Bréf

Umboðsmaður lauk málinu með bréfi, dags. 29. ágúst 2019, sem hljóðar svo: 

Ég vísa til kvörtunar yðar til mín, dags. 14 júlí sl., þar sem þér kvartið m.a. yfir því að beiðni yðar um afhendingu gagna í máli um ráðningu í starf [...] X frá 16. október 2018 hafi ekki verið afgreidd þrátt fyrir ítrekanir af yðar hálfu.

Í tilefni af kvörtun yðar var X ritað bréf, dags. 25. júlí sl., sem yður var kynnt með bréfi, dags. sama dag, þar sem þess var óskað að hreppurinn upplýsti mig um hvað liði meðferð og afgreiðslu beiðni yðar. Mér hafa nú borist svör frá lögmanni X með bréfi dags. 15. ágúst sl. Í bréfinu kemur m.a. fram sú útskýring að beiðni yðar hafi ekki verið afgreidd vegna þess hagsmunamats sem þarf að fara fram til að meta hvort heimilt sé að takmarka upplýsingarétt aðila á grundvelli 17. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Samkvæmt upplýsingum í bréfinu hefur verið fáliðað á skrifstofu sveitarfélagsins og af þeim sökum hefur starfsfólki þess ekki gefist tími til að framkvæma framangreint mat. Þá er tekið fram að viðkomandi lögmanni hafi verið falið að annast afgreiðslu erindisins og verði það afgreitt eins fljótt og kostur er.

Þar sem kvörtun yðar beinist að því að beiðni yðar hafi ekki verið afgreidd og að nú liggja fyrir framangreindar upplýsingar um fyrirhugaða afgreiðslu á beiðninni tel ég ekki forsendur til að aðhafast frekar í tilefni af kvörtun yðar að svo stöddu enda gætu tilmæli mín til X aldrei orðið önnur en að taka málið til afgreiðslu. Lýk ég því meðferð minni á málinu með vísan til a-liðar 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis. Ég tel þó rétt að upplýsa yður um að athugun mín á máli yðar hefur orðið mér tilefni til að rita X bréf þar sem ég kem á framfæri tilteknum ábendingum vegna meðferðar hreppsins á beiðni yðar um upplýsingar. Bréfið fylgir hjálagt í ljósriti yður til upplýsingar.

Ég tek einnig fram að ef framangreind fyrirætlun um afgreiðslu á beiðni yðar eins fljótt og kostur er gengur ekki eftir getið þér leitað til mín að nýju með sérstaka kvörtun þar að lútandi.

Bréf umboðsmanns til sveitarfélagsins X, dags. 29. ágúst 2019, hljóðar svo: 

I

Ég vísa til fyrri bréfaskipta vegna kvörtunar A er laut að því að beiðni hans um afhendingu gagna vegna ráðningar [...] í X frá 16. október 2018 hafi ekki verið svarað. Líkt og fram kemur í bréfi mínu til A, sem fylgir hjálagt í ljósriti, hef ég ákveðið að ljúka málinu með vísan til a-liðar 2. mgr. 10. gr. lagar nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis. Þrátt fyrir það hefur athugun mín á þessu máli orðið mér tilefni til að koma eftirfarandi ábendingum á framfæri og þá í þeim tilgangi að umrædd atriði verði framvegis höfð í huga við úrlausn hliðstæðra mála hjá X.

II

Samkvæmt grundvallarreglu 1. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 og óskráðri meginreglu stjórn­sýslu­réttar skulu ákvarðanir í málum teknar svo fljótt sem unnt er. Þetta hefur gjarnan verið orðað svo að leysa beri úr málum borgaranna og erindum þeirra án þess að óeðlilegar eða óréttlættar tafir verði þar á. Það fer eftir umfangi viðkomandi máls og álagi í starfi stjórnvaldsins hvaða tími telst hæfilegur og eðlilegur við afgreiðslu þess. Með hliðsjón af 3. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga, þar sem mælt er fyrir um skyldu stjórnvalds til að skýra aðila stjórnsýslumáls frá því þegar fyrirsjáanlegt er að afgreiðsla þess muni tefjast, verður jafnframt að leggja til grundvallar að þegar tafir verða á afgreiðslu erindis beri að upplýsa um ástæður tafanna og hvenær niðurstöðu sé að vænta.

Af gögnum sem fylgdu með kvörtun A til mín er ljóst að hann óskaði eftir öllum gögnum málsins á grundvelli 15. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 með tölvupósti sendum 16. október 2018 en að erindi hans hefur ekki verið svarað þrátt fyrir ítrekanir af hans hálfu. Í tilefni af kvörtun A var X því ritað bréf, dags. 25. júlí sl., þar sem óskað var eftir upplýsingum um hvað liði meðferð og afgreiðslu málsins. Í svari lögmanns sveitarfélagsins til mín, dags. 15. ágúst sl., kemur m.a. fram að ástæða þess að beiðni A hafi ekki verið afgreidd sé að X telji að mögulega beri að takmarka aðgang A að gögnum málsins á grundvelli hagsmuna annarra umsækjenda, sbr. 17. gr. stjórnsýslulaga, og að fámenni á skrifstofu hreppsins hafi valdið því að umrætt mat hafi ekki verið framkvæmt.

Ég tel, með vísan til þess að frá því að X barst umrædd beiðni A, dags. 16. október 2018, og þeirrar staðreyndar að engin niðurstaða hefur fengist í máli hans og þess að rúmir tíu mánuðir eru liðnir frá því að beiðni hans barst að sveitarfélaginu hafi borið að gæta betur að almennum málshraðareglum stjórnsýsluréttarins, sbr. umfjöllun mína hér að framan. Í því sambandi bendi ég á að erindi hans lýtur að aðgangi að upplýsingum en sé slíkur réttur fyrir hendi getur hann oft orðið þýðingarlaus ef verulegar tafir verða á afgreiðslu erindis þar að lútandi vegna áhrifa þess á möguleika á að nýta sér upplýsingarnar. Ef álag í starfi sveitarfélagsins liggur drættinum til grundvallar bar að upplýsa A um fyrirsjáanlegar tafir á afgreiðslu málsins. Þá er heldur ekki að sjá af gögnum málsins að ítrekunum A, dags. 5. janúar og 28. febrúar sl., hafi verið svarað en í ljósi þess minni ég á þá grundvallarreglu í stjórnsýslurétti að sá sem ber upp skriflegt erindi við stjórnvald á rétt á skriflegu svari nema ljóst megi telja að svars sé ekki vænst. 

III

Í ofangreindu svarbréfi lögmanns X kemur jafnframt eftirfarandi fram: „Undirrituðum hefur nú verið falið að annast afgreiðslu erindisins og verður það afgreitt eins fljótt og kostur er.“ Af framangreindu er ekki að fullu ljóst hvað felst í aðkomu umrædds lögmanns að beiðni A en tel ég vert að minna á að ábyrgðin á meðferð á beiðni um aðgang að gögnum stjórnsýslumáls og ákvörðun um hvort slíkur aðgangur verður veittur hvílir á því stjórnvaldi sem hefur tekið eða mun taka stjórnvaldsákvörðun í málinu. Það er því hlutverk viðkomandi stjórnvalds að vega og meta þá andstæðu hagsmuni sem liggja til grundvallar í málinu, m.ö.o. stjórnvaldinu ber að taka ákvörðunina. Að virtum ákvæðum IV. kafla stjórnsýslulaga nr. 37/1993 verður að telja að almennt sé óheimilt að framselja vald til að taka ákvörðun um aðgang að gögnum stjórnsýslumáls án viðhlítandi lagaheimildar. Stjórnvöldum getur verið heimilt að leita til utanaðkomandi aðila um sérfræðiaðstoð en það leysir þó ekki stjórnvaldið undan þeim skyldum sem á því hvíla á grundvelli stjórnsýslulaga og óskráðra meginreglna stjórnsýslu­réttarins. 

IV

Í ljósi framangreinds kem ég þeirri ábendingu á framfæri að betur verði gætt að þessum atriðum við meðferð hliðstæðra mála hjá X í framtíðinni. Þá vek ég athygli sveitarfélagsins á því að ég hef haft til athugunar að fjalla með almennum hætti um hvernig stjórnvöld afgreiða beiðnir um aðgang umsækjenda um opinber störf að gögnum um aðra umsækjendur og þá með hliðsjón af atvikum í kvörtunarmálum sem mér hafa borist. Eftir atvikum verða atriði í máli A höfð til hliðsjónar við þá almennu athugun en komi til þess mun ég ekki tilkynna X sérstaklega um það.