Álit

I. Kvörtun.

Hinn 5. og 15. mars 2010 leituðu A og B til umboðsmanns Alþingis og kvörtuðu yfir þeirri ákvörðun skrifstofu forseta Íslands að ráða C í starf umsjónarmanns á Bessastöðum, sem auglýst var 20. september 2009, en A og B voru á meðal umsækjenda um starfið. Beinist kvörtun þeirra m.a. að því að sá umsækjandi sem ráðinn var í starfið hafi ekki haft meirapróf til aksturs bifreiða eins og áskilið hafi verið í starfsauglýsingu, en bæði A og B uppfylltu framangreint skilyrði í auglýsingunni þegar þeir sóttu um starfið.

Kvörtun A beinist einnig að því að rökstuðningur forsetaskrifstofu fyrir ráðningu í starfið hafi ekki verið í samræmi við 22. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Hann telur jafnframt að brotið hafi verið gegn rannsóknarreglu 10. gr. og jafnræðisreglu 11. gr. sömu laga við meðferð málsins þar sem ekki hafi verið spurst fyrir um störf hans hjá yfirmönnum hans í lögreglunni.

Þá beinist kvörtun B að því að tilkynning forsetaskrifstofu til hans um ráðningu í starfið, dags. 29. desember 2009, hafi ekki verið í samræmi við fyrirmæli 20. og 21. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 þar sem í henni hafi ekki komið fram upplýsingar um hver hafi verið ráðinn í starfið og þá hafi honum ekki verið leiðbeint um heimild sína til að fá ákvörðunina rökstudda.

Ég lauk málum þessum með áliti, dags. 29. apríl 2011.

II. Málavextir.

Samkvæmt gögnum málsins sóttu A og B um starf umsjónarmanns á Bessastöðum í kjölfar auglýsingar um starfið 20. september 2009 sem birtist m.a. í Morgunblaðinu. Í auglýsingunni var starfssviði starfsmannsins lýst með eftirfarandi hætti:

„Umsjónarmaður skal annast almenna vörslu, eftirlit og daglega umsjón með húsakosti, lóð og landareign á Bessastöðum sem og tæknikerfum og lagnarýmum. Þá þarf umsjónarmaður að geta sinnt fjölþættum verkefnum fyrir embætti forseta Íslands, svo sem akstri, og tekið þátt í undirbúningi og framkvæmd viðburða á Bessastöðum.“

Í auglýsingunni var einnig tekið fram að „nauðsynlegt [væri] að umsækjandi [hefði] meirapróf, hæfni í meðferð tölvuvæddra hús- og öryggiskerfa og vald á enskri tungu“.

Um 180 umsóknir bárust í tilefni af auglýsingu starfsins. Við fyrsta mat á umsóknum voru gefin stig fyrir sex nánar tilgreinda þætti, en þeir voru: 1) meirapróf, 2) enskukunnátta, 3) öryggismál, 4) húsvarsla, 5) tölvureynsla og 6) almenn menntun. A, B og C, sem hlaut starfið, voru á meðal þeirra umsækjenda sem hlutu flest stig fyrir framangreinda þætti. Fjórtán umsækjendur, þ. á m. A, B og C, voru síðan boðaðir í viðtöl dagana 6. og 9. nóvember 2009. Að loknum viðtölum var það mat starfsmanna forsetaskrifstofu að A, B og C væru „vel hæfir“ til að gegna starfinu. Þá voru fimm umsækjendur boðaðir í framhaldsviðtöl 16. nóvember 2009, þ. á m. A, B og C. Í kjölfarið var rætt tvisvar sinnum í viðbót við C.

Með tölvubréfum, dags. 29. desember 2009, voru A og B upplýstir um að búið væri að ráða í starfið og óskuðu þeir báðir eftir rökstuðningi fyrir ráðningunni. Í rökstuðningi forsetaritara til þeirra, dags. 9. janúar 2010, var gerð grein fyrir ráðningarferlinu, en í rökstuðningnum sagði síðan m.a. eftirfarandi:

„Alls bárust 189 umsóknir um starfið og voru margir vel hæfir í hópi umsækjenda. Eftir að umsóknir höfðu verið skoðaðar með skipulegum hætti og litið bæði til þeirra þátta sem nefndir voru í auglýsingunni og almennra hæfnisþátta á borð við menntun og reynslu af húsvörslu var ákveðið að bjóða 14 umsækjendum til viðtals. Þau viðtöl voru tekin á skrifstofu forseta dagana 6. til 9. nóvember 2009. Úr þessum hópi voru valdir fimm umsækjendur og þeim boðið til framhaldsviðtals en einn þeirra dró umsókn sína til baka. Þessi fjögur viðtöl voru tekin á Bessastöðum 16. nóvember. Viðtölin voru með formföstu sniði m.a. þannig að sömu spurningar voru lagðar fyrir alla viðmælendur, svo hægt væri að fá samanburðarhæf svör, auk þeirra spurninga og umræðna sem spunnust af samtalinu í hverju tilviki. Eftir tvær umferðir viðtala var tvisvar sinnum í viðbót rætt við þann umsækjanda sem álitlegastur þótti áður en til ráðningar kom.

Útkoma umsækjenda með tilliti til formlegra krafna og viðtala þar sem um þau var að ræða var metin með skipulegum og hlutlægum hætti.

[...]

Sá umsækjandi sem ráðinn var til starfsins hefur mjög góð meðmæli frá fyrri atvinnuveitendum, hefur sýnt fram á góða færni í ensku, hefur reynslu af löggæslustörfum, húsvörslu og rekstrarstjórn, og hefur hann ágæta menntun að baki, bæði nokkurt háskólanám og ýmis námskeið sem að gagni geta komið í starfinu.

Þó að ýmsir umsækjendur hafi uppfyllt kröfur um þetta starf má telja ljóst að sá sem ráðinn var hefur alla burði til að vinna starfið með sóma.“

Með bréfum skrifstofustjóra forsetaskrifstofu til A og B, dags. 2. og 5. febrúar 2010, var þeim gerð nánari grein fyrir röksemdum að baki ákvörðun um ráðningu í starfið en í bréfunum sagði nánar tiltekið eftirfarandi:

„Eftir frumúrvinnslu umsókna var fjórtán umsækjendum boðið til viðtals á skrifstofu forsetaembættis og tóku forsetaritari og skrifstofustjóri viðtölin. Spurt var staðlaðra spurninga til að auðvelda samanburð. Í annarri umferð var fimm af þessum fjórtán boðið til annars viðtals og síðan var þremur af þeim boðið til viðtals á Bessastöðum. Leitað var munnlegra umsagna um þessa þrjá sem helst þóttu koma til greina í starfið og þar sem makar tveggja þeirra höfðu ekki komið að Bessastöðum var þeim gefinn kostur á að koma þangað að skoða íbúð umsjónarmanns.

Margvíslegir eiginleikar geta nýst við starf umsjónarmanns á Bessastöðum. Umsjónarmaður fylgist með ástandi húseigna á Bessastöðum og lætur gera við það sem bilar, hann veitir aðstoð og annast dyravörslu við móttökur á vegum embættisins, annast umsjón með öryggisbúnaði og ber ábyrgð á öryggismálum staðarins í samvinnu við lögregluyfirvöld og tekur þátt í þróun þeirra auk þess sem hann sinnir sjálfur minniháttar viðhaldi eftir atvikum.

Sá sem gegndi starfinu síðast annaðist stundum akstur fyrir forsetaembættið, svo sem í forföllum bílstjóra embættisins eða þegar aka þurfti fleiri en einum embættisbíl í einu, og var talið æskilegt að nýr umsjónarmaður hefði aukin ökuréttindi. Slíkar annir koma oft upp t.d. þegar erlendir þjóðhöfðingjar heimsækja landið og þegar leysa þarf forsetabílstjóra af vegna sumarleyfis. Í auglýsingu um starfið stóð að umsækjandi þyrfti að hafa meirapróf, en það var þó ekki úrslitaatriði við ráðningu í starfið bæði vegna þess að þarna er aðeins um tilfallandi akstur að ræða og vegna þess að litið var til þess að sá sem ráðinn yrði gæti aflað sér meiraprófs á fáeinum vikum. Manninum sem ráðinn var var gert ljóst að forsenda þess að hann fengi starfið væri að hann aflaði sér slíks prófs eins fljótt og auðið væri enda hefur hann þegar hafið nám í því skyni. Starf umsjónarmanns er ekki þess eðlis að það feli í sér akstur með farþega gegn gjaldtöku og má segja að það þegar umsjónarmaður ekur með forseta eða gesti hans sé það hliðstætt við það þegar lögreglumaður ekur með farþega í starfi, svo sem samstarfsmenn, handtekna menn eða aðra, stundum með forgangsakstri, en sú krafa er ekki gerð til lögreglumanna að þeir hafi meirapróf. Þess má geta að embættið hefur getað leitað til ýmissa manna til að sinna akstri og eru allir í kallfæri nú á næstu vikum meðan umsjónarmaðurinn aflar sér meiraprófs. Því má loks bæta við að hinn nýráðni umsjónarmaður hefur áður fengið sérstaka ökuleikniþjálfun hjá lögreglunni. Af ofansögðu er ljóst að það hamlar umsjónarmanni ekki þótt hann sé meiraprófslaus fyrstu vikur sínar í starfi.“

Í bréfunum er síðan gerð grein fyrir nafni þess sem ráðinn var og menntun hans og starfsreynslu.

Eins og áður segir leituðu A og B til umboðsmanns Alþingis í mars 2010 og kvörtuðu yfir þeirri ákvörðun forsetaskrifstofu að ráða C í starf umsjónarmanns á Bessastöðum.

III. Samskipti umboðsmanns Alþingis og stjórnvalda.

Í tilefni af kvörtunum A og B ritaði settur umboðsmaður Alþingis forsetaskrifstofu bréf, dags. 12. mars 2010, þar sem hann óskaði eftir öllum gögnum málsins sem lágu til grundvallar ráðningu í starfið með vísan til 7. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis. Bárust umboðsmanni gögn málsins með bréfi forsetaskrifstofu, dags. 26. mars 2010.

Settur umboðsmaður ritaði forsetaskrifstofu á ný bréf, dags. 12. maí 2010, þar sem hann rakti efni kvartana þeirra A og B. Því næst óskaði umboðsmaður eftir því með vísan til 7. og 9. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, að forsetaskrifstofa veitti sér upplýsingar og skýringar á nánar tilgreindum atriðum.

Í fyrsta lagi óskaði umboðsmaður eftir að upplýst yrði hvaða sjónarmið hefðu verið lögð til grundvallar ákvörðun um ráðningu í starfið.

Í öðru lagi vísaði umboðsmaður til þess að í auglýsingu um starfið hefði verið tekið fram að „nauðsynlegt“ væri að umsækjandi hefði meirapróf. Í bréfum sem forsetaskrifstofa hefði sent A og B til nánari rökstuðnings ákvörðunar um ráðningu í starfið hefði hins vegar komið fram að þessi hæfnisþáttur hefði ekki verið „úrslitaatriði“ í málinu. Umboðsmaður benti í þessu sambandi á að fyrir lægi að sá umsækjandi sem hlaut starfið hefði ekki haft meirapróf þegar hann lagði fram umsókn sína og þegar ákvörðun hefði verið tekin um ráðningu hans. Í ljósi þessa óskaði umboðsmaður eftir viðhorfi forsetaskrifstofu til þess hvort krafa um meirapróf hefði verið almennt hæfisskilyrði í skilningi 6. gr. laga nr. 70/1996, sbr. 5. tölul. 1. mgr. ákvæðisins. Hefði skrifstofan talið að svo hefði ekki verið óskaði umboðsmaður þess að sér yrði gerð grein fyrir þeim lagasjónarmiðum sem hefðu búið að baki þeirri afstöðu og þá hvernig hún hefði samrýmst því ótvíræða orðalagi auglýsingar um starfið að „nauðsynlegt“ væri að umsækjendur hefðu m.a. meirapróf.

Í þriðja lagi vék umboðsmaður að því að í gögnum málsins hefði m.a. legið fyrir yfirlit yfir alla umsækjendur um starf umsjónarmanns á Bessastöðum og grunnmat á hæfnisþáttum þeirra. Í hæfnismatinu hefðu verið gefin stig fyrir hvern eftirfarandi hæfnisþátta: 1) meirapróf, 2) enskukunnáttu, 3) öryggismál, 4) húsvörslu, 5) tölvureynslu og 6) almenna menntun. Við slíkt grunnmat hefði A verið gefin 6 stig af 6 mögulegum en C og B 5 stig af 6. Einnig hefði legið fyrir samantekt á minnispunktum eftir fyrstu lotu viðtala þar sem þeir umsækjendur, sem boðaðir hefðu verið í fyrra starfsviðtal, hefðu verið metnir með tilliti til hæfnisþátta og gefin umsögnin „hæfur“, „vel hæfur“ eða „mjög vel hæfur“. C, A og B hefðu þar allir fengið umsögnina „vel hæfur“. Að öðru leyti hefði ekki verið að finna gögn sem hefðu borið með sér samanburð á þessum umsækjendum eða hvaða sjónarmið hefðu ráðið því að C hefði verið talinn uppfylla best þær kröfur sem gerðar hefðu verið til starfs umsjónarmanns á Bessastöðum. Af þessu tilefni óskaði umboðsmaður upplýsinga um hvaða sjónarmið hefðu ráðið því að C hefði verið talinn uppfylla best þær kröfur sem gerðar hefðu verið til starfs umsjónarmanns á Bessastöðum.

Í fjórða lagi óskaði umboðsmaður þess að forsetaskrifstofa upplýsti sig um hvort rætt hefði verið við umsagnaraðila þeirra C, A og B. Hefði svo verið óskaði hann upplýsinga um við hverja þeirra hefði verið rætt, hvað hefði komið fram í þeim samtölum og hvaða vægi umsagnirnar hefðu haft við samanburð á þessum þremur umsækjendum. Einnig óskaði umboðsmaður þess að upplýst yrði hvort upplýsingar sem fram hefðu komið í samtölum við umsagnaraðila hefðu verið skráðar. Hefði svo verið óskaði hann eftir afriti af þeim gögnum. Hefðu upplýsingarnar ekki verið skráðar óskaði hann eftir afstöðu forsetaskrifstofu til þess hvort og þá hvernig slík málsmeðferð hefði samrýmst fyrirmælum 23. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996.

Í fimmta lagi óskaði umboðsmaður upplýsinga um hvort það væri rétt að það hefði tvisvar verið fundað með C eftir að tekin höfðu verið við hann tvö starfsviðtöl. Ef svo hefði verið óskaði umboðsmaður upplýsinga um hvort á þeim fundum hefði eitthvað komið fram sem hefði haft áhrif á ákvörðun forsetaskrifstofu um ráðningu í starfið.

Í sjötta lagi benti umboðsmaður á að af tölvubréfum forsetaskrifstofu til A og B, dags. 29. desember 2009, þar sem þeim hefði verið tilkynnt að ráðið hefði verið í starfið, væri ekki að sjá að þeim hefði verið leiðbeint um rétt sinn til að fá ákvörðunina rökstudda eða að fram hefði komið hver hefði hlotið starfið. Af þessu tilefni óskaði umboðsmaður eftir afstöðu forsetaskrifstofu til þess hvort og þá hvernig slík málsmeðferð hefði samrýmst 1. mgr. 20. gr. og 1. tölul. 2. mgr. 20. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993.

Í svarbréfi forsetaskrifstofu til umboðsmanns, dags. 24. júní 2010, kom m.a. eftirfarandi fram:

„1. [...]

Í auglýsingu um starfið eru nefnd nokkur þeirra verkefna sem gert var ráð fyrir að umsjónarmaður á Bessastöðum annaðist og voru umsóknir öðru fremur metnar á grundvelli þeirra. Að auki kom fram í viðtölum að umsækjendur höfðu ýmsa hæfileika sem nýst gætu í starfinu eins og það var talið líklegt til að þróast á komandi árum. Þó að hægt sé að draga upp megindrætti, getur verið erfitt að lýsa út í hörgul þeim hæfnisþáttum og menntun sem koma að gagni í starfi sem þessu. Við samanburð á umsækjendum getur komið í ljós að einn er sterkur á sviði iðnmenntunar og iðnreynslu (sbr. húsumsjónarþáttur starfsins), annar í garðyrkju og landbúnaði (sbr. lóðarumsjón), sá þriðji í tungumálum (sbr. að taka á móti gestum og aka með erlenda gesti) og enn annar í öryggismálum (sbr. öryggisvarsla á Bessastöðum).

Þegar valið er úr hópi umsækjenda þarf jafnt að líta til þess hve hæfur hver og einn er á ólíkum sviðum sem starfið snerta, og jafnframt að taka afstöðu til þess hversu mikilvægt hvert svið er þegar á heildina er litið. Þá er jafnframt óhjákvæmilegt að hafa í huga að ef umsækjandi er mjög hæfur á öllum sviðum nema einu skiptir höfuðmáli að gaumgæfa hversu auðvelt honum kynni að reynast að bæta upp það sem á vantar á þessu eina sviði.

Þau sjónarmið sem lögð voru til grundvallar voru enskukunnátta, reynsla og þekking á öryggisvörslu, reynsla og þekking á húsvörslu, tölvureynsla, menntun og hugmyndir umsækjanda um starfið. Hvað innbyrðis vægi þessara sjónarmiða varðar þá voru sjónarmið um þekkingu og reynslu af öryggisvörslu og hugmyndir umsækjanda um starfið látin vega þyngst bæði vegna sérstöðu embættisins og mats á því hvernig það muni þróast á komandi árum. Varðandi það síðarnefnda skal nefnt að embættið gerir ráð fyrir að mæta auknum öryggiskröfum í framtíðinni eins og fram hefur komið m.a. á fundum þess með Ríkislögreglustjóranum og embættismönnum hans sem og á fundum þess með embættismönnum forsætisráðuneytis. Þá var leitast við að ráða til starfsins þann umsækjanda sem vegna atgervis, persónulegra eiginleika, menntunar, reynslu og aðstæðna væri líklegastur til að sinna starfinu vel. Stjórnvald hefur nokkurt svigrúm um val á þeim sjónarmiðum sem það leggur til grundvallar ákvörðunar meðan tryggt er að samanburður fari fram á milli umsækjenda til þess að upplýsa hver sé í raun hæfastur úr þeirra hópi. Talið var að [C] uppfyllti best þau sjónarmið sem lögð voru til grundvallar eftir ítarlegan samanburð umsækjenda.

2. [...]

Þrátt fyrir orðalag auglýsingar, þar sem fram kom að nauðsynlegt væri að umsækjandi hefði meirapróf, getur meirapróf ekki talist nauðsynlegt svo ræksla starfsins sé óaðfinnanleg í skilningi 5. tölul. 6. gr. starfsmannalaga, nr. 70/1996. Auglýsingin ber það með sér að ekki er um að ræða bílstjórastarf heldur starf sem felur í sér umsjón með fasteignum og öryggi á Bessastöðum.

Þrátt fyrir að fram komi í auglýsingu að umsækjandi skuli hafa meirapróf virðist það ekki hafa komið í veg fyrir það að einstaklingar án meiraprófs sæktu um starfið. Alls bárust 178 umsóknir, þar af var um að ræða 63 umsóknir frá einstaklingum án meiraprófs. Af þeim sökum var ekki horft sérstaklega til þess hvort umsækjendur hefðu meirapróf heldur hvort þeir gætu aflað sér þess enda það talið kostur í starfinu þó það geti ekki talist nauðsynlegt.

Í auglýsingunni kemur eftirfarandi fram hvað varðar akstursþáttinn: „[þ]á þarf umsjónarmaður að geta sinnt fjölþættum verkefnum fyrir embætti forseta Íslands, svo sem akstri og tekið þátt í undirbúningi og framkvæmda viðburða á Bessastöðum.“ Af auglýsingunni má ráða að akstur sé ekki stór þáttur starfsins enda er akstur meðal þeirra annarra verkefna sem talin eru upp utan þeirra verkefna sem umsjónarmanni ber almennt að sinna, þ.e. almenn varsla, eftirlit, umsjón með húsakosti, tæknikerfum og lagnarýmum.

3. [...]

Nauðsynlegt er að skýra ástæðu þess að [C] skorar jafn hátt á sviði ensku, öryggismála, húsvörslu, tölvureynslu og almennrar menntunar og [A] og [B] en ekki hærra. Skýringin er sú að hér er ekki um margþættan heldur einfaldan kvarða að ræða þar sem umsækjendur töldust annaðhvort uppfylla skilyrði eða ekki (einkunnin var 0 eða 1). Kvarðinn gaf með öðrum orðum ekki tækifæri til samanburðar í smáatriðum heldur var viðtölunum ætlað það hlutverk. Þegar um er að ræða samanburð á einstaklingum í stórum hópi umsækjenda, eða 178 umsækjendur eins og hér um ræddi, er óhjákvæmilegt að margir hljóti sömu heildareinkunn. Kvarðanum var ekki ætlað að greina nákvæmlega milli umsækjenda heldur veitti hann vísbendingu um hverjir væru hæfastir til að gegna starfinu og kalla ætti í viðtöl í framhaldinu.

Tölulegur samanburður:

Ef [C] hefði haft meirapróf hefði hinn formlegi eða tölulegi samanburður, sem vísað er til, falið í sér að hann stæði jafnfætis [A]. Nú var það svo að [C] uppfyllti sum skilyrðanna betur en [A] þó að hinn tölulegi samanburður beri það ekki með sér, sem nú skal rakið.

a) Þó að [A] og [C] geti báðir talist góðir enskumenn, hefur [C] traustari tungumálakunnáttu, m.a. vegna ritstarfa sinna, reynslu af ritstjórn og þáttagerð og reynslu af leiðsögn með ferðamenn. Honum er sýnna um að tjá sig munnlega og miðla fróðleik jafnt á ensku sem íslensku en [A].

b) Þegar litið er til samanburðar á sviði öryggismála má nefna að [C] hefur menntað sig sérstaklega á sviði öryggismála og hefur haft mannaforráð í öryggisvörslu enda var hann um tíma yfirmaður [A] þegar [A] vann við afleysingar hjá [...]. Einnig hefur hann sótt námskeið í björgun og slysahjálp, auk þess að hafa starfað – eins og þeir [A] og [B] – sem lögreglumaður. [C] er með formlegt nám að baki á sviði öryggismats og hættumats frá erlendum háskóla sem er langt umfram það sem þeir [A] hafa.

c) Í þriðja lagi var litið til reynslu af húsvörslu og var [C] talinn hafa þar mesta reynslu einkum vegna starfa við húsvörslu og flókna húsumsjón hjá [...].

d) Þegar horft var til tölvureynslu hafði [C] umtalsverða yfirburði umfram [A] og [B] vegna námskeiða sem hann hafði sótt, svo sem í notkun töflureiknis og heimasíðugerð.

e) Hvað almenna menntun varðar eru yfirburðir [C] umfram [A] og [B] miklir. Auk þess náms sem nefnt var í b-lið hér að ofan hefur [C] að baki háskólanám í landafræði og jarðfræði (61 eining), hann hlaut ágætiseinkunn og sérstaka viðurkenningu fyrir námsárangur frá Lögregluskóla ríkisins og hefur sótt námskeið um margvísleg efni til að víkka sjóndeildarhring sinn.

Vegna þessa samanburðar var talið að [C] væri hæfasti umsækjandinn þrátt fyrir að hann hefði ekki aukin ökuréttindi sem hann hefur nú aflað sér.

Þættir sem ekki voru mældir í tölulegum samanburði:

[C] kom vel út í ýmsum atriðum sem ekki komu fram í hinum tölulega samanburði og styrktu umsókn hans með ótvíræðum hætti. Þar mætti nefna reynslu hans af störfum leiðsögumanns, reynslu hans af hundahaldi og reynslu af því að koma fram og vinna texta fyrir prent og útvarp en keppinautar hans höfðu ekki sambærilega reynslu hvað varðar leiðsögustörf og ritstjórnar- og fjölmiðlavinnu. Embætti forseta taldi augljóst að þó að þessi atriði hefðu ekki verið tilgreind í auglýsingu mætti ætla að þessir færniþættir gætu án nokkurs vafa aukið líkur á að maðurinn yrði öflugur starfsmaður hjá embættinu.

Nauðsynlegt er að líta til þess hve embætti forseta Íslands er fámennur vinnustaður, og fjölhæfni er þar af leiðandi mjög verðmæt í hópi starfsmanna. Sem dæmi mætti nefna að einn starfsmaður embættisins hefur annast skrautritun fyrir það í hjáverkum, annar er lærður blómaskreytir og nýtir þá hæfni, menn grípa í akstur eftir þörfum, nýta fjölbreytta tungumálaþekkingu, forritunarkunnáttu, matreiðsluþekkingu, ljósmyndunarkunnáttu og svo mætti áfram telja. Þegar embættið ræður starfsmann er horft til slíkra atriða sem geta reynst því verðmæt þó að þar sé ekki endilega um formlegar starfsskyldur að ræða. Viðbótarfærni af þessu tagi hefur sparað embættinu umtalsverðar fjárhæðir í gegnum tíðina. Flestir þeir sem unnið hafa á litlum vinnustað þekkja vel hve notadrjúgt það getur verið að hafa sveigjanlegum og fjölhæfum starfsmönnum á að skipa.

Í viðtölum stóðu [A], [C] og [B] sig allir vel. Þó þótti [C] taka hinum fram, ekki síst vegna þess hve vakandi hann var fyrir umhverfinu og sýndi frumkvæði og áhuga sem birtist t.d. í því að hann kom strax með athugasemdir um öryggisatriði sem þyrfti að huga að á staðnum þar sem viðtölin fóru fram. Í viðtali við [C] kom einnig fram að hann hafði áhugaverðar hugmyndir um starfið, nefndi að bæta þyrfti öryggi á Bessastöðum, m.a. varðandi eftirlitsmyndavélar, jarðskjálftavarnir og högun umferðar, sem þóttu benda til að hann mundi geta þróað starfið með öflugum og jákvæðum hætti. Eins og sjá má af áliti umboðsmann Alþingis í máli nr. 3769/2003 er heimilt að byggja val á milli hæfra umsækjenda um opinbert starf á því hvaða hugmyndir þeir hafa um viðkomandi starfsemi og hvort þær falla að viðhorfum þess sem veitir starfið.

4. [...]

Leitað var umsagna um [A], [C] og [B] og voru þær umsagnir allar jákvæðar. Upplýsingar úr þessum samtölum voru ekki skráðar niður enda höfðu þær ekki verulega þýðingu við úrlausn málsins, sbr. 23. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996.

5. [...]

Hin síðari samtöl við [C], sem hér er vísað til, komu til vegna þess að [C] og maki hans þekktu ekki til á Bessastöðum. Þeim var því boðið þangað, enda gert ráð fyrir að sá sem ráðinn yrði til starfsins og maki hans flyttu þangað í þar til ætlað íbúðarhús. Þar sem [A] og [B] höfðu báðir unnið á staðnum í afleysingum, þekktu þeir vel til á staðnum sjálfir. [C] var þó eins og [C] boðið að koma ásamt maka að skoða staðinn en þáði ekki. [...]. Maki [A] hafði bæði heimsótt hann þangað og verið gestur þar nokkrum vikum áður. Af þeim sökum þótti ekki ástæða til að bjóða [A] að koma ásamt maka til þess að kynna maka hans staðinn.

6. [...]

Embætti forseta Íslands ber eins og öðrum stjórnvöldum á grundvelli 1. tölul. 2. mgr. 20. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993, að leiðbeina um rétt til rökstuðnings við töku stjórnvaldsákvarðana ef rökstuðningur fylgir ekki ákvörðun. Slíkt var ekki gert í þessu tilviki en embættið gerir sér grein fyrir þessari skyldu og mun tryggja að eftir henni verði farið eftirleiðis.“

Með bréfum, dags. 29. júní 2010, var A og B gefinn kostur á að koma á framfæri athugasemdum sínum við framangreint svarbréf forsetaskrifstofu og bárust athugasemdir þeirra með bréfum, dags. 12. og 13. júlí 2010.

IV. Álit umboðsmanns Alþingis.

1. Afmörkun athugunar.

Í kvörtunum A og B eru gerðar athugasemdir við að sá umsækjandi sem ráðinn var hafi ekki haft meirapróf þegar hann lagði fram umsókn sína um starf umsjónarmanns á Bessastöðum eins og áskilið hafi verið í auglýsingu starfsins, en þar var m.a. tekið fram að „[n]auðsynlegt [væri] að umsækjandi [hefði] meirapróf“. Ég mun í kafla IV.2 hér á eftir fjalla um þetta atriði en með tilliti til niðurstöðu minnar um það og þeirra skýringa forsetaskrifstofunnar sem komið hafa fram tel ég ekki tilefni til að fjalla að öðru leyti um þær athugasemdir sem koma fram í kvörtununum vegna annarra atriða sem lúta að efnislegu mati forsetaskrifstofunnar á umsækjendum um starf umsjónarmanns. Athugun mín á máli þessu hefur hins vegar einnig beinst að eftirtöldum atriðum sem lúta að málsmeðferð forsetaskrifstofunnar:

Í fyrsta lagi hvort gætt hafi verið nægilega að skráningu munnlegra upplýsinga sem fram komu í viðtölum við umsækjendur og umsögnum meðmælenda í samræmi við 23. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996, sbr. umfjöllun í kafla IV.3.

Í öðru lagi hvort rökstuðningur forsetaskrifstofu til A og B fyrir ráðningu í starfið hafi verið í samræmi við fyrirmæli 22. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993, sbr. umfjöllun í kafla IV.4.

Í þriðja lagi hvort tilkynning forsetaskrifstofu til A og B, dags. 29. desember 2009, hafi verið í samræmi við fyrirmæli 1. mgr. 20. gr. og 1. tölul. 2. mgr. 20. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993, sbr. umfjöllun í kafla IV.5.

Áður en ég vík að einstökum atriðum tek ég fram að ákvæði stjórnsýslulaga nr. 37/1993 gilda þegar stjórnvöld taka ákvarðanir um rétt eða skyldu manna, sbr. 2. mgr. 1. gr. laganna. Nær gildissvið laganna m.a. til ákvarðana um ráðningar í opinber störf eins og fram kemur í athugasemdum greinargerðar með frumvarpi því er varð að lögunum. (Alþt. 1992-1993, A-deild, bls. 3283.) Starf umsjónarmanns á Bessastöðum telst opinbert starf í þessum skilningi, sbr. 1. gr. laga nr. 70/1996, um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins. Forsetaskrifstofu var því skylt að fylgja fyrirmælum stjórnsýslulaga, laga nr. 70/1996, um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins, sem og óskráðum meginreglum stjórnsýsluréttar við ráðningu í það starf sem hér er til umfjöllunar. Enn fremur bar forsetaskrifstofu að fylgja fyrirmælum annarra laga sem gilda um töku ákvarðana af þessu tagi, þ. á m. 23. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996.

2. Skilyrði um meirapróf í auglýsingu.

a.

Eins og að framan greinir eru í kvörtunum A og B gerðar athugasemdir við að sá umsækjandi sem ráðinn var hafi ekki haft meirapróf til aksturs bifreiða þegar hann lagði fram umsókn sína eins og áskilið hafi verið í auglýsingu starfs umsjónarmanns á Bessastöðum, en þar var m.a. tekið fram að „[n]auðsynlegt [væri] að umsækjandi [hefði] meirapróf“. A og B uppfylltu báðir umrætt skilyrði þegar þeir sóttu um starfið. Við úrlausn máls þessa reynir því á hvaða skorður það kann að hafa sett við ákvörðun um ráðningu í starfið hvernig skilyrði um meirapróf var sett fram í auglýsingu um það.

b.

Í 6. gr. laga nr. 70/1996, um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins, er fjallað um þau almennu skilyrði sem þurfa að vera uppfyllt til þess að fá skipun eða ráðningu í starf eða embætti hjá ríkinu sem fellur undir lögin. Það er eðli þessara almennu starfsgengisskilyrða að umsækjandi um opinbert starf eða embætti þarf að uppfylla þau þegar hann er skipaður eða ráðinn í starfið eða embættið og á meðan hann gegnir starfinu. Samkvæmt 5. tölul. 1. mgr. ákvæðisins er það skilyrði að sá sem skipaður er eða ráðinn í starf eða embætti hafi almenna menntun og þar að auki þá sérmenntun sem lögum samkvæmt er krafist eða eðli máls samkvæmt verður að heimta til óaðfinnanlegrar rækslu starfans. Þessi almennu hæfisskilyrði um menntun eða sérþekkingu til að fá skipun eða ráðningu í starf eða embætti hjá ríkinu geta ýmist ráðist af lögum eða eðli máls ef krefjast verður sérmenntunar og/eða sérþekkingar til óaðfinnanlegrar rækslu starfans. Í þeim tilvikum þegar löggjafinn hefur ekki mælt fyrir um ákveðin hæfisskilyrði fyrir tilgreind störf er það komið undir mati veitingarvaldshafa hvort krefjast skuli ákveðinnar sérmenntunar og/eða sérþekkingar til starfans. Ræðst það mat af þeim verkefnum sem viðkomandi starfsmaður á að hafa með höndum samkvæmt lögum, stjórnvaldsfyrirmælum eða fyrirmælum og starfslýsingu forstöðumanns stofnunar.

Við túlkun reglna um almenn hæfisskilyrði ríkisstarfsmanna þarf að gæta þess að þar er ekki einungis gerð krafa um að sá einstaklingur sem ráðinn er í starfið uppfylli þau þegar hann hefur störf heldur hefur verið lagt til grundvallar að starfsmanni, sem hættir að uppfylla hin ófrávíkjanlegu hæfisskilyrði, beri að víkja úr starfi. Þá koma aðrir umsækjendur en þeir sem uppfylla þau skilyrði ekki til álita í það starf sem skilyrðið gildir um. Í þessu sambandi verður einnig að hafa í huga þau sjónarmið sem búa að baki þeirri reglu núgildandi 2. mgr. 7. gr. laga nr. 70/1996 um að auglýsa skuli laus störf hjá ríkinu, sjá þar um athugasemd við sambærilegt ákvæði í 5. gr. frumvarps þess er varð að eldri lögum um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins. (Alþt. 1953, A-deild, bls. 421.)

Samkvæmt 2. mgr. 7. gr. laga nr. 70/1996 skulu önnur störf en embætti auglýst opinberlega samkvæmt reglum sem settar skulu af fjármálaráðherra. Í 7. tölul. 4. gr. reglna fjármálaráðherra nr. 464/1996, um auglýsingar á lausum störfum, með síðari breytingum, segir að í auglýsingu um laust starf skuli vera upplýsingar um hvaða menntunar- og/eða hæfniskröfur gerðar eru til starfsmanns. Af 5. tölul. 1. mgr. 6. gr. laga nr. 70/1996 og 7. tölul. 4. gr. reglna nr. 464/1996 leiðir að áður en tekin er ákvörðun um ráðningu í starf hjá ríkinu verður veitingarvaldshafi að hafa mótað sér afstöðu til þess hvort nauðsynlegt sé að mæla fyrir um almenn hæfisskilyrði í auglýsingu að því er varðar menntun eða tiltekna sérþekkingu og ef svo er hvers efnis þau skuli vera.

Það leiðir af þessu lagaumhverfi að með því að setja almenn hæfisskilyrði í auglýsingu opinbers starfs er veitingarvaldshafi að þrengja hóp þeirra sem eiga þess kost að sækja um starfið og þann hóp sem valið er úr. Við úrlausn þessa máls þarf því að taka afstöðu til þess hvort það skilyrði í auglýsingu um starf umsjónarmanns á Bessastöðum að „[n]auðsynlegt [væri] að umsækjandi [hefði] meirapróf“ hafi verið sett fram sem almennt hæfisskilyrði í merkingu 5. tölul. 1. mgr. 6. gr. laga nr. 70/1996. Þá þarf jafnframt að hafa í huga að auglýsing opinberra starfa veitir ákveðna forsögn um þær kröfur sem gerðar eru til umsækjenda og þann matsgrundvöll sem veitingarvaldshafi kemur til með að byggja á til samræmis við þá óskráðu grundvallarreglu stjórnsýsluréttarins að velja skuli hæfasta umsækjandann. Þegar stjórnvald setur fram almenn hæfisskilyrði og sjónarmið í auglýsingu opinbers starfs hefur það í för með sér afmörkun þess hóps umsækjenda sem stjórnvaldið sækist eftir að teknu tilliti til eðlis þess starfs sem um ræðir. Þá hefur slík framsetning í för með sér að skapa tilteknar væntingar hjá þeim sem ákveða að leggja inn umsókn um hvernig mati á einstökum umsóknum og samanburði á milli umsækjenda verði háttað. Ég tel því að almennt verði auk þeirra lagakrafna sem leiða af reglum um almenn hæfisskilyrði ríkisstarfsmanna að vera eðlilegt samhengi á milli þeirra hæfisskilyrða og sjónarmiða sem fram koma í auglýsingu um opinbert starf og eðli starfsins ásamt þeim matsgrundvelli sem veitingarvaldshafi ákveður að leggja til grundvallar við ráðningu í starfið, sbr. til hliðsjónar dómur Hæstaréttar frá 10. október 2002 í máli nr. 121/2002.

c.

Í síðari rökstuðningsbréfum forsetaskrifstofu til A, dags. 2. febrúar 2010, og til B, dags. 5. febrúar 2010, kemur fram að starf umsjónarmanns felist í því að fylgjast með ástandi húseigna á Bessastöðum og láta gera við það sem bilar. Umsjónarmaður veiti aðstoð og annist dyravörslu við móttökur á vegum embættisins, annist umsjón með öryggisbúnaði og beri ábyrgð á öryggismálum staðarins í samvinnu við lögregluyfirvöld og taki þátt í þróun þeirra auk þess sem hann sinni sjálfur minniháttar viðhaldi eftir atvikum. Í bréfunum kemur síðan eftirfarandi fram:

„Sá sem gegndi starfinu síðast annaðist stundum akstur fyrir forsetaembættið, svo sem í forföllum bílstjóra embættisins eða þegar aka þurfti fleiri en einum embættisbíl í einu, og var talið æskilegt að nýr umsjónarmaður hefði aukin ökuréttindi. Slíkar annir koma oft upp t.d. þegar erlendir þjóðhöfðingjar heimsækja landið og þegar leysa þarf forsetabílstjóra af vegna sumarleyfis. Í auglýsingu um starfið stóð að umsækjandi þyrfti að hafa meirapróf, en það var þó ekki úrslitaatriði við ráðningu í starfið bæði vegna þess að þarna er aðeins um tilfallandi akstur að ræða og vegna þess að litið var til þess að sá sem ráðinn yrði gæti aflað sér meiraprófs á fáeinum vikum. Manninum sem ráðinn var var gert ljóst að forsenda þess að hann fengi starfið væri að hann aflaði sér slíks prófs eins fljótt og auðið væri enda hefur hann þegar hafið nám í því skyni. Starf umsjónarmanns er ekki þess eðlis að það feli í sér akstur með farþega gegn gjaldtöku og má segja að það þegar umsjónarmaður ekur með forseta eða gesti hans sé það hliðstætt við það þegar lögreglumaður ekur með farþega í starfi, svo sem samstarfsmenn, handtekna menn eða aðra, stundum með forgangsakstri, en sú krafa er ekki gerð til lögreglumanna að þeir hafi meirapróf. Þess má geta að embættið hefur getað leitað til ýmissa manna til að sinna akstri og eru allir í kallfæri nú á næstu vikum meðan umsjónarmaðurinn aflar sér meiraprófs. Því má loks bæta við hinn nýráðni umsjónarmaður hefur áður fengið sérstaka ökuleikniþjálfun hjá lögreglunni. Af ofansögðu er ljóst að það hamlar umsjónarmanni ekki þótt hann sé meiraprófslaus fyrstu vikur sínar í starfi.“

Í bréfi umboðsmanns til forsetaskrifstofu, dags. 12. maí 2010, var óskað eftir viðhorfi skrifstofunnar til þess hvort krafa um meirapróf hefði verið almennt hæfisskilyrði til að gegna starfinu í skilningi 6. gr. laga nr. 70/1996, um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins, sbr. 5. tölul. 1. mgr. ákvæðisins. Ef skrifstofan teldi svo ekki vera var óskað eftir því að gerð yrði grein fyrir þeim lagasjónarmiðum sem byggju að baki þeirri afstöðu og þá hvernig hún samrýmdist því ótvíræða orðalagi auglýsingarinnar um starfið að „nauðsynlegt“ væri að umsækjendur hefðu m.a. meirapróf.

Í svarbréfi forsetaskrifstofu til umboðsmanns, dags. 24. júní 2010, kemur fram að þrátt fyrir orðalag auglýsingarinnar, þ.e. að nauðsynlegt sé að umsækjandi hafi meirapróf, geti meirapróf ekki talist nauðsynlegt svo ræksla starfsins sé óaðfinnanleg í skilningi 5. tölul. 1. mgr. 6. gr. laga nr. 70/1996, um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins. Auglýsingin beri það með sér að ekki sé um að ræða bílstjórastarf heldur starf sem feli í sér umsjón með fasteignum og öryggi á Bessastöðum. Í bréfinu segir síðan eftirfarandi:

„Þrátt fyrir að fram komi í auglýsingu að umsækjandi skuli hafa meirapróf virðist það ekki hafa komið í veg fyrir það að einstaklingar án meiraprófs sæktu um starfið. Alls bárust 178 umsóknir, þar af var um að ræða 63 umsóknir frá einstaklingum án meiraprófs. Af þeim sökum var ekki horft sérstaklega til þess hvort umsækjendur hefðu meirapróf heldur hvort þeir gætu aflað sér þess enda það talið kostur í starfinu þó það geti ekki talist nauðsynlegt.

Í auglýsingunni kemur eftirfarandi fram hvað varðar akstursþáttinn: „[þ]á þarf umsjónarmaður að geta sinnt fjölþættum verkefnum fyrir embætti forseta Íslands, svo sem akstri og tekið þátt í undirbúningi og framkvæmd viðburða á Bessastöðum.“ Af auglýsingunni má ráða að akstur sé ekki stór þáttur starfsins enda er akstur meðal þeirra annarra verkefna sem talin eru upp utan þeirra verkefna sem umsjónarmanni ber almennt að sinna, þ.e. almenn varsla, eftirlit, umsjón með húsakosti, tæknikerfum og lagnarýmum.“

Samkvæmt framangreindu virðist það hafa verið mat forsetaskrifstofunnar að þrátt fyrir orðlag auglýsingarinnar hafi meirapróf ekki talist nauðsynlegt svo ræksla starfsins væri óaðfinnanleg í skilningi 5. tölul. 1. mgr. 6. gr. laga nr. 70/1996 og er þar vísað til þess að auglýsingin beri með sér að ekki hafi verið um að ræða bílstjórastarf heldur starf sem feli í sér umsjón með fasteignum og öryggi á Bessastöðum.

Ég tek það fram að þó að það verði ekki ótvírætt ráðið af lýsingu á starfsskyldum umsjónarmannsins að akstur bifreiða, eða bifreiða þar sem krafist er aukinna ökuréttinda, sé slíkur meginþáttur í starfi umsjónarmanns á Bessastöðum að nauðsynlegt hafi verið af þeim sökum að gera kröfu um meirapróf sem almennt hæfisskilyrði til að gegna starfinu, verður ekki litið framhjá því hvernig forsetaskrifstofan kaus að beita lagaheimildum sínum í þessu efni. Í auglýsingu um starf umsjónarmannsins kom skýrt fram að „[n]auðsynlegt [væri] að umsækjandi [hefði] meirapróf“. Þetta skilyrði var einnig í samræmi við þá starfslýsingu sem gerð hefur verið fyrir starf umsjónarmanns á Bessastöðum en þar er m.a. sérstaklega tekið fram að umsjónarmaður „[skuli] hafa meirapróf á ökutæki“. Jafnframt kemur fram í starfslýsingunni að umsjónarmaður skuli sinna akstri fyrir embætti forseta Íslands eftir nánara samkomulagi. Ég vek einnig athygli á því að í síðari rökstuðningsbréfum forsetaskrifstofu til A og B kemur fram að þeim einstaklingi sem ráðinn var hafi verið gert ljóst að það væri „forsenda þess að hann fengi starfið“ að hann aflaði sér meiraprófs eins fljótt og auðið væri enda hefði hann þegar hafið nám í því skyni.

Í ljósi framangreinds get ég ekki fallist á þær skýringar forsetaskrifstofu að krafa um meirapróf hafi ekki verið sett fram sem almennt hæfisskilyrði í skilningi 5. tölul. 1. mgr. 6. gr. laga nr. 70/1996 þegar starf umsjónarmanns á Bessastöðum var auglýst í september 2009. Þar að auki liggur fyrir að þeim sem ráðinn var í starfið var gerð grein fyrir því að slíkt próf væri „forsenda þess að hann fengi starfið“ og var honum gert að afla sér slíkra réttinda.

Af ákvæðum 5. tölul. 1. mgr. 6. gr. laga nr. 70/1996 og 7. tölul. 4. gr. reglna nr. 464/1996, um auglýsingar á lausum störfum, og þeim sjónarmiðum sem vikið var að hér að framan, leiðir að sé mælt fyrir um almennt hæfisskilyrði, t.d. í formi menntunar eða sérþekkingar, í auglýsingu opinbers starfs er almennt ekki unnt að falla frá því síðar í ráðningarferlinu og ráða í starfið einstakling sem ekki uppfyllir almenn hæfisskilyrði, nema með því að auglýsa starfið á ný. Ég hef áður lýst þeirri afstöðu minni, sjá álit mitt frá 22. júlí 1999 í máli nr. 2408/1998, að af gildandi lagareglum um ráðningar á ríkisstarfsmönnum leiði að veitingarvaldshafi opinbers starfs hafi þegar sleppir lögbundnum áskilnaði um ákveðna menntun eða sérþekkingu til að gegna starfinu nokkurt svigrúm við mat á því hvort og hvernig afmarka skuli skilyrði um menntun í auglýsingu. Verði það niðurstaða veitingarvaldshafans eftir að ráðningarferlið er hafið með auglýsingu starfs að skilyrði um tiltekna menntun og/eða sérþekkingu hafi þar verið orðuð með of fortakslausum hætti án þess að lagaboð hafi staðið til þess og þannig gerð að almennu hæfisskilyrði á stjórnvaldið þann kost að hafna öllum framkomnum umsóknum og auglýsa starfið að nýju kjósi það að hverfa frá eða breyta þeim almennu hæfisskilyrðum sem það hefur sett í fyrri auglýsingu um starfið. Slíkt er einnig í samræmi við þau sjónarmið sem búa að baki því að þeir sem í reynd uppfylla þau almennu hæfisskilyrði sem koma fram í auglýsingu eigi kost á því að sækja um starfið og að í auglýsingu komi fram þau grundvallaratriði um kröfur til umsækjenda sem mat á umsóknum þeirra verði byggt. Ég tek það sérstaklega fram vegna þeirra ummæla í skýringum forsetaskrifstofunnar til mín að það eitt að þó nokkur fjöldi umsókna berist frá einstaklingum sem ekki uppfylla almennt hæfisskilyrði sem tilgreint er í auglýsingu, eins og í þessu tilviki meirapróf, leysir stjórnvaldið ekki undan því að fylgja framangreindum reglum. Að auki ganga slík vinnubrögð gegn því jafnræði og samræmi sem stjórnvöldum ber að fylgja í störfum sínum og í þessu tilviki gagnvart öðrum sem annars kynnu að hafa sótt um starfið ef umrætt skilyrði hefði ekki verið tilgreint í auglýsingunni.

Með vísan til þess sem að framan er rakið er það niðurstaða mín að það hafi ekki verið í samræmi við lög að ráða einstakling sem ekki uppfyllti skilyrði um meirapróf, sem fram kom í auglýsingu starfsins, á því tímamarki þegar hann sótti um starfið og ráðið var í það. Í ljósi framangreindrar niðurstöðu minnar tel ég ekki ástæðu til að fjalla nánar um efnislegt mat forsetaskrifstofu á umsóknum A og B sem og þess einstaklings sem ráðinn var í starfið. Ég tel hins vegar ólíklegt að sá annmarki sem var á meðferð málsins að þessu leyti leiði til ógildingar á ákvörðun um ráðningu í starfið þegar litið er til hagsmuna þess einstaklings sem ráðinn var og þess að honum hefur verið gert að afla sér þeirra réttinda sem sett voru sem almennt hæfiskilyrði til að gegna starfinu. Í máli þessu hagar hins vegar svo til að þeir tveir einstaklingar sem kvartað hafa til mín, og báðir uppfylltu skilyrðið um að hafa meirapróf til aksturs ökutækja, voru samkvæmt fyrirliggjandi gögnum málsins metnir hæfastir úr hópi umsækjenda ásamt þeim sem ráðinn var í starfið þótt hann hefði ekki meirapróf og ekki væru þannig uppfyllt skilyrði laga til að ráða hann í starfið. Það eru því tilmæli mín til forsetaskrifstofu að leitað verði leiða til að rétta hlut A og B þar sem meðferð málsins var að þessu leyti ekki í samræmi við lög.

3. Skráningarskylda stjórnvalds.

a.

Í kvörtun A kemur fram að hann telji að forsetaembættið hafi brotið gegn rannsóknarreglu 10. gr. og jafnræðisreglu 11. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 þar sem embættið hafi ekki aflað umsagna um hann hjá yfirmönnum hans í lögreglunni. Í skýringum forsetaskrifstofu til mín, dags. 24. júní 2010, kemur hins vegar fram að leitað hafi verið umsagna um A, C og B og hafi allar umsagnirnar verið jákvæðar. Í málinu liggja hins vegar ekki fyrir upplýsingar um við hvaða umsagnaraðila hafi verið rætt og hvað hafi komið fram í samtölum við þá.

Af þessu tilefni tek ég fram að þegar orð stendur á móti orði hvað varðar tiltekin atvik í samskiptum stjórnvalds og þess sem til mín leitar er það í ljósi þeirra heimilda sem lög nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, veita mér til athugunar á þeim kvörtunum sem mér berast, verulegum annmörkum háð fyrir mig að taka afstöðu til fullyrðinga um umdeild málsatvik. Hef ég litið svo á að úrlausn um slík atriði falli fremur undir verkefni dómstóla og þá að því marki sem það kann að vera nauðsynlegt til að fá leyst úr dómkröfu sem borin er fram á þeim vettvangi. Í ljósi framangreinds hef ég ekki forsendur til að ganga út frá öðru en að forsetaskrifstofa hafi aflað umsagna um framangreinda umsækjendur.

Við athugun á máli þessu vakti það hins vegar athygli að engin gögn fylgdu með bréfum forsetaskrifstofu til umboðsmanns, dags. 26. mars og 24. júní 2010, sem vörpuðu ljósi á við hvaða umsagnaraðila hafi verið rætt og hvað hafi komið fram í umsögnum þeirra. Af þessu tilefni óskaði umboðsmaður Alþingis eftir því að upplýst yrði hvort þær upplýsingar sem aflað var með umsögnum umsagnaraðila hefðu verið skráðar í samræmi við 23. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996. Þá óskaði umboðsmaður eftir upplýsingum um við hvaða umsagnaraðila hefði verið rætt og hvað hefði komið fram í samtölum við þá.

Í skýringum forsetaskrifstofu til umboðsmanns kemur fram, eins og að framan greinir, að leitað hafi verið munnlegra umsagna um þrjá umsækjendur, þ.e. A, B og C. Upplýsingar úr þessum samtölum hafi ekki verið skráðar enda hafi þær ekki haft verulega þýðingu við úrlausn málsins, sbr. 23. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996. Í skýringunum er hins vegar ekki að finna svör við fyrirspurnum umboðsmanns um við hvaða umsagnaraðila hafi verið rætt og hvað hafi komið fram í umsögnum þeirra.

Ákvörðun um skipun, setningu eða ráðningu í opinbert starf er, eins og áður er rakið, stjórnvaldsákvörðun í merkingu 2. mgr. 1. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Við undirbúning að töku stjórnvaldsákvörðunar ber stjórnvöldum því að fylgja 23. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996, en þar kemur fram að við meðferð mála þar sem taka á ákvörðun um rétt eða skyldu manna beri stjórnvaldi að skrá upplýsingar um málsatvik sem því eru veittar munnlega ef þær hafa verulega þýðingu fyrir úrlausn málsins og þær er ekki að finna í öðrum gögnum þess. Á þessi skylda að tryggja að skrifleg gögn liggi fyrir í málinu svo mögulegt sé að kynna sér þær upplýsingar sem liggja til grundvallar þeirri niðurstöðu sem komist er að.

Mikilvægt er að stjórnvöld fylgi þessu ákvæði við meðferð mála þar sem upplýsinga er aflað munnlega enda er það forsenda þess að umsækjendur fái notið þess réttar sem felst í almennum aðgangi þeirra að þeim upplýsingum sem snerta málið, sbr. 15. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Upplýsingar sem aflað er af hálfu stjórnvalds kunna einnig að leiða til þess að gefa verði umsækjanda kost á að tjá sig um þær, sbr. 13. gr. stjórnsýslulaga, áður en ákvörðun er tekin.

Jafnframt ber að hafa í huga að athugun stjórnvalds við veitingu opinberra starfa miðar almennt að því að upplýsa það hver umsækjenda verði talinn hæfastur til að gegna viðkomandi starfi. Af því leiðir að þegar aflað er upplýsinga sem geta haft verulega þýðingu fyrir úrlausn málsins verður að gera nokkrar kröfur til þess að samræmis sé gætt við upplýsingaöflunina þannig að stjórnvaldinu sé unnt að leggja mat á umsækjendur út frá hliðstæðum forsendum. Forsenda þess að umsækjandi um starf hjá hinu opinbera fái notið þessa réttar síns, að því er varðar þá upplýsingaöflun sem stjórnvaldið framkvæmir með samtölum við umsækjendur og umsagnaraðila, og að unnt sé að staðreyna hvort stjórnvald hafi gætt samræmis við upplýsingaöflunina, er að skráningarskylda 23. gr. upplýsingalaga sé virt.

Telji stjórnvald nauðsynlegt að hafa samband við þá sem umsækjendur um störf vísa til sem meðmælenda eða umsagnaraðila vegna fyrri starfa þeirra verður að ætla að það sé byggt á því að stjórnvaldið telji þörf á slíku sem lið í rannsókn málsins, sbr. 10. gr. stjórnsýslulaga. Það við hverja er rætt og þar með hverja af þeim sem umsækjandi hefur vísað til hefur ekki verið rætt eru sjálfstæðar upplýsingar um málsatvik sem geta haft verulega þýðingu þegar kemur að því að leggja mat á hvort réttilega hafi verið staðið að undirbúningi ákvörðunar um ráðningu í starfið og hvað hafi í reynd ráðið efnislegri niðurstöðu í málinu.

Eins og að framan greinir kemur fram í skýringum forsetaskrifstofu til mín að upplýsingar sem aflað var með umsögnum umsagnaraðila hafi ekki verið skráðar enda hafi þær ekki haft verulega þýðingu fyrir úrlausn málsins, sbr. 23. gr. upplýsingalaga. Í þessu sambandi tek ég fram að í rökstuðningi forsetaskrifstofu til A og B fyrir ráðningu í umrætt starf, dags. 9. janúar 2010, kemur fram að sá umsækjandi sem ráðinn var hafi fengið „mjög góð meðmæli“ frá fyrri vinnuveitendum. Í síðari rökstuðningsbréfum skrifstofunnar til A og B kemur einnig fram að C hafi fengið „góð meðmæli“ frá þremur umsagnaraðilum.

Í ljósi framangreinds fæ ég ekki annað séð en að umsagnir umsagnaraðila hafi verið þáttur í heildarmati forsetaskrifstofu á umsækjendum. Ég tel því ekki unnt að útiloka að upplýsingar sem aflað var með umsögnum umsagnaraðila hafi haft verulega þýðingu fyrir úrlausn málsins í merkingu 23. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996 og því hafi verið rétt að skrá þær niður ásamt upplýsingum um nöfn þeirra umsagnaraðila sem leitað var til. Í ljósi framangreinds tel ég að forsetaskrifstofu hafi borið að skrá niður nöfn þeirra umsagnaraðila sem leitað var til ásamt því hvað hafi komið fram í umsögnum þeirra um umsækjendur. Ég minni í þessu sambandi á að af hálfu fræðimanna hefur verið lagt til grundvallar að leiki vafi á því hvort upplýsingar hafi verulega þýðingu beri að skrá þær niður, sjá hér til hliðsjónar Pál Hreinsson: Upplýsingalögin, kennslurit. Reykjavík, 1996, bls. 52.

Að lokum bendi ég á að ég tel að það hafi verið aðfinnsluvert af hálfu forsetaskrifstofu að svara ekki fyrirspurnum umboðsmanns um við hvaða umsagnaraðila hafi verið í rætt í tilefni af umsóknum A, B og C. Ég tek í þessu sambandi fram að með 7. og 9. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, eru umboðsmanni fengnar nokkuð rúmar heimildir til þess að óska eftir upplýsingum og skýringum frá stjórnvöldum í tilefni af athugun hans vegna kvörtunar sem honum hefur borist. Með þessum ákvæðum hefur löggjafinn lagt til grundvallar að stjórnvöldum beri að veita umboðsmanni sem gleggstar upplýsingar sem hann telur sig hafa þörf á við athugun hans á málum sem stjórnvöld hafa afgreitt. Af þessu tilefni beini ég þeim tilmælum til forsetaskrifstofunnar að hún láti umboðsmanni framvegis í té þær upplýsingar sem hann telur sig þarfnast við athugun sína á málum.

b.

Samkvæmt skýringum forsetaskrifstofu til umboðsmanns vógu sjónarmið um þekkingu og reynslu af öryggisvörslu og hugmyndir umsækjenda um starfið þyngst við mat á umsækjendum. Í skýringunum er vikið að því að í viðtali við C hafi komið fram að hann hefði áhugaverðar hugmyndir um starfið. Hann hafi nefnt að bæta þyrfti öryggi á Bessastöðum, m.a. varðandi eftirlitsmyndavélar, jarðskjálftavarnir og tilhögun umferðar, sem hafi þótt benda til að hann myndi geta þróað starfið með öflugum og jákvæðum hætti. Þegar litið er til umsóknargagna og annarra gagna málsins tel ég ekki unnt að fullyrða að forsetaskrifstofu hafi verið óheimilt að byggja ákvörðun um ráðningu í starf umsjónarmanns á Bessastöðum á hugmyndum umsækjenda um starfið og veita m.a. því sjónarmiði aukið vægi við matið.

Í gögnum málsins er að finna staðlaðan spurningalista sem lagður var fyrir umsækjendur í viðtölum og blöð sem innihalda minnispunkta sem teknir voru niður í viðtölunum. Af þessum gögnum kemur fram að spurt hafi verið út í enskukunnáttu, húsvörslu, smíðar, bygginga- og eignaumsjón, tölvuþekkingu og reynslu af öryggisgæslu í einhverri mynd. Af þessum gögnum verður hins vegar ekki ráðið í hverju hugmyndir umsækjenda um starfið hafi falist.

Starfsviðtöl geta varpað ljósi á ýmis þau atriði sem þýðingu eiga að hafa þegar taka þarf afstöðu til þess hver skuli valinn í opinbert starf. Má um það atriði m.a. vísa til álits míns frá 21. nóvember 2000 í máli nr. 2787/1999. Eftir sem áður þarf að taka mið af ýmsum lagakröfum við framkvæmd slíkra viðtala og vinnslu upplýsinga sem aflað er á þennan hátt. Þannig ber m.a. að skrá þær upplýsingar sem fram koma í slíku viðtali í samræmi við 23. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996 hafi þær verulega þýðingu fyrir úrlausn málsins. Mikilvægt er að stjórnvöld fylgi þessu ákvæði þegar upplýsinga er aflað með starfsviðtölum enda er það forsenda þess að umsækjendur fái notið þess réttar sem felst í almennum aðgangi hans að þeim upplýsingum sem snerta málið, sbr. 15. gr. stjórnsýslulaga. Af fyrrnefndum skýringum forsetaskrifstofu til umboðsmanns verður ekki annað ráðið en að upplýsingar um hugmyndir umsækjenda hafi haft verulega þýðingu fyrir ákvörðun um ráðningu í starfið í skilningi 23. gr. upplýsingalaga.

Eins og fram hefur komið miðar athugun stjórnvalds við veitingu opinberra starfa almennt að því að upplýsa hver umsækjenda verði talinn hæfastur til að gegna viðkomandi starfi. Af því leiðir að við framkvæmd viðtala við umsækjendur, sem miða að því að afla upplýsinga sem geta haft afgerandi þýðingu fyrir úrlausn málsins, verður jafnan að gera nokkrar kröfur til þess að samræmis sé gætt við upplýsingaöflunina þannig að stjórnvaldinu sé unnt að leggja mat á umsækjendur út frá hliðstæðum forsendum. Þá tel ég að af rannsóknarreglu 10. gr. stjórnsýslulaga leiði að gera verði ákveðnar kröfur um að spurningar í starfsviðtölum og svör umsækjenda við þeim séu almennt með þeim hætti að af þeim megi draga viðhlítandi ályktun um þau atriði sem ætlunin er að varpa ljósi á.

Samkvæmt framangreindu verður ekki annað séð en að upplýsingar um hugmyndir umsækjenda um starfið hafi verið þáttur í heildarmati forsetaskrifstofu á starfshæfni umsækjenda og hafi haft verulega þýðingu fyrir úrlausn málsins í skilningi 23. gr. upplýsingalaga. Af þessu tilefni og í ljósi þess sem áður segir um skráningarskyldu stjórnvalda og um samspil þeirrar skyldu við upplýsingarétt og andmælarétt aðila tel ég að forsetaskrifstofu hafi borið að skrá niður upplýsingar um hugmyndir umsækjenda um starfið í samræmi við fyrirmæli 23. gr. upplýsingalaga. Þar sem skráningarskyldu var ekki gætt að þessu leyti get ég ekki lagt mat á hvort rannsókn á starfshæfni umsækjenda hafi hvað þetta atriði varðar uppfyllt þær kröfur sem leiða af rannsóknarreglu 10. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993.

4. Rökstuðningur fyrir ráðningu í starfið.

Í kvörtun A eru gerðar athugasemdir við að rökstuðningur forsetaskrifstofu hafi ekki verið í samræmi við ákvæði 22. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 um rökstuðning ákvörðunar um ráðningu í opinbert starf.

Í rökstuðningsbréfum forsetaskrifstofu til A og B, dags. 9. janúar 2010, er gerð almenn grein fyrir þeim umsækjanda sem ráðinn var, þ.e. vikið er að því að hann hafi góð meðmæli, hafi sýnt fram á góða færni í ensku, hafi reynslu af löggæslustörfum, húsvörslu og rekstrarstjórn. Þá hafi hann ágæta menntun að baki, bæði nokkurt háskólanám og ýmis námskeið sem að gagni geti komið í starfinu. Í rökstuðningnum er hins vegar ekki vikið að þeim sjónarmiðum sem lögð voru til grundvallar við ráðningu í starfið og gerð grein fyrir því hvernig sá umsækjandi sem ráðinn var féll að þeim sjónarmiðum. Ég tek þó fram að í síðari rökstuðningsbréfum forsetaskrifstofu til A og B, dags. 2. og 5. febrúar 2010, er gerð nánari grein fyrir menntun og starfsreynslu þess umsækjanda sem ráðinn var. Í síðari bréfunum er þó ekki gerð grein fyrir þeim sjónarmiðum sem lögð voru til grundvallar ákvörðun um ráðningu í starfið.

Ég tel ljóst að upphaflegur rökstuðningur í bréfum forsetaskrifstofu til A og B, dags. 9. janúar 2010, hafi ekki verið í nægjanlegu samræmi við þær reglur sem leiða af 22. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 en úr þessu var hins vegar bætt að verulegu leyti með þeim bréfum sem skrifstofan sendi A og B í byrjun febrúar 2010. Þar er í upphafi lýst hvernig staðið var að undirbúningi ákvörðunar um ráðningu í starfið og gerð grein fyrir verkefnum umsjónarmannsins. Sérstaklega er fjallað um að hvaða leyti akstur er þáttur í verkefnum umsjónarmannsins. Síðan er ítarlega fjallað um menntun og starfsreynslu þess sem ráðinn var í starfið. Í þessum rökstuðningsbréfum er hins vegar ekki, eins og að framan greinir, gerð grein fyrir á hvaða sjónarmiðum val á milli umsækjenda hafi verið byggt, hvort og þá hvaða þættir hafi þar haft sérstakt vægi og hvernig sá umsækjandi sem ráðinn var hafi fallið að þeim.

Í skýringum forsetaskrifstofu til umboðsmanns, dags. 24. júní 2010, kemur fram að þau sjónarmið sem lögð voru til grundvallar ákvörðun um ráðningu í starfið hafi verið enskukunnátta, reynsla og þekking á öryggisvörslu og húsvörslu, tölvureynsla, menntun og hugmyndir umsækjenda um starfið. Af þessum sjónarmiðum hafi sjónarmið um þekkingu og reynslu af öryggisvörslu og hugmyndir umsækjenda um starfið vegið þyngst. Þá hafi verið leitast við að ráða til starfsins þann umsækjanda sem vegna atgervis, persónulegra eiginleika, menntunar, reynslu og aðstæðna væri líklegastur til að sinna starfinu vel.

Af þessu tilefni tek ég fram að í 22. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 er að finna þær lágmarkskröfur sem gerðar eru til efnis rökstuðnings. Þar segir nánar tiltekið í 1. mgr. að í rökstuðningi skuli vísa til þeirra réttarreglna sem ákvörðun stjórnvalds er byggð á og að því marki sem ákvörðun byggist á mati skuli þar greina frá þeim meginsjónarmiðum sem ráðandi voru við matið. Samkvæmt 2. mgr. ákvæðisins skal í rökstuðningi, þar sem ástæða er til, rekja í stuttu máli upplýsingar um þau málsatvik sem höfðu verulega þýðingu við úrlausn málsins.

Í athugasemdum við 22. gr. í frumvarpi því er varð að stjórnsýslulögum kemur fram að í ákvæðinu sé ekki kveðið á um hversu ítarlegur rökstuðningur skuli vera. Að meginstefnu til eigi rökstuðningur stjórnvaldsákvarðana að vera stuttur, en þó það greinargóður að búast megi við því að aðili geti skilið af lestri hans hvers vegna niðurstaða máls hefur orðið sú sem raun varð á. (Alþt. 1992-1993, A-deild, bls. 3303.) Við ráðningu í opinbert starf felst rökstuðningurinn í að skýra hvers vegna það hefur orðið niðurstaða stjórnvaldsins að ráða tiltekinn einstakling úr hópi umsækjenda. Umsækjandi um opinbert starf á hins vegar ekki kröfu á að veitingarvaldshafi lýsi í rökstuðningi til hans hvaða ástæður hafi ráðið því að hann hafi ekki verið ráðinn til starfans. Í rökstuðningi þarf því ekki að koma fram samanburður á þeim úr hópi umsækjenda sem óskað hafa eftir rökstuðningi og þeim sem hlaut starfið. Aðalatriðið er að sá sem óskar eftir rökstuðningi geti almennt gert sér grein fyrir því á grundvelli rökstuðningsins hvers vegna ákveðinn umsækjandi var ráðinn og hvað réð því að hann fékk starfið. Ég vísa í þessu sambandi m.a. í álit mín frá 28. maí 2004 í máli nr. 3989/2004 og frá 24. september 2010 í máli nr. 5893/2010.

Ákvörðun um ráðningu í opinbert starf er að jafnaði matskennd stjórnvaldsákvörðun. Í samræmi við framangreint lagaákvæði ber í rökstuðningi fyrir ákvörðun um veitingu opinbers starfs að gera viðhlítandi grein fyrir þeim meginsjónarmiðum sem réðu því að starfið var veitt þeim umsækjanda er það hlaut, sbr. 1. mgr. 22. gr. stjórnsýslulaga, og eftir atvikum hvert vægi þeirra hafi verið. Þá tel ég að það leiði af 2. mgr. 22. gr. laganna að handhafa veitingarvalds sé skylt að gera í stuttu máli grein fyrir atriðum sem skiptu mestu varðandi starfshæfni þess umsækjanda sem varð fyrir valinu með hliðsjón af þeim sjónarmiðum sem byggt var á. Í þessu sambandi verður að taka tillit til þess að ekki er hægt að gera ráð fyrir að umsækjendur um störf hafi vitneskju um þær staðreyndir varðandi aðra umsækjendur sem talið er að skipti mestu máli við mat á starfshæfni þeirra.

Með hliðsjón af framangreindu tel ég að í rökstuðningi forsetaskrifstofu fyrir ráðningu í umrætt starf hafi verið þörf á því að gera grein fyrir þeim sjónarmiðum sem lögð voru til grundvallar við ákvörðun um ráðninguna, og rakin voru í skýringum skrifstofunnar til mín, ásamt því hvaða sjónarmið höfðu aukið vægi, sbr. 1. mgr. 22. gr. stjórnsýslulaga. Þá tel ég að þörf hafi verið á því að gera grein fyrir því hvernig sá umsækjandi sem ráðinn var féll að þeim sjónarmiðum, sbr. 2. mgr. 22. gr. sömu laga. Í því sambandi hefði m.a. verið rétt að gera grein fyrir því í hverju hugmyndir þess umsækjanda sem ráðinn var um starfið hafi verið fólgnar, sbr. álit mín frá 30. maí 2005 í máli nr. 4205/2004 og frá 21. mars 2006 í máli nr. 4210/2004.

Þar sem þessa var ekki gætt er það niðurstaða mín að rökstuðningur forsetaskrifstofunnar fyrir ráðningu í starfið hafi að þessu leyti ekki verið í samræmi við fyrirmæli 1. og 2. mgr. 22. gr. stjórnsýslulaga.

5. Birting ákvörðunar og leiðbeiningar um rétt til rökstuðnings.

Samkvæmt gögnum málsins bárust A og B tölvubréf frá starfsmanni forsetaskrifstofu 29. desember 2009 þar sem þeim var tilkynnt að búið væri að ráða í starf umsjónarmanns á Bessastöðum. Í bréfunum var hins vegar ekki tekið fram hver hefði verið ráðinn í starfið.

Af þessu tilefni tek ég fram að í 20. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 eru að finna ákvæði um birtingu stjórnvaldsákvarðana og leiðbeiningarskyldu stjórnvalda um nánar tilgreind atriði. Samkvæmt 1. mgr. 20. gr. stjórnsýslulaga er stjórnvaldi skylt að tilkynna aðila máls um ákvörðun sína í máli eftir að hún hefur verið tekin, nema það sé augljóslega óþarft. Í athugasemdum greinargerðar við ákvæðið í frumvarpi því er varð að stjórnsýslulögum kemur fram að í birtingarreglu 1. mgr. 20. gr. felist að birta beri aðila máls efni þeirrar ákvörðunar sem bindur enda á stjórnsýslumál. (Alþt. 1992-1993, A-deild, bls. 3300.)

Hefur verið gengið út frá því að í þessu ákvæði felist að í tilkynningu um ráðningu í opinbert starf þurfi almennt að gera öllum umsækjendum grein fyrir niðurstöðu stjórnvalds um hvaða umsækjanda hafi verið veitt starfið, sbr. m.a. álit mitt frá 4. júní 1999 í máli nr. 2202/1997, en slíkt getur verið forsenda þess að umsækjandi sem telur á sér brotið með ákvörðuninni leiti réttar síns gagnvart veitingarvaldshafa. Ég tel því að forsetaskrifstofu hafi borið að gera A og B grein fyrir því hvaða umsækjandi hefði verið ráðinn þegar þeim var tilkynnt um ráðninguna með tölvubréfi, dags. 29. desember 2009. Ég tek þó fram að í síðari rökstuðningsbréfum forsetaskrifstofu til þeirra, dags. 2. og 5. febrúar 2010, er sérstaklega gerð grein fyrir því að Chafi verið ráðinn í starf umsjónarmanns á Bessastöðum.

Í fyrrnefndum tölvubréfum forsetaskrifstofu til A og B, dags. 29. desember 2009, þar sem þeim var tilkynnt að búið væri að ráða í starfið voru heldur ekki veittar leiðbeiningar um rétt þeirra til rökstuðnings ákvörðunarinnar. Í skýringum forsetaskrifstofu til umboðsmanns um þetta atriði kemur fram að embætti forseta Íslands beri eins og öðrum stjórnvöldum að leiðbeina um rétt til rökstuðnings við töku stjórnvaldsákvarðana á grundvelli 1. tölul. 2. mgr. 20. gr. stjórnsýslulaga ef rökstuðningur fylgir ekki ákvörðun. Slíkt hafi ekki verið gert í þessu tilviki en embættið geri sér grein fyrir þessari skyldu og muni tryggja að eftir henni verði farið eftirleiðis. Með vísan til þessara skýringa forsetaskrifstofu tel ég ekki ástæðu til að aðhafast frekar vegna þessa atriðis.

V. Niðurstaða.

Með vísan til þess sem að framan er rakið er það niðurstaða mín að sú ákvörðun að ráða einstakling í starf umsjónarmanns á Bessastöðum sem ekki uppfyllti skilyrði um meirapróf sem fram kom í auglýsingu starfsins á því tímamarki þegar hann sótti um starfið og ráðið var í það hafi ekki verið í samræmi við lög.

Það er einnig niðurstaða mín að forsetaskrifstofa hafi ekki gætt þess að haga málsmeðferð sinni við öflun umsagna um umsækjendur og skráningu upplýsinga úr viðtölum í samræmi við þær skyldur sem leiða af 23. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996.

Þá er það niðurstaða mín að rökstuðningur forsetaskrifstofu fyrir ráðningu í starf umsjónarmanns á Bessastöðum hafi ekki verið í samræmi við fyrirmæli 22. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993.

Það er álit mitt að ólíklegt sé að þeir annmarkar sem voru á meðferð málsins samkvæmt framangreindu leiði til ógildingar á ákvörðun um ráðningu í starfið þegar litið er til hagsmuna þess einstaklings sem ráðinn var og þess að honum hefur verið gert að afla sér þeirra réttinda sem sett voru sem almennt hæfiskilyrði til að gegna starfinu. Með tilliti til atvika í þessu máli eru það tilmæli mín til forsetaskrifstofu að leitað verði leiða til að rétta hlut A og B þar sem meðferð málsins var ekki í samræmi við lög að því er laut að því að ráða í starfið umsækjanda sem ekki uppfyllti það almenna hæfisskilyrði sem sett hafði verið fram í auglýsingu um meirapróf til aksturs bifreiða. Að öðru leyti verður það að vera verkefni dómstóla að fjalla um hugsanlegar afleiðingar þeirra annmarka sem voru á meðferð þessa máls af hálfu forsetaskrifstofunnar telji A og B tilefni til að hafa uppi frekari kröfur af því tilefni, þ.m.t. bótakröfur.

Ég beini jafnframt þeim tilmælum til forsetaskrifstofunnar að hún taki framvegis mið af þeim sjónarmiðum sem fram koma í áliti þessu.