Umboðsmaður lauk málinu með bréfi, dags. 14. mars 2019, sem hljóðar svo:
Ég vísa til kvörtunar yðar til mín, dags. 6. febrúar sl., yfir töfum og skorti á svörum frá embætti landlæknis í tengslum við kvörtun A sem barst embættinu formlega 23. mars 2018. Í tilefni af kvörtuninni var með tölvupósti, dags. 13. febrúar sl., óskað eftir umboði sem veitti yður heimild til koma fram fyrir hönd A. Umbeðið umboð barst 18. febrúar sl.
Í tilefni af kvörtun yðar var embætti landlæknis ritað bréf, dags. 20. febrúar sl., sem yður var kynnt með bréfi, dags. sama dag. Í svari embættisins til mín, dags. 6. mars sl., er úrvinnsla embættisins á kvörtun A rakin. Í bréfinu kemur m.a. fram að gögn og greinargerð hafi borist frá tilteknum tannlækni 5. mars sl. og að yður hafi verið tilkynnt að umbeðin gögn hafi borist embættinu 6. mars sl.
Af svörum embættisins til mín er ljóst að málið er nú í farvegi og að þér hafið verið upplýst um framvindu þess. Af þeim sökum tel ég ekki ástæðu til að aðhafast frekar í tilefni af kvörtun yðar til mín og lýk ég því meðferð minni á málinu með vísan til a-liðar 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis. Ég tek þó fram að ég hef ákveðið að rita landlækni bréf þar sem ég kem á framfæri tiltekinni ábendingu vegna málshraðareglu 9. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Bréfið fylgir hjálagt í afriti yður til upplýsingar. Ef frekari tafir verða á málinu sem A telur óhóflegar getur hún, eða þér fyrir hennar hönd, leitað til mín á ný.
Bréf umboðsmanns til landlæknis, dags. 14. mars 2019, hljóðar svo:
Ég vísa til fyrri bréfaskipta vegna kvörtunar B, í umboði A, er laut að töfum og skorti á svörum vegna kvörtunar A til embættisins. Eins og fram kemur í bréfi mínu til B, sem fylgir hér með í ljósriti, hef ég ákveðið að ljúka athugum minni á málinu með vísan til a-liðar 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmanna Alþingis. Þrátt fyrir það hefur athugun mín á þessu máli orðið mér tilefni til að koma eftirfarandi ábendingum á framfæri og þá með það í huga að umrædd atriði verði framvegis höfð í huga við meðferð kvörtunarmála hjá embættinu.
Í tilefni af kvörtun B var embættinu ritað bréf, dags. 20. febrúar sl., þar sem óskað var eftir upplýsingum um hvað liði meðferð og afgreiðslu málsins. Í svari embættisins til mín, dags. 6. mars. sl., er málsmeðferð embættisins á kvörtun A nánar rakin. Það vakti athygli mína að samkvæmt upplýsingum frá embættinu var beiðni um gögn og greinargerð frá tilteknum tannlækni ítrekuð 25. maí og 25. júní 2018. Þriðja ítrekunin var ekki send umræddum tannlækni fyrr en 10. janúar sl., rúmu hálfu ári síðar, eftir að B sendi embættinu viðbótargögn um málið 4. janúar sl. Í kjölfar ítrekunar hringdi starfsmaður embættisins í umræddan lækni, dags. 22. febrúar sl., og greindi honum frá því að embættið myndi grípa til eftirlitsúrræða gagnvart honum ef hann sendi ekki umbeðnum gögn. Liggur fyrir að gögn ásamt greinargerð læknisins bárust embættinu 5. mars sl.
Af þessu tilefni tel ég rétt að minna á að samkvæmt 1. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 og óskráðri meginreglu stjórnsýsluréttar skulu ákvarðanir í stjórnsýslumálum teknar svo fljótt sem unnt er. Ef leitað er umsagnar skal það gert við fyrsta hentugleika, sbr. 2. mgr. 9. gr. laganna. Ef umsögn berst ekki innan þeirra tímamarka sem tiltekin voru ber stjórnvaldi að ítreka erindi sitt og grípa í framhaldi af því til eðlilegra ráðstafana til þess að knýja hana fram, sjá til hliðsjónar álit umboðsmanns frá 19. apríl 1993 í máli nr. 613/1992. Þá tel ég einnig rétt að minna á að samkvæmt 3. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga ber stjórnvaldi, þegar fyrirsjáanlegt er að afgreiðsla máls muni tefjast, að skýra aðila máls frá því.
Ég tel, með vísan til þess að frá því að embættið sendi ítrekun á umræddan lækni með bréfi, dags. 25. júní 2018, og þangað til þriðja ítrekunin var send með bréfi, dags. 10. janúar sl., liðu rúmlega 6 mánuðir og þess að tæpt ár er nú liðið frá því að kvörtun A barst og engin niðurstaða hefur fengist í máli hennar að embætti landlæknis hafi borið að gæta betur að málshraðareglu 1. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Engar skýringar liggja fyrir hvers vegna svo langur tími leið áður en embættið sendi þriðju ítrekunina en af þeim sökum tel ég að meðferð málsins hafi dregist lengur en samrýmist fyllilega reglum um málshraða. Einnig er ljóst að aðilar máls voru ekki upplýstir um fyrirsjáanlegar tafir á afgreiðslu málsins, sbr. 3. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga. Þá kemur ekki fram í svarbréfi landlæknisembættisins hvort rétt sé að tölvupóstum B frá 12. og 17. desember sl. þar sem hann spurðist fyrir um stöðu málsins hafi ekki verið svarað og hverju það sæti þá en alltént minni ég á þá grundvallarreglu í stjórnsýslurétti að sá sem ber upp skriflegt erindi við stjórnvald á rétt á skriflegu svari nema ljóst megi telja að svars sé ekki vænst.
Í ljósi framangreinds kem ég þeirri ábendingu á framfæri að betur verði gætt að þessum atriðum við meðferð hliðstæðra mála hjá embættinu í framtíðinni.