Bréf

A kvartaði yfir því, að hann hefði ekki fengið að sjá gögn menntamálaráðuneytisins varðandi umsókn sína í júní 1979 um stöðu við skóla. Beiðni sína um aðgang að umræddum gögnum hafði A sett fram í nokkrum bréfum til ráðuneytisins, þ.á m. með bréfi, dags. 13. janúar 1981.

Ég ritaði menntamálaráðuneytinu bréf 14. mars 1989 og vísaði m.a. til bréfs A frá 13. janúar 1981 og að með kvörtun A hefði fylgt ljósrit af bréfi ráðuneytisins, dags. 6. febrúar 1985, þar sem fram kæmi, að þrátt fyrir leit í skjalasafni ráðuneytisins að gögnum, sem aflað kynni að hafa verið í tilefni af athugasemd A í bréfi hans frá 6. ágúst 1980, hefðu engin slík gögn komið í leitirnar. Í áðurgreindu bréfi menntamálaráðuneytisins kom fram, að ráðuneytið hafði skrifað þeim, sem sæti áttu í dómnefnd þeirri, er fjallaði um hæfi umsækjanda, og beðið þá að kanna „hvort einhver umsóknargögn .... [A] kynnu að vera í vörslum þeirra og senda ráðuneytinu ef svo reynist“. Í bréfi mínu til menntamálaráðuneytisins óskaði ég eftir upplýsingum um, hver hefðu verið svör dómnefndarmanna við beiðni ráðuneytisins, sbr. bréf þess, dags. 6. febrúar 1985, og hvaða reglur hefðu á þeim tíma, sem um ræddi, verið fylgt varðandi skráningu og varðveislu bréfa, er menntamálaráðherra sendi eða tók við vegna ráðuneytisins.

Menntamálaráðuneytið sendi mér með bréfi, dags. 22. mars 1989, þau gögn, sem það hafði undir höndum varðandi umsókn A. Síðan sagði í bréfi ráðuneytisins:

„Bréf .... [A] til ráðuneytisins, dags.13. janúar 1981, sem þér vitnið til í ofangreindu bréfi yðar, hefur ekki fundist né heldur bréf dags. 6. ágúst 1980 þrátt fyrir margendurtekna, ítarlega leit. Þau eru þó innfærð sem móttekin bréf í bækur skjalasafnsins en ekki verður séð af sömu bókum að þeim hafi verið svarað.

Einnig sendist ljósrit af bréfi því er ráðuneytið sendi dómnefndarmönnum 6. febrúar 1985 en því bréfi barst aðeins svar frá .... [B] (sjá meðf. ljósrit) og voru .... [A] afhent gögnin, sem um er rætt í bréfinu, skv. meðf. ljósriti af kvittun.

Að því er varðar skráningu og varðveislu skjala í ráðuneytinu hefur þeirri reglu verið fylgt í gegnum árin að öll bréf sem ráðuneytinu berast eru samdægurs opnuð af skjalaverði ráðuneytisins, stimpluð, merkt með komudegi og dagbókarnúmeri og skráð í sérstaka dagbók fyrir innkomin bréf. Bréfin eru síðan ekki sett í möppur í skjalasafni fyrr en erindinu hefur verið svarað (og þá fest við afrit af svarbréfi) eða fengið einhverja aðra afgreiðslu.

Þess skal hins vegar getið að bréf sem stíluð eru á ráðherra, eru ekki opnuð í skjalasafni en ganga beint til ráðherra. Af þeirri ástæðu er ekki alltaf tryggt að þau bréf séu færð til bókunar.“

A taldi svör menntamálaráðuneytisins ófullnægjandi, þar sem í gögnum ráðuneytisins hefði ekki verið að finna svör dómnefndarmanna við bréfi ráðherra frá 10. júní 1980. Hinn 8. júní 1989 ritaði ég A bréf og þar sagði:

„Þar sem menntamálaráðuneytið staðhæfir, að þessi gögn séu ekki í vörslum þess, get ég ekki aðhafst neitt frekar í málinu að öðru leyti en því, sem fram kemur í bréfi, er ég hef í dag ritað menntamálaráðherra í tilefni af athugun minni á kvörtun yðar.“

Í síðastgreindu bréfi mínu til menntamálaráðherra sagði:

„Ég vil af þessu tilefni vekja athygli ráðuneytis yðar á nauðsyn þess að bréf og gögn, sem ráðuneytinu berast, séu varðveitt tryggilega og skráningu og varðveislu hagað þannig, að unnt sé að sannreyna, hvenær þau bárust ráðuneytinu og hvaða afgreiðslu þau hlutu. Hið sama á einnig við um bréf, sem ráðherra berast beint vegna viðfangsefna ráðuneytisins.“