Álit

I.

Hinn 23. febrúar 1989 ritaði ég forsætisráðherra bréf. Tilefni þess var, að í starfi mínu voru þess nokkur dæmi, að ráðuneyti hefðu dregið úr hófi að verða við tilmælum mínum um upplýsingar eða skýringar vegna kvartana, sem mér höfðu borist, og ekki gert mér grein fyrir því, af hverju þessi töf stafaði. Það vakti þá spurningu, hvort ráðuneyti fylgdu almennt einhverjum reglum um svör við erindum manna, sem þeim berast, sérstaklega þegar afgreiðsla dregst lengur en ætla mætti að menn gerðu ráð fyrir. Í bréfi mínu til forsætisráðherra fór ég þess á leit, að hann tæki mál þetta upp við ráðherra í ríkisstjórn sinni. Jafnframt vænti ég þess að fá upplýsingar um, hvort og þá hvaða reglum væri fylgt hjá ráðuneytum um svör við erindum, sem þeim berast.

Hinn 6. mars 1989 sendi forsætisráðherra öllum ráðherrum svohljóðandi bréf:

„Hér með fylgir bréf frá 23. febrúar s.l. frá umboðsmanni Alþingis, þar sem athygli er vakin á því að svör við fyrirspurnum umboðsmannsins berast seint frá ýmsum ráðuneytum. Í sumum tilfellum hafa svör ekki borist þrátt fyrir ítrekanir.

Leggja verður á það mikla áherslu að umboðsmanni Alþingis sé svarað eins fljótt og frekast er unnt. Bið ég ráðherra að sjá til þess að svo verði.“

Hinn 22. mars 1989 áréttaði ég ósk mína um að upplýst yrði, „hvort ráðuneyti fylgi almennt einhverjum reglum um svör við erindum manna, sérstaklega þegar afgreiðsla dregst lengur en ætla má, að menn geri ráð fyrir.“ Forsætisráðherra sendi afrit þessa bréfs til allra ráðuneyta 12. apríl s.á.

Ég sendi forsætisráðherra síðan ítrekunarbréf hinn 3. maí 1989. Þar sagði, að ég vænti þess, „að tilmæli þau, er fram komu í bréfi ráðuneytis yðar frá 12. apríl s.l., verði ítrekuð við þau ráðuneyti, sem ekki hafa enn svarað erindinu.“

Svör samkvæmt ofangreindum tilmælum forsætisráðherra bárust að lokum frá öllum ráðuneytum nema samgönguráðuneytinu, en svar þess barst mér, eftir að ég hafði birt álit mitt í málinu. Úrdrættir úr svarbréfunum fara hér á eftir en einungis er tekið orðrétt upp það, sem beinlínis varðaði efni fyrirspurnar minnar.

1. Svar dóms- og kirkjumálaráðuneytisins.

„Um þetta efni hafa ekki verið settar almennar reglur í ráðuneytinu. Á hinn bóginn má segja að þegar litið er til fjölda, fái flest erindi hraða meðferð í ráðuneytinu. Beri erindi það með sér að það þoli ekki bið er reynt að svara því tafarlaust.

Því er þó ekki að leyna að ýmis erindi sem ráðuneytinu berast eru mjög tímafrek í vinnslu og gagnaöflun og verður ekki svarað endanlega fyrr en allnokkur tími er liðinn frá því að það barst ráðuneytinu. Þetta á t.d. við um ýmis erindi á sviði sifjaréttar. Forsjárdeilumál eru þessu marki brennd, eins og embætti umboðsmanns hefur sérstaklega verið gerð grein fyrir. Nauðsynlegt er að umsagnir barnaverndarnefnda og eftir atvikum Barnaverndarráðs liggi fyrir áður en endanleg ákvörðun um forsjá er tekin í ráðuneytinu. Öflun slíkra umsagna tekur sinn tíma. Aðilum máls er þó jafnan gert ljóst í hvaða farvegi málið er og hvað dvelji úrlausn þess. Sama má segja um önnur erindi sem dragast kunna, að reynt er eftir megni að upplýsa aðila að þeim, hvað töfinni valdi, og hvenær vænta megi svars.

Að lokum skal þess getið að ráðuneytið hefur fáa starfsmenn þegar verkefni þess eru virt, störf eru sérhæfð og erfitt er fyrir starfsmenn að grípa inn í flókin verk sem eru á starfssviði annarra starfsmanna, sem forfallast kunna. Þess eru dæmi bæði í þessu ráðuneyti og öðrum að ófyrirséð forföll eins eða tveggja starfsmanna setji starfsemi heilla deilda úr skorðum. Við því er að sjálfsögðu reynt að bregðast, en augljóst er, að í okkar fámennu stjórnsýslu, verða afleiðingarnar þær að úrlausn ýmissa erinda dregst meira en æskilegt má telja.“

2. Svar félagsmálaráðuneytisins.

„Almennt má segja að ráðuneytið leitist við að svara öllum erindum, sem því berast eins fljótt og unnt er, en hins vegar getur mikið annríki gert það að verkum að eitthvað dragist að svara. Ef ljóst er að nokkuð langur tími mun líða þar til unnt er að svara, er stundum sent bréf þess efnis að dragast muni að svara erindinu og ástæður tilgreindar.

Ráðuneytið er bundið af ýmsum lagaákvæðum með að afgreiða mál innan tilskilins frests og er því nauðsynlegt að haga vinnu með þeim hætti að afgreiðslu sé lokið innan þeirra tímamarka.“

3. Svar fjárlaga- og hagsýslustofnunar.

„Ekki gilda hjá Fjárlaga- og hagsýslustofnun neinar skrifaðar eða á annan hátt formlega frágengnar reglur um svör við erindum manna. Það skal tekið fram, að eðli þessarar stofnunar samkvæmt eru þau erindi sem hingað berast fyrst og fremst frá öðrum ráðuneytum eða einstökum stofnunum. Erindi frá einstaklingum heyra til undantekninga.

Vinnsla verkefna, þar á meðal svör við erindum stofnana eða einstaklinga, fer í þá forgangsröð sem á hverjum tíma er nauðsynleg með tilliti til ákvarðana fjármálaráðherra, fastra verkefna svo sem fjárlagagerðar og tiltæks mannafla.“

4. Svar fjármálaráðuneytisins.

„Til svars við fyrirspurn yðar vill ráðuneytið taka fram að ekki liggja fyrir neinar almennar reglur hjá ráðuneytinu um það hvernig erindum er svarað né um það innan hvaða tíma það skal gert. Hins vegar er erindum svarað eins fljótt og kostur er, og ef það liggur fyrir að ekki sé unnt að svara erindi innan eðlilegra tímamarka, er reynt tilkynna það viðkomandi aðila, annað hvort munnlega eða skriflega.“

5. Svar forsætisráðuneytisins.

„Með vísun til bréfs yðar dags. 23. febrúar og 22. mars 1989 upplýsist hér með að forsætisráðuneytið hefur ekki sett neinar vinnureglur um meðferð erinda er berast ráðuneytinu. Samt sem áður er farið eftir þeirri almennu reglu að svara öllum bréfum og erindum er ráðuneytinu berast. Sum erindi eru framsend öðrum ráðuneytum til frekari meðferðar og viðkomandi aðila tilkynnt um það. Í öðrum tilvikum dregst stundum að svara bréfum og erindum vegna upplýsinga- og gagnaöflunar. Sé dráttur óvenjulegur er reynt að skýra slíkt fyrir viðkomandi aðila.

Vegna fyrri bréfa yðar hefur forsætisráðuneytið óskað þess við önnur ráðuneyti að erindi yðar verði svarað sérstaklega.“

6. Svar Hagstofu Íslands.

„Hvað viðkemur spurningu yðar er því til að svara, að erindi, sem Hagstofunni berast eru af ýmsu tagi, en til hægðarauka má greina þau í tvennt. Annars vegar eru þá

ýmis erindi sem tengjast hagskýrslugerð og tölfræðilegri vinnu ráðuneytisins. Hér er oft um almennar fyrirspurnir að ræða og þá jafnoft munnlegar sem skriflegar. Hins vegar eru erindi sem eru fremur stjórnsýslulegs eðlis, einkum erindi til Þjóðskrár.

Hagstofan hefur ekki sett formlegar reglur um svör við erindum. Hins vegar eru ýmsar verklagsreglur og venjur við lýði sem hér eiga við. Meginreglan sem beitt er við afgreiðslu erinda, er að þeim sé svarað án tafar. Þannig er jafnan leitast við að allir sem koma í afgreiðslu þjóðskrár með beiðni um vottorð eða upplýsingar, breytingar á skráningaratriðum í þjóðskrá, o.fl., sé afgreiddir jafnóðum. Undantekningar eru þó á þessu ef kanna þarf mál nánar eða útbúa sérstök gögn, t.d. nafnskírteini, en þá er jafnan reynt að ljúka afgreiðslu næsta dag. Á sama hátt er reynt að svara öllum fyrirspurnum í síma jafnóðum og er slík símsvörun mjög tímafrek á Hagstofunni. Ennfremur er reynt að svara skriflega erindum án tafar. Mál geta þó hæglega dregist á langinn, m.a. vegna þess að þau þarf að kanna, þess er beðið að upplýsingar liggi fyrir eða að uppi séu veruleg álitamál um afgreiðslu. Séu tafir fyrirsjáanlegar er oft reynt að hafa samband við viðkomandi og greint frá því, oftast símleiðis en stundum með bréfi. Um þetta eru ekki fastar reglur.“

7. Svar heilbrigðis- og tryggingamálaráðuneytisins.

„Vegna fyrirspurnar um hvort ráðuneytið „fylgir almennt einhverjum reglum um svör við erindum manna“ skal þetta fram tekið:

Þegar ráðuneyti heilbrigðis- og tryggingamála tók til starf a haustið 1970, var sett sú regla, að öllum bréfum skyldi svara svo fljótt sem unnt væri. Tækist ekki að afla upplýsinga í efnislegt svar t.d. innan 2ja vikna, eða væri slík töf fyrirsjáanleg m.a. vegna þess, að senda þyrfti erindið út úr ráðuneytinu til umsagnar, sem er algengt, skyldi sendandi fyrirspurnar eða erindis bréflega upplýstur um þá málsmeðferð, einkum ef ætla mætti að honum væri ekki ljóst, að um töf af slíkum ástæðum gæti orðið að ræða.

Frá þessari aðalreglu hafa eflaust orðið frávik, sem erfitt er að koma í veg fyrir. Þau geta t.d. stafað af eðlilegri fjarveru þess starfsmanns, sem sérhæfðum verkefnum sinnir, en slík sérhæfing fer vaxandi í fagráðuneytum, sem kunnugt er. Mál leggjast þá til viðkomandi starfsmanns og bíða hans, án þess að aðrir hafi um það sérstaka vitneskju. Þetta á einkum við um þá starfsmenn, sem opna þann póst sjálfir, sem til þeirra er stílaður, þótt ekki sé endilega merkur sem einkamál.“

8. Svar iðnaðarráðuneytisins.

„Með vísun til erindis yðar, hr. umboðsmaður Alþingis, skal eftirfarandi upplýst: 1. Erindi sem berast ráðuneytinu eru sérstaklega árituð og getið komudags og

málaflokks, er þau falla undir. Frumritið þannig merkt er vistað í skjalasafni en ljósrit síðan afhent til afgreiðslu þeim starfsmanni, er annast umræddan málaflokk. Auk þess fær ráðherra eða ráðuneytisstjóri afrit erindisins eftir því sem við á.

2. Erindi eru eftir frumflokkun skráð í sérstakt tölvuskráningarkerfi ráðuneytisins þar sem letrað er nafn sendanda, málefni, nafn hlutaðeigandi starfsmanns og loks afgreiðslu erindisins. Yfirlit yfir móttekin erindi er prentað út og yfirfarið með reglulegu millibili, til að fylgjast með afgreiðslu mála.

3. Sú meginregla gildir í ráðuneytinu, að erindum er svarað svo skjótt sem auðið er, en annir starfsmanna ráða síðan hvernig til tekst, ef ekki er um forgangsverkefni að ræða. Þegar afgreiðslur eru stefnumarkandi kallar ákvörðun stundum á nokkuð víðtækt samráð, er getur tafið afgreiðslu. Ef ljóst er við móttöku, að erindi er þess eðlis að því verði ekki svarað efnislega innan fárra daga, hefur til þessa ekki tíðkast að staðfesta móttöku sérstaklega og boða svar innan tiltekins frests. Með hliðsjón af umræðum um svör við erindum, sem væntanlega eru tilefni bréfa yðar, hr. umboðsmaður Alþingis, þá hefur ráðuneytið nú tekið upp þá vinnureglu, að staðfesta móttöku slíkra erinda og boða svar.

4. Við afgreiðslu mála, sem fela í sér efnislega ákvörðun, hefur ráðuneytið ávallt stuðst við það meginsjónarmið, að svar skuli vera rökstutt, skýrt og án málalenginga.

5. Fyrir kemur að ráðuneytinu, berast erindi sem ýmist eru óskýrt sett fram eða svo yfirgripsmikil að erfitt er að svara þeim. Í því sambandi skal minnt á að ekki hefur verið gerð krafa um að erindi til stjórnvalda uppfylli tiltekin formskilyrði sambærileg þeim er greinir í tilskipun frá 3. apríl 1771 (lagasafn 1983 d. 159-160), um erindi til stjórnarinnar, áritun á þau o.fl. Í tengslum við þá athugun sem umboðsmaður hefur haft frumkvæði að varðandi svör við erindum mætti jafnframt huga að þessum þætti.

6. Þess skal að lokum getið, að megnið af þeim erindum sem beint er til ráðuneytisins og krefjast úrlausna er komið munnlega á framfæri ýmist til ráðherra og/eða beint til embættismanna. Slík mál geta verið eigi síður aðkallandi og útheimta krókalausa afgreiðslu.“

9. Svar landbúnaðarráðuneytisins.

„Ráðuneytið leitast við að svara erindum, sem því berast svo njótt sem tök eru á. Meðan mál, sem berast eru til umfjöllunar og áætlað er að endanleg afgreiðsla dragist, er þeim sem málið varðar oftast gerð grein fyrir líklegum gangi málsins.“

10. Svar menntamálaráðuneytisins.

„Í Menntamálaráðuneytinu eru öll aðsend bréf bókfærð strax við móttöku, og síðan dreift til hinna ýmsu skrifstofa og deilda ráðuneytisins eftir eðli máls. Ráðuneytisstjóri og skrifstofustjórar reyna síðan að fylgjast með að bréfum sé svarað og strax og í ljós kemur að svör við erindum hafi dregist lengur en góðu hófi gegnir, er gerð gangskör að því að þeim verði svarað hið fyrsta, ef tök eru á, en auðvitað getur mál verið þess eðlis að gagnger athugun og umfjöllun þess reynist nauðsynleg og kann þá afgreiðsla að taka nokkurn tíma.“

11. Svar samgönguráðuneytisins.

„Varðandi fyrirspurn yðar um það hvort ráðuneytið fylgi almennt einhverjum reglum um svör við erindum manna, sérstaklega þegar afgreiðsla dregst lengur en ætla má, að menn geri almennt ráð fyrir, vill ráðuneytið taka eftirfarandi fram:

Öll bréf sem berast ráðuneytinu eru stimpluð með stimpli ráðuneytisins og getið innkomudags og málanúmers samkvæmt málaflokkaskrá í skjalasafni. Jafnframt eru ýmsar upplýsingar tölvufærðar í sérstaka bókunarbók, þar sem fram kemur nafn sendanda, dagsetning og efni bréfs og númer í málaflokkaskrá. Jafnframt eru öll útsend bréf færð í þessa bókunarbók.

Ráðuneytisstjóri eða staðgengill hans fær síðan bréfin í hendur og felur einstökum starfsmönnum að svara erindunum eftir því sem deilda- og starfsskipting kveður á um. Auk þess fær ráðherra í hendur afrit allra bréfa.

Ráðuneytið hefur ekki sett almennar vinnureglur um meðferð erinda sem því berast. Farið hefur verið eftir þeirri óskráðu reglu að erindum beri að svara og það svo

fljótt sem kostur er. Þegar litið er til fjölda erinda verður að telja að mikill meirihluti þeirra fái skjóta meðferð í ráðuneytinu. Mörg þeirra bera það með sér að þau þola enga bið og er þá reynt að svara þeim tafarlaust og kann það að bitna á öðrum erindum,

Af mörgum ástæðum getur svartími erinda þó orðið lengri, en menn almennt gera ráð fyrir, t.d. vegna annríkis og upplýsingaöflunar. Ýmis erindi, t.d. hvers konar leyfisumsóknir, eru tímafrek í vinnslu þegar afla þarf gagna og umsagna margra aðila. Þegar dregst úr hófi fram að mati ráðuneytisins að svara erindum er leitast við að upplýsa aðila um stöðu málsins, ástæður dráttar á svari og hvenær svars megi vænta. Þá er þess að geta að ráðuneytið er fámennt og því hver og einn starfsmaður með sérhæfða málaflokka. Þegar einn starfsmaður forfallast, t.d. vegna sumarleyfa, veikinda eða er fjarverandi úr ráðuneytinu vegna verkefna erlendis er oft á tíðum vandkvæðum bundið fyrir annan starfsmann að setja sig inn í og afgreiða einstök erindi er varða málaflokka hins. Þetta er reynt að leysa, en óneitanlega getur þetta haft áhrif á svartíma erinda.

Að lokum vill ráðuneytið lýsa þeirri skoðun sinni að æskilegt sé að settar verði samræmdar vinnureglur innan Stjórnarráðsins um meðferð erinda sem því berast.“

12. Svar sjávarútvegsráðuneytisins.

„Til svars erindinu vill ráðuneytið taka fram að í þessu ráðuneyti er fylgt þeirri reglu að svara erindi eins fljótt og fært er, þó ekki fyrr en efnisleg rök liggja fyrir til svars erindinu. Mjög misjafnt er hve skamman tíma tekur að efna til svara við hinum ýmsu erindum sem ráðuneytinu berast. Einnig er ákaflega misjafnt hvaða hugmyndir hver einstaklingur hefur um, hvað sé eðlilegur svartími. Dragist svör að mati fyrirspyrjenda eru embættismenn ráðuneytisins ávallt tilbúnir til að færa efnisleg rök fyrir drættinum. Að lokum skal hér ítrekað að aðalregla ráðuneytisins er að svara erindinu svo fljótt sem auðið er.“

13. Svar utanríkisráðuneytisins.

„Vegna fyrirspurnar yðar um hvort ráðuneytið fylgi almennt einhverjum reglum um svör við erindum manna skal tekið fram, að utanríkisráðuneytið leitast við að leysa tafarlaust þau mál sem til þess koma. Eðli málsins samkvæmt kann afgreiðsla þeirra að taka mislangan tíma.“

14. Svar viðskiptaráðuneytisins.

„Ekki hafa verið settar almennar reglur um þetta efni í ráðuneytinu. Kappkostað er að svara öllum erindum eins skjótt og unnt er og í því efni er reynt að koma til móts við þá, sem þurfa á tafarlausri afgreiðslu sinna mála að halda.

Ráðuneytið er fáliðað og verkaskiptingu milli manna hagað á þann veg, að starfsmenn eiga erfitt með að hlaupa inn í flókin verk á verksviði annarra starfsmanna, þegar um forföll eða orlof þeirra er að ræða. Því geta afgreiðslur mála á sumarleyfistíma dregist eins og um getur í yfirliti yðar en ef mál þolir ekki bið, er þó ávallt reynt að leysa úr því án tafar.“

II. Niðurstaða.

Í niðurstöðu álits míns, dags. 29. desember 1989, gerði ég í fyrstu grein fyrir nokkrum dæmum um, að einstökum stjórnvöldum væru í lögum settir ákveðnir frestir til að afgreiða þau erindi, sem þau eiga að sinna. Sem dæmi um slík ákvæði nefndi ég 99. gr. og 2. mgr. 100. gr. laga nr. 75/1981 um tekjuskatt og eignarskatt,13. gr. laga nr. 10/1960 um söluskatt,100. og 101. gr. tollalaga nr. 55/1987, 8. mgr. 8. gr. byggingarlaga nr. 54/1978,11. gr. laga nr. 23/1985 um ríkisábyrgð á launum og 2. mgr. 11. gr. laga nr. 30/1987 um orlof .

Þá sagði orðrétt í niðurstöðu álits míns:

„Ég tel það góða stjórnsýsluhætti, að stjórnvöld svari bréflega skriflegum erindum, nema erindi beri með sér, að svars sé ekki vænst. Skrifleg svör eru að jafnaði nauðsynleg bæði fyrir stjórnvöld og þá sem til þeirra leita, til þess að ekki fari milli mála, hvenær og hvernig málaleitun hefur verið afgreidd.

Framangreind talning lagaákvæða, sem ekki er ætlað að vera tæmandi, sýnir, að stundum eru stjórnvöldum settir ákveðnir frestir í lögum til að afgreiða erindi. Ég tel samt sem áður vafa leika á því, hvort fært sé að setja almenna reglu um afmarkaða fresti, sem ráðuneyti verði undantekningarlaust að hlíta við meðferð mála. Viðfangsefni ráðuneyta eru margvísleg og úrlausn þeirra tekur óhjákvæmilega misjafnlega langan tíma.

Ég legg hins vegar áherslu á það, sem segir í fyrrgreindu bréfi mínu frá 23. febrúar s.l. til forsætisráðherra, að tafir á svörum við erindum séu skýrðar fyrir þeim aðilum, sem í hlut eiga, ef afgreiðsla dregst lengur en ætla verður, að menn geri ráð fyrir. Jafnframt verði þá upplýst, eftir því sem kostur er, hvenær úrlausnar sé að vænta. Slíkir stjórnsýsluhættir eru nauðsynlegt skilyrði eðlilegra samskipta almennings og stjórnvalda og þess trausts, sem stjórnvöld verða að njóta hjá almenningi.

Af ofangreindum ástæðum tel ég brýnt, að ráðuneyti og önnur stjórnvöld móti reglur um svör við erindum frá einstaklingum, sem til þeirra leita. Slíkar reglur eiga að mínum dómi að byggjast á eftirfarandi meginsjónarmiðum.

1. Að settar verði reglur um ákveðinn frest til afgreiðslu erinda, þegar í hlut eiga málaflokkar, sem er þannig háttað, að fyrirfram afmörkuðum fresti verður komið við.

2. Að tafir á afgreiðslu erinda verði skýrðir fyrir þeim, sem hlut eiga að máli, ef þær eru meiri en ætla verður að þeir geri ráð fyrir.

3. Að tafir umfram venjulegan afgreiðslutíma erinda af því tagi, sem um er að ræða, verði skýrðar fyrir viðkomandi aðilum.

4. Að fyrirspurnum manna, hvað líði afgreiðslu einhvers fyrri erindis þeirra, verði svarað þegar í stað.

5. Að gerð sé grein fyrir því í þeim tilvikum, sem um ræðir í liðum 2-4 hér að ofan, hvenær afgreiðslu máls sé að vænta, ef þess er nokkur kostur.

6. Að stjórnvald hafi einhverja skipan, er tryggi að erindi séu afgreidd eða tafir skýrðar innan hæfilegs tíma.

Það eru tilmæli mín, sbr. 2. gr. auglýsingar nr. 96/1969 um staðfestingu forseta Íslands á reglugerð um Stjórnarráð Íslands, að forsætisráðuneytið komi ofangreindum sjónarmiðum á framfæri við önnur ráðuneyti og fylgi eftir framkvæmd þeirra.

Ég tek fram, að hér að framan hefur ekki verið fjallað um samskipti mín og stjórnvalda. Mun ég, hér eftir sem hingað til, gera athugasemdir við svör þeirra, eftir því sem tilefni kann að gefast til í einstökum tilvikum.“

III. Viðbrögð stjórnvalda.

Í tilefni af áliti mínu hér að framan ritaði forsætisráðuneytið mér bréf, dags. 22. janúar

1990. Með bréfi ráðuneytisins fylgdi minnisblað forsætisráðherra, dagsett sama dag, sem hann lét fylgja áliti mínu, þegar það var sent öðrum ráðherrum.

Í minnisblaði forsætisráðherra kom fram, að með vísan til niðurstöðu álits míns væru á lokastigi undirbúnings starfsreglur, sem m.a. tækju til þess, með hvaða hætti skyldi svara skriflegum erindum til ráðuneytisins. Með bréfi forsætisráðuneytisins frá 22. janúar 1990 fylgdi ennfremur í ljósriti hluti starfsreglna, er kveða á um meðferð skjala og bréfa ráðuneytisins.

Með bréfi, dags. 29. janúar 1990, sendi forsætisráðuneytið mér til kynningar ljósrit af bréfi menntamálaráðuneytisins frá 25. janúar 1990 ásamt þargreindum fylgiskjölum.

Í bréfi menntamálaráðuneytisins var frá því skýrt, að sett hefði verið vinnuregla í ráðuneytinu um svör við erindum frá einstaklingum, samtökum og sambærilegum aðilum. Meðfylgjandi bréfi menntamálaráðuneytisins var dreifibréf, dags. 18. janúar 1990, til allra starfsmanna menntamálaráðuneytisins, þar sem eftirfarandi kom m.a. fram:

„Þegar erindi berst sem sýnt þykir að ekki verði unnt að afgreiða efnislega innan 10 daga verði sendanda sent um hæl stutt bréf þar sem fram komi hvar erindið sé til meðferðar og hjá hverjum megi leita upplýsinga um afgreiðslu. Fyrirmynd sem nota mætti að slíku bréfi fylgir.“