Álit

I.

Hinn 28. desember 1998 leitaði til mín A fyrir hönd einkafirma hennar B. Kvartaði hún yfir því að hlutafélagaskrá hefði ekki svarað erindi hennar frá 21. janúar 1997 þar sem hún bar fram ósk þess efnis að heiti hlutafélags, sem ber nafnið Verslunin X, yrði breytt.

Ég lauk máli þessu með áliti, dags. 14. desember 1999.

II.

Með bréfi, dags. 30. desember 1998, sem ítrekað var með bréfum, dags. 2. febrúar, 19. mars og 16. júní 1999, óskaði ég eftir því að hlutafélagaskrá gerði mér grein fyrir hvað liði afgreiðslu erindis A og skýringa á þeim drætti sem orðið hefði þar á.

Þar sem ekki bárust svör við bréfum mínum og munnlegum ítrekunum gerði ég hagstofustjóra grein fyrir málinu í bréfi, dags. 21. september 1999, en samkvæmt 1. mgr. 147. gr. laga um hlutafélög nr. 2/1995 starfrækir Hagstofa Íslands hlutafélagaskrá. Beindi ég þeim tilmælum til hagstofustjóra að mér yrðu látnar í té skýringar á því hvers vegna þessi dráttur hefði orðið á að svara bréfum mínum.

Svarbréf hagstofustjóra vegna Hagstofu Íslands barst mér hinn 18. október 1999 ásamt bréfi hlutafélagaskrár til A, dags. 11. október s.á.

Í bréfi hagstofustjóra til mín segir meðal annars:

„Við eftirgrennslan mína á máli þessu við móttöku bréfs yðar frá 21. september sl. kom í ljós að umkvörtun [A] er réttmæt; bréfi hennar frá 21. janúar 1997 hafði ekki verið svarað og erindi hennar ekki verið afgreitt. Skýringin á því sýnist vera sú að hlutafélagaskrá hafi ekki haft lagaleg úrræði til að verða við erindinu. Að sögn hlutaðeigandi starfsmanns hlutafélagaskrár hafði [A] verið greint munnlega frá þessum skorti á úrræðum en erindi hennar ekki leitt til lykta í formlegu skriflegu svari.

[…]

Hlutafélagaskrá var færð undir Hagstofu Íslands frá 1. september 1997 og hefur hún síðan verið rekin sem hluti af fyrirtækjasviði Hagstofunnar ásamt öðrum skrám sem varða fyrirtæki. Gagna- og skjalasafni hlutafélagaskrár er haldið aðskildu frá skjalasafni Hagstofunnar vegna þess mikla munar sem er á þessum gögnum. Allt þar til mér barst bréf yðar dags. 21. september sl. hefur mér verið ókunnugt um málið og ítrekuð bréf yðar til hlutafélagaskrár. Bréf yðar hafa ekki borist yfirstjórn Hagstofunnar heldur gengið beint til hlutafélagaskrár. Ástæðuna sýnist m.a. mega rekja til þess að bréf yðar hafa verið stíluð á fyrra heimilisfang hlutafélagaskrár að Laugavegi 13. Þau hafa verið borin þangað fyrst, síðan verið sótt þangað og borin beint til starfsstöðvar skrárinnar að Lindargötu 9 en þess ekki verið gætt að koma þeim til skráningar í skjalasafni aðalskrifstofu.

Málið hefur alla tíð verið í höndum eins og sama starfsmanns. Við athugun málsins nú hef ég ítrekað við starfsfólk hlutafélagaskrár að málsmeðferð af þessu tagi sé óviðunandi. Jafnframt hefur verið fjallað um mál þetta og bréf yðar sérstaklega í því skyni að tryggja að erindum yðar sé svarað tafarlaust.

Ég vil að lokum taka fram að mér þykir mjög miður að bréfum yðar hafi ekki verið svarað og bið yður velvirðingar á því.“

Í bréfi hlutafélagaskrár til A segir meðal annars:

„Félag þetta [X] var skráð í hlutafélagaskrá á árinu 1994 og auglýsing um stofnun þess birt í Lögbirtingablaði. Skráning á nafni þess byggðist á þeirri forsendu að algengt væri og yfirleitt látið óátalið að sama nafn kæmi fyrir í heiti fleiri en eins fyrirtækis, ef nafnið væri hluti af heiti sem aðgreindi þau. Því var fallist á að skrá heitið X enda þótt til væri firmað B.

Eftir skráningu þessa félags gerðuð þér athugasemd við skráð heiti þess og fóruð þess á leit að því yrði breytt. Hlutafélagaskrá beindi þá tilmælum til félagsins, bæði munnlega og með bréfi dags. 11. nóvember 1994 að það breytti heiti sínu vegna framkominna andmæla yðar. Þessi tilmæli hafa ekki borið árangur eins og yður hefur verið greint frá munnlega.

Eftir að félag hefur verið skráð og greint frá stofnun þess í Lögbirtingablaði hefur hlutafélagaskrá ekki úrræði að lögum til að knýja á um nafnbreytingu. Til þess þarf atbeina dómstóla í einkamáli milli aðila. Þetta hefur yður verið kynnt. Jafnframt mun yður hafa verið bent á að notkun firmanafnsins X kunni að vera óheimil skv. 25. gr. samkeppnislaga nr. 8/1993 vegna skráningar á firmaheitinu B. Í því sambandi skal upplýst að Samkeppnisstofnun hefur kveðið upp úrskurði á grundvelli 25. gr. samkeppnislaga vegna svipaðra tilvika og um er að ræða í máli yðar.

Hlutafélagaskrá þykir miður hve dregist hefur á langinn að afgreiða erindi yðar. Sérstaklega er beðist velvirðingar á að bréfum yðar hafi ekki verið svarað á formlegan hátt, eins og þér báðuð um.“

Þess skal getið að A skráði á árinu 1989 fyrirtækið B í firmaskrá Hafnarfjarðar og í fyrirtækjaskrá Hagstofu Íslands. Hinn 27. október 1994 ritaði A hlutafélagaskrá bréf og mótmælti því að skráð hefði verið hlutafélag með nafninu X. Gerði hún jafnframt kröfu um að félaginu yrði gert að skipta um nafn. Af þessu tilefni ritaði hlutafélagaskrá X hf. bréf, dags. 11. nóvember 1994, og þar voru ítrekuð fyrri munnleg tilmæli um að nafni félagsins yrði breytt, þannig að ekki væri hætta á að villst yrði á nafni þess og einkafirmanu B. Þessu bréfi mun ekki hafa verið svarað af hálfu X. eða gerður reki að því að breyta nafni félagsins. Leitaði A til umboðsmanns Alþingis af því tilefni og í bréfi, dags. 2. október 1995, gerði umboðsmaður A grein fyrir því að þar sem nokkuð væri liðið frá framangreindum afskiptum hlutafélagaskrár af málinu og af þeim yrði ekki ráðið hver endanleg ákvörðun hlutafélagaskrár væri, teldi hann rétt að hún leitaði á ný til hlutafélagaskrár og ítrekaði ósk sína um að skráningu heitis X hf. yrði breytt. Í bréfi sínu til hlutafélagaskrár, dags. 21. janúar 1997, ítrekaði A þessa ósk sína.

Í bréfi Hagstofu Íslands til mín kemur fram að umkvörtun A hafi verið réttmæt. Bréfi hennar frá 21. janúar 1997 hafi ekki verið svarað og erindi hennar ekki afgreitt. Fram kemur að skýringin á því sýndist vera sú að hlutafélagaskrá hafi ekki haft lagaleg úrræði til að verða við erindinu. A hafi að sögn starfsmanns hlutafélagaskrár verið greint munnlega frá þessum skorti á úrræðum en erindi hennar ekki leitt til lykta í formlegu skriflegu svari. Úr þessu hafi verið bætt með bréfi hlutafélagaskrár, dags. 11. október 1999, sem greint er frá hér að framan.

Síðan segir í bréfi hagstofunnar:

„Við athugun þessa máls nú í framhaldi af bréfi yðar hef ég staðnæmst sérstaklega við þær reglur sem lúta að skráningu heita á fyrirtækum og það verklag sem beitt hefur verið. Í þessu sambandi má nefna eftirfarandi:

1. Lagareglur um heiti fyrirtækja virðast naumast nógu skýrar.

2. Lengst af hefur verið miklum vandkvæðum bundið að kanna heiti í hlutafélagaskrá. Handvirk könnun hefur nánast orðið frágangssök vegna þess hve skráin er orðin stór og möguleikar á vélrænni leit hafa verið mjög takmarkaðir. Það er fyrst frá sl. hausti er nýtt tölvukerfi fyrirtækjasviðs Hagstofunnar var tekið í notkun að mögulegt hefur verið að kanna nöfn til hlítar með vélrænni leit í tölvuskrám.

3. Það verklag sem hlutafélagaskrá hefur um langt skeið viðhaft við skráningu heita, þarfnast endurskoðunar. Undanfarin ár hafa allmörg mál risið vegna líkra heita fyrirtækja og hafa margir Hæstaréttardómar gengið í slíkum málum. Niðurstöðu[r] Hæstaréttar virðast hins vegar ekki einhlítar. Í þessu sambandi má sérstaklega benda á dóm hans frá 19. nóvember 1998 en þar kemst rétturinn að þeirri niðurstöðu í fyrsta skipti að 6 mánaða málshöfðunarfrestur í 6. mgr. 150. gr. núgildandi laga um hlutafélög eigi við um heiti félags. Þetta ákvæði hefur efnislega verið óbreytt frá setningu fyrstu hlutafélagalaga árið 1921. Áður hafði Hæstiréttur dæmt í mörgum málum þar sem þessi frestur var liðinn og sú málsástæða ekki höfð uppi enda var það í samræmi við fræðikenningar um að þessi frestur ætti ekki við í slíkum málum. Þessi niðurstaða kallar á enn frekari varkárni við skráningu heita á fyrirtækjum.

Í ljósi þessa hefur Hagstofan ákveðið að taka upp nýjar verklagsreglur við skráningu heita á fyrirtækjum. Í slíkum reglum verði tekið mið af dómum sem fallið hafa í málum sem þessum og hugað betur en hingað til að andmælarétti aðila og rannsóknarskyldu stjórnvalds.“

Þá segir í bréfinu að hagstofustjóri hafi ítrekað við starfsfólk hlutafélagaskrár að málsmeðferð af þessu tagi sé óviðunandi. Jafnframt hafi verið fjallað um mál þetta og bréf mitt sérstaklega í því skyni að tryggja að erindum mínum verði svarað tafarlaust og beðist er velvirðingar á því að bréfum mínum hafi ekki verið svarað.

III.

Eins og lýst er hér að framan voru liðin nær tvö ár frá því að A ritaði bréf til hlutafélagaskrár þar til hún leitaði til umboðsmanns Alþingis og kvartaði yfir því að þessu erindi hennar hefði ekki verið svarað. Eftir að ég hafði ritað hlutafélagaskrá bréf og spurt hvað liði svari við erindinu liðu rúmir níu mánuðir áður en hagstofan sendi A og mér svarbréf sín. Ég vek athygli á því að eins og rakið var hér að framan var þarna af hálfu A ekki um nýtt mál að ræða heldur ítrekun um afgreiðslu á máli sem áður hafði verið til meðferðar hjá hlutafélagaskrá.

Með 9. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 var orðuð sú grundvallarregla að ákvarðanir í málum innan stjórnsýslunnar skuli teknar svo fljótt sem unnt er. Í 3. mgr. greinarinnar segir jafnframt að þegar fyrirsjáanlegt sé að afgreiðsla máls muni tefjast beri að skýra aðila máls frá því. Skal þá upplýsa um ástæður tafanna og hvenær ákvörðunarinnar sé að vænta. Umboðsmaður Alþingis hefur ítrekað í álitum sínum bent á að stjórnvöldum beri í samræmi við vandaða stjórnsýsluhætti að svara bréflega skriflegum erindum sem til þeirra er beint nema erindi beri með sér að svars sé ekki vænst. Ég vísa t.d. hér um til álits umboðsmanns Alþingis frá 29. desember 1989 í máli nr. 126/1989 (SUA 1989, bls. 83), en þar segir einnig:

„Skrifleg svör eru að jafnaði nauðsynleg bæði fyrir stjórnvöld og þá sem til þeirra leita, til þess að ekki fari milli mála, hvenær og hvernig málaleitun hefur verið afgreidd.“

Af hálfu Hagstofu Íslands er viðurkennt að umkvörtun A sé réttmæt. Ég tel rétt af því tilefni að láta í ljós það álit mitt að í þessu tilviki hafi það dregist alltof lengi og það lengur en skýrt hefur verið með eðlilegum hætti að erindi A frá 21. janúar 1997 væri svarað af hálfu hlutafélagaskrár. Ég tek sérstaklega fram að framangreind lagaákvæði og sjónarmið um svör stjórnvalda við erindum þeim sem beint er til þeirra, eiga við hvort sem viðkomandi stjórnvald telur sig hafa úrræði að lögum til að leysa úr því erindi sem beint hefur verið til þess eða ekki. Er raunar sérstaklega brýnt að stjórnvöld svari því sem allra fyrst ef þau telja sig ekki hafa úrræði að lögum til að leysa úr málinu.

Ég minni þar jafnframt á leiðbeiningarskyldu stjórnvalda, sbr. 7. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993, en skjót viðbrögð í því efni og um lagaúrræði, ef við á, geta oft skipt sköpum fyrir framgang viðkomandi máls.

Ég tek undir það sem fram kemur í bréfi Hagstofu Íslands að málmeðferð hlutafélagaskrár í máli þessu hafi verið óviðunandi og að þörf sé á nýjum verklagsreglum við skráningu heita á fyrirtækjum. Þar sem Hagstofa Íslands hefur, eins og rakið er í kafla II hér að framan, ákveðið úrbætur í þeim efnum sem hér hefur verið fjallað um þar á meðal með því að taka upp nýjar verklagsreglur við meðferð slíkra mála, tel ég ekki ástæðu til að hafa, að minnsta kosti að sinni, frekari afskipti af þeim þætti þessa máls. Ég beini hins vegar þeim tilmælum til Hagstofu Íslands að hún láti mér í té umræddar verklagsreglur þegar þær liggja fyrir.

Þess var getið hér fyrr að eftir að ég ritaði hlutafélagaskrá fyrst bréf vegna þessa máls liðu rúmir níu mánuðir þar til erindi mínu var svarað. Er óhjákvæmilegt af því tilefni að minna á að umboðsmanni Alþingis er í lögum tryggður réttur til að krefja stjórnvöld um þær upplýsingar og skýringar sem hann þarfnast vegna starfs síns, sbr. 1. mgr. 7. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis. Eigi úrlausnir umboðsmanns Alþingis á einstöku málum að hafa eðlilegan framgang er nauðsynlegt að svör og umbeðnar upplýsingar séu látnar í té af hálfu stjórnvalda sem fyrst eða tafir á upplýsingagjöf skýrðar. Ég tel að viðbrögð hlutafélagaskrár, sem hluta af Hagstofu Íslands, við beiðnum mínum um upplýsingar og svör í þessu máli hafi dregist óhæfilega lengi. Eru það tilmæli mín að slíkt endurtaki sig ekki. Með tilliti til þeirra orða hagstofustjóra að gerðar hafi verið ráðstafanir til að tryggja skjótari svör við erindum mínum af hálfu hlutafélagaskrár tel ég ekki tilefni til að aðhafast frekar af þessu tilefni.

,