Álit

I. Kvörtun.

Hinn 18. ágúst 2014 leitaði A til umboðsmanns Alþingis og kvartaði yfir ákvörðun Höfuðborgarstofu um að synja honum um aðgang að umbeðnum gögnum í tengslum við ráðningu deildarstjóra markaðs- og kynningardeildar Höfuðborgarstofu en hann var meðal umsækjenda um starfið. Höfuðborgarstofa starfar á vegum menningar- og ferðamálaráðs Reykjavíkurborgar.

Ég lauk máli þessu með áliti, dags. 9. febrúar 2015.

II. Málavextir.

Reykjavíkurborg auglýsti starf deildarstjóra markaðs- og kynningardeildar Höfuðborgarstofu laust til umsóknar 12. janúar 2014. Alls bárust 66 umsóknir um starfið en eftir yfirferð umsókna og flokkun í þrjá flokka, A, B og C, voru 18 umsækjendur valdir í A-flokk og var

A þar á meðal. Níu einstaklingum úr A-flokki var síðan boðið í forviðtal en A var ekki þar á meðal. Að loknu því ferli var einn þeirra umsækjenda sem hafði verið boðaður í viðtal ráðinn í starfið.

Af gögnum málsins verður ráðið að A hafi óskað eftir rökstuðningi fyrir ákvörðuninni með tölvubréfi, dags. 3. mars 2014. Með bréfi, dags. 15. sama mánaðar, hafi hann jafnframt óskað eftir „[upplýsingum] um stigagjöf eða rökstuðning sérhvers þeirra aðila sem sáu um umsóknarferlið [...] um umsóknir umsækjenda (allra þeirra sem sóttu um [...])“. Þá tók hann fram að ef framangreindar upplýsingar lægju ekki fyrir væri óskað eftir gögnum um þær upplýsingar (stigagjöf/rökstuðning) sem hefðu verið veittar munnlega, sbr. 27. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012.

Rökstuðningur Höfuðborgarstofu barst honum með tölvubréfi, dags. 17. mars 2014. Þar var beiðni hans um umbeðin gögn hafnað með vísan til 7. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012 með þeim rökstuðningi að upplýsingar um málefni starfsmanna tækju ekki til gagna í málum sem vörðuðu umsókn um starf. Var athygli hans vakin á kærurétti til úrskurðarnefndar um upplýsingamál samkvæmt 1. mgr. 20. gr. sömu laga.

Í kjölfarið leitaði A til umboðsmanns með kvörtun, dags. 24. mars 2014, þar sem m.a. voru gerðar athugasemdir við ákvörðun Höfuðborgarstofu um að synja honum um gögn málsins. Af því tilefni var Reykjavíkurborg ritað bréf daginn eftir þar sem bent var á að margsinnis hefði verið fjallað um aðgang umsækjenda um opinber störf að gögnum máls af hálfu umboðsmanns Alþingis. Lagt hefði verið til grundvallar að umsækjendur um opinber störf væru aðilar að því máli og að ákvæði 15.-19. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 ættu því við um rétt þeirra til aðgangs að gögnum máls. Hér reyndi því ekki á ákvæði upplýsingalaga. Með vísan til framangreinds var þess óskað að Reykjavíkurborg lýsti afstöðu sinni til þess hvort beiðni A um aðgang að gögnum hefði verið byggð á réttum lagagrundvelli.

Svarbréf Reykjavíkurborgar barst embættinu 31. júlí 2014 þar sem tilkynnt var að þeim tilmælum hefði verið beint til Höfuðborgarstofu að taka ákvörðun sína um að synja A um aðgang að gögnum til endurskoðunar og afgreiða beiðni hans á réttum lagagrundvelli.

Með bréfi, dags. 28. júlí 2014, upplýsti Höfuðborgarstofa A um að fyrri ákvörðun, um að synja honum um gögn málsins, hefði verið tekin til endurskoðunar þar sem hún hefði ekki verið byggð á réttum lagagrundvelli. Umsækjendur um opinber störf teldust aðilar að því máli og ættu því rétt á aðgangi að skjölum og gögnum er málið varðaði í samræmi við 15.-17. gr. stjórnsýslulaga. Beiðni hans um afhendingu gagna bæri því að afgreiða á grundvelli stjórnsýslulaga. Meðfylgjandi bréfinu var stigagjöf þeirra 18 umsækjenda sem valdir voru í A-flokk út frá upplýsingum í starfsferilskrám.

Með bréfi, dags. 13. ágúst 2014, fékk A auk þess senda umsókn og ferilskrá þess umsækjanda sem ráðinn var í starfið en var synjað um aðgang að öðrum umbeðnum gögnum með vísan til 17. gr. stjórnsýslulaga. Var það rökstutt með þeim hætti að „einkahagsmunir þeirra er gögnin varða [vægju] þyngra en hagsmunir [hans] af því að fá gögnin afhent“.

III. Samskipti umboðsmanns Alþingis og stjórnvalda.

Gögn málsins bárust embætti umboðsmanns 31. júlí og 8. október 2014 samkvæmt beiðni þar um. Í tilefni af kvörtun A ritaði ég Höfuðborgarstofu bréf, dags. 17. september 2014. Þar var annars vegar var óskað eftir því að Höfuðborgarstofa veitti nánari skýringar á því mati sínu að einstök gögn og upplýsingar í þeim teldust til einkahagsmuna sem væru „mun ríkari“ en hagsmunir aðila máls af því að notfæra sér vitneskju úr þeim. Ég benti í því sambandi á að það leiddi af 17. gr. stjórnsýslulaga að sérstakt mat þyrfti að fara fram á því hverju sinni hvort ákvæðið takmarkaði aðgang aðila máls að tilteknum gögnum stjórnsýslumáls og sú takmörkun gæti samkvæmt orðalagi ákvæðisins aðeins átt við þegar sérstaklega stæði á. Um nánari umfjöllun var vísað til álita minna frá 15. nóvember 2001 í málum nr. 3091/2000 og 3215/2001 og álits míns frá 14. júlí 2011 í máli nr. 6218/2010. Hins vegar var óskað upplýsinga um hvort afstaða hafi verið tekin til þess hvort mögulegt væri að veita A aðgang að hluta gagnanna, sbr. 2. mgr. 16. gr. stjórnsýslulaga.

Í svarbréfi Höfuðborgarstofu, dags. 8. október 2014, var fyrri fyrirspurn minni svarað með eftirfarandi hætti:

„Beiðni [A] lýtur að starfsumsóknum og náms- og starfsferilsskrám þeirra 18 umsækjenda sem valdir voru til nánari skoðunar af þeim 66 umsækjendum sem sóttu um starf deildarstjóra markaðs- og kynningardeildar Höfuðborgarstofu. Í þeim gögnum telja umsækjendur til þau atriði sem lýsa náms- og starfsferli sínum auk annarra atriða sem máli geta skipt eða þeir telja að skipt geta máli við ákvörðun um ráðningu til starfsins. Telja verður sanngjarnt að umsækjendur um störf hjá hinu opinbera treysti því að vissum trúnaði sé gætt við vinnslu þeirra upplýsinga og gagna sem þeir afhenda stjórnvaldinu. Þá verður að telja að heimilt sé að ganga lengra í takmörkunum á afhendingu upplýsinga samkvæmt 17. gr. stjórnsýslulaga um þá umsækjendur sem ekki fengu viðkomandi starf en þann sem ráðinn hefur verið í starfið. Á þessi túlkun meðal annars stoð í álitum umboðsmanns Alþingis nr. 3091/2000 og 6218/2010. Við mat Höfuðborgarstofu á því hvort 17. gr. stjórnsýslulaga girði fyrir afhendingu á umbeðnum gögnum í umræddu tilviki var litið til þess hvaða þýðingu gögnin hefðu fyrir viðkomandi aðila. Var það niðurstaða Höfuðborgarstofu að [A] hefði ríkari hag af því að kynna sér þau gögn og þær upplýsingar er vörðuðu [þann] sem ráðinn var í starfið, heldur en önnur gögn og upplýsingar sem varða umsækjendur sem fengu ekki starfið. Með afhendingu umræddra gagna er [A] gert kleift að bera saman gögn og upplýsingar [um þann sem var ráðinn í starfið] við gögn og upplýsingar um sig til að átta sig á því hvers vegna [sá einstaklingur] var ráðinn til starfsins. Ekki var talið að það hefði þýðingu fyrir [A] að bera sig saman við aðra umsækjendur en þann sem ráðinn var til starfsins, enda verður að telja að [A] hafi enga hagsmuni af slíkum samanburði. Niðurstaða Höfuðborgarstofu var því að umbeðin gögn og upplýsingar, að undanskildum þeim gögnum og upplýsingum er snúa að [þeim sem var ráðinn í starfið], teldust til einkahagsmuna umræddra umsækjenda sem væru mun ríkari en hagsmunir [A] af því að kynna sér þau og, eftir atvikum, notfæra sér vitneskju úr þeim.“

Í bréfinu kom fram að afstaða hefði verið tekin til þess hvort afhenda bæri hluta gagnanna, sbr. 2. mgr. 16. gr. stjórnsýslulaga. Síðan segir:

„Niðurstaða Höfuðborgarstofu var hins vegar sú að þar sem langstærstur hluti gagnanna inniheldur upplýsingar sem teljast til einkahagsmuna væru gögnin í heild þess eðlis að rétt væri að takmarka aðgang aðila máls að þeim í heild. Aðrar upplýsingar, svo sem nöfn, heimilisföng og kennitölur umsækjenda, hafa áður komið fram í samskiptum Höfuðborgarstofu og [A] og því þótti ekki ástæða til að afhenda þær upplýsingar á nýjan leik.“

Athugasemdir A við svarbréf Höfuðborgarstofu bárust umboðsmanni með tölvubréfi, dags. 24. október 2014.

Þá var þess óskað með bréfi, dags. 11. desember 2014, að Reykjavíkurborg lýsti rökstuddri afstöðu sinni til þess hvort synjun Höfuðborgarstofu hefði verið í samræmi við 15.-17. gr. stjórnsýslulaga. Svarbréf barst embættinu 16. janúar 2015 þar sem segir:

„Reykjavíkurborg hefur farið yfir erindi umboðsmanns og svar Höfuðborgarstofu, dags. 8. október sl. Eins og þar kemur fram innihéldu umbeðin gögn upplýsingar um náms- og starfsferil umsækjenda að tilteknu starfi auk annarra atriða sem máli geta skipt eða þeir telja að skipt geti máli við ákvörðun um ráðningu til starfa. Reykjavíkurborg tekur undir mat Höfuðborgarstofu um að einkahagsmunir annarra umsækjenda, en þess sem ráðinn var til starfsins, af því að upplýsingarnar fari leynt, séu ríkari en hagsmunir [A]af því að notfæra sér vitneskju úr þeim, sbr. 17. gr. stjórnsýslulaga.

Það er því mat Reykjavíkurborgar að afgreiðsla Höfuðborgarstofu á ofangreindri beiðni hafi verið í samræmi við 15.-17. gr. stjórnsýslulaga og vísast að öðru leyti til þeirra röksemda sem fram koma í svarbréfi Höfuðborgarstofu, dags. 8. október sl., sem Reykjavíkurborg tekur undir.“

IV. Álit umboðsmanns Alþingis.

1. Afmörkun athugunar.

Af því sem að framan er rakið er ljóst að A hefur ekki fengið aðgang að öllum gögnum málsins sem hann óskaði eftir hjá Höfuðborgarstofu, þ.e. um þá 18 umsækjendur sem valdir voru í svokallaðan A-flokk í aðdraganda að ráðningu í starf deildarstjóra markaðs- og kynningardeildar stofunnar en hann var þar á meðal. Í tilefni af athugun minni var mál hans tekið til endurskoðunar af hálfu Höfuðborgarstofu og honum veittar upplýsingar um nöfn, heimilisföng og kennitölur þessara umsækjenda sem og umsókn og ferilskrá þess umsækjanda sem ráðinn var í starfið. Honum var aftur á móti synjað um aðgang að náms- og starfsferilskrám hinna 16 umsækjendanna sem valdir höfðu verið til nánari skoðunar í ráðningarferlinu og lýtur kvörtun hans að þeirri ákvörðun Höfuðborgarstofu.

Áður en ég vík nánar að atvikum í máli A tel ég rétt að gera grein fyrir lagagrundvelli málsins.

2. Lagagrundvöllur málsins.

Samkvæmt 2. mgr. 1. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 gilda lögin þegar stjórnvöld taka ákvarðanir um rétt eða skyldu manna. Ráðning í opinbert starf telst vera stjórnvaldsákvörðun (Alþt. 1992-1993, A-deild, bls. 3283.) og almennt teljast allir umsækjendur um opinbert starf aðilar að því stjórnsýslumáli. Ákvæði IV. kafla stjórnsýslulaga um upplýsingarétt aðila máls gilda því í máli þessu.

Í 1. málsl. 1. mgr. 15. gr. stjórnsýslulaga er fjallað um upplýsingarétt aðila en þar segir: „Aðili máls á rétt á aðgangi að skjölum og öðrum gögnum er mál varða”. Í 5. mgr. sama ákvæðis segir að lagaákvæði um þagnarskyldu takmarki ekki skyldu til að veita aðgang að gögnum samkvæmt þessari grein. Réttur aðila samkvæmt 15. gr. stjórnsýslulaga fellur ekki niður eftir að ákvörðun hefur verið tekin.

Eins og fram hefur komið byggðist synjun Höfuðborgarstofu um aðgang að gögnum á 17. gr. stjórnsýslulaga. Þar segir:

„Þegar sérstaklega stendur á er stjórnvaldi heimilt að takmarka aðgang aðila máls að gögnum ef hagsmunir hans af því að notfæra sér vitneskju úr þeim þykja eiga að víkja fyrir mun ríkari almanna- eða einkahagsmunum.“

Ákvæði 17. gr. stjórnsýslulaga er undantekning frá þeirri meginreglu um upplýsingarétt aðila máls sem birtist í 15. gr. sömu laga. Rétt er að minna á að í athugasemdum sem fylgdu 17. gr. frumvarps þess sem varð að stjórnsýslulögum segir að á það beri að leggja ríka áherslu að líta beri á þetta heimildarákvæði sem þrönga undantekningarreglu, sbr. orðalagið „þegar sérstaklega stendur á“, því meginreglan sé sú að málsaðili hafi rétt á því að kynna sér málsgögn. Þar er jafnframt lögð áhersla á að við mat á því hvort heimildinni skuli beitt þurfi að vega það og meta hvort hagsmunir málsaðila af því að fá aðgang að gögnunum séu ríkari en þeir almanna- eða einkahagsmunir sem kalla á að takmarka þann aðgang. Þar komi t.d. til skoðunar tillit til einstaklinga eða lögaðila sem hafi verulega hagsmuni af því að upplýsingar, er þá varða, fari leynt (Alþt. 1992-1993, A-deild, bls. 3297.)

Af orðalagi 17. gr. stjórnsýslulaga er ljóst að stjórnvaldi ber að leggja mat á þau andstæðu sjónarmið sem uppi eru í hverju máli og þá vegna einstakra gagna. Því er ekki hægt að synja aðila máls um aðgang að gögnum með almennum hugleiðingum þess efnis að upplýsingar af ákveðnu tagi séu almennt til þess fallnar að valda umræddum aðilum tjóni eða með þeim rökum að aðili hafi ekki sýnt fram á hvaða hagsmuni hann hafi af því að fá umræddar upplýsingar. Það kann jafnframt að vera eðlilegt að leita eftir afstöðu þess sem upplýsingarnar varða og á hagsmuna að gæta í málinu áður en tekin er ákvörðun um að veita aðgang að tilteknum gögnum þótt niðurstaða málsins sé ekki háð viljaafstöðu viðkomandi. Stjórnvöld verða sjálf að taka ákvörðun um hvaða upplýsingar ber að veita á grundvelli þess hagsmunamats sem 17. gr. stjórnsýslulaga áskilur.

Undanþáguákvæði 17. gr. stjórnsýslulaga á aðeins við um þann hluta gagns sem fellur undir gildissvið ákvæðisins. Í þessu sambandi bendi ég á að sú meginregla er lögfest í 2. mgr. 16. gr. stjórnsýslulaga að ef skjal geymir aðeins að hluta upplýsingar, sem aðili á ekki rétt til aðgangs að, skuli veita honum aðgang að öðru efni skjalsins. Þessi meginregla á enn fremur við um takmarkanir samkvæmt 17. gr. stjórnsýslulaga. Stjórnvaldi ber því að taka afstöðu til þess hverju sinni hvort mögulegt sé að veita aðila máls aðgang að hluta gagnanna telji það gögn málsins þess eðlis að 17. gr. stjórnsýslulaga eigi við um hluta þeirra upplýsinga sem þar koma fram.

3. Var synjun Höfuðborgarstofu um að veita aðgang að gögnum málsins í samræmi við lög?

Samkvæmt 17. gr. stjórnsýslulaga verður, sem fyrr greinir, að leggja mat á þá andstæðu hagsmuni sem eru uppi í hverju máli fyrir sig. Verða einkahagsmunir annarra að vera „mun ríkari“ en hagsmunir aðila máls af því að notfæra sér vitneskju úr gögnum máls. Eru þannig gerðar töluvert ríkar kröfur til þess að heimilt sé að synja aðila máls um aðgang að gögnum þess með vísan til 17. gr. stjórnsýslulaga enda hefur ákvæðið að geyma þrönga undantekningarreglu. Eins og fram kemur í lögskýringargögnum byggir ákvæðið m.a. á tilliti við einstaklinga sem hafa „verulega hagsmuni“ af því að upplýsingar um þá fari leynt. Því nægir ekki að aðrir en aðili máls hafi aðeins hagsmuni af því að gögn og upplýsingar þeim tengdum fari leynt. Dæmi um gögn sem gætu fallið undir undantekninguna eru upplýsingar í umsögnum, læknisvottorðum og þess háttar gögnum. (Páll Hreinsson: Stjórnsýslulögin. Skýringarrit. Reykjavík 1994, bls. 199.) Ég get því ekki fallist á það með Höfuðborgarstofu að telja verði „sanngjarnt að umsækjendur um störf hjá hinu opinbera treysti því að vissum trúnaði sé gætt við vinnslu þeirra upplýsinga og gagna sem þeir afhenda stjórnvaldinu“ að öðru leyti en um upplýsingar sem eru þess eðlis að þær falli undir undanþáguákvæði stjórnsýslulaga. Í þessu sambandi legg ég áherslu á að almennt er ekki hægt að heita trúnaði um slíkar upplýsingar nema það liggi fyrir að þær falli undir 16.-17. gr. stjórnsýslulaga, sjá til hliðsjónar álit mitt frá 21. nóvember 2000 í máli nr. 2787/1999 og rit Páls Hreinssonar: Stjórnsýsluréttur – málsmeðferð, 2013, bls. 640.

Við mat á því hvaða upplýsingar falla undir 17. gr. stjórnsýslulaga í málum er varða ráðningar í opinber störf er heimilt að horfa til þess hvort upplýsingar, sem veittar eru í umsókn og fylgigögnum hennar, hafi þýðingu við úrlausn á viðkomandi máli. Með hliðsjón af þessu verður að telja heimilt að takmarka t.d. aðgang umsækjanda að persónulegum upplýsingum í umsóknum annarra umsækjenda sem almennt hafa ekki þýðingu við mat á starfshæfni þeirra að því gefnu að ekki sé byggt á þeim upplýsingum við úrlausn á viðkomandi máli. Á það t.d. við um ljósmyndir af viðkomandi umsækjanda og upplýsingar um fjölskylduhagi hans. Sjá til hliðsjónar álit mín frá 15. nóvember 2001 í málum nr. 3091/2000 og 3215/2001 og frá 2. nóvember 1999 í máli nr. 2685/1999. Það kann einnig að vera heimilt að ganga lengra í takmörkun á aðgangi að upplýsingum samkvæmt 17. gr. stjórnsýslulaga um umsækjendur sem ekki hafa fengið starfið en um þá sem voru ráðnir í það, sjá álit mitt frá 14. júlí 2011 í máli nr. 6218/2010. Þá verður að hafa í huga að aðili máls getur átt ríka hagsmuni af því að geta fengið að kynna sér þau gögn sem ákvörðun hefur byggst á, m.a. til að meta réttarstöðu sína. Getur það til að mynda átt við ef hann vill geta staðreynt hvaða sjónarmið hafi ráðið því að viðkomandi aðilar hafi verið valdir úr stærri hóp umsækjenda til nánari skoðunar, og þá með hliðsjón af rökstuðningi fyrir þeirri ákvörðun að ráða tiltekinn umsækjanda í starfið.

Í því máli sem hér um ræðir virðist A hafa fengið aðgang að nöfnum, heimilisföngum og kennitölum þeirra umsækjenda sem röðuðust í svokallaðan A-flokk sem og umsókn og ferilskrá þess umsækjanda sem ráðinn var í starfið. Auk þess fékk hann stigagjöf vegna mats á þessum umsækjendum út frá upplýsingum í starfsferilskrám. Aftur á móti var honum synjað um aðgang að náms- og starfsferilskrám annarra umsækjenda en þess sem var ráðinn í starfið. Byggðist sú niðurstaða á því að einkahagsmunir þeirra væru mun ríkari en hagsmunir A af því að kynna sér þau og eftir atvikum notfæra sér vitneskju úr þeim. Var A talinn hafa „enga hagsmuni“ af samanburði við aðra umsækjendur en þann sem var ráðinn í starfið.

Ég get ekki fallist á þessa afstöðu Höfuðborgarstofu sem Reykjavíkurborg tekur undir. Í fyrsta lagi töldust níu umsækjendur vera meðal þeirra sem best uppfylltu kröfur í starfið og voru boðaðir í svokallað forviðtal. A var ekki í þeim hópi. Ekki er loku fyrir það skotið að hann geti átt hagsmuni af því að bera sig saman við þá umsækjendur í A-flokki sem boðið var í forviðtal með hliðsjón af því hvaða upplýsingar liggja fyrir um þá aðila. Ég minni á að þegar hópur umsækjenda er afmarkaður með einhverjum hætti, t.d. þegar einhverjum úr hópnum er boðið að koma í viðtal, felst í þeirri ákvörðun að jafnaði að aðrir koma ekki til frekara mats og ferlinu gagnvart þeim lýkur í reynd.

Í öðru lagi hefur A fengið afrit af stigagjöf þeirra umsækjenda sem féllu í A-flokk þar sem 18 umsækjendur voru metnir út frá ferilskrá í ljósi þeirra matsviðmiða sem lögð voru til grundvallar við ráðningu í starfið. Eins og áður er rakið er ekki er útilokað að hann hafi átt hagsmuni af því að bera stigagjöfina saman við upplýsingar úr ferilskrá umsækjenda til að átta sig á hvernig staðið hafi verið að mati stjórnvaldsins að þessu leyti.

Í þriðja lagi verður ekki önnur ályktun dregin af gögnum málsins en að byggt hafi verið á náms- og starfsferilskrám þegar hópur umsækjenda var afmarkaður í A-flokk og síðan ákveðið hverjir úr þeim hópi yrðu boðaðir í viðtöl. Í þessum gögnum er einkum að finna upplýsingar um starfshæfni þessara aðila, þ.e. upplýsingar um menntun og starfsreynslu þeirra, sem ég ítreka að var byggt á við framangreint mat, en aðeins lítill hluti þeirra varðar persónuleg málefni eins og ljósmyndir og upplýsingar um fjölskylduhagi sem ekki verður séð að hafi haft þýðingu við úrlausn málsins. Ekki er hægt að ganga út frá því almennt séð að upplýsingar um menntun og starfsreynslu umsækjenda séu upplýsingar sem varða verulega hagsmuni þeirra. Ég minni á að sé umsækjandi ráðinn í starf á aðili máls almennt rétt á því að fá aðgang að þessum upplýsingum.

Ákvörðun Höfuðborgarstofu um að synja A um framangreind gögn og upplýsingar um aðra umsækjendur en þann sem ráðinn var í starfið var eingöngu rökstudd með vísan til þess að gögnin hefðu að geyma „[einkahagsmuni] umræddra umsækjenda sem væru mun ríkari en hagsmunir [A]“ og að A hefði „enga hagsmuni“ af því að notfæra sér vitneskju úr þeim. Af því verður ráðið að Höfuðborgarstofa hafi með skírskotun til almennra sjónarmiða lagt fortakslaust til grundvallar að umsækjendur um opinbert starf eigi ekki rétt á framangreindum gögnum og upplýsingum um aðra umsækjendur en þann sem var ráðinn í starfið án þess að atviksbundið mat hafi farið fram.

Eins og lagareglum er fyrir komið hér á landi og með vísan til þess sem að framan er rakið get ég ekki fallist á að þessi almenna og fortakslausa afstaða sé í samræmi við 17. gr. stjórnsýslulaga. Af gögnum málsins og skýringum Höfuðborgarstofu verður ekki ráðið að það atviksbundna mat sem 17. gr. stjórnsýslulaga áskilur hafi í reynd farið fram á umræddum gögnum og þar með að mat á hagsmunum A gagnvart öðrum almanna- og einkahagsmunum umfram þær skýringar Höfuðborgarstofu sem að framan greinir. Af þeim umsóknum sem ég hef kynnt mér við athugun mína á málinu verður auk þess ekki fyrirfram séð að upplýsingar um náms- og starfsferil viðkomandi umsækjenda hafi leitt til þess að gögnin væru í heild þess eðlis að rétt væri að takmarka aðgang aðila máls að þeim án frekara mats.

Með tilliti til þess að Höfuðborgarstofa hefur ekki sýnt fram á að framangreint mat hafi farið fram á þeim gögnum sem A óskaði eftir aðgangi að í samræmi við 17. gr. stjórnsýslulaga tel ég ekki tilefni til að fjalla frekar um hvort A eigi rétt á að fá allar þær upplýsingar sem fram koma í umræddum umsóknargögnum enda hefur ekki reynt nánar á hvernig 17. gr. stjórnsýslulaga á við um einstök gögn eða upplýsingar í málinu.

V. Niðurstaða.

Samkvæmt framansögðu er niðurstaða mín sú að þær forsendur sem Höfuðborgarstofa byggði synjun sína á því að veita A aðgang að gögnum sem varða ráðningu í starf deildarstjóra markaðs- og kynningardeildar Höfuðborgarstofu hafi ekki verið í samræmi við 17. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 enda verður ekki séð að það atviksbundna mat sem ákvæðið áskilur hafi í reynd farið fram.

Ég beini þeim tilmælum til Höfuðborgarstofu að leyst verði úr beiðni A um aðgang að gögnum í samræmi við þau sjónarmið sem reifuð hafa verið í áliti þessu, komi fram ósk frá honum þess efnis. Jafnframt beini ég því til Höfuðborgarstofu að hafa þessi sjónarmið í huga í framtíðarstörfum sínum.

VI. Viðbrögð stjórnvalda.

Bréf barst frá Höfuðborgarstofu vegna málsins 25. febrúar 2015. Meðfylgjandi var bréf Höfuðborgarstofu til A þar sem fram kom að erindi hans hefði verið tekið til skoðunar og afgreitt í samræmi við þau sjónarmið sem reifuð hefðu verið í áliti umboðsmanns. Meðfylgjandi bréfinu til A voru umbeðin gögn, umsóknir og ferilskrár tiltekinna umsækjenda sem afhentar voru á grundvelli 15. gr. stjórnsýslulaga. Kom fram að gögnin hefðu verið yfirfarin með vísan til 17. gr. stjórnsýslulaga og afmáðar persónulegar upplýsingar sem ekki hefðu haft þýðingu við mat á starfshæfni umsækjenda. Í tölvubréfi Höfuðborgarstofu, dags. 16. júní 2016, kom fram að fullt tillit hefði verið tekið til þeirra athugasemda sem fram komu í áliti umboðsmanns. Greint var frá því hvernig almennt er staðið að ráðningarferli hjá Höfuðborgarstofu og tekið fram að ef til þess kæmi að umsækjendur um störf óskuðu eftir gögnum væri Höfuðborgarstofu ljóst að þau bæri að afhenda að undanskildum gögnum með persónulegum upplýsingum í umsóknum annarra umsækjenda sem almennt hefðu ekki þýðingu við mat á starfshæfni þeirra.