu að koma til athugunar við mat á umsækjendum um umrætt starf miðað við þá aðferð sem lánasjóðurinn viðhafði við undirbúning að ráðningu í starfið og höfðu þýðingu um þá niðurstöðu hver yrði valinn úr hópi umsækjenda. Með tilliti til framangreindrar 2. mgr. 22. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 tel ég að Lánasjóði íslenskra námsmanna hafi borið að gera grein fyrir hliðstæðum upplýsingum og fram koma í skýringum lánasjóðsins til umboðsmanns um þau atriði sem lutu að menntun, starfshæfni, starfsreynslu og eiginleikum B og þýðingu þeirra við ákvörðun um ráðninguna í rökstuðningi til A þannig að hann hafi getað gert sér grein fyrir því hvernig B féll að þeim sjónarmiðum sem lögð voru til grundvallar við val á umsækjendum í umrætt starf. Það var því ekki nægilegt að gera grein fyrir því með „almennum hætti“ hvaða meginsjónarmið réðu vali stofnunarinnar á B eins og gert var í rökstuðningsbréfinu. Upplýsingar um þessi atriði í rökstuðningi til annarra umsækjenda hefðu sérstaklega þá þýðingu að á grundvelli þeirra hefðu þeir getað betur gert sér grein fyrir hver var staða þeirra að því er varðaði þau atriði sem réðu niðurstöðu lánasjóðsins um hver var ráðinn í starfið.

Í svarbréfi Lánasjóðs íslenskra námsmanna til umboðsmanns, dags. 26. febrúar 2010, kemur fram, eins og að framan greinir, að við gerð rökstuðningsins hafi sjóðurinn velt því fyrir sér hvort setja ætti fram frekari upplýsingar um þann umsækjanda sem valinn var. Stofnunin hafi hins vegar talið eðlilegt að fara varlega í slíka upplýsingagjöf „af tilliti til persónulegra hagsmuna þess umsækjanda sem ráðinn var“. Í tilefni af þessu tel ég rétt að árétta að í málinu var um að ræða ráðningu í opinbert starf og af því leiðir að fara ber eftir þeim reglum og sjónarmiðum sem gilda um slíka ráðningu, þar á meðal ákvæði 22. gr. stjórnsýslulaga. Einstaklingur sem er ráðinn til starfans verður að sæta því að aðrir umsækjendur, sem ekki urðu fyrir valinu, eiga rétt á því samkvæmt lögum að fá rökstuðning fyrir því af hverju viðkomandi einstaklingur var ráðinn. Þótt þær upplýsingar sem koma fram í rökstuðningnum kunni að snerta persónulega hagsmuni hans vega sjónarmið um gagnsæi og réttaröryggi þyngra, að því gættu að upplýsingarnar hafi haft verulega þýðingu fyrir úrlausn málsins og lúti ekki að mikilvægum einkamálefnum, svo sem upplýsingum um heilsuhagi, eða fjárhagsmálefnum, t.d. upplýsingum um rekstrar- eða samkeppnisstöðu, sem sérstök ástæða sé talin að gefa ekki upp, sbr. 3. mgr. 22. gr. stjórnsýslulaga, sbr. einnig 17. gr. sömu laga.

Í þessu sambandi minni ég á þau sjónarmið sem koma fram í athugasemdum greinargerðar við V. kafla frumvarps þess er varð að stjórnsýslulögum og rakin eru í upphafi þessa kafla í álitinu. Ég tek fram að ef fallist yrði á framangreinda skýringu Lánasjóðs íslenskra námsmanna þá væri erfitt um vik fyrir aðila máls að átta sig á því á hvaða sjónarmiðum ákvörðun um ráðningu umsækjanda í opinbert starf byggðist og þar með fyrir hann að meta hvort ástæða væri af hans hálfu að nýta sér þau réttarúrræði að leita til umboðsmanns Alþingis og/eða dómstóla. Það væri ekki í samræmi við þau löggjafarsjónarmið sem liggja að baki rökstuðningi og ráðin verða af framangreindum lögskýringargögnum.

Með hliðsjón af því sem að framan er rakið er það niðurstaða mín að rökstuðningur sá sem Lánasjóður íslenskra námsmanna veitti Adi með bréfi til hans, dags. 30. desember 2009, hafi ekki samrýmst þeim kröfum sem leiddar verða af ákvæði 2. mgr. 22. gr. stjórnsýslulaga um efni rökstuðnings.

V. Niðurstaða.

Samkvæmt því sem að framan er rakið tel ég að rökstuðningur sá sem Lánasjóður íslenskra námsmanna veitti A með bréfi til hans, dags. 30. desember 2009, fyrir ákvörðun um ráðningu í starf deildarsérfræðings hjá lánadeild stofnunarinnar hafi ekki verið í samræmi við kröfur 2. mgr. 22. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993.

Ég beini þeim tilmælum til stofnunarinnar að taka beiðni A um rökstuðning fyrir umræddri ákvörðun til endurskoðunar leiti hann eftir því og taka þá mið af þeim sjónarmiðum sem fram koma í áliti þessu. Loks beini ég þeim almennu tilmælum til Lánasjóðs íslenskra námsmanna að þess verði framvegis gætt í störfum sjóðsins að haga málsmeðferð sambærilegra mála í samræmi við þau sjónarmið sem rakin eru í áliti þessu og áform sjóðsins um breytt vinnubrögð að því er varðar efni tilkynninga um ráðningar í störf.

VI. Viðbrögð stjórnvalda.

Lánasjóði íslenskra námsmanna var ritað bréf, dags. 1. febrúar 2011, þar sem þess var óskað að lánasjóðurinn upplýsti um hvort álit mitt í málinu hefði orðið tilefni til einhverra ráðstafana hjá sjóðnum og ef svo væri í hverju þær ráðstafanir hefðu falist.

Í svarbréfi Lánasjóðs íslenskra námsmanna, dags. 7. febrúar 2011, kom fram að A hefði ekki óskað eftir frekari rökstuðningi í framhaldi af áliti umboðsmanns Alþingis. Þá sagði að það væri vilji sjóðsins að bæta verklag varðandi ráðningar starfsmanna til samræmis við stjórnsýslulög. Síðan umrætt mál kom upp hefði verið ráðið í tvö störf og í báðum tilfellum hefði umsækjendum verið sendur tölvupóstur þar sem fram kom að þeir gætu óskað eftir rökstuðningi fyrir ráðningunni innan 14 daga frá dagsetningu tilkynningar. Engin beiðni um rökstuðning hefði hins vegar borist.