A kvartaði yfir að honum hefði ekki borist svar við erindi sem hann hafði sent sjávarútvegsráðherra. Hafði ráðuneytið tekið ákvörðun um að tilkynna ekki einstökum aðilum um framsendingu erinda er vörðuðu tiltekið málefni þar sem mikill fjöldi samskonar bréfa hafði borist ráðuneytinu á sama tíma og málið hefði fengið mikla umfjöllun í fjölmiðlum.
Umboðsmaður rakti 2. mgr. 7. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 og taldi að sú skylda stjórnvalds að framsenda erindi sem ekki snerti starfssvið þess væri nátengd leiðbeiningarskyldunni. Taldi umboðsmaður að saman miðuðu þessar reglur að því að nýta þá þekkingu sem væri til staðar í stjórnsýslunni á málsmeðferðarreglum og verkskiptingu innan stjórnsýslunnar þar sem þær greiddu fyrir því að þeir sem leituðu til stjórnsýslunnar fengju sem fyrst leyst úr málum sínum. Þá benti umboðsmaður á að það gæti skipt aðila miklu að fá um það vitneskju ef erindi hans hefur verið sent öðru stjórnvaldi til afgreiðslu vegna þess að hann hafi beint erindi sínu til rangs stjórnvalds. Taldi umboðsmaður að það væri í samræmi við vandaða stjórnsýsluhætti að senda aðila bréf og tilkynna honum um framsendingu skriflegs erindis svo að honum megi vera ljóst hvar það er niður komið.
Niðurstaða umboðsmanns varð því sú að ákvörðun sjávarútvegsráðuneytisins að tilkynna ekki einstökum aðilum um framsendingu erinda þeirra hafi ekki verið í samræmi við vandaða stjórnsýsluhætti. Benti umboðsmaður á að mikil umfjöllun í fjölmiðlum kæmi ekki í stað tilkynninga stjórnvalds til þeirra aðila sem hlut ættu að máli hverju sinni.
Beindi umboðsmaður þeim tilmælum til sjávarútvegsráðuneytisins að ráðuneytið gerði ráðstafanir til að tryggja að aðilum væri ljóst hvar erindi þeirra væru niður komin þegar um framsendingu erinda til annarra stjórnvalda væri að ræða.
I.
Hinn 29. mars 1999 leitaði A til umboðsmanns Alþingis og kvartaði meðal annars yfir að honum hefði ekki borist svar við erindi sem hann hafði sent sjávarútvegsráðherra, dags. 7. desember 1998.
A ritaði sjávarútvegsráðherra bréf 7. desember 1998 og óskaði „eftir atvinnuleyfi í fiskveiðilögsögunni samkvæmt aflatoppstillögu [sinni]“ en tillaga þessi fylgdi fyrrnefndu bréfi. Um var að ræða umsókn um veiðiheimild „til veiða á 10 tonnum af þorski á stærðartonn báts innan 6 brt.“ eins og kom nánar fram í niðurlagi framangreinds bréfs. Óskaði A eftir svari frá ráðherra „innan þess tíma er stjórnsýslulög kveða á um“.
Ég lauk máli þessu með áliti, dags. 30. nóvember 1999.
II.
Með bréfi, dags. 30. apríl 1999, óskaði umboðsmaður Alþingis eftir því, sbr. 7. gr. laga nr. 85/1997, að upplýst yrði hvað liði afgreiðslu á erindi A til ráðherra frá 7. desember 1998. Sérstaklega var óskað eftir því hefði nefnt erindi verið framsent til afgreiðslu hjá Fiskistofu hvort og þá með hvaða hætti A hefði verið tilkynnt um framsendinguna. Tilmæli umboðsmanns Alþingis frá 30. apríl 1999 voru ítrekuð með bréfi, dags. 16. júní 1999. Svar sjávarútvegsráðuneytisins barst með bréfi, dags. 23. júní 1999. Í svarinu segir meðal annars:
„Ráðuneytinu barst framangreint erindi [A] 7. desember sl. þar sem hann sækir um leyfi til veiða í atvinnuskyni í fiskveiðilögsögu Íslands og veiðiheimildir í þorski samkvæmt „aflatoppstillögu” sinni. Var umsóknin framsend Fiskistofu til afgreiðslu í byrjun janúar 1999 ásamt á þriðja þúsund sambærilegum umsóknum sem bárust ráðuneytinu í kjölfar hæstaréttardóms 3. desember 1998. Var umsækjendum ekki tilkynnt sérstaklega um þá framsendingu en í ítarlegri umfjöllun fjölmiðla um umsóknir þessar kom sú ráðstöfun ráðuneytisins ítrekað fram.“
Í bréfi ráðuneytisins kom einnig fram að Fiskistofa hefði afgreitt umsókn A og fylgdi ljósrit af bréfi Fiskistofu til A með bréfi ráðuneytisins.
A var gefinn kostur á að gera athugasemdir við bréf sjávarútvegsráðuneytisins með bréfi, dags. 14. september 1999. Engar athugasemdir bárust frá A.
Hinn 28. júní 1999 ritaði umboðsmaður Alþingis sjávarútvegsráðuneytinu bréf þar sem óskað var eftir upplýsingum, með vísan til 7. og 9. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, um það hvers vegna ráðuneytið hafi ekki talið þörf á slíkri tilkynningu í þessu tilviki. Jafnframt var óskað eftir upplýsingum um það hvernig almennt er staðið að framsendingu erinda sem ráðuneytinu berast hvað snertir tilkynningar til sendenda. Svar barst frá sjávarútvegsráðuneytinu með bréfi, dags. 9. september 1999. Í svarinu segir:
„1. Framsendi ráðuneytið erindi annarri stofnun til afgreiðslu er sendanda þess að jafnaði tilkynnt um slíkt.
2. Í desember 1998 og byrjun janúar 1999 bárust ráðuneytinu á þriðja þúsund umsókna um veiðileyfi og aflaheimildir. Það þarf ekki að rekja hér hve mikla umfjöllun þetta mál fékk í fjölmiðlum á þeim tíma. Í viðtölum við starfsmenn ráðuneytisins vegna þessa máls kom ítrekað fram, að umsóknir þessar yrðu sendar Fiskistofu til afgreiðslu. Vegna þessa og þar sem miklar annir voru í ráðuneytinu á þeim tíma tók ráðuneytið þá ákvörðun að tilkynna ekki einstökum umsækjendum um, að umsóknir þeirra yrðu framsendar Fiskistofu til afgreiðslu.“
Með bréfi, dags. 14. september 1999, kynnti ég A svar ráðuneytisins og gaf honum kost á að senda mér athugasemdir sínar af því tilefni. Jafnframt óskaði ég eftir upplýsingum frá honum um hvort honum hefði verið kunnugt vegna samtala við starfsmenn ráðuneytisins eða af fréttum í fjölmiðlum að ráðuneytið hefði sent umræddar umsóknir til afgreiðslu hjá Fiskistofu. Ég ítrekaði þessa fyrirspurn með bréfi til A, dags. 22. október 1999, en svar hefur ekki borist frá honum.
III.
Samkvæmt 2. mgr. 7. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 hvílir sú skylda á stjórnvaldi að framsenda þau erindi sem því berast skriflega og ekki snerta starfssvið þess á réttan stað svo fljótt sem unnt er. Í ákvæðinu er ekki kveðið á um skyldu stjórnvalds til að senda þeim aðilum sem hlut eiga að máli tilkynningu um slíka framsendingu. Skylda stjórnvalds til að framsenda erindi sem ekki snertir starfssvið þess er nátengd leiðbeiningarskyldunni og saman miða þessar reglur að því að sú þekking sem til staðar er í stjórnsýslunni á þeim reglum sem henni ber að fylgja og um verkskiptingu innan hennar, sé nýtt til að greiða fyrir því að þeir sem til stjórnsýslunnar leita fái sem fyrst leyst úr málum sínum. Aðila sem beint hefur skriflegu erindi til stjórnvalds getur skipt það miklu að fá vitneskju ef erindi hans hefur verið sent öðru stjórnvaldi til afgreiðslu á grundvelli þess að hann hafi beint erindi sínu til rangs stjórnvalds. Sú staða kann að leiða til þess að aðilinn telji nauðsynlegt að koma á framfæri frekari upplýsingum og gögnum, koma að athugasemdum um málsmeðferðina t.d. vegna vanhæfis þeirra sem koma að afgreiðslu á máli hans eða spyrjast fyrir um hvað líði afgreiðslu á erindi hans. Verður því að telja að það sé í samræmi við vandaða stjórnsýsluhætti að þegar skriflegt erindi er framsent öðru stjórnvaldi beri að senda aðila bréf og tilkynna honum um framsendinguna svo að aðila megi vera ljóst hvar erindi hans er niður komið. Ég tek það fram að í svari sjávarútvegsráðuneytisins, dags. 9. september 1999, kemur fram að þessari reglu sé almennt fylgt af ráðuneytinu. Eins og kom fram hér að framan tók sjávarútvegsráðuneytið hins vegar þá ákvörðun að tilkynna ekki einstökum aðilum um framsendingu erinda þeirra til Fiskistofu. Bar ráðuneytið einkum tvær ástæður fyrir sig, þ.e. mikil umfjöllun í fjölmiðlum á þessum tíma og miklar annir í ráðuneytinu. Telja verður að framangreind ákvörðun sjávarútvegsráðuneytisins hafi ekki verið í samræmi við vandaða stjórnsýsluhætti enda kemur mikil umfjöllun í fjölmiðlum ekki í stað tilkynninga stjórnvalds til þeirra aðila sem hlut eiga að máli hverju sinni. Tel ég að það hafi ekki verið vandkvæðum bundið fyrir sjávarútvegsráðuneytið að tilkynna um framsendingu umræddra erinda til annars stjórnvalds með formlegum hætti á þann hátt að öllum viðkomandi aðilum mætti vera ljóst hvar erindi þeirra væru niður komin og án þess að skapa aukið vinnuálag á ráðuneytið. Sé um mikinn fjölda samkynja erinda að ræða eins og ráðuneytið vísar til að um hafi verið að ræða í þessu tilviki getur eftir atvikum komið til greina að birta almenna auglýsingu um framsendingu erinda en ég ítreka að það er í betra samræmi við vandaða stjórnsýsluhætti að hverjum og einum sem sent hefur erindi sé send skrifleg tilkynning um framsendinguna.
Ég tek að síðustu fram að A hefur ekki svarað fyrirspurn minni um hvort hann hafi haft vitneskju úr fjölmiðlum eða samtölum við starfsmenn ráðuneytisins um þá almennu ákvörðun ráðuneytisins að framsenda þær umsóknir sem því bárust í desember 1998 og byrjun janúar 1999 um veiðileyfi og aflaheimildir til Fiskistofu. Er því ekki tilefni til þess að ég fjalli frekar sérstaklega um framsendingu sjávarútvegsráðuneytisins á erindi A, dags. 7. desember 1998.
Í samræmi við framangreint eru það því tilmæli mín til sjávarútvegsráðuneytisins, þegar um framsendingu erinda til annarra stjórnvalda er að ræða að ráðuneytið geri ráðstafanir til að tryggja að aðilum sé ljóst hvar erindi þeirra séu niður komin og það sé í samræmi við vandaða stjórnsýsluhætti að tilkynna aðilum um slíka framsendingu bréflega.
,