A kvartaði yfir málsmeðferð við töku ákvörðunar stjórnar Íbúðalánasjóðs um að skipa B í embætti framkvæmdastjóra sjóðsins, en A var á meðal umsækjenda. A taldi að B hefði ekki verið hæfasti umsækjandinn og í kvörtun hans kom jafnframt fram að hann teldi gagnrýni sína á Íbúðalánasjóð hafi haft áhrif á niðurstöðu málsins. A taldi einnig að rökstuðningi stjórnarinnar fyrir skipuninni hefði verið ábótavant. Þá gerði hann athugasemdir við að ekki hefði verið aflað umsagna meðmælenda um sig, en í rökstuðningi stjórnarinnar kom fram að meðmæli B hefðu haft vægi við ákvörðun um skipun í embættið.
Umboðsmaður Alþingis lauk athugun sinni á málinu með bréfi, dags. 28. desember 2011, með vísan til a-liðar 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis.
Í skýringum Íbúðalánasjóðs kom m.a. fram að sérstaklega hefði verið leitað eftir umsögnum um þriðja umsækjanda, sem var boðið starfið en hafnaði því, og að stjórnin hefði verið upplýst um meðmæli með B sem aflað hefði verið vegna umsóknar hans um annað starf. Um hefði verið að ræða „lokaskimun“ áður en umsækjendunum var boðið starfið. Þá hefði meðmælabréf fylgt umsókn B. Í ljósi þessara skýringa taldi umboðsmaður sér ekki fært að fullyrða að brotið hefði verið gegn rannsóknarreglu stjórnsýsluréttarins með því að afla ekki umsagna um A. Þá fékk umboðsmaður ekki annað séð en að ákvörðun um skipun í embætti framkvæmdastjóra Íbúðalánasjóðs hefði byggst á heildstæðu mati á mörgum þáttum. Með hliðsjón af því svigrúmi sem játa yrði veitingarvaldshafa við skipun í opinbert embætti og þegar litið væri til rökstuðnings stjórnarinnar fyrir ákvörðuninni, skýringa stjórnarinnar og umsagnargagna A og B var það niðurstaða umboðsmanns að ekki væru forsendur til þess af sinni hálfu að gera athugasemdir við ákvörðun stjórnar Íbúðalánasjóðs um að skipa B í embættið.
Í tilefni af athugasemdum A við að B hefði ekki verið á meðal þeirra fjögurra umsækjenda sem ráðningarfyrirtæki, er aðstoðaði stjórn Íbúðalánasjóðs við undirbúning ákvörðunarinnar, taldi hæfasta og fjallaði um í samanburðarskýrslum, tók ummboðsmaður fram að hann fengi ekki betur séð en að ákvörðun stjórnarinnar um að boða fleiri umsækjendur til viðtals við sig en þá sem ráðningarfyrirtækið mat hæfasta hefði verið í samræmi við sjónarmið sem leiða af óskráðum meginreglum stjórnsýsluréttar um að stjórnvaldi beri að leggja sjálfstætt mat á allar umsóknir sem berast um starfið áður en ákveðið er hversu margir umsækjendur koma til viðtals.
Að lokum tók umboðsmaður fram að ekkert í gögnum málsins veitti sér nægar forsendur til að fullyrða að gagnrýni A á Íbúðalánasjóð hefði haft þýðingu við skipun í embættið og því teldi hann ekki tilefni til frekari umfjöllunar um það.
Umboðsmaður lauk athugun sinni á málinu en ákvað þó að rita stjórn Íbúðalánasjóðs bréf þar sem hann gerði athugasemdir við stjórnsýslu í málinu.
Umboðsmaður gerði athugasemdir við að embættið hefði eingöngu verið auglýst í tveimur dagblöðum og á Starfatorgi en ekki í Lögbirtingablaði, sbr. 7. gr. laga nr. 70/1996, um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins, en í ljósi þeirra skýringa að um mistök hefðu valdið því taldi hann ekki ástæðu til að aðhafast frekar vegna þess.
Umboðsmaður taldi sig ekki geta fullyrt um það hvort aðkoma stjórnar Íbúðalánasjóðs að vali á fjórtán umsækjendum sem voru boðaðir í fyrstu viðtöl hjá ráðningarfyrirtæki hefði fullnægt kröfum sem leiða af meginreglu stjórnsýsluréttar um nauðsyn á aðkomu stjórnvaldsins sjálfs að ákvörðunum sem hafa verulega þýðingu gagnvart umsækjendum í ráðningarferli. Þá fékk hann ekki heldur að fullu ráðið að hvaða leyti stjórn Íbúðalánasjóðs lagði sjálfstætt mat á umsækjendurna fjórtán áður en fjórir nánar tilgreindir umsækjendur voru boðaðir til viðtals við stjórnina þótt ráða mætti af gögnum málsins að slíkt mat hefði farið fram eftir að tiltekinn umsækjandi afþakkaði boð stjórnarinnar um að taka við embættinu. Umboðsmaður taldi því rétt að koma því á framfæri að hugað yrði að þessum þáttum við meðferð mála í tilefni af ráðningum í störf hjá stofnuninni.
Þar sem fyrir lá að stjórn Íbúðalánasjóðs fékk ekki afhent persónuleikapróf sem ráðningarfyrirtækið lagði fyrir umsækjendurna fjórtán, önnur gögn sem sérstaklega var vísað til í rökstuðningi fyrir ráðningunni var ekki að finna í gögnum málsins og ekki varð ráðið í hvaða mæli aðrar upplýsingar sem ráðningarfyrirtækið aflaði lágu fyrir hjá stjórninni minnti umboðsmaður á nauðsyn þess að stjórn Íbúðalánasjóðs kallaði eftir öllum gögnum sem ráðningarfyrirtæki, sem stofnunin leitar aðstoðar hjá, hefði aflað og minnti í því sambandi á að gögn og upplýsingar sem aflað væri í tengslum við ráðningu í opinbert starf, svo sem upplýsingar sem fram koma í viðtölum, væru háðar reglum um upplýsingarétt málsaðila og skráningar- og varðveisluskyldu stjórnvalda.
Þá taldi umboðsmaður að þrátt fyrir að ekki yrðu gerðar athugasemdir við að fulltrúar ráðningarfyrirtækis hefðu rætt munnlega við fyrirsvarsmenn Íbúðalánasjóðs á fundi um starfsviðtöl sem fyrirtækið tók yrði að áskilja að samhliða munnlegri upplýsingagjöf lægju fyrir skriflegar upplýsingar um viðtölin svo stjórnvaldinu væri fært að meta á þeim grundvelli hvort skilyrði 23. gr. upplýsingalaga væru uppfyllt. Jafnframt væri í betra samræmi við vandaða stjórnsýsluhætti að skrá þegar í upphafi upplýsingar sem fram koma í viðtölum við umsækjendur um opinbert starf jafnvel þótt ekki sé fyrirfram ljóst að þær muni hafa verulega þýðingu fyrir úrlausn málsins. Auk þess fékk umboðsmaður ekki annað séð en að í viðtölum stjórnar Íbúðalánasjóðs við umsækjendur hefðu komið fram upplýsingar sem gátu haft þýðingu við mat á umsækjendum og því hefði borið að skrá þær og varðveita, sbr. 22. og 23. gr. upplýsingalaga.
Til viðbótar þessu gerði umboðsmaður athugasemdir við að upplýsingar um framtíðarsýn B og annarra umsækjenda hefðu ekki verið skráðar og varðveittar í samræmi við ákvæði upplýsingalaga. Hann taldi auk þess að með tilliti til 2. mgr. 22. gr. stjórnsýslulaga og þess að framtíðarsýn B hefði m.a. legið til grundvallar ákvörðun um skipunina hefði átt að gera nánari grein fyrir framtíðarsýn B í rökstuðningi stjórnar fyrir ákvörðuninni.
Að lokum taldi umboðsmaður að Íbúðalánasjóði hefði sjálfum borið að tilkynna umsækjendum um ákvörðun sína um skipunina í stað þess að fela ráðningarfyrirtækinu að gera það. Í ljósi þeirra skýringa að misskilningur milli stjórnarinnar og fyrirtækisins hefði leitt til þessa og þeirrar afstöðu stjórnarinnar að henni hafi borið að tilkynna umsækjendum um lyktir málsins, sbr. 1. mgr. 20. gr. stjórnsýslulaga, taldi umboðsmaður þó ekki ástæðu til að aðhafast frekar vegna þessa atriðis.