Bréf

Bréf setts umboðsmanns Alþingis til velferðarráðuneytisins hljóðar svo:

I.

Ég vísa til fyrri bréfaskipta vegna sumarlokana Sjúkratrygginga Íslands og úrskurðarnefndar almannatrygginga. Með bréfi 12. júlí sl. var þess óskað að mér yrðu veittar upplýsingar um hvort velferðarráðuneytinu hefði verið kunnugt um breytingar á afgreiðslutíma þessara stjórnvalda og hvers vegna þær voru taldar nauðsynlegar. Jafnframt var óskað eftir afstöðu ráðuneytisins til þess hvort og þá hvernig slíkir starfshættir samrýmdust sjónarmiðum um málshraða í stjórnsýslu og sjónarmiðum um vandaða stjórnsýsluhætti. Teldi ráðuneytið svo ekki vera var óskað upplýsinga um hvernig það hygðist bregðast við gagnvart viðkomandi stjórnvöldum. Mér hafa nú borist bréf ráðuneytisins 30. júlí sl. ásamt minnisblaði úrskurðarnefndar almannatrygginga og skýringum Sjúkratrygginga Íslands til ráðuneytisins í tilefni af fyrirspurn minni.

II.

Í minnisblaði úrskurðarnefndar almannatrygginga til velferðarráðuneytisins segir:

„Vegna orlofstöku skrifstofu úrskurðarnefndar almannatrygginga svo og nefndarmanna var sú ákvörðun tekin að setja þau skilaboð á símsvara skrifstofunnar að lokað væri á skrifstofunni frá 1. júlí til og með 2. ágúst 2013.

Þar sem engir starfsmenn eru ráðnir á skrifstofuna yfir sumartímann til afleysinga vegna lögbundinnar orlofstöku starfsmanna, er þessi leið farin. Það þykir einnig hagkvæmari kostur að beina sem flestum í þann farvegi að taka orlof í júlí þannig að sem stystur tími líði milli funda. En á þann hátt er hægt að halda uppi góðum hraða í vinnslu mála, sem er nauðsynlegt sbr. 6. mgr. 8. gr. laga um almannatryggingar nr. 100/2007.

Síðan er rétt að benda á að þrátt fyrir þær upplýsingar sem fram koma á símsvara úrskurðarnefndarinnar er alltaf einhver starfsmaður skrifstofunnar að störfum á framangreindu tímabili. Allur póstur sem berst skrifstofunni er flokkaður og bréf rituð í framhaldinu ef þurfa þykir, þannig að meðferð mála heldur áfram þrátt fyrir lokun síma. Einnig er öllum tölvupóstum svarað sem sendir eru til úrskurðarnefndarinnar á lokunartímabilinu. Þeir aðilar sem koma í afgreiðslu skrifstofunnar fá alla þjónustu og upplýsingar sem unnt er að veita. Í því samhengi þykir þó rétt að benda á að ekki hafi verið hægt að tilkynna það á símsvaranum að opið væri í afgreiðslunni, þá væri staðan nánast sú sama og ef opið væri fyrir símann. Með þeim hætti væri tilganginum með lokuninni ekki náð.

Mikið álag hefur verið vegna símhringinga hjá úrskurðarnefndinni og þykir því nauðsynlegt að fara þessa leið þar sem fáliðað er á umræddu tímabili.

Úrskurðarnefnd almannatrygginga fundaði síðast 10. júlí sl. og er næsti fundur fyrirhugaður í byrjun ágúst. Engar tafir verða á afgreiðslu málanna þrátt fyrir að síminn sé lokaður á framangreindu tímabili, það er því niðurstaða úrskurðarnefndarinnar að farið sé eftir ákvæði um málshraða sem kveðið er á um í 1. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993.

Samkvæmt 6. mgr. 8. gr. laga um almannatryggingar nr. 100/2007 skal kveða upp úrskurð svo fljótt sem unnt er og eigi síðar en þremur mánuðum eftir að nefndinni berst mál. Með hliðsjón af meðferð mála hjá úrskurðarnefnd almannatrygginga á umræddu tímabili verður ekki séð að málum ætti að seinka vegna þeirrar lokunar sem gerð er í júlí hjá úrskurðarnefndinni. Þegar af þeirri ástæðu er ekki litið svo á, að um sé að ræða brot á reglu um málshraða samkvæmt framangreindu ákvæði.

Rétt þykir þó að benda á að vegna lokunar hjá Sjúkratryggingum Íslands á tímabilinu 18. júlí til og með 7. ágúst 2013 getur komið til þess að greinargerðir sem úrskurðarnefndin óskar eftir á því tímabili frá Sjúkratryggingum berist ekki innan þess frests sem óskað er eftir. Málum gæti því seinkað vegna lokunar hjá Sjúkratryggingum Íslands.

Telji umboðsmaður Alþingis framangreinda lokun hjá úrskurðarnefnd almannatrygginga með hliðsjón af framangreindum rökum á einhvern hátt brjóta gegn jafnræði í stjórnsýslunni eða sé ekki í samræmi við lög verður að sjálfsögðu tekið tillit til þess. Ef það verður niðurstaða umboðsmanns Alþingis að ekki sé um lögmæta lokun að ræða þá er óskað eftir svörum við því hvort standa mætti að tímabundinni lokun á einhvern annan hátt með hliðsjón af framangreindum aðstæðum.“

Í svarbréfi velferðarráðuneytisins til mín segir svo um sumarlokun úrskurðarnefndar almannatrygginga:

„Ráðuneytinu var ekki kunnugt um sumarlokun úrskurðarnefndar almannatrygginga. Ráðuneytið gerir ekki athugasemdir við þær skýringar sem koma fram í svarbréfi úrskurðarnefndar almannatrygginga varðandi afgreiðsluhraða og vandaða stjórnsýsluhætti á meðan sumarlokunin varir. Í bréfinu er meðal annars bent á að ávallt sé einhver starfsmaður í vinnu á þessum tíma sem sinnir innkomnum erindum sem og þeim aðilum sem koma í afgreiðsluna. Ráðuneytið telur engu að síður æskilegt að skoða hvort ekki megi stytta opnunartíma afgreiðslunnar yfir hásumarleyfistímann í stað þess að tilkynna á símsvaranum að afgreiðslan sé lokuð.“

III.

Í skýringum Sjúkratrygginga Íslands sem fylgdu bréfi velferðarráðuneytisins til mín segir:

„Því er til að svara að sumarlokun SÍ árið 2013 var ákveðin í tengslum við rekstraráætlun stofnunarinnar. Velferðarráðuneytinu var fyrst gerð grein fyrir henni 26. nóvember 2012, sbr. meðfylgjandi tölvupóst. Rekstraráætlunin og sumarlokunin voru einnig rædd á sérstökum fundi í Velferðarráðuneytinu um stöðu og horfur í rekstri SÍ, sem haldinn var 10. janúar 2013.

SÍ telja að með sumarlokun í þrjár vikur sé verið að lágmarka þjónustuskerðingu sem þröng fjárhagsstaða veldur. Með öðrum orðum þá telja SÍ sig gera það best með því að afmarka skerðinguna og bregðast skipulega við henni. Án sumarlokunar megi líkja ástandinu við örtröð fyrir framan afgreiðsluborð. Með lokuninni er viðskiptavinum sem eiga brýnt erindi boðið að fara í biðröð, en hinir hvattir til að koma á öðrum tíma. Þjónustustigið er fyrirsjáanlegt og enginn þarf að olnboga sig að afgreiðsluborðinu.

Þjónusta SÍ er margþætt og fjölmörg erindi krefjast þess að 2-5 starfsmenn komi að afgreiðslu þeirra. Samræmd og samhæfð orlofstaka starfsmanna hefur þannig mikla þýðingu til að tryggja skilvirka afgreiðslu. Án fjölgunar starfsmanna er einhver þjónustuskerðing óhjákvæmileg, en jafnframt eftirsóknarvert að hún sé eins lítil og frekast má verða. Góður fyrirvari, markviss kynning og sú ákvörðun að hafa sumarlokunina þegar álagið er minnst skipta því einnig miklu máli.

Það er af og frá að sumarlokun SÍ geti talist í andstöðu við 1. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. SÍ hafa útfært hana þannig að allri bráðaþjónustu verður sinnt og þess gætt að sumarleyfi starfsmanna tefji ekki úrlausn mála sem krefjast skjótrar afgreiðslu. Margþættri rafrænni afgreiðslu er heldur ekki lokað og eftirlit með henni tryggt. Gagnvart viðskiptavinunum snýst sumarlokunin fyrst og fremst um tilhliðrun erinda sem hægt er að flýta afgreiðslu á og/eða mega bíða, t.d. greiðsluuppgjör til veitenda heilbrigðisþjónustu.“

Í svarbréfi velferðarráðuneytisins til mín segir svo um sumarlokun Sjúkratrygginga Íslands:

„Ráðuneytinu barst ekki formleg tilkynning um fyrirhugaða sumarlokun Sjúkratrygginga Íslands en hún var kynnt óformlega um síðustu áramót í tengslum við gerð rekstraráætlunar stofnunarinnar fyrir árið 2013. Þótt sumarfrí starfsmanna Sjúkratrygginga geti hægt á afgreiðsluhraða þeirra erinda sem stofnuninni berast telur ráðuneytið æskilegt að afgreiðsla stofnunarinnar sé opin yfir sumartímann. Ráðuneytið gerir ekki athugasemdir við þær skýringar sem fram koma í svarbréfi Sjúkratrygginga varðandi afgreiðsluhraða og vandaða stjórnsýsluhætti á meðan sumarlokunin varir. Jafnframt er rétt að benda á að stofnunin sinnir allri bráðaþjónustu og þeim málum sem krefjast skjótrar afgreiðslu. Ráðuneytið mun framvegis beina þeim tilmælum til þeirra stofnana sem undir það heyra að halda uppi nauðsynlegri þjónustu yfir sumartímann og grípa ekki til sumarlokana.“

IV.

Í ljósi þess að velferðarráðuneytið hyggst mælast til þess að stofnanir sem undir það heyra haldi uppi nauðsynlegri þjónustu yfir sumartímann og grípi ekki til sumarlokana tel ég ekki tilefni til að aðhafast frekar vegna málsins á grundvelli þeirrar heimildar sem mér er veitt með 5. gr. laga nr. 85/1997. Í tilefni af því að í sjálfvirkum svarpósti úr almennu netfangi Sjúkratrygginga Íslands, sjukra@sjukra.is, kemur fram að póstur sendur í það netfang verði hvorki lesinn né geymdur á meðan á sumarlokun stendur, vænti ég þess, í ljósi svara ráðuneytisins til mín, að tryggt verði að málsmeðferð stofnunarinnar og varðveisla gagna muni að þessu leyti einnig samrýmast gildandi reglum í lögum nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands og IX. kafla stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Athugun minni er lokið, sbr. b-lið 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997.

Róbert R. Spanó.