Opinberir starfsmenn. Leiðbeiningarskylda. Andmælaréttur. Rannsóknarreglan. Aðgangur umsækjanda að upplýsingum. Skylda til skráningar á munnlegum upplýsingum. Sjónarmið sem ákvörðun verður byggð á. Rökstuðningur.

(Mál nr. 2787/1999)

A kvartaði yfir ráðningu í starf sérfræðings hjá Rannsóknastofnun X. Laut kvörtunin að ýmsum atriðum varðandi málsmeðferð stofnunarinnar í kjölfar umsóknar hans um starfið.

Umboðsmaður taldi það annmarka á skriflegri tilkynningu til A um lyktir málsins að þar hefði ekki verið getið um rétt hans til að fá ákvörðunina rökstudda, sbr. 1. tölul. 2. mgr. 20. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993.

A taldi að munnlegra upplýsinga hefði verið aflað við rannsókn málsins sem nauðsynlegt hefði verið að gefa honum kost á að tjá sig um. Af skýringum stofnunarinnar mátti ráða að þær upplýsingar sem aflað var munnlega um A hafi ekki haft verulega þýðingu við úrlausn málsins. Hafi þær eingöngu staðfest það sem þegar lá fyrir í gögnum þess. Eins og málið lá fyrir umboðsmanni taldi hann því ekki efni til þess að fullyrða að nauðsynlegt hafi verið að veita A kost á því að koma að athugasemdum sínum við þær upplýsingar samkvæmt 13. gr. stjórnsýslulaga.

Ljóst var að upplýsinga hafði verið aflað með starfsviðtölum og þær nýttar til þess að draga ályktanir um lipurð, þjónustulund og samstarfshæfni umsækjenda. Var umboðsmaður þeirrar skoðunar að starfsviðtöl gætu varpað ljósi á persónuleg atriði sem skiptu máli við mat á starfshæfni umsækjenda. Rakti umboðsmaður nokkur sjónarmið sem hafa þyrfti í huga við framkvæmd starfsviðtala og úrvinnslu þeirra upplýsinga sem þannig væri aflað. Benti hann m.a. á að skrá bæri niður þær upplýsingar sem þýðingu hefðu við úrlausn málsins við framkvæmd viðtalanna samkvæmt 23. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996. Hafði þess ekki verið gætt við málsmeðferð stofnunarinnar. Þá taldi umboðsmaður að umsækjandi ætti ávallt rétt að aðgangi að gögnum sem yrðu til í kjölfar slíkra starfsviðtala á grundvelli 15. gr. stjórnsýslulaga nema að undantekningar 16. eða 17. gr. laganna ættu við. Tók hann fram að aðili máls gæti átt rétt á aðgangi að vinnuskjölum stjórnvalda samkvæmt 3. tölul. 16. gr. stjórnsýslulaga geymdu þau endanlega ákvörðun um afgreiðslu máls eða upplýsingar sem ekki yrði aflað annars staðar frá. Taldi umboðsmaður að þar sem upplýsingar, sem aflað var með starfsviðtölum, hefðu ekki verið ritaðar niður hefði það tálmað því að upplýsingaréttur umsækjenda hefðu orðið virkur með þeim hætti sem til væri ætlast.

Vegna athugasemda í rökstuðningi til A, um að leitað hefði verið til nokkurra aðila eftir umsögnum sem væru munnlegar og trúnaðarmál, benti umboðsmaður á að upplýsingaréttur umsækjanda um opinbert starf væri tryggður með 15. gr. stjórnsýslulaga en sætti þeim undantekningum sem fram kæmu í 16. og 17. gr. sömu laga. Væri því almennt ekki hægt að heita umsagnaraðila trúnaði um að upplýsingar er þeir veittu yrðu ekki lagðar fyrir þann umsækjanda sem þær vörðuðu. Þá tók hann fram að samkvæmt 23. gr. upplýsingalaga væri skylt að skrá niður upplýsingar sem aflað væri með þessum hætti hefðu þær verulega þýðingu við úrlausn máls og væru ekki að finna í öðrum gögnum þess. Staðfestu slíkar upplýsingar það sem fram hefði komið í starfsviðtali bæri að skrá þær niður ef þær upplýsingar lægju ekki þegar fyrir skráðar í gögnum málsins. Vakti umboðsmaður athygli stofnunarinnar á ofangreindum sjónarmiðum.

Ágreiningur var um hvort A hefði gert launakröfur í starfsviðtali sem stofnunin treysti sér ekki til að koma til móts við. Af rökstuðningi og skýringum stofnunarinnar mátti ráða að þetta sjónarmið hafi haft afgerandi áhrif á niðurstöðu um ráðningu í starfið. Umboðsmaður rakti ákvæði 9. gr. laga nr. 70/1996, um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins, sem fjallar um rétt starfsmanna ríkisins til launa fyrir störf sín. Taldi umboðsmaður ekki unnt að fallast á að lögmætt gæti talist að ákvörðun um veitingu á opinberu starfi yrði byggð á því einu að lágmarkslaunagreiðslur til umsækjanda yrðu hærri, t.d. samkvæmt kjarasamningi, en greiðslur til annars umsækjanda með þeim afleiðingum að sá fyrrnefndi kæmi ekki til álita í það starf. Hins vegar kom fram að umsækjandi hjá ríkinu gæti ekki áskilið sér hærri laun en gildandi kjarasamningur eða aðrar gildar launaviðmiðanir mæltu fyrir um þótt heimilt væri að greiða laun til viðbótar. Ef ástæða væri til að ætla að umsækjandi óskaði hærri launa en því næmi, og stjórnvaldið teldi að um óásættanlegar launakröfur væri að ræða, bæri að leiðbeina honum þar um samkvæmt 7. gr. stjórnsýslulaga. Félli hann ekki frá umsókn taldi umboðsmaður eðlilegt að líta svo á að hann áskildi sér ekki hærri laun en leiða mætti af réttri túlkun kjarasamnings eða annarrar gildrar launaviðmiðunar. Umboðsmaður taldi því að nauðsynlegt hefði verið að leiðbeina A um þau kjör sem í boði voru og að ekki væri hægt að víkja frá þeim. Var að hans mati ljóst að skort hefði á að ákvörðunin hefði verið nægjanlega undirbúin að þessu leyti.

A kvartaði að lokum yfir því að honum hefði ekki verið veittar tæmandi upplýsingar í rökstuðningi um hverjir hefðu sótt um starfið og að rökstuðningurinn hefði verið að ýmsu öðru leyti ófullnægjandi. Umboðsmaður tók fram að allir sem þess óskuðu ættu rétt á að fá upplýsingar um nöfn, heimilisföng og starfsheiti allra umsækjenda eftir að umsóknarfrestur væri liðinn samkvæmt 4. tl. 4. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996 og 3. mgr. 7. gr. laga nr. 70/1996. Kynni hann að eiga ríkari rétt til upplýsinga sem umsækjandi um aðra umsækjendur samkvæmt 15. gr. stjórnsýslulaga, sbr. þó 16. og 17. gr. Var að mati umboðsmanns því ekki leyst með fullnægjandi hætti úr beiðni A um upplýsingar um meðumsækjendur sína. Að öðru leyti taldi hann ekki ástæðu til athugasemda við rökstuðning stofnunarinnar.

Umboðsmaður beindi þeim tilmælum til Rannsóknastofnunar X að hún leysti með fullnægjandi hætti úr beiðni A um upplýsingar um meðumsækjendur sína. Þá beindi hann þeim tilmælum til stofnunarinnar að hún tæki mið af þeim sjónarmiðum sem rakin væru í álitinu við veitingu starfa í framtíðinni.

I.

Hinn 5. júlí 1999 leitaði til mín A og kvartaði yfir ráðningu í starf sérfræðings á sviði vökvagreininga (HPLC) við þjónustusvið Rannsóknastofnunar X. Laut kvörtunin að ýmsum atriðum varðandi málsmeðferð stofnunarinnar í kjölfar umsóknar hans um starfið.

Ég lauk máli þessu með áliti, dags. 21. nóvember 2000.

II.

Málsatvik eru þau að hinn 7. júní 1998 birtist svohljóðandi auglýsing í Morgunblaðinu:

„Rannsóknastofnun [X] óskar að ráða sérfræðing á sviði vökvagreininga (HPLC) til starfa á þjónustusviði. Starfið felst í mælingum með vökvagreini, aðferðaþróun og rannsóknum auk þjónustumælinga. Nauðsynlegt er að viðkomandi hafi reynslu á sviði vökvagreininga og efnagreiningavinnu. Umsóknum með upplýsingum um menntun og reynslu skal skila til Rannsóknastofnunar [X] Skúlagötu 4 fyrir 1. júlí næstkomandi.“

A sótti um starfið ásamt B og einum öðrum umsækjanda. Með bréfi, dags. 6. ágúst 1998, var honum tilkynnt um málalyktir og var það svohljóðandi:

„Ég þakka þér fyrir sýndan áhuga á starfi hjá Rannsóknastofnun [X]. Um starfið sóttu alls 3. Í starfið hefur verið ráðin [B]. Ég sendi hér með þær upplýsingar sem þú sendir með umsókninni. Þó svo umsókn þín hafi ekki borið árangur í þetta sinn hvet ég þig til að hafa samband við okkur þegar auglýstar eru stöður og einnig að hafa samband við okkur að fyrra bragði ef þannig stendur á.“

Með bréfi til Rannsóknastofnunar X, dags. 2. júní 1999, óskaði A eftir rökstuðningi fyrir ákvörðuninni. Þá óskaði hann eftir upplýsingum um hverjir hefðu sótt um starfið, menntun þeirra og starfsreynslu og að honum yrðu send þau gögn sem lögð hefðu verið til grundvallar ákvörðuninni. Var þar vísað til 15. og 21. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993.

Í rökstuðningi þjónustustjóra stofnunarinnar, dags. 16. júní 1999, sagði eftirfarandi:

„Skv. Stjórnsýslulögum nr. 37/1993 21. grein skal beiðni um rökstuðning fyrir ákvörðun bera fram innan 14 daga frá því að aðila var tilkynnt ákvörðunin og skal stjórnvald svara henni innan 14 daga frá því að hún barst. Þannig að þessi beiðni um rökstuðning er heldur seint fram komin.

Umsækjendur sem til greina komu og voru kallaðir í viðtal:

1. [B]

[…]

2. [A] Menntun: Bs. Efnafræði 1990

PhD Efnafræði 1997

Starfsreynsla: 2 ár Rannsóknastofnun Landbúnaðarins unnið með AA-tæki og fleira.

Ákvörðun mín um val á [B] byggði á eftirfarandi:

Báðir umsækjendur voru kallaðir í viðtal. Haft var samband við nokkra aðila sem þekktu til viðkomandi og leitað eftir umsögnum sem eingöngu voru munnlegar og trúnaðarmál. Starfið er á Þjónustusviði og er því mikið rútínustarf. Nauðsynlegt er að hafa mikla þjónustulund og tryggja að sýni séu afgreidd fljótt og vel. Ekki er um mikla þróunarvinnu að ræða, aðferðir eru teknar tilbúnar sem viðurkenndar aðferðir til mælinga. Starfsfólk á efnafræðistofu vinnur sem hópur vel saman og því mjög nauðsynlegt að fá þar inn fólk með mikla lipurð í samskiptum.

[B] hefur 8 ára starfsreynslu við mælingar á vökvagreini. [A] hafði ekki starfsreynslu við mælingar á vökvagreini og kom það skýrt fram í viðtalinu við hann. Hann hafði hins vegar næga þekkingu á tækninni sem slíkri sem eðlilegt er í hans námi. [A] setti fram kaupkröfur sem ekki var unnt að koma til móts við á Þjónustusviði.“

III.

Með bréfi til Rannsóknastofnunar X, dags. 9. júlí 1999, óskaði ég þess með vísan til 7. og 9. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, að stofnunin skýrði viðhorf sitt til kvörtunar A og léti mér í té gögn málsins. Sérstaklega var þess óskað að upplýst yrði hvort A hefði verið gefinn kostur á að neyta andmælaréttar samkvæmt 13. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 en af bréfi stofnunarinnar, dags. 16. júní 1999, mætti ráða að ákvörðun um ráðningu í starfið hefði að hluta til verið byggð á upplýsingum sem aflað var um A frá utanaðkomandi aðilum. Þá óskaði ég í ljósi þess sem fram kæmi í bréfinu, að aflað hefði verið upplýsinga munnlega og að þær væru trúnaðarmál, að upplýst yrði hvort umræddar upplýsingar hefðu verið skráðar í samræmi við 23. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996. Einnig óskaði ég upplýsinga um hvort afstaða hefði verið tekin til þess hvort A hefði átt rétt á aðgangi að þeim samkvæmt 15. gr. stjórnsýslulaga eða hvort undantekningarákvæði 16. og 17. gr. sömu laga ættu við.

Svarbréf forstjóra Rannsóknastofnunar X barst mér 30. júlí 1999 og var það svohljóðandi:

„[…]

Því er fyrst til að svara að við teljum okkur ekki hafa brotið lög um upplýsingaskyldu eða stjórnsýslulög. Þá teljum við að málsmeðferð og ráðning hafi verið í samræmi við góða stjórnsýslu, reglur og hefðir. Í kvörtun [A] koma fram rangfærslur og staðhæfingar sem stangast á við okkar, t.d. segir hann „Fram kemur í bréfi kærðu að kærandi hafi fengið neikvæðar umsagnir og að hann geti ekki unnið með öðrum“. Þetta stendur hvergi og er alrangt. Þá setti [A] fram ákveðnar launakröfur í viðtali við [C], þjónustustjóra Rf. Kvörtun [A] er seint fram komin og hann hefur ekki óskað eftir frekari skýringum frá stofnuninni á upplýsingum sem koma fram í bréfi sem honum var sent 16. júní 1999. Hann hefur því að mínu mati ekki fullreynt að leysa málið á réttum vettvangi og kvörtunin er tilefnislaus.

[A] var kallaður í viðtal og hafði því tækifæri til að tjá sig um málið áður en ákvörðun var tekin um ráðningu í starfið. Eftir að ákvörðun um ráðningu var tekin hefur honum ekki formlega verið bent á andmælarétt þar sem það var talið „augljóslega óþarft“, enda verða slíkar ákvarðanir almennt ekki afturkallaðar af veitingarvaldi né breytt af æðra stjórnvaldi eða dómstólum.

Ákvörðun um ráðningu í starf á Rf eru teknar á grundvelli gagna sem liggja fyrir svo sem umsókna, viðtala og umsagna meðmælanda. Umsagnir frá meðmælendum og öðrum umsagnaraðilum eru venjulega ekki skráðar enda er það almenn reynsla af slíkum upplýsingum að þær eru frekar til að staðfesta heldur en rengja þær upplýsingar sem ráða má af umsókn og/eða viðtali.

Í umræddu máli voru slíkar munnlegar upplýsingar ekki skráðar enda höfðu þær ekki „veruleg áhrif“, í raun mjög lítil áhrif, á ákvörðunina. Rétt er að benda á í þessu samhengi að samkvæmt 23. gr. upplýsingalaga Nr. 50/1996 ber stjórnvaldi eingöngu að skrá málsatvik sem því eru veittar munnlega ef þær hafa verulega þýðingu fyrir úrlausn málsins og þær eru ekki að finna í öðrum gögnum málsins. Þá vaknar upp sú spurning hvort skráning slíkra upplýsinga fengi staðist ákvæði laga um skráningu og meðferð persónupplýsinga Nr. 121/1989 með síðari tíma breytingum.

Þegar ákvörðun hafði verið tekin um ráðningu í starfið voru umsóknir endursendar umsækjendum. Því liggja ekki önnur gögn um málið hjá Rf, umfram þau gögn sem umboðsmaður hefur þegar, en umsókn þess umsækjanda sem starfið fékk og texti auglýsingar og fylgja þessi gögn með.

Ég vona að efni bréfsins svari þeim spurningum sem umboðsmaður setti fram.“

Með bréfi, dags. 30. júlí 1999, gaf ég A kost á því að koma að athugasemdum sínum við ofangreindar skýringar forstjóra Rannsóknastofnunar X. Þær athugasemdir bárust mér með bréfi, dags. 26. ágúst 1999. Kemur þar fram sú afstaða A að rökstuðningur sem honum var veittur verði vart skilinn með öðrum hætti en að aflað hafi verið munnlegra upplýsinga sem hafi verið neikvæðar í hans garð. Þá segir svo í bréfinu:

„Varðandi kaupkröfur er á það að benda að ég undirritaður var starfsmaður ríkisins í tvö ár og geri mér því fullkomlega grein fyrir því hvaða laun eru í boði hjá ríkisstofnunum og hafi ég gert háar kaupkröfur, sem ég neita að ég hafi gert nokkrar, hefði ég alls ekki sótt um starf hjá ríkinu. Lokaorð mín í samtali mínu við [C] voru: „[…] það mætti örugglega komast að samkomulagi.“ Hafi kaupkröfur verið til staðar og óásættanlegar þykir mér óeðlilegt að viðkomandi rannsóknastjóri hafi haldið áfram og leitað umsagna eftir viðtalið skv. bréfi rannsóknastjóra til mín þann 16. júní 1999. Þykir mér þetta vera meinbugir nógir sem benda til að kaupkröfur hafi ekki verið gerðar heldur hafi annað valdið því að ég var útilokaður.“

Með bréfi, dags. 22. nóvember 1999, óskaði ég eftir frekari skýringum forstjóra Rannsóknarstofnunar X. Var bréf mitt svohljóðandi:

„Ég vísa til svarbréfs yðar til mín, dags. 23. júlí 1999, vegna kvörtunar A. Í rökstuðningi fyrir þeirri ákvörðun að ráða [B] í starf sérfræðings á sviði vökvagreininga segir orðrétt:

„Nauðsynlegt er að hafa mikla þjónustulund og tryggja að sýni séu afgreidd fljótt og vel. […] Starfsfólk á efnafræðistofu vinnur sem hópur vel saman og því mjög nauðsynlegt að fá þar inn fólk með mikla lipurð í samskiptum.“

Í 22. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 segir í 2. málslið: „Að því marki, sem ákvörðun byggist á mati, skal í rökstuðningi greina frá þeim meginsjónarmiðum sem ráðandi voru við matið.“ Ákvörðun um veitingu á opinberu starfi er stjórnvaldsákvörðun er byggist á mati. Með hliðsjón af þessu óskast upplýst með vísan til 7. og 9. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, hvort ákvörðun um veitingu starfsins hafi byggst á sjónarmiði um þjónustulund og lipurð í samskiptum og ef svo er með hvaða hætti var leitast við að upplýsa um þá þætti í fari umsækjenda, sbr. 10. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Ef ekki var byggt á slíkum sjónarmiðum við ákvörðunina óskast upplýst hvers vegna þessa var getið í rökstuðningi. Jafnframt óskast upplýst hvers efnis þær munnlegu upplýsingar voru sem aflað var um umsækjendur og fram kemur í svarbréfi yðar að hafi í raun haft mjög lítil áhrif á ákvörðunina og hver veitti þær upplýsingar.

Í framangreindum rökstuðningi segir eftirfarandi um starfsreynslu [A] við mælingar á vökvagreini:

„[A] hafði ekki starfsreynslu við mælingar á vökvagreini og kom það skýrt fram í viðtalinu við hann. Hann hafði hins vegar næga þekkingu á tækninni sem slíkri sem eðlilegt er í hans námi.“

Í kvörtun hans til mín segir um þetta atriði:

„Hér er um rangfærslu að ræða þar sem kærandi gerði mælingar á lyfjaleyfum í laxi með HPLC (High Performance Liquid Cromatography, vökvagreinir) hjá Rannsóknastofnun Landbúnaðarins og kom skýrt fram í umsóknarbréfi og lífsferilsskýrslu sem send var ákærðu. Einnig sinnti kærandi nokkuð mælingum með HPLC í doktorsnámi og í starfi hjá University of Strathclyde in Glasgow sem research fellow. Kærandi hefur þó sinnt GC (Liquid gas cromatography) meir í starfi heldur en HPLC og má kærðu vera það ljóst að hér er um mjög svipaðar grundvallaraðferðir að ræða.“

Lýtur kvörtunarefnið hér að því að ákvörðun hafi að hluta byggst á röngum forsendum. Ekki er vikið að þessu atriði í svarbréfi yðar til mín, dags. 23. júlí s.l. Því óskast upplýst hvort til séu skrifleg gögn um það sem fram fór í viðtali því sem vísað er til í rökstuðningi. Jafnframt óskast upplýst með hvaða hætti framangreind fullyrðing um starfsreynslu [A] af mælingum á vökvagreini samrýmist því sem fram kemur í umsókn hans og lífsferilsskýrslu.

Kvörtun [A] beinist jafnframt að því að í rökstuðningi hafi komið fram rangfærsla varðandi kaupkröfur hans. Í athugasemdum [A] við skýringar yðar varðandi þann þátt kvörtunarinnar segir orðrétt:

„Varðandi kaupkröfur er á það að benda að ég undirritaður var starfsmaður ríkisins í tvö ár og geri mér því fullkomlega grein fyrir því hvaða laun eru í boði á ríkisstofnunum og hafi ég gert háar kaupkröfur, sem ég neita að ég hafi gert nokkrar, hefði ég alls ekki sótt um starf hjá ríkinu. Lokaorð mín í samtali mínu við [C] voru: „… það mætti örugglega komast að samkomulagi.““

Með vísan til 7. og 9. gr. laga nr. 85/1997 óska ég eftir skýringum yðar varðandi þennan þátt kvörtunarinnar og gagna þar um ef til eru. Einnig óskast upplýst hvaða kaupkröfur gerðar voru af hálfu [A] sem vísað er til í rökstuðningi.

Að lokum vil ég óska skýringa á eftirfarandi ummælum í svarbréfi yðar til mín:

„Kvörtun [A] er seint fram komin og hann hefur ekki óskað eftir frekari skýringum frá stofnuninni á upplýsingum sem koma fram í bréfi sem honum var sent 16. júní 1999. Hann hefur því að mínu mati ekki fullreynt að leysa málið á réttum vettvangi og kvörtunin er tilefnislaus.“

Vil ég í þessu sambandi benda á að samkvæmt 2. mgr. 4. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, getur hver sá sem telur sig hafa verið beittan rangsleitni af hálfu einhvers þess aðila sem fellur undir ákvæði 1. eða 2. mgr. 3. gr. laganna kvartað af því tilefni til umboðsmanns. Ekki er gerð krafa um að viðkomandi hafi leitað skýringa stofnunar áður en hann leitar til umboðsmanns. Ef skjóta má máli til æðra stjórnvalds er þó ekki unnt að kvarta til umboðsmanns fyrr en æðra stjórnvald hefur fellt úrskurð sinn í málinu, sbr. 3. mgr. 6. gr. lagana. Af 49. gr. laga nr. 70/1996, um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins, leiðir að ekki er hægt að kæra ákvarðanir um veitingu starfa til æðra stjórnvalds. Er því unnt að leita til umboðsmanns vegna slíkrar ákvörðunar þegar að lokinni tilkynningu um að ákvörðun hafi verið tekin. Í 2. mgr. 6. gr. laga nr. 85/1997 kemur einnig fram að kvörtun skuli bera fram innan árs frá því er stjórnsýslugerningur sá er um ræðir var til lykta leiddur. [A] var tilkynnt um lyktir málsins hinn 6. ágúst 1998 en leitaði til umboðsmanns hinn 5. júlí 1999. Barst kvörtun hans því innan framangreinds ársfrests.“

Svarbréf Rannsóknastofnunar X barst mér hinn 3. febrúar 2000 og er það svohljóðandi:

„[…]

1. Það óskast upplýst hvort ákvörðun hafi byggst á sjónarmiði um þjónustulund og lipurð í starfi, ef ekki, af hverju þess var þá getið í rökstuðningi. Hér er væntanlega verið að vísa til svars [C] frá 16. júní 1999. Því er enn til að svara að ákvörðun um ráðningu í starf á Rf er tekin á grundvelli gagna sem fyrri liggja svo sem umsókna, viðtala og umsagna meðmælenda.

Þau meginsjónarmið sem notuð eru við mat á ráðningu í störf á Rf koma fram í stefnumótun stofnunarinnar. Í henni kemur m.a. fram að „Rf hafi á að skipa hæfu starfsfólki hvað varðar menntun, starfsreynslu, frumkvæði og samstarfsvilja. Rf sé eftirsóttur vinnustaður sem bjóði starfsfólki góða vinnuaðstöðu, símenntun, starfsþróun og samkeppnishæf starfskjör“ einnig „Lögð verði áhersla á markvissa starfsmannastjórnun sem taki mið af þörfum stofnunarinnar og að Rf geti boðið starfsfólki sínu samkeppnishæf starfskjör“ (leturbr. mín).

Stefnumótun Rf var gerð opinber í nóv. 1998 en unnið hefur verið eftir þeirri stefnu mun lengur. Lagt var mat á lipurð, þjónustulund og samstarfsvilja [A] af orðum og framkomu hans í nefndu viðtali við [C]. Þar sem annar þáttur (launakröfur) var meira afgerandi var ekki farið í nánari greiningu á þessum þáttum.

2. Óskað eftir upplýsingum um hvers efnis þær upplýsingar voru sem aflað var um umsækjendur. Þegar leitað er upplýsinga um umsækjendur er fyrst reynt að fá fram hvort upplýsingar séu réttar, að viðkomandi hafi unnið við þau störf sem greint er frá í umsókn og hversu viðamikil þau hafa verið. Þá er einnig spurt um reglusemi, hvort viðkomandi mætti reglulega til vinnu, hvort viðkomandi eigi við vímuefnavandamál (áfengi eða eiturlyf) að eiga. Þá er meðmælanda gefinn kostur á að segja frá kostum og göllum viðkomandi.

3. Vísað er í rökstuðning sem fram kemur í bréfi [C] þar sem segir: „[A] hafði ekki starfsreynslu[…] […]“ Umboðsmaður óskar eftir upplýsingum um hvort til séu skrifleg gögn um það sem fór fram í viðtali því sem vísað er til í rökstuðningi. Því er til að svara að svo er ekki. Við stöndum við fyrri yfirlýsingu að [A] tók það skýrt fram í viðtalinu að hann hefði ekki „unnið“ við mælingar á vökvagreini.

Sá umsækjandi sem starfið fékk hafði sjö ára starfsreynslu við mælingar á vökvagreini.

4. Óskað er eftir því að við upplýsum með hvaða hætti fullyrðing [A] um starfsreynslu hans af mælingum á vökvagreini samrýmist því sem fram kemur í umsókn og lífsferilsskýrslu. Rf hefur ekki svar við þessu. [A] verður sjálfur að skýra þann mismun sem fram kemur í umsókn og viðtali.

5. Við stöndum við fyrri fullyrðingu þess efnis að [A] hafði uppi ákveðnar launakröfur í viðtalinu, launakröfur sem við gátum ekki komið til móts við eða á bilinu 200 til 300 þús. krónur á mánuði. Það sem þó ræður úrslitum hér eru samningar Rf og stéttarfélaga þar sem starfsmönnum eru tryggð ákveðin lágmörk miðað við menntun. Stofnunin getur ekki samið við einstaklinga um lægri laun en samningar gera ráð fyrir. Standi starfsmenn utan stéttarfélaga gildir sem vísað var til í stefnumótun að stofnunin bjóði samkeppnishæf laun. Sú sem starfið fékk, hafði í mánaðarlaun fyrst eftir ráðningu um 165 þ.kr. þegar [A] hefði fengið um 200 þ.kr. að lágmarki og að öllum líkindum talsvert hærra miðað við aðra starfsmenn með svipaða reynslu á Rf. Þessi munur einn og sér er nægjanlegur til að útiloka [A] frá viðkomandi starfi.

6. Að lokum óskar umboðsmaður skýringa á ummælum mínum varðandi: „Kvörtun [A] er seint fram komin […]“

Fyrst vil ég taka fram að ekki má túlka ummælin þannig að verið sé að draga í efa rétt viðkomandi til að kvarta til umboðsmanns. Ummælin eru svar við þeirri ósk umboðsmanns (bréf frá 9. júlí 1999, 2. málsgr.) að: „Rannsóknastofnun [X]skýri viðhorf sitt til kvörtunar [A] […]“. Okkar viðhorf er enn að kvörtunin sé seint fram komin og að hún sé tilefnislaus.

Ég vona að efni bréfsins svari þeim spurningum sem umboðsmaður setti fram.“

Með bréfi, dags. 3. febrúar 2000 gaf ég A kost á því að gera þær athugasemdir við ofangreindar skýringar sem hann teldi ástæðu til að gera. Bárust mér athugasemdir hans hinn 25. febrúar 2000.

IV.

1.

Rannsóknastofnun X er sjálfstæð ríkisstofnun sem heyrir undir sjávarútvegsráðuneytið, sbr. 19. gr. laga nr. 64/1965, um rannsóknir í þágu atvinnuveganna. Samkvæmt 22. gr. laganna skipar ráðherra forstjóra stofnunarinnar og ræður aðstoðarforstjóra og forstöðumenn sviða en forstjóri ræður annað starfsfólk. Samkvæmt 5. gr. laga nr. 70/1996, um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins, fer það eftir ákvæðum laga hvaða stjórnvald veitir starf. Séu ekki fyrirmæli um það í lögum skal sá ráðherra er stofnun lýtur skipa forstöðumann stofnunar og eftir atvikum aðra embættismenn er starfa við stofnunina en forstöðumaður ræður í önnur störf hjá henni. Er forstöðumanni stofnunar heimilt samkvæmt 50. gr. laganna að framselja vald það sem hann hefur samkvæmt lögunum til annarra stjórnenda í viðkomandi stofnun enda sé það gert skriflega og tilkynnt starfsmönnum stofnunar.

Ákvörðun um ráðningu í opinbert starf telst stjórnvaldsákvörðun í skilningi 2. mgr. 1. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 eins og fram kemur í athugasemdum við ákvæðið í frumvarpi því er varð að stjórnsýslulögum (Alþt. 1992-1993, A-deild, bls. 3283.) A var tilkynnt um þá ákvörðun Rannsóknastofnunar X að ráða B í starf sérfræðings á sviði vökvagreininga með bréfi, dags. 6. ágúst 1998. Í 2. mgr. 20. gr. stjórnsýslulaga er mælt fyrir um þær leiðbeiningar sem stjórnvald á að veita við tilkynningu til aðila máls um ákvörðun þess. Þar segir í 1. tölulið að þegar ákvörðun er tilkynnt skriflega án þess að henni fylgi rökstuðningur skuli veita leiðbeiningar um heimild aðila máls til þess að fá ákvörðun rökstudda. Þessa var ekki gætt í fyrrgreindu bréfi stofnunarinnar og var það annmarki á skriflegri tilkynningu til A um lyktir málsins.

2.

Í kvörtun A kemur fram að hann telji að neikvæðra munnlegra upplýsinga hafi verið aflað um sig hjá utanaðkomandi aðilum við úrlausn málsins og vísar þar til rökstuðnings stofnunarinnar, dags. 16. júní 1999. Telur hann að nauðsynlegt hafi verið að skýra honum frá þeim í samræmi við andmælareglu 13. gr. stjórnsýslulaga. Í skýringum forstjóra Rannsóknastofnunar X er því vísað á bug að ákvörðunin hafi byggst á munnlegum upplýsingum frá utanaðkomandi aðilum. Mat á persónulegum eiginleikum umsækjenda, s.s. lipurð, þjónustulund og samstarfshæfni, hafi byggst á starfsviðtölum við þá en þær munnlegu upplýsingar sem aflað var hafi ekki haft verulega þýðingu við úrlausn málsins.

Í 13. gr. stjórnsýslulaga segir að aðili máls skuli eiga þess kost að tjá sig um efni máls áður en stjórnvald tekur ákvörðun í því enda liggi ekki fyrir í gögnum málsins afstaða hans og rök fyrir henni eða slíkt sé augljóslega óþarft. Í athugasemdum við ákvæði það í frumvarpi til stjórnsýslulaga er síðar varð að 13. gr. stjórnsýslulaga segir orðrétt:

„Þegar aðili máls hefur sótt um tiltekin réttindi eða fyrirgreiðslu hjá stjórnvöldum og fyrir liggur afstaða hans í gögnum máls þarf almennt ekki að veita honum frekara færi á að tjá sig um málsefni eins og fyrr segir. Þegar aðila er hins vegar ókunnugt um að ný gögn og upplýsingar hafa bæst við í máli hans og telja verður að upplýsingarnar séu honum í óhag og hafi verulega þýðingu við úrlausn málsins er almennt óheimilt að taka ákvörðun í málinu fyrr en honum hefur verið gefinn kostur á að kynna sér upplýsingarnar og tjá sig um þær.“ (Alþt. 1992-1993, A-deild, bls. 3296.)

Samkvæmt framansögðu ber handhafa veitingarvalds almennt að gefa umsækjanda um opinbert starf almennt kost á því að kynna sér nýjar upplýsingar sem hann hefur aflað sem hafa verulega þýðingu fyrir úrlausn málsins og eru honum í óhag. Samkvæmt skýringum forstjóra Rannsóknastofnunar X höfðu þær upplýsingar sem aflað var með munnlegri álitsumleitan ekki verulega þýðingu við úrlausn málsins. Má ráða af skýringum hans að þær hafi eingöngu verið til staðfestingar á því sem þegar lá fyrir í gögnum málsins. Eins og mál þetta liggur fyrir mér eru ekki efni til þess að fullyrða að nauðsynlegt hafi verið að veita A kost á því að koma að athugasemdum sínum við þær upplýsingar samkvæmt 13. gr. stjórnsýslulaga.

3.

Í 10. gr. stjórnsýslulaga segir að stjórnvald skuli sjá til þess að mál sé nægjanlega upplýst áður en ákvörðun er tekin í því. Sú skylda hvílir því meðal annars á handhafa veitingarvalds að sjá til þess að fullnægjandi upplýsingar liggi fyrir svo unnt sé að draga ályktanir um starfshæfni umsækjenda með hliðsjón af þeim sjónarmiðum sem hann leggur til grundvallar. Nauðsynlegt getur reynst að afla frekari upplýsinga en fram koma í umsókn og fylgigögnum hennar frá umsækjendum um starf svo mál teljist upplýst. Í máli því sem hér er til umfjöllunar virðast upplýsingar sem aflað var með starfsviðtölum hafa verið nýttar til þess að draga ályktanir um persónulega hæfni umsækjenda, s.s. lipurð, þjónustulund og samstarfshæfni. Ekki liggja hins vegar fyrir nein skrifleg gögn um þau viðtöl, hvernig þau fóru fram eða hvaða ályktanir voru dregnar um hvern umsækjanda fyrir sig.

Ég er þeirrar skoðunar að starfsviðtöl af þessu tagi geti varpað ljósi á persónuleg atriði sem skipta máli við mat á starfshæfni umsækjenda. Nauðsynlegt er þá að huga vandlega að þeim aðferðum sem beitt er við framkvæmd slíkra starfsviðtala og úrvinnslu þeirra. Er það álit mitt að fylgja beri fyrirmælum 23. gr. upplýsingalaga um að skrá niður þær upplýsingar sem þýðingu hafa við úrlausn málsins við framkvæmd viðtalanna. Vísa ég í þessu sambandi til athugasemda við ákvæði 23. gr. frumvarps þess er varð að upplýsingalögum þar sem fram kemur að við lögfestingu stjórnsýslulaga hafi verið á því byggt að stjórnvöldum væri skylt að rita minnisblöð um munnlegar upplýsingar sem fram kæmu hjá aðila máls og ekki væru að finna í öðrum gögnum þess. Kemur þar fram að með lögfestingu 23. gr. upplýsingalaga væri þessi regla áréttuð. (Alþt. 1995-1996, A-deild, bls. 3032.) Þá tel ég að almennt verði að gæta nokkurs samræmis í upplýsingaöflun handhafa veitingarvalds um umsækjendur svo unnt sé að beita samræmdu mati á grundvelli málefnalegra sjónarmiða. Skal ennfremur gæta þess að afla ekki ítarlegri upplýsinga en nauðsynlegt er til úrlausnar á viðkomandi máli, sbr. til hliðsjónar 3. tölul. 7. gr. laga nr. 77/2000, um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, en þau lög munu taka gildi 1. janúar n.k.

Ekki er útilokað að unnt sé að draga ákveðnar ályktanir um persónulega hæfni umsækjanda af upplýsingum sem aflað er með viðtölum eða framgöngu hans í slíku viðtali. Ég tel þó að gera verði kröfu um að hlutlægum og viðurkenndum aðferðum sé beitt við úrvinnslu slíkra upplýsinga þannig að unnt sé að draga réttmætar ályktanir um hæfni umsækjenda að þessu leyti. Eiga þeir ávallt rétt á aðgangi að gögnum sem verða til í kjölfar slíkra starfsviðtala á grundvelli 15. gr. stjórnsýslulaga nema að undantekningar 16. eða 17. gr. laganna eigi við. Skal í því sambandi bent á að aðili máls getur átt rétt á aðgangi að vinnuskjölum samkvæmt 3. tölulið 16. gr. stjórnsýslulaga sem stjórnvald hefur ritað til eigin afnota geymi þær endanlega ákvörðun um afgreiðslu máls eða upplýsingar sem ekki verður aflað annars staðar frá.

Í máli því sem hér er til umfjöllunar er ljóst að þess var ekki gætt að skrá niður upplýsingar sem aflað var með viðtölum eða afstöðu þess starfsmanns er annaðist úrvinnslu þeirra upplýsinga eða dró ályktanir af framgöngu umsækjenda í þeim. Með hliðsjón af því sem að framan greinir tel ég að sú málsmeðferð hafi ekki samrýmst 23. gr. upplýsingalaga. Í ósk sinni um rökstuðning, dags. 2. júní 1999, fór A fram á að fá send þau gögn sem legið hefðu til grundvallar ákvörðun Rannsóknastofnunar X. Þar sem engin skrifleg gögn voru til um þær upplýsingar sem aflað var með viðtölum við umsækjendur átti A því ekki kost á því að kynna sér þær upplýsingar sem hann hefði ella átt rétt á samkvæmt 15. gr. stjórnsýslulaga nema undantekningar 16. og 17. gr. sömu laga ættu við. Meðferð Rannsóknastofnunar X á þeim upplýsingum tálmaði því að upplýsingaréttur aðila máls yrði virkur með þeim hætti sem til er ætlast samkvæmt ofangreindum ákvæðum.

Ég tel hins vegar ekki forsendur til þess að ég leggi á það mat hvort ályktanir þær sem dregnar voru af viðtölum við umsækjendur hafi verið réttmætar enda engum upplýsingum til að dreifa um framkvæmd viðtalanna og úrvinnslu þeirra upplýsinga sem þar var aflað. Í því sambandi vil ég þó leggja áherslu á ofangreind sjónarmið um að hlutlægum og viðurkenndum aðferðum sé beitt við þá úrvinnslu.

4.

Í rökstuðningi Rannsóknastofnunar X fyrir þeirri ákvörðun að ráða B í starf sérfræðings á sviði vökvagreininga segir að leitað hafi verið til nokkurra aðila sem þekktu til „viðkomandi og leitað eftir umsögnum sem eingöngu voru munnlegar og trúnaðarmál“. Eins og rakið er í kafla IV.2 hér að framan er ekki upplýst hvort þessar munnlegu upplýsingar hafi verið þess eðlis að nauðsynlegt hafi verið að veita A kost á því að koma að athugasemdum sínum við þær samkvæmt 13. gr. stjórnsýslulaga. Í þessu sambandi vil ég hins vegar leggja áherslu á að upplýsingaréttur umsækjenda um opinber störf er tryggður með áðurnefndri 15. gr. stjórnsýslulaga en sætir þeim undantekningum sem fram koma í 16. og 17. gr. sömu laga. Af þeim sökum er almennt ekki hægt að heita umsagnaraðila, sem handhafi veitingarvalds leitar til, trúnaði um að þessar upplýsingar verði ekki lagðar fyrir þann umsækjanda sem þær varða.

Í skýringum Rannsóknastofnunar X til mín kemur meðal annars fram að umsagnir frá meðmælendum og öðrum umsagnaraðilum séu venjulega ekki skráðar enda sé það almenn reynsla af slíkum upplýsingum að þær séu frekar til að staðfesta heldur en rengja þær upplýsingar sem ráða má af umsókn og/eða viðtali. Ákvæði 23. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996 hljóðar svo:

„Við meðferð mála, þar sem taka á ákvörðun um rétt eða skyldu manna skv. 2. mgr. 1. gr. stjórnsýslulaga, ber stjórnvaldi að skrá upplýsingar um málsatvik sem því eru veittar munnlega ef þær hafa verulega þýðingu fyrir úrlausn málsins og þær er ekki að finna í öðrum gögnum þess.“

Í athugasemdum við ákvæðið í frumvarpi því er varð að upplýsingalögum segir eftirfarandi:

„Ákvæðið nær aðeins til munnlegra upplýsinga um málsatvik. Þannig þarf t.d. ekki að skrá niður vangaveltur um túlkun réttarreglna. Þá þarf heldur ekki að skrá niður aðrar upplýsingar um málsatvik en þær sem hafa verulega þýðingu fyrir úrlausn málsins. Með þessu móti á að vera tryggt að þær staðreyndir, sem úrlausn máls byggist á, liggi ávallt fyrir í gögnum þess. Af þessum sökum er skyldan til að skrá upplýsingar takmörkuð við þær upplýsingar sem ekki er að finna í öðrum gögnum máls.“ (Alþt. 1995-1996, A-deild, bls. 3032.)

Af orðalagi ákvæðisins má ráða að staðfesti munnlegar upplýsingar það sem ráða má af skriflegri umsókn um starf sé ekki skylt að skrá þær niður. Hafi upplýsingar verið veittar í viðtali og þær skráðar niður í samræmi við 23. gr. upplýsingalaga er heldur ekki skylt að skrá niður munnlegar upplýsingar er staðfesta þær. Að öðru leyti tel ég að skrá beri niður hvers konar upplýsingar sem aflað er með álitsumleitan hjá utanaðkomandi aðila og varða sjónarmið sem ætlunin er að byggja að einhverju leyti ákvörðunina á. Þær staðreyndir sem úrlausn málsins byggðist á lægju að öðrum kosti ekki fyrir í gögnum þess.

Í því máli sem hér er til umfjöllunar var þess ekki gætt að skrá niður upplýsingar sem aflað var með viðtölum við umsækjendur, sbr. kafla IV.3 hér að framan. Fram kemur í skýringum Rannsóknastofnunar X til mín að umsagnir frá meðmælendum og öðrum umsagnaraðilum séu venjulega ekki skráðar. Því tel ég ástæðu til þess að vekja athygli Rannsóknastofnunar X á ofangreindum lagasjónarmiðum um skráningu, meðferð og aðgang aðila máls að þeim upplýsingum sem aflað er munnlega þegar taka á ákvörðun um veitingu á opinberu starfi.

5.

Kvörtun A lýtur meðal annars að því að sú afstaða Rannsóknastofnunar X um að hann kæmi ekki til álita í starfið hafi byggst á því sjónarmiði að hann hafi gert launakröfur sem stofnuninni hafi ekki verið unnt að koma til móts við. Kannast hann ekki við að hafa gert slíkar launakröfur. Í skýringum forstjóra stofnunarinnar til mín er því staðfastlega haldið fram að í starfsviðtali við A hafi hann sett fram launakröfur sem hafi verið óásættanlegar. Af bréfi forstjórans, er barst mér 3. febrúar 2000, má ráða að þetta sjónarmið hafi haft þau áhrif við úrlausn málsins að ekki hafi komið til ítarlegs mats á umsókn A með tilliti til persónulegrar hæfni hans í starfi.

Starfsmenn ríkisins eiga rétt á launum fyrir störf sín samkvæmt ákvörðun Kjaradóms eða kjaranefndar eða samkvæmt kjarasamningi, sbr. 1. mgr. 9. gr. laga nr. 70/1996, um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins. Samkvæmt 2. mgr. 9. gr. laganna, sbr. 8. gr. laga nr. 150/1996, geta forstöðumenn ákveðið að greiða einstökum starfsmönnum, öðrum en embættismönnum og þeim sem kjaranefnd ákvarðar laun, laun til viðbótar grunnlaunum, sem samið er um samkvæmt 1. mgr., vegna sérstakrar hæfni er nýtist í starfi eða sérstaks álags í starfi svo og fyrir árangur í starfi. Í ákvæðinu er kveðið á um að þessum ákvörðunum megi breyta hvenær sem er en þær taki ekki gildi fyrr en að liðnum uppsagnafresti viðkomandi starfsmanns samkvæmt 46. gr. laganna og getur starfsmaður kosið að segja upp starfi sínu vegna slíkra breytinga.

Í álitum umboðsmanns Alþingis hefur komið fram að það sé óskráð meginregla í íslenskum stjórnsýslurétti að við veitingu á opinberu starfi skuli leitast við að velja þann umsækjanda sem hæfastur verður talinn til að gegna því. Í þessu felst að ákvörðunin verður ávallt að byggjast a.m.k. að verulegu leyti á mati á atriðum sem til þess eru fallin að varpa ljósi á væntanlega frammistöðu viðkomandi í því starfi sem um ræðir. Með hliðsjón af þessu er ekki unnt að fallast á að lögmætt sé að ákvörðun um veitingu á opinberu starfi verði byggð á því einu að lágmarkslaunagreiðslur til umsækjanda yrðu hærri, t.d. samkvæmt kjarasamningi, en greiðslur til annars umsækjanda með þeim afleiðingum að hann kæmi ekki til álita í það starf.

Umsækjandi um starf hjá ríkinu getur ekki áskilið sér hærri laun en gildandi kjarasamningur mælir fyrir um að greiða skuli fyrir rækslu hins lausa starfs, sbr. framangreint ákvæði 9. gr. laga nr. 70/1996. Enginn verður skipaður, settur eða ráðinn til að gegna lausu starfi án hans samþykkis. Gefi umsækjandi um laust starf tilefni til þess að ætla að hann vænti hærri launagreiðslna en ákvæði kjarasamnings mæla fyrir um og handhafi veitingarvalds telur að um óásættanlegar kröfur sé að ræða ber að leiðbeina umsækjanda þar um samkvæmt leiðbeiningarskyldu 7. gr. stjórnsýslulaga. Gefst umsækjandanum þar með kostur á að gera upp við sig hvort hann sækist eftir starfinu miðað við þau launakjör sem í boði eru. Falli hann ekki frá umsókn tel ég eðlilegt að líta svo á að hann áskilji sér ekki hærri laun en leiða má af réttri túlkun kjarasamnings eða eftir atvikum samkvæmt ákvörðun Kjaradóms eða kjaranefndar. Í þessu sambandi skal ennfremur bent á að í auglýsingu um laust opinbert starf skal veita upplýsingar um þau starfskjör sem í boði eru, sbr. 8. tölul. 4. gr. reglna nr. 464/1996, um auglýsingar á lausum störfum. Samkvæmt afriti auglýsingar sem fyrir mig hefur verið lagt og vitnað var til í kafla II hér að framan var þessa ekki gætt er starf það sem hér er til umfjöllunar var auglýst laust til umsóknar.

Ágreiningur er um það hvað fór mönnum á milli í starfsviðtali A og starfsmanns Rannsóknastofnunar X varðandi launakröfur. Ég tek ekki afstöðu til þess hvort A hafi sett fram fortakslausar launakröfur í viðtalinu. Ég tel hins vegar í ljósi framangreindra sjónarmiða að slíkar yfirlýsingar gefi handhafa veitingarvalds ekki einar sér tilefni til þess að hafna því að taka viðkomandi umsókn til greina með þeim afleiðingum að henni sé vísað frá samræmdu mati. Samkvæmt 7. gr. stjórnsýslulaga hefði borið að leiðbeina honum um þau kjör sem í boði voru og að ekki væri unnt að víkja frá þeim kjörum. Tel ég ljóst að skort hafi á að ráðningin í starf sérfræðings á sviði vökvagreininga hafi verið nægjanlega undirbúin að þessu leyti.

6.

Í kvörtun A er gerð athugasemd við að í rökstuðningi hafi þess verið getið að hann hefði ekki reynslu við mælingar á vökvagreini. Væri þar um rangfærslu að ræða þar sem hann hefði starfað með HPLC hjá Rannsóknastofnun landbúnaðarins. Í skýringum Rannsóknastofnunar X er því haldið fram að í viðtali við A hafi komið fram að hann hefði ekki starfsreynslu á umræddu sviði. Ég tel ekki forsendur til þess að ég leggi á það sérstakt mat hvað hafi farið manna á milli í starfsviðtalinu varðandi starfsreynslu A við mælingar á vökvagreini.

A telur í kvörtun sinni að í umsókn og lífsferilsskýrslu hafi mátt ráða að hann hefði áskilda starfsreynslu við mælingar á vökvagreini. Eftir að hafa kynnt mér þau gögn tel ég að ekki verði fullyrt að þar komi skýrt fram að A hefði starfsreynslu á sviði mælinga á vökvagreini. Ekki verður því séð að starfsmönnum Rannsóknastofnunar X hafi mátt vera ljóst um hugsanlegt misræmi í gögnum málsins þannig að þeim hafi verið rétt að leita eftir skýrari svörum um það hvaða reynslu hann hefði af mælingum á vökvagreini. Ég tel því ekki tilefni til frekari umfjöllunar af minni hálfu um þennan þátt kvörtunarinnar, sbr. a-lið 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis.

8.

Kvörtun A lýtur ennfremur að því að í bréfi Rannsóknastofnunar X til A, dags. 16. júní 1999, hafi ekki verið veittar tæmandi upplýsingar um það hverjir hafi sótt um starfið, sbr. 4. tölulið 4. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996. Þá telur hann að rökstuðningur í ofangreindu bréfi stofnunarinnar hafi verið ófullnægjandi og vísar til þess að þar sé hvorki tekið tillit til doktorsnáms hans sem starfsreynslu né honum metin sú starfsreynsla sem hann öðlaðist sem „research fellow“ við University of Strathclyde.

Í bréfi rannsóknastofnunarinnar til A, dags. 6. ágúst 1998, kemur fram að þrír hafi sótt um starfið. A fór meðal annars fram á að sér yrðu veittar upplýsingar um hverjir hefðu sótt um starfið í beiðni sinni um rökstuðning. Í svari stofnunarinnar eru veittar upplýsingar um annan af tveimur meðumsækjendum A. Samkvæmt 4. tölulið 4. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996 er skylt að veita hverjum sem þess óskar upplýsingar um nöfn, heimilisföng og starfsheiti umsækjenda þegar umsóknarfrestur er liðinn. Þá segir í 3. mgr. 7. gr. laga nr. 70/1996, um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins, að skylt sé að veita almenningi aðgang að upplýsingum um nöfn og starfsheiti umsækjenda þegar umsóknarfrestur er liðinn sé þess óskað. Samkvæmt þessu á A a.m.k. rétt á að fá ofangreindar upplýsingar um alla meðumsækjendur sína. Kann hann að eiga ríkari rétt til upplýsinga og aðgangs að gögnum málsins um aðra umsækjendur samkvæmt 15. gr. stjórnsýslulaga, sbr. þó 16. og 17. gr. sömu laga. Ekki er í skýringum rannsóknastofnunarinnar vikið að því hvers vegna honum voru ekki veittar upplýsingar um þriðja umsækjandann.

Í 22. gr. stjórnsýslulaga er mælt fyrir um efni rökstuðnings stjórnvaldsákvörðunar. Skal þar vísa til þeirra réttarreglna sem ákvörðun stjórnvalds er byggð á. Að því marki sem ákvörðun byggist á mati skal í rökstuðningi greina frá þeim meginsjónarmiðum sem ráðandi voru við matið. Þar sem ástæða er til skal ennfremur í rökstuðningi rekja í stuttu máli upplýsingar um þau málsatvik sem höfðu verulega þýðingu við úrlausn málsins. Í athugasemdum við 22. gr. frumvarps þess er varð að stjórnsýslulögum segir meðal annars svo:

„Í 22. gr. er ekki kveðið á um það hversu ítarlegur rökstuðningur skuli vera. Að meginstefnu til á rökstuðningur stjórnvaldsákvarðana að vera stuttur, en þó það greinargóður að búast megi við því að aðili geti skilið af lestri hans hvers vegna niðurstaða máls hefur orðið sú sem raun varð á.“ (Alþt. 1992-1993, A-deild, bls. 3303.)

Af rökstuðningi Rannsóknastofnunar X má ráða hvaða meginsjónarmið voru ráðandi við mat á starfshæfni umsækjenda, þ.e. starfsreynsla við mælingar á vökvagreini, lipurð, þjónustulund, samstarfshæfni og launakröfur A. Því tel ég ekki ástæðu til athugasemda við rökstuðninginn að þessu leyti. Þá tel ég ekki ástæðu til athugasemda við þær upplýsingar sem raktar voru í rökstuðningi um þau málsatvik er réðu við úrlausnina. Vil ég í þessu sambandi taka fram að ekki verða leiddar aðrar kröfur af 22. gr. stjórnsýslulaga til rökstuðnings vegna starfsveitingar en að handhafi veitingarvalds geri viðhlítandi grein fyrir þeim meginsjónarmiðum sem réðu því að starfið var veitt þeim umsækjanda sem það hlaut, sbr. t.d. álit umboðsmanns Alþingis í máli nr. 1391/1995 (SUA 1996:451). Ekki er því nauðsynlegt að gerð sé grein fyrir því í rökstuðningi til umsækjanda um opinbert starf hvernig handhafi veitingarvalds hafi metið einstök atriði varðandi þann umsækjanda er æskir rökstuðnings eða að rökstuðningur feli í sér nákvæman samanburð á starfshæfni hans og þess umsækjanda sem fékk starfið.

V.

Niðurstaða

Með hliðsjón af framangreindu er það niðurstaða mín að leiðbeiningar í tilkynningu til A um ráðningu í starf sérfræðings á sviði vökvagreininga hjá Rannsóknastofnun X hafi ekki verið fullnægjandi samkvæmt 2. mgr. 20. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Þá er það niðurstaða mín að nauðsynlegt hafi verið samkvæmt 23. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996 að skrá niður upplýsingar sem aflað var með viðtölum við umsækjendur og þær ályktanir sem dregnar voru af þeim upplýsingum eða framgöngu umsækjenda í viðtölunum. Tel ég að sú meðferð sem þær upplýsingar fengu hafi tálmað að upplýsingaréttur aðila máls samkvæmt 15. gr. stjórnsýslulaga, sbr. þó 16. gr. og 17. gr. sömu laga, yrði virkur. Þá tel ég rétt, í ljósi þess sem fram kemur í rökstuðningi Rannsóknastofnunar X til A, að vekja athygli stofnunarinnar á þeim kröfum sem leiða má af ofangreindum ákvæðum upplýsingalaga og stjórnsýslulaga til skráningar, meðferðar og aðgangs aðila máls að þeim upplýsingum sem aflað er munnlega þegar taka á ákvörðun um veitingu á opinberu starfi. Ég tel ennfremur að skort hafi á að ákvörðunin hafi verið nægjanlega undirbúin með hliðsjón af 7. gr. stjórnsýslulaga varðandi það sjónarmið að A hafi sett fram launakröfur sem ekki hafi verið hægt að koma til móts við. Að lokum er það niðurstaða mín að ekki hafi verið leyst með fullnægjandi hætti úr beiðni hans um að fá upplýsingar um alla umsækjendur um hið lausa starf. Beini ég þeim tilmælum til Rannsóknastofnunar X að hún leysi úr erindi hans að þessu leyti í samræmi við þau lagasjónarmið sem reifuð eru í álitinu.

Þrátt fyrir framangreinda annmarka á málsmeðferð Rannsóknastofnunar X er það álit mitt að ólíklegt sé að þeir leiði til ógildingar á ráðningu í starfið meðal annars af tilliti til hagsmuna þess umsækjanda er ráðinn var til þess og eðli slíkrar ákvörðunar. Þá tel ég ekki tilefni til þess í máli þessu að víkja að hugsanlegum öðrum réttaráhrifum sem þeir annmarkar kynnu að hafa. Beini ég þeim tilmælum til Rannsóknastofnunar X að stofnunin taki mið af þeim sjónarmiðum sem rakin eru í áliti þessu við veitingu starfa í framtíðinni.