A kvartaði yfir afgreiðslu mennta- og menningarmálaráðuneytisins á erindi þar sem óskað hafði verið eftir upplýsingum varðandi starf. Gerði A bæði athugasemdir við að hafa ekki fengið svör frá ráðuneytinu fyrr en eftir að umsóknarfrestur um starfið var runninn út og að hafa verið synjað um upplýsingar.
Í samræmi við svarreglu stjórnsýsluréttar og málshraðareglu stjórnsýsluréttar taldi umboðsmaður að ráðuneytið hefði átt að svara erindi A fyrr en gert var en að svörum ráðuneytisins virtum og atvikum að öðru leyti taldi hann þó ekki tilefni til að taka þetta atriði til frekari umfjöllunar. Í bréfi til ráðuneytisins benti umboðsmaður á að almennt verklag og forgangsröðun við svör við erindum yrði að taka mið af eðli þeirra erinda sem um ræddi og þá með tilliti til þess hvaða áhrif afgreiðslutími kynni að hafa fyrir viðkomandi.
Hvað snerti umbeðnar upplýsingar sem A fékk ekki, var ljóst af svari ráðuneytisins til umboðsmanns að það taldi mistök hafa verið gerð í því tilviki. Ekki var því tilefni til að taka þetta atriði til frekar athugunar af hálfu umboðsmanns.
Umboðsmaður lauk málinu með bréfi, dags. 14. febrúar 2019, sem hljóðar svo:
Ég vísa til kvörtunar yðar til mín frá 14. janúar sl. sem lýtur að afgreiðslu mennta- og menningarmálaráðuneytisins á erindi yðar þar sem þér óskuðuð eftir upplýsingum varðandi starf sem ráðuneytið hafði auglýst laust til umsóknar. Þér gerðuð bæði athugasemdir við efnislega afgreiðslu á erindinu og drátt á afgreiðslu þess.
Í tilefni af kvörtun yðar var ráðuneytinu ritað bréf, dags. 28. janúar sl., þar sem óskað var upplýsinga um nánar tiltekin atriði. Annars vegar var óskað eftir upplýsingum um hvaða fyrirkomulag væri viðhaft hjá ráðuneytinu við móttöku erinda á almennt netfang þess, greiningu á efni þeirra, forgangsröðun og mat á því hvaða starfsmanni yrði falið að svara þeim. Hins vegar var óskað eftir upplýsingum um hvort ráðuneytið hefði lagt mat á hvort því hefði verið heimilt að veita yður aðgang að upplýsingum um hvenær þáverandi forstöðumaður [...] hefði verið ráðinn á grundvelli 11. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012. Hefði það ekki verið gert væri óskað eftir að upplýst yrði hvers vegna.
Mér hefur nú borist bréf ráðuneytisins, dags. 5. febrúar sl., þar sem lýst er þeim ferli sem unnið er eftir almennt hjá ráðuneytinu við móttöku erinda. Þar sem fyrirspurn yðar var send á netfang sem var sérstaklega tilgreint í auglýsingu frá opinberu stjórnvaldi á vefsíðu þess til þess að unnt væri að óska nánari upplýsinga um mál sem átti að ráða til lykta með stjórnvaldsákvörðun tel ég, í samræmi við svarreglu stjórnsýsluréttar og málshraðareglu stjórnsýsluréttar, að ráðuneytið hefði átt að svara erindi yðar fyrr eða áður en umsóknarfrestur um starfið rann út. Að svörum ráðuneytisins virtum og atvikum að öðru leyti tel ég þó ekki tilefni til að taka þetta atriði til frekari umfjöllunar en hef ákveðið að senda ráðuneytinu bréf það sem fylgir hjálagt í ljósriti.
Ráðuneytið upplýsir jafnframt í bréfinu að við nánari athugun stæðu hvorki 1. mgr. 7. gr. upplýsingalaga né aðrar lagareglur í vegi fyrir því að upplýsingar væru veittar um hvenær forstöðumaðurinn hefði verið ráðinn og að ráðuneytið hefði með réttu átt að veita yður þessar upplýsingar með vísan til 11. gr. upplýsingalaga. Í ljósi þess að af svörum ráðuneytisins má ráða að það telji að mistök hafi verið gerð í tilviki yðar varðandi beiðni yðar um þessar upplýsingar tel ég ekki tilefni til að taka þetta atriði til frekari athugunar. Ef þér teljið enn tilefni til að fá upplýsingarnar afhentar getið þér leitað á ný til ráðuneytisins með beiðni þar um.
Með vísan til 1. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, lýk ég þar með athugun minni á málinu.
Bréf umboðsmanns til mennta- og menningarmálaráðuneytisins, dags. 14. febrúar 2019, hljóðar svo:
Ég vísa til fyrri bréfaskipta í tilefni af kvörtun A er lýtur að afgreiðslu á erindi þar sem hann óskaði eftir upplýsingum vegna starfs sem ráðuneytið hafði auglýst laust til umsóknar. Eins og fram kemur í bréfi mínu til A, sem fylgir hjálagt í ljósriti, hef ég lokið athugun minni á kvörtun hans með vísan til 1. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis. Ég tel hins vegar ástæðu til að koma á framfæri við mennta- og menningarmálaráðuneytið eftirfarandi ábendingu og þá með það í huga að hún verði framvegis höfð í huga í störfum ráðuneytisins.
Í máli þessu liggur fyrir að A sendi ráðuneytinu erindi 13. nóvember 2018 þar sem hann óskaði eftir tilteknum upplýsingum vegna auglýsingar á starfi forstöðumanns X. Erindið sendi hann á netfang sem var tilgreint í starfsauglýsingu sem var birt á vefsíðu mennta- og menningarmálaráðuneytisins [...] Umsóknarfrestur rann út [...] þess mánaðar en erindi A var ekki svarað fyrr en [rúmum tveimur vikum eftir að umsóknarfrestur rann út]. Þegar hann óskaði skýringa á því hvers vegna erindinu hefði ekki verið svarað fyrr fékk hann almennt svar um að vegna anna og manneklu í ráðuneytinu hefði orðið óhjákvæmilegur dráttur á afgreiðslu sumra erinda. Þessi svör til A gáfu að mínu mati tilefni til að óska upplýsinga um fyrirkomulag við móttöku, greiningu og forgangsröðun erinda sem berast á almennt netfang ráðuneytisins. Í svarbréfi ráðuneytisins til mín, dags. 5. febrúar sl., kemur fram að mat og forgangsröðun erinda fari fram í hverju máli fyrir sig.
Eins og kemur fram í bréfi mínu til A tel ég, að virtum svörum ráðuneytisins og atvikum málsins, ekki tilefni til að taka þetta atriði til frekari umfjöllunar. Ég tel hins vegar ástæðu til að benda á að almennt verklag og forgangsröðun við svör við erindum verður að taka mið af eðli þeirra erinda sem um ræðir og þá með tilliti til þess hvaða áhrif afgreiðslutími kann að hafa fyrir viðkomandi. Í því felst þá m.a. að þegar erindi berst þarf stjórnvald að kynna sér efni þess svo fljótt sem unnt er, m.a. til þess að unnt sé að ákvarða hvort því beri að svara innan tiltekinna tímamarka. Ég legg þann skilning í svör ráðuneytisins að þetta sé almennt gert en hins vegar tel ég svörin sem A fékk [...] mögulega benda til þess að það hafi farist fyrir í hans tilviki. Í því sambandi legg ég áherslu á að fyrirspurn hans var send á netfang sem var sérstaklega tilgreint í opinberri auglýsingu ráðuneytisins á vefsíðu þess til þess að unnt væri að óska nánari upplýsinga um mál sem átti að ráða til lykta með stjórnvaldsákvörðun. Ég tel, í samræmi við svarreglu stjórnsýsluréttar og málshraðareglu stjórnsýsluréttar, að ráðuneytið hefði átt að svara erindi hans fyrr eða áður en umsóknarfrestur um starfið rann út.