Aðgangur að gögnum og upplýsingum. Auðkenni stjórnvalda. Rannsóknarreglan. Skráning og varðveisla gagna.

(Mál nr. 10055/2019)

A leitaði til umboðsmanns Alþingis og kvartaði yfir frávísun úrskurðarnefndar um upplýsingamál á kæru vegna synjunar Vegagerðarinnar um aðgang að glærum sem starfsmaður Vegagerðarinnar sýndi í fyrirlestri á ráðstefnu erlendis. Kvörtunin laut einkum að þeirri niðurstöðu úrskurðarnefndarinnar að glærurnar hefðu ekki verið í þeim tengslum við starfsemi Vegagerðarinnar að aðgangur almennings samkvæmt upplýsingalögum tæki til þeirra. Athugun umboðsmanns beindist að þessari afstöðu nefndarinnar. Málið varð honum jafnframt tilefni til þess að fjalla með almennum hætti um heimildir starfsmanna opinberra stofnana til að nota merki þeirrar stofnunar sem þeir starfa hjá, m.a. á glærur sem þeir nota við flutning fyrirlestra, og hvaða þýðingu það getur haft um skráningu og vistun slíkra gagna hjá viðkomandi stofnun, og þá eftir atvikum við úrlausn erinda um aðgang að gögnum. 

Við meðferð málsins upplýsti Vegagerðin m.a. að hún hefði borið kostnað af þátttöku starfsmannsins í ráðstefnunni og hann hefði þann tíma verið á launum hjá stofnuninni. Þá lægi ekki fyrir að starfsmanninum hefði verið veitt heimild til að merkja glærurnar með nafni og merki stofnunarinnar. Umboðsmaður benti á að þegar starfsmaður flytur fyrirlestur eða sinnir kennslu á eigin vegum sé honum ekki heimilt að auðkenna efni sem hann notar með merki þeirrar stofnunar sem hann vinnur hjá, nema það stafi frá stofnuninni og sé notað sem slíkt eða hann hafi fengið sérstakt leyfi til notkunarinnar. Gögn sem merkt séu stofnun og notuð við slíkar aðstæður tilheyri starfsemi hennar nema annað komi til. Þau beri að almennt að afhenda og vista í skjalasafni í samræmi við lög. Ef starfsmaður stofnunar noti merki hennar eða annað auðkenni á eigin vegum án leyfis reyni auk þess á eftirlit stofnunarinnar með því hvernig slíkri notkun sé hagað og hvernig starfsmaðurinn hefur sett fram efni undir merkjum hennar.  Við mat á því í hvaða mæli beri að vista og varðveita efni sem auðkennt er með merki opinberrar stofnunar og starfsmaður hefur notað var það álit umboðsmanns að þar væri um að ræða gögn sem tilheyrðu starfsemi stofnunarinnar nema annað komi til. Þar sé því um að ræða gögn sem almennt beri að afhenda og vista í skjalasafni stofnunarinnar í samræmi við lög um opinber skjalasöfn.

Með vísan til framangreindra sjónarmiða taldi umboðsmaður að úrskurðarnefnd um upplýsingamál hefði við úrlausn kærumálsins borið að rannsaka á hvaða lagagrundvelli Vegagerðin taldi rétt að stofnunin afhenti A tiltekin gögn vegna málsins en ekki önnur, eins og glærurnar en einnig hvernig kostnaði við þátttöku starfsmannsins í ráðstefnunni hefði verið háttað. Við úrlausn um þau atriði skipti einnig máli að leggja mat á efnisleg tengsl innihalds glæranna við viðfangsefni starfsmannsins hjá Vegagerðinni og þar með hvort og hvernig hann greindi þar frá verkefnum stofnunarinnar og hvort slík upplýsingagjöf teldist þáttur í starfi hennar. Hvað sem þessu liði lægi fyrir að Vegagerðin hefði fengið glærurnar afhentar við meðferð stofnunarinnar á beiðni A um aðgang að gögnunum. Þær hefðu því verið hluti af tilteknu stjórnsýslumáli og ekki yrði annað séð en borið hafi að vista þær í skjalasafni stofnunarinnar. Álit umboðsmanns var að úrskurður nefndarinnar hefði ranglega verið reistur á því að upplýsingalög tækju ekki til umræddra glæra. Úrskurðarnefndin hefði því ekki leyst úr kæru A, sem og síðari beiðni hans um endurupptöku málsins, í samræmi við lög.

Umboðsmaður beindi þeim tilmælum til nefndarinnar að hún tæki mál A til meðferðar að nýju, kæmi fram beiðni þess efnis frá honum, og leysti úr málinu í samræmi við þau sjónarmið sem lýst væri í álitinu. Við þá úrlausn gæti m.a. reynt á hvort undantekningarreglur upplýsingalaga ættu við vegna afstöðu starfsmannsins um að ekki bæri að afhenda glærurnar. Þá beindi umboðsmaður því til nefndarinnar að hún tæki framvegis mið af þeim sjónarmiðum sem kæmu fram í álitinu. Þá ákvað hann vegna þeirra almennu sjónarmiða sem þar væri fjallað um, varðandi notkun á merki stofnunar, að kynna álitið forsætisráðuneytinu, vegna aðkomu þess að túlkun siðareglna,  kjara- og mannauðssýslu ríkisins og Sambandi íslenskra sveitarfélaga vegna aðkoma þessara aðila að málefnum opinberra starfsmanna.