Bréf

  

Umboðsmaður lauk málinu með bréfi, dags. 28. júní 2019, sem hljóðar svo: 

I

Ég vísa til erindis yðar frá 10. janúar sl. þar sem þér kvartið yfir ráðningu í starf [...] í Y, sem auglýst var hinn [...], og því að hafa ekki fengið tiltekin gögn varðandi ráðninguna.

Í tilefni af kvörtun yðar var X ritað bréf hinn 21. febrúar sl. þar sem þess var óskað að sveitarfélagið veitti nánar tilgreindar upplýsingar og skýringar vegna málsins auk fyrirliggjandi gagna vegna ráðningar í starfið. Ég tel ekki þörf á að gera nánari grein fyrir bréfinu hér þar sem þér fenguð afrit þess sent með bréfpósti. Umbeðnar upplýsingar og skýringar auk gagna málsins bárust mér með bréfi X, 20. mars sl., og gaf ég yður kost á að gera athugasemdir við þær með bréfi, dags. 21. mars sl. Athugasemdir yðar bárust mér síðan með tölvubréfi 27. mars sl.

 

II

Samkvæmt gögnum málsins sóttuð þér um starf [...] hinn [...]. Af gögnum málsins verður ráðið að alls hafi sex einstaklingar sótt um starfið og að þrír þeirra hafi verið boðaðir til viðtals. Með bréfi, dags. [...]., var yður tilkynnt um að B hefði verið ráðin í starfið.

Með bréfi, dags. 15. júlí sl., óskuðuð þér eftir rökstuðningi fyrir ráðningunni. Umbeðinn rökstuðningur barst yður með bréfi, dags. 17. ágúst sl. Í honum er ráðningarferlinu lýst og nánari rök færð fyrir þeirri ákvörðun að ráða B í starfið.

Í framhaldinu óskuðuð þér eftir því með bréfi, dags. 13. september sl., að X afhenti yður afrit af öllum gögnum sveitar­félagsins er vörðuðu ráðningu í starfið. Yður bárust tiltekin gögn með tölvubréfi, dags. 25. september sl.

Með bréfi, dags. 10. nóvember sl., óskuðuð þér á ný eftir því við sveitar­félagið að það myndi afhenda yður afrit af öllum gögnum málsins þar sem þér tölduð að sveitarfélagið hefði ekki gert slíkt með tölvubréfi sínu frá 25. september sl. Í bréfi yðar tilgreinduð þér jafnframt nánar tiltekin gögn sem þér óskuðuð sérstaklega eftir að fá afrit af. Með bréfi sveitarfélagsins, dags. 13. nóvember sl., var beiðni yðar hafnað þar sem sveitarfélagið taldi sig hafa afhent yður öll þau gögn sem því væri heimilt og skylt að afhenda yður vegna ráðningarinnar og vísaði til 1. mgr. 5. gr. og 8. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012 því til stuðnings.

Þar sem þér tölduð að beiðni yðar hefði verið hafnað á röngum forsendum óskuðuð þér eftir því við sveitarfélagið að beiðni yðar yrði endurskoðuð með bréfi, dags. 7. desember sl. Í bréfi sveitarfélagsins, dags. 3. janúar sl., var vísað til fyrra svars þess frá 13. nóvember sl. og ítrekað að þér gætuð leitað til úrskurðarnefndar um upplýsingamál vegna synjunar sveitarfélagsins um afhendingu frekari gagna. Þá var yður einnig bent á að þér gætuð leitað til umboðsmanns Alþingis.

 

III

1

Ég legg þann skilning í kvörtun yðar að hún lúti m.a. að efnislegu mati á því hver var talinn hæfastur til að gegna auglýstu starfi. Eins og ég hef áður vikið að í bréfi mínu til yðar, dags. [...] sl., ber stjórnvöldum við ráðningar í opinber störf að fylgja stjórnsýslu­lögum nr. 37/1993 og almennum grundvallarreglum í stjórnsýslurétti um undirbúning ráðningar og mat á hæfni umsækjenda. Í íslenskum rétti hafa ekki verið lögfestar almennar reglur um hvaða sjónarmið stjórnvöld eigi að leggja til grundvallar ákvörðun um ráðningu í opinbert starf þegar almennum hæfisskilyrðum sleppir. Meginreglan er sú að stjórnvaldið ákveður á hvaða sjónarmiðum það byggir slíka ákvörðun ef ekki er sérstaklega mælt fyrir um það í lögum eða stjórnvaldsfyrirmælum. Í samræmi við réttmætisreglu stjórnsýsluréttar þurfa slík sjónarmið að vera málefnaleg, eins og sjónarmið um menntun, starfsreynslu, hæfni og eftir atvikum aðra persónulega eiginleika sem viðkomandi stjórnvald telur máli skipta. Þegar þau sjónarmið sem stjórnvaldið ákveður að byggja ákvörðun sína á leiða ekki öll til sömu niðurstöðu þarf að meta þau innbyrðis. Við slíkt mat gildir sú meginregla að stjórnvaldið ákveður á hvaða sjónarmið það leggur áherslu ef ekki er mælt fyrir um það í lögum eða stjórnvaldsfyrirmælum.

Í ljósi þeirrar skyldu sem hvílir á stjórnvöldum að velja þann umsækjanda sem telst hæfastur til að gegna viðkomandi starfi hefur verið lagt til grundvallar í íslenskum rétti að veitingarvaldshafinn verði að geta sýnt fram á að heildstæður samanburður á umsækjendum hafi farið fram þar sem megináhersla hafi verið lögð á atriði sem geta varpað ljósi á væntanlega frammistöðu umsækjenda í starfinu út frá þeim málefnalegu sjónarmiðum sem lögð hafa verið til grundvallar ákvörðuninni.

Hlutverk umboðsmanns Alþingis er að hafa í umboði Alþingis eftirlit með stjórnsýslu ríkis og sveitarfélaga á þann hátt sem nánar greinir í lögum nr. 85/1997 og tryggja rétt borgaranna gagnvart stjórnvöldum landsins. Ég legg á það áherslu að umboðsmaður er við athugun sína á málum af þeim toga sem hér um ræðir ekki í sömu stöðu og stjórnvaldið sem tekur ákvörðun um veitingu starfs. Það leiðir af eðli þess eftirlits sem umboðsmaður Alþingis hefur með höndum að það er ekki verkefni hans að endurmeta hvern hafi átt að skipa eða ráða í tiltekið starf heldur að leggja mat á hvort réttum stjórnsýslureglum og öðrum lagareglum hafi verið fylgt við töku þeirrar ákvörðunar sem kvörtun beinist að. Athugun umboðsmanns lýtur þannig m.a. að því hvort stjórnvaldið hafi lagt málefnaleg sjónarmið til grundvallar ákvörðun sinni og gætt að innbyrðis vægi þeirra sem stuðst er við m.t.t. þess starfs sem verið er að ráða í. Þá snýr athugun umboðsmanns jafnframt að þeim ályktunum sem stjórnvaldið dregur af gögnum málsins og því mati sem það leggur á þau.

Ég hef sem umboðsmaður talið að almennt verði að játa stjórnvaldi nokkurt svigrúm við mat á þeim málefnalegu sjónarmiðum sem það hefur lagt til grundvallar og þá hvernig einstakir umsækjendur falli að slíkum sjónarmiðum, enda sé að öðru leyti sýnt fram á að fullnægjandi upplýsingar hafi legið fyrir til að slíkt mat geti farið fram.

2

Starf [...] Y var auglýst laust til umsóknar hinn [...]. Í auglýsingunni var hlutverki [...] lýst með þeim hætti að [...].

Menntunar- og hæfnikröfur samkvæmt auglýsingunni voru eftirfarandi: [...]; framhaldsmenntun á sviði stjórnunar, [...] var talin æskileg; þekking og reynsla á sviði stjórnunar og rekstrar var talin æskileg; og færni í mannlegum samskiptum og samstarfshæfileikar. Þá var tekið fram að leitað væri að jákvæðum og drífandi einstaklingi með mikið frumkvæði. Ég tek fram að ég tel mig ekki hafa forsendur til að gera athugasemdir við þau sjónarmið og þær kröfur sem fram koma í starfsauglýsingunni enda tel ég þær málefnalegar. 

Samkvæmt gögnum málsins bárust sex umsóknir um starfið. Þrír umsækjendur voru boðaðir til viðtals en þér voruð ekki á meðal þeirra. Þá var óskað eftir umsögnum um tvo umsækjendur sem boðaðir voru til viðtals. Samkvæmt því sem fram kemur í þeim gögnum málsins sem ég fékk afhent frá sveitarfélaginu fór fram grunnmat á umsækjendum. Þegar matið fór fram hafði Y hins vegar tekið þá ákvörðun að skipta auglýsta hæfniþættinum „færni í mannlegum samskiptum og samskiptahæfileikum“ út fyrir „reynslu af faglegri forystu í [...]“. Á meðal gagnanna var einnig tafla þar sem öllum umsækjendum voru gefin einkunn frá 0 til 4 fyrir matsþætti sem síðan höfðu mismunandi vægi við grunnmat á umsóknum. Þeir þættir voru samkvæmt matskvarða: [...] (21,7%), viðbótarmenntun á sviði stjórnunar eða [...] (31%), þekking og reynsla á sviði stjórnunar og rekstrar (24,8%) og þekking og reynsla af faglegri forystu á sviði [...] (24,8%). Þeim þremur umsækjendum sem fengu hæstu stigagjöf samkvæmt matinu var boðið í starfsviðtal og að því loknu var [B] boðið starfið.

3

Í kvörtun yðar til mín gerið þér athugasemdir við þá ákvörðun [Y] að skipta hæfniþættinum „færni í mannlegum samskiptum og samskiptahæfileikum“ út fyrir „reynslu af faglegri forystu í [...]“. Sá fyrrnefndi var tilgreindur í auglýsingu um starfið en sá síðarnefndi var notaður við mat á því hvaða umsækjendur ætti að boða til viðtals vegna starfsins.

Í skýringum sveitarfélagsins til mín kemur fram að ástæða framangreinds hafi verið sú að ekki hafi reynst unnt að leggja mat á færni í mannlegum samskiptum á grundvelli fyrirliggjandi gagna, þ.e. umsókna og kynningarbréfa, þar sem um huglægt atriði væri að ræða. Því hafi mistök verið gerð við vinnslu atvinnuauglýsingarinnar en þó er tekið fram að innbyrðis staða yðar og umsækjandans sem hlaut starfið hefði ekki breyst hefði þessum hæfniþætti verið sleppt og hann ekki metinn til stiga.

Af þessu tilefni tek ég fram að umsækjendur um opinbert starf eiga að geta gert sér grein fyrir því af lestri starfsauglýsingar hvers eðlis starfið er, hvaða lágmarkskröfur þeir þurfa að uppfylla og hvaða megin­sjónarmiðum verði fylgt við val úr hópi umsækjenda. Upplýsingar um þessi atriði eru jafnframt forsenda þess að umsækjendur geti lagt fram með umsókn sinni þær upplýsingar og gögn sem þeir telja að geti skipt máli við mat á umsókn þeirra hjá stjórnvaldinu. Því gleggri sem þessar upplýsingar eru í auglýsingunni ættu að vera meiri líkur fyrir vönduðum undirbúningi ákvörðunar. Í starfsauglýsingunni er reynsla af faglegri forystu í [...] ekki sérstaklega tilgreind í upptalningu á menntunar- og hæfnikröfum. Hins vegar er tekið fram að hlutverk [...] sé að vera faglegur leiðtogi [Y]. Þrátt fyrir að það megi taka undir, og sveitarfélagið fallist í raun á það, að auglýsingin hefði mátt vera betur úr garði gerð að þessu leyti tel ég mig, í ljósi eðlis starfsins og með vísan til þeirra sjónarmiða sem að framan greinir, ekki hafa forsendur til að gera athugasemdir við að þessu sjónarmiði hafi verið ljáð vægi við grunnmat umsækjenda um starfið eða að umsækjendum hafi ekki verið veittur kostur á að koma frekari upplýsingum um sig á framfæri. Í því sambandi hef ég jafnframt horft til þess að ekki verður séð að framsetning auglýsingarinnar að þessu leyti hafi haft áhrif á niðurstöðu málsins.  

4

Eins og að framan greinir legg ég þann skilning í kvörtun yðar að hún lúti m.a. að efnislegu mati á því hver var talinn hæfastur til að gegna auglýstu starfi.

Í skýringum sveitarfélagsins til mín er lýst þeim sjónarmiðum sem lágu til grundvallar ákvörðun um að boða tiltekna þrjá umsækjendur í fyrsta viðtal. Samkvæmt skýringum sveitarfélagsins gerði Z tillögu að þriggja þátta matsferli þar sem fyrsti matsþátturinn fólst í því að leggja mat á skriflega ferilskrá og kynningarbréf umsækjenda og gera tillögu um hvaða umsækjendur skyldu boðaðir í fyrsta viðtal. Í þessum matsþætti fékk B hæstu einkunn allra umsækjenda, eða 0,80, og hinir umsækjendurnir tveir sem einnig voru boðaðir í viðtal fengu einkunnina 0,72. Einkunn yðar var 0,54. Þá tekur sveitarfélagið fram að þó svo að framangreindum hæfniþætti hefði verið sleppt og hann ekki metinn til stiga hefði innbyrðis staða yðar og þess sem hlaut starfið engu breytt.

Í rökstuðningi fyrir ráðningunni er menntun og starfsreynsla B rakin. Þar kemur m.a. fram að B hafi víðtæka reynslu af [viðkomandi málefnasviði]. B hafi starfað [á því sviði] síðan 1999 [...]. Auk [þess] hafi B sinnt [stjórnunarstörfum]. Þá hafi B töluverða reynslu af aðkomu í þróunarverkefnum og faglegri þróun [á málefnasviðinu]. B hafi m.a. stýrt stórum verkefnum tengdum [...].Þá var tekið fram að hún hefði stjórnunar- og rekstrarreynslu frá fyrri tíð þar sem hún starfaði sem framkvæmdastjóri heildsölu og sem umsjónarmaður [...]. Það hafi því verið álit þeirra sem komu að ráðningarferlinu að B uppfyllti best huglægar og hlutlægar hæfniskröfur og að hún stæði „öðrum umsækjendum framar með skírskotun í starfið, menntun, reynslu og aðrar hæfniskröfur.“

Af framangreindu virtu og eftir að hafa kynnt mér gögn málsins fæ ég ekki annað ráðið en að ákvörðun um ráðningu í starfið hafi verið byggð á heildstæðu mati á grundvelli málefnalegra sjónarmiða og í samræmi við auglýsingu um starfið. Með hliðsjón af því svigrúmi sem játa verður stjórnvaldi við ráðningu í opinbert starf og í ljósi umsóknargagna, skráningar úr viðtölum og rökstuðnings X er það niðurstaða mín að ekki séu forsendur til að gera af minni hálfu athugasemdir við það mat X að B hafi fallið best að þeim sjónarmiðum sem lögð voru til grundvallar við ákvörðun um ráðninguna.

  

IV

Í samskiptum yðar við X óskuðuð þér eftir aðgangi að öllum gögnum ráðningarmálsins. Samkvæmt 15. gr. stjórnsýslulaga, nr. 37/1993, á aðili máls rétt á því að kynna sér skjöl og önnur gögn er mál hans varða og er meginreglan sú að aðili máls á rétt á að kynna sér öll gögn málsins. Frá þeirri meginreglu eru hins vegar gerðar vissar undantekningar í 16. og 17. gr. stjórnsýslulaga.

Í 27. gr. upplýsingalaga, nr. 140/2012, er fjallað um skráningu upplýsinga um málsatvik og meðferð mála. Í 1. mgr. 27. gr. segir að við meðferð mála þar sem taka á ákvörðun um rétt eða skyldu manna beri stjórnvöldum, og öðrum sem lögin taka til, að skrá upplýsingar um málsatvik sem veittar eru munnlega eða viðkomandi fær vitneskju um með öðrum hætti ef þær hafa þýðingu fyrir úrlausn máls og er ekki að finna í öðrum gögnum þess. Hið sama á við um helstu ákvarðanir um meðferð máls og helstu forsendur ákvarðana, enda komi þær ekki fram í öðrum gögnum málsins. Þá segir í 1. málsl. 2. mgr. greinarinnar að stjórnvöld skuli að öðru leyti gæta þess að haldið sé til haga mikilvægum upplýsingum, m.a. um samskipti við almenning og önnur stjórnvöld, svo sem með skráningu fundargerða og minnisblaða.

Í fyrirspurnarbréfi mínu til X frá 21. febrúar sl. var þess m.a. óskað að sveitarfélagið veitti nánari upplýsingar um hvort frekari gögn væru til staðar hjá sveitarfélaginu vegna ráðningarinnar og þá hvort þau gögn sem þér hefðuð óskað eftir væru meðal þeirra. Því var til svara af hálfu sveitarfélagsins að önnur eða frekari vinnuskjöl lægju ekki fyrir hjá sveitarfélaginu vegna ráðningarferilsins en þegar hefðu verið afhent yður. Einu gögnin sem þér hefðuð ekki fengið afhent væru viðtöl sem tekin voru við þá tvo umsækjendur sem þangað komust sem og umsóknir og ferilskrár þeirra umsækjenda sem einnig sóttu um starfið en hlutu ekki ráðningu. Eftir að hafa farið yfir þau gögn sem ég hef undir höndum, annars vegar frá yður og hins vegar frá sveitarfélaginu, auk þeirra svara sem sveitarfélagið hefur veitt mér vegna málsins tel ég mig ekki hafa forsendur til að rengja það. Í þessu sambandi vek ég athygli yðar á að aðili máls á rétt á að fá afrit af fyrirliggjandi gögnum stjórnsýslumáls en ekki er skylt að útbúa ný skjöl eða önnur gögn, þ.m.t. ef ekki hefur verið gætt að skráningarskyldu samkvæmt 27. gr. upplýsingalaga með fullnægjandi hætti. Ég tel því ekki tilefni til að taka þennan þátt í kvörtun yðar til nánari skoðunar.

Vegna þeirrar ákvörðunar X að synja yður um aðgang að fyrrnefndum gögnum ritaði starfsmaður minn yður tölvupóst hinn 20. maí sl. Eins og kom fram í þeim tölvupósti, sem og í bréfum mínum til yðar vegna mála [...] og [...], hef ég haft til athugunar að fjalla með almennum hætti um hvernig stjórnvöld afgreiða beiðnir um aðgang umsækjenda um opinber störf að gögnum um aðra umsækjendur og þá með hliðsjón af atvikum í kvörtunarmálum sem mér hafa borist. Af svari yðar frá sama degi fæ ég ráðið að þér ætlið ekki að fylgja þessu atriði frekar eftir í kvörtun yðar til mín fyrr en að fenginni niðurstöðu málsins og þá eftir atvikum að fengnum almennum leiðbeiningum umboðsmanns til stjórnvalda í því efni. Í ljósi þessa mun ég því ekki taka þetta atriði til frekari umfjöllunar í tilefni af kvörtun yðar heldur mun ég eftir atvikum hafa þetta atriði í máli yðar til hliðsjónar við þá almennu athugun sem ég hef til skoðunar að hefja. Ég tek hins vegar fram að í því felst ekki að ég hafi fallist á skýringar X á þessu atriði í málinu. Þá hef ég komið tilteknum ábendingum á framfæri við sveitarfélagið í tilefni af svörum þess til mín vegna þessa atriðis.

  

V

     Með vísan til alls framangreinds lýk ég umfjöllun minni um málið, sbr. a-lið 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis. Kvörtunin hefur þó orðið mér tilefni til að rita hjálagt bréf til X þar sem ég kem á framfæri tilteknum ábendingum í tilefni af athugun minni á málinu. Þær eru þó ekki þess eðlis að þær fái breytt þeirri niðurstöðu minni sem að framan greinir.

 

---

Bréf umboðsmanns til sveitarfélagsins X, dags. 28. júní 2019, hljóðar svo: 

  

I

Ég vísa til fyrri bréfaskipta í tilefni af kvörtun A yfir ráðningu í starf [...] Y í X sem auglýst var hinn [...] og því að hafa ekki fengið tiltekin gögn varðandi ráðninguna. 

Eins og fram kemur í bréfi mínu til A, sem fylgir hjálagt í ljósriti, hef ég lokið athugun minni á kvörtun hans með vísan til a-liðar 2. mgr. 10. gr. nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis. Ég tel hins vegar ástæðu til að koma á framfæri við sveitarfélagið eftirfarandi ábendingum og þá með það í huga að þær verði framvegis hafðar í huga í störfum sveitarfélagsins.

 

II

1

Fyrir liggur að X synjaði A um aðgang að gögnum um starfsviðtöl og að umsóknum og ferilskrám annarra umsækjenda um starf [...] Y en þess sem ráðinn var í starfið. Eins og kemur fram í hjálögðu bréfi mínu til A mun hann ekki fylgja þessu atriði frekar eftir hjá umboðsmanni að svo stöddu. Ég mun því ekki taka til frekari athugunar meðferð og afgreiðslu X á beiðni hans að því er framangreind gögn varðar. Ég tek þó fram að í því felst ekki að ég fallist á skýringar sveitar­félagsins í bréfi þess til mín frá 20. mars sl. að þessu leyti. Þvert á móti tel ég ástæðu til að gera athugasemdir við svör sveitar­félagsins til mín um þetta atriði.

2

Eftir að A óskaði fyrst eftir því að fá afrit af öllum gögnum málsins hinn 13. september sl. fékk hann einungis tiltekin gögn afhent með tölvubréfi 25. september sl. án frekari skýringa á því hvers vegna önnur gögn málsins væru ekki meðfylgjandi.

Þar sem A taldi sig ekki hafa fengið öll gögn málsins sem hann ætti rétt á, á grundvelli 15. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993, ítrekaði hann beiðni sína með bréfi, dags. 10. nóvember sl. Með bréfi sveitarfélagsins, dags. 13. nóvember sl., var beiðni hans hafnað þar sem sveitarfélagið taldi sig hafa afhent honum öll þau gögn sem sér væri heimilt og skylt að afhenda vegna ráðningarinnar og var í því sambandi vísað til 1. mgr. 5. gr. og 8. gr. upplýsingalaga, nr. 140/2012, án frekari rökstuðnings.

Þar sem A taldi að beiðni hans hefði verið hafnað á röngum forsendum óskaði hann eftir því að sveitarfélagið tæki beiðni hans til endurskoðunar með bréfi, dags. 7. desember sl. Með bréfi sveitar­félagsins, dags. 3. janúar sl., vísaði sveitarfélagið til fyrra svars frá 13. nóvember sl. og ítrekaði að A gæti borið synjun um afhendingu frekari gagna undir úrskurðarnefnd upplýsingamála auk þess sem hann gæti einnig leitað til umboðsmanns Alþingis.

Í 15. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 er kveðið á um rétt aðila máls til aðgangs að skjölum og öðrum gögnum er mál varða. Almennt eru allir umsækjendur um opinbert starf aðilar að því stjórnsýslumáli sem ætlunin er að leiða til lykta með ákvörðun um ráðningu í starfið og veita stjórnsýslulögin því umsækjendum ákveðin réttindi. Umsækjendur eiga því rétt á að fá aðgang að gögnum ráðningarmáls á grundvelli framangreindrar meginreglu. Frá þessari meginreglu er hins vegar að finna undantekningar í 16. og 17. gr. sömu laga. Í þessu sambandi er vakin athygli á áliti mínu frá 15. nóvember 2001 í málum nr. 3091/2000 og 3215/2001, sem vísað er til í svari yðar til mín frá 20. mars sl., og til hliðsjónar áliti mínu frá 2. nóvember 1999 í máli nr. 2685/1999. Hef ég þá í huga að aðili máls getur átt ríkari hagsmuni af því að geta fengið að kynna sér gögn sem ákvörðun hefur byggst á, m.a. til að meta réttar­stöðu sína. Getur það til að mynda átt við ef hann vill geta staðreynt hvernig tiltekið hæfisskilyrði, s.s. um menntun eða starfsreynslu, hefur almennt verið metið í ráðningarferlinu, og þá með hliðsjón af rökstuðningi fyrir þeirri ákvörðun að ráða tiltekinn umsækjanda í starfið. Sjá í þessu sambandi álit mitt frá 5. júlí 2016 í máli nr. 8735/2018.

Í 1. mgr. 19. gr. stjórnsýslulaga kemur fram að ákvörðun stjórn­valds um að synja málsaðila um aðgang að gögnum máls eða takmarka hann að nokkru leyti skuli tilkynnt aðila og rökstudd í samræmi við V. kafla laganna. Þá segir í 2. málsl. 1. mgr. 22. gr. stjórnsýslulaga að að því marki, sem ákvörðun byggist á mati, skuli í rökstuðningi greina frá þeim megin­sjónarmiðum sem ráðandi voru við matið. Ég tel mikilvægt að árétta þetta þar sem afgreiðsla sveitarfélagsins á beiðni A um afhendingu gagna, að því marki sem henni var synjað var órökstudd og látið sitja við að vísa til ákvæða upplýsingalaga í því sambandi. Þegar ákvörðun stjórnvalds byggir á mati, eins og í þessu tilviki, er úrlausn um það hvort stjórnvald hafi fullnægt kröfum 1. mgr. 22. gr. stjórn­sýslulaga einkum byggð á athugun á því hvort fram settur rök­stuðningur sé það „greinargóður að búast megi við því að aðili geti skilið af lestri hans hvers vegna niðurstaða máls hefur orðið sú sem raun varð á. Það fer því ávallt eftir atvikum hverju sinni hversu ítar­legur rökstuðningur þarf að vera svo að hann uppfylli framangreint skilyrði“, sjá hér athugasemdir greinargerðar með frumvarpi því er varð að stjórnsýslulögum. (Alþt. 1992-1993, A-deild, bls. 3303.)

3

Í bréfi sveitarfélagsins til A frá 13. nóvember sl. er honum leið­beint um kæruheimild til úrskurðarnefndar um upplýsingamál vegna synjunar sveitarfélagsins á afhendingu frekari gagna.

Í 2. mgr. 4. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012 kemur fram að lögin gildi ekki um aðgang að upplýsingum samkvæmt stjórnsýslulögum. Í 2. mgr. 19. gr. stjórnsýslulaga kemur fram að kæra megi synjun eða takmörkun á aðgangi að gögnum máls til þess stjórnvalds sem ákvörðun í máli verður kærð til. Í skýringum sveitarfélagsins til mín kemur fram að sveitarfélagið hafi afhent A öll gögn sem hann átti rétt á samkvæmt stjórnsýslulögum en hann hafi einnig óskað eftir öðrum gögnum, s.s. samningi við Z. Stjórnsýslumálinu hafi lokið með ákvörðun um ráðningu í starfið og því hafi verið ákveðið að byggja ákvörðun um synjun á afhendingu gagna á ákvæðum upplýsingalaga og sjónarmiðum sem þar koma fram um takmarkanir á upplýsingarétti almennings.

Eins og ég vík að í lok þessa bréfs hef ég í hyggju að fjalla almennt í sérstöku frumkvæðismáli um afgreiðslu stjórnvalda á beiðnum umsækjenda um opinber störf um aðgang að gögnum. Eitt af því sem kann að koma til frekari athugunar þar er hvort gögn eins og ráðningar­samningur sem gerður er við þann umsækjanda sem er ráðinn er í auglýstu starfi teljist til gagna stjórnsýslumálsins sem lyktaði með ákvörtun um ráðningu í starfið og þar með hvort um aðgang að honum fari eftir stjórnsýslulögum eða upplýsingalögum. Ég tel hins vegar ástæðu til að koma þeirri ábendingu á framfæri við X að gæta framvegis að því að setja sínar ákvarðanir sínar um aðgang að gögnum og kæruleiðbeiningar, s.s. með skýrum og ákveðnum hætti.

  

IV

Með vísan til alls framangreinds kem ég þeirri ábendingu á framfæri við X að sveitarfélagið gæti framvegis að framangreindum atriðum í störfum sínum, m.a. ef A ákveður síðar að óska eftir framangreindum gögnum. Þá vil ég einnig vekja athygli sveitarfélagsins á því að ég hef haft til athugunar að fjalla með almennum hætti um hvernig stjórnvöld afgreiða beiðnir um aðgang umsækjenda um opinber störf að gögnum um aðra umsækjendur og þá með hliðsjón af atvikum í kvörtunarmálum sem mér hafa borist. Eftir atvikum verða atriði í máli A höfð til hliðsjónar við þá almennu athugun en komi til þess mun ég ekki tilkynna X sérstaklega um það.