A, B, C og D kvörtuðu yfir ákvörðun mennta- og menningarmálaráðherra um að skipa E í embætti þjóðleikhússtjóra. Kvörtunin beindist að broti á jafnræðisreglu stjórnsýslulaga við ráðningarferli í embættið, brotum á starfsreglum þjóðleikhúsráðs við umsagnarvinnu í lögskipuðu ráðningarferli, vanhæfni þjóðleikhúsráðs sem umsagnaraðila um hæfni umsækjenda, brotum starfsmanna ráðuneytisins í vinnsluferli umsókna, broti á upplýsingaskyldu í viðtölum við umsækjendur, rökstuðningi við skipunina og stjórnsýslu á öllum stigum ráðningarferlisins. M.a. kom fram að starfandi þjóðleikhússtjóri hefði verið í hópi umsækjenda og hefði í starfi sínu haft aðgang að öllum upplýsingum um fjármál og rekstraráætlunum.
Umboðsmaður Alþingis lauk athugun sinni á málinu með bréfi, dags. 30. desember 2011, með vísan til a-liðar 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis.
Umboðsmaður fékk ekki annað séð en að ákvörðun um skipun í embætti þjóðleikhússtjóra hefði byggst á heildstæðu mati á mörgum þáttum. Með hliðsjón af því svigrúmi sem játa yrði veitingarvaldshafa við skipun í opinbert embætti og þegar litið væri til gagna málsins varð það niðurstaða umboðsmanns að hann hefði ekki forsendur til að gera athugasemdir við ákvörðun ráðherra um að skipa E í embætti þjóðleikhússtjóra. Þá fékk umboðsmaður ekki séð að gögn málsins gæfu til kynna að embættinu hefði verið ráðstafað fyrirfram.
Þótt E, sem var starfandi þjóðleikhússtjóri, hefði verið á meðal umsækjenda um embættið og þjóðleikhúsráð hefði, í samræmi við lögbundið hlutverk sitt fjallað um rekstrar- og fjármál Þjóðleikhússins, féllst umboðsmaður ekki á að ráðið hefði verið vanhæft til að veita umsögn um umsækjendur enda væri gerð ráð fyrir því í leiklistarlögum nr. 138/1998.
Umboðsmaður fékk ekki séð að athugasemdir í bréfi E til mennta- og menningarmálaráðherra vegna andmæla, sem einn umsækjenda birti opinberlega við umsögn þjóðleikhúsráðs um hæfni umsækjenda, hefðu beinst sérstaklega að persónu umsækjandans eða hæfni hans til að gegna embættinu. Umboðsmaður fékk því ekki séð að athugasemdirnar hefðu verið þess efnis að ráðuneytinu hefði borið að veita honum andmælarétt samkvæmt 13. gr. stjórnsýslulaga og taldi því ekki ástæðu til að aðhafast vegna þess atriðis í kvörtuninni.
Að lokum taldi umboðsmaður ekki ástæðu til aðhafast frekar vegna svara mennta- og menningarmálaráðuneytisins við tilteknum fyrirspurnum sem umsækjendurnir sendu ráðuneytinu eftir að tilkynnt var um embættisveitinguna og sneru einkum að því hvaða upplýsingar starfandi þjóðleikhússtjóri hefði haft um fyrirsjáanlegan niðurskurð í Þjóðleikhúsinu og hvers vegna þeir hefðu ekki hlotið stöðuna. Umboðsmaður benti þar á að í ljósi starfsauglýsingarinnar hefði mátt gera ráð fyrir því að umsækjendur ættu sjálfir frumkvæði að því að afla upplýsinga sem þeir töldu þörf á um hlutverk og starfsemi Þjóðleikhússins, þ. á m. upplýsinga um fjármál þess, enda hefði verið ljóst að fyrirhugaður væri niðurskurður í opinberum rekstri. Þá benti umboðsmaður að að ekki hefði verið talið að umsækjandi um opinbert embætti ætti kröfu á að í rökstuðningi til hans kæmi fram hvaða ástæður hefðu ráðið því að hann hefði ekki verið skipaður til starfans.
Umboðsmaður lauk athugun sinni á málinu en ákvað þó að rita mennta- og menningarmálaráðherra bréf þar sem hann gerði tilteknar athugasemdir stjórnsýslu í málinu.
Umboðsmaður taldi að þjóðleikhúsráð hefði mátt gera grein fyrir því í umsögn sinni hvernig þeir tveir umsækjendur sem ráðið taldi hæfasta féllu að þeim sjónarmiðum sem ráðið byggði á við mat sitt og hvernig þeir þættir nýttust í embættinu. Ráðið hefði því mátt gera betur grein fyrir því hvernig það komst að þeirri niðurstöðu sinni að telja umsækjendurna tvo hæfasta. Þar sem ekki varð annað séð en að mennta- og menningarmálaráðuneytið hefði lagt sjálfstætt mat á umsækjendur, aflað sjálft upplýsinga og haft undir höndum öll gögn málsins ákvað umboðsmaður þó að aðhafast ekki að öðru leyti en að koma á framfæri ábendingu um að þetta hefði mátt betur fara. Umboðsmaður benti líka á að rétt væri að þjóðleikhúsráð setti sér vinnureglur um mat á hæfni umsækjenda í samræmi við fyrirmæli reglugerðar nr. 117/2009, hefði það ekki þegar verið gert.
Þá féllst umboðsmaður ekki á að fundir þjóðleikhúsráðs, þar sem rætt var um fyrirhugaða skipun í embætti þjóðleikhússtjóra, hefðu ekki verið formlegir fundir heldur taldi hann að ráðinu hefði borið að halda gerðabók um fundina og færa til bókar hverjir voru mættir til hvers fundar og það sem fram fór á fundinum. Umboðsmaður taldi jafnframt að eftir að í ljós kom að starfandi þjóðleikhússtjóri var í hópi umsækjenda og í ljósi fyrirætlunar um að spyrja umsækjendur hvernig þeir myndu standa að niðurskurði eða samdráttaraðgerðum hefði verið í betra samræmi við vandaða stjórnsýsluhætti að vekja athygli umsækjenda á því að þeir ættu kost á því kynna sér fyrirliggjandi upplýsingar um stöðu fjármála Þjóðleikhússins og ákvarðanir um sparnað í rekstri þess.
Í ljósi þeirrar grundvallarreglu að velja beri hæfasta umsækjanda um starf tók umboðsmaður enn fremur fram að hann féllist ekki á þá afstöðu ráðuneytisins að sérstök sjónarmið eða aðstæður þyrftu að koma til svo að starfandi forstöðumaður fengi ekki endurráðningu í embætti sem hann gegnir. Þar sem ekki varð annað séð en að ákvörðun um skipunina hefði í reynd byggst á heildarmati á umsækjendum taldi hann þó ekki ástæðu til að aðhafast frekar vegna þessa atriðis.
Að lokum taldi umboðsmaður að mennta- og menningarmálaráðuneytinu hefði borið að gera grein fyrir því hvernig E féll að sjónarmiðum sem byggt var á við skipunina, þ.e. í hverju reynsla og menntun hennar var fólgin og benti ráðuneytinu á að gæta framvegis betur að því atriði.