Kvartað var yfir fjármála- og efnahagsráðuneytinu og úrskurðarnefnd um upplýsingamál vegna beiðni um aðgang að bréfi félags til setts ríkisendurskoðanda. Gerðar voru athugasemdir við óeðlilegan drátt ráðuneytis á afgreiðslu beiðninnar og þá fresti sem nefndin veitti því.
Samkvæmt upplýsingum frá nefndinni varð ekki annað ráðið en málið væri í farvegi og virkri vinnslu hjá henni þótt niðurstaða lægi ekki fyrir. Með hliðsjón af því taldi umboðsmaður ekki tilefni til að taka kvörtunina til nánari athugunar að svo stöddu.
Umboðsmaður lauk málinu með bréfi, dags. 10. ágúst 2021, sem hljóðar svo:
Vísað er til kvörtunar yðar, fyrir hönd A ehf., dags. 24. júní sl., sem beinist að fjármála- og efnahagsráðuneytinu og úrskurðarnefnd um upplýsingamál og varðar beiðni fyrirtækisins um aðgang að bréfi X ehf. til setts ríkisendurskoðanda, dags. 17. janúar 2018. Í kvörtuninni eru gerðar athugasemdir við óeðlilegan drátt ráðuneytisins á afgreiðslu beiðninnar og þá fresti sem úrskurðarnefnd um upplýsingamál hafi veitt ráðuneytinu.
Í upphafi tek ég fram að almennt er ekki gert ráð fyrir að umboðsmaður hafi afskipti af máli fyrr en stjórnvöld hafa lokið umfjöllun sinni um það, sbr. 3. mgr. 6. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis. Þegar kvartanir berast vegna tafa á afgreiðslu mála er þó lagt mat á hvort tilefni sé til að spyrjast fyrir um hjá stjórnvaldinu hvað líði afgreiðslu viðkomandi máls. Í flestum slíkum tilvikum bregst stjórnvaldið við og afgreiðir málið eða gefur skýringar á því hvað hefur valdið töfum og hvenær ráðgert er að afgreiða málið. Vegna fyrrnefnds áskilnaðar 3. mgr. 6. gr. laga nr. 85/1997 hefur umboðsmaður hins vegar gætt varfærni við að taka afstöðu til málsmeðferðar stjórnvalds eða þeirra samskipta sem þar liggja fyrir í máli sem er enn til meðferðar, þ.m.t. hvort málshraði viðkomandi stjórnvalds samrýmist málshraðareglum stjórnsýsluréttarins. Athugun mín á kvörtun yðar hefur því lotið að því hvort rétt sé að óska sérstaklega eftir upplýsingum um hvað líði meðferð og afgreiðslu málsins.
Ein af þeim óskráðu meginreglum sem ber að fylgja í stjórnsýslunni er að ákvarðanir í málum skuli teknar svo fljótt sem unnt er. Til að stuðla að því að mál taki sem skemmstan tíma í afgreiðslu er kveðið á um í 2. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 að leita skuli umsagnar við fyrsta hentugleika og ef leita þurfi eftir fleiri en einni umsögn skuli það gert samtímis þegar því verður við komið. Samkvæmt ákvæðinu skal stjórnvald tiltaka fyrir hvaða tíma óskað er eftir að álitsgjafi láti í té umsögn sína. Líði þessi frestur án þess að umsögn álitsgjafa berist verður stjórnvaldið að ganga eftir henni með ítrekun og í framhaldi af því að grípa til eðlilegra ráðstafana til þess að knýja fram hina lögboðnu umsögn. Í þessu sambandi þarf að hafa í huga að álitsumleitan er almennt veigamikill þáttur í undirbúningi ákvörðunar og því hefur yfirleitt verið talið að vanræksla á því að leita lögbundinnar umsagnar geti talist verulegur annmarki og eftir atvikum leitt til ógildingar ákvörðunar. Þegar ekki er sérstaklega mælt fyrir um skyldu stjórnvalds til að afla umsagnar getur því verið það frjálst, enda sé gætt að málshraðareglum og öðrum reglum stjórnsýsluréttarins eftir því sem við á, og hafi skortur þar á áhrif á rannsókn málsins getur það eftir atvikum leitt til ógildingar ákvörðunar. Þegar stjórnsýslusamband er milli stjórnvaldsins og þess stjórnvalds sem beðið er um umsögn er almennt álitið að því síðarnefnda sé skylt að verða við álitsumleitaninni.
Af gögnum málsins verður ráðið að úrskurðarnefnd um upplýsingamál hafi á grundvelli kæru A ehf., dags. 15. júní sl., ákveðið að leggja mál fyrirtækisins í þann farveg sem mælt er fyrir um í 3. mgr. 17. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012, þ.e. að úrskurða um rétt fyrirtækisins til aðgangs að umræddum gögnum. Um undirbúning og ákvörðunartöku í slíku máli gilda ákvæði stjórnsýslulaga, sbr. 2. mgr. 1. gr. þeirra laga, þ. á m. 9. og 10. gr. laganna. Í því sambandi vek ég jafnframt athygli yðar á að í lögskýringargögnum með 3. mgr. 17. gr. laga nr. 140/2012 kemur fram að þrátt fyrir það að í málum af þessum toga liggi fyrir nefndinni „að ákvarða hvort beiðandi eigi rétt til aðgangs að umbeðnum gögnum en ekki að endurskoða ákvörðun af fyrsta stjórnsýslustigi [sé] eðlilegt að málsmeðferð nefndarinnar í þessum málum miði í upphafi að því að fá fram efnislega afstöðu kærða...“ (Sjá þskj. 1240 á 149. löggjafarþingi 2018-2019, bls. 23.)
Af erindi úrskurðarnefndarinnar til fjármála- og efnahagsráðuneytisins 21. júní sl. verður ekki annað ráðið en að nefndin hafi tilkynnt ráðuneytinu um að málið yrði lagt í þann farveg sem mælt er fyrir um í 3. mgr. 17. gr. laga nr. 140/2012 og veitt því tiltekinn frest til að láta í té rökstudda afstöðu til þess hvort upplýsingar í umræddum gögnum ættu að fara leynt. Bærist rökstuðningur ekki innan þess frests liti nefndin svo á að ráðuneytið legðist ekki gegn því að aðgangur yrði veittur að gögnunum. Í símtali við ritara úrskurðarnefndarinnar 5. ágúst sl. kom fram að umsögn ráðuneytisins hefði borist 5. júlí sl. og að málið væri í efnismeðferð. Því verður ekki annað ráðið en að málið sé í farvegi og virkri vinnslu hjá nefndinni þótt niðurstaða í málinu liggi ekki fyrir.
Með hliðsjón af framangreindu tel ég ekki tilefni til að taka kvörtun yðar til nánari athugunar að svo stöddu. Ég læt því máli þessu lokið af minni hálfu með vísan til 1. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis. Ég tek hins vegar fram að ef tafir verða á meðferð málsins af hálfu úrskurðarnefndarinnar, s.s. að virtum almennum afgreiðslutíma sambærilegra mála hjá nefndinni, getur umbjóðandi yðar eða þér fyrir hans hönd leitað til umboðsmanns með kvörtun þar að lútandi og verður þá lagt mat á að hvaða marki hún getur komið til athugunar. Ef umbjóðandi yðar telur sig beittan rangsleitni að fenginni niðurstöðu úrskurðarnefndarinnar um upplýsingamál getur hann, eða þér fyrir hans hönd jafnframt leitað til umboðsmanns með kvörtun þar að lútandi, þ.m.t. vegna endanlegs afgreiðslutíma nefndarinnar sem þá liggur fyrir.