I
Ég vísa til kvörtunar yðar 19. apríl sl. fyrir hönd A ehf. yfir því að slökkvilið Borgarbyggðar hafi synjað beiðnum yðar um afhendingu gagna í tilefni af ákvörðun slökkviliðsins um að loka húsinu að [...] á grundvelli laga nr. 75/2000, um brunavarnir. Samkvæmt gögnum málsins er A ehf. meðal leigjenda hússins og var félaginu leiðbeint um að kæra mætti ákvörðunina til félagsmálaráðuneytisins með vísan til 36. gr. sömu laga.
II
Af kvörtuninni sem og gögnum sem fylgdu henni verður ekki annað ráðið en að afstaða yðar sé að A ehf. eigi rétt á aðgangi að umbeðnum upplýsingum sem aðili þess stjórnsýslumáls sem lauk með framangreindri ákvörðun og að upplýsingarnar varði það mál.
Um aðgang aðila stjórnsýslumáls að skjölum og öðrum gögnum sem það varða er kveðið á um í 15. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Samkvæmt 19. gr. þeirra laga skal ákvörðun stjórnvalds um að synja málsaðila um aðgang að gögnum máls eða takmarka hann að nokkru leyti tilkynnt aðila og rökstudd í samræmi við V. kafla laganna. Þá segir að synjun eða takmörkun megi kæra til þess stjórnvalds sem ákvörðun í málinu verði kærð til. Kæra skuli borin fram innan 14 daga frá því að aðila var tilkynnt um ákvörðunina.
Sem fyrr greinir verður ákvörðun málsins, um að loka húsinu að [...], kærð til félagsmálaráðuneytisins, sbr. 36. gr. laga nr. 75/2000. Að því virtu leiðir af 19. gr. stjórnsýslulaga að ákvörðun slökkviliðs Borgarbyggðar, um að synja yður fyrir hönd A ehf. um aðgang að gögnum málsins eða takmarka hann að nokkru leyti, má kæra til sama ráðuneytis.
Ástæða þess að ég hef fjallað um framangreint er að í 3. mgr. 6. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, kemur fram að megi skjóta máli til æðra stjórnvalds sé ekki unnt að kvarta til umboðsmanns fyrr en æðra stjórnvald hefur fellt úrskurð sinn í málinu. Ákvæði þetta byggist á því sjónarmiði að stjórnvöld skuli fá tækifæri til að leiðrétta ákvarðanir áður en leitað er til aðila sem stendur utan stjórnkerfis þeirra með kvörtun. Þar sem ákvarðanir slökkviliðs Borgarbyggðar um upplýsingabeiðnir yðar fyrir hönd A ehf. hafa ekki verið bornar undir félagsmálaráðuneytið leiðir af framangreindu að ekki eru uppfyllt lagaskilyrði til að umboðsmaður Alþingis fjalli um kvörtun yðar að svo stöddu.
Ég vek athygli yðar á að af ákvörðunum slökkviliðsins verður ráðið að afstaða þess sé að beiðnin lúti að hluta að skjölum og öðrum gögnum sem varða ekki umrætt stjórnsýslumál. Af þessu tilefni skal þess getið að þegar afmarkað er hver séu gögn tiltekins stjórnsýslumáls verður að líta til þess hvort þau hafi fullnægjandi tengsl við umrætt mál, eins og orðalagið „er mál varða“ í 1. mgr. 15. gr. stjórnsýslulaga ber með sér. Inntak þessa orðalags hefur verið skýrt þannig að líta verði til þess hvort gögn hafi efnislega þýðingu eða tengsl við tiltekið úrlausnarefni sem er eða hefur verið til meðferðar hjá stjórnvaldi og getur lokið með stjórnvaldsákvörðun, sbr. til dæmis álit mitt frá 30. desember sl. í máli nr. 10886/2020.
Ef það er afstaða yðar, þrátt fyrir framangreint og sjónarmið slökkviliðsins, að umrædd gögn séu eftir sem áður gögn stjórnsýslumálsins getið þér teflt fram þeim rökum í kæru til félagsmálaráðuneytisins sem kann þá að verða að taka afstöðu til þess.
Þess skal þó getið að um upplýsingarétt fer að jafnaði að öðru leyti eftir upplýsingalögum nr. 140/2012. Að því marki sem þær upplýsingar, sem þér hafið óskað eftir, teljast ekki vera gögn umrædds stjórnsýslumáls samkvæmt 15. gr. stjórnsýslulaga kunnið þér því að eiga rétt á umbeðnum upplýsingum á grundvelli ákvæða upplýsingalaga. Samkvæmt 20. gr. upplýsingalaga er heimilt að bera synjun beiðni um aðgang að gögnum samkvæmt lögunum undir úrskurðarnefnd um upplýsingamál sem úrskurðar um ágreininginn. Ég árétta að með framangreindu hef ég enga afstöðu tekið til þess hvort umrædd gögn falli undir upplýsingarétt yðar fyrir hönd A ehf. samkvæmt stjórnsýslulögum eða upplýsingalögum.
Ég bendi yður enn fremur á að frestur til að kæra ákvarðanir slökkviliðsins um upplýsingabeiðnir yðar fyrir hönd A ehf. til félagsmálaráðuneytisins er 14 dagar frá því að tilkynnt var um ákvörðunina, sbr. 19. gr. stjórnsýslulaga. Samkvæmt samskiptum yðar við slökkvilið Borgarbyggðar var yður hins vegar leiðbeint um að frestur til að kæra til ráðuneytisins væri þrír mánuðir. Þar af leiðandi verður ekki annað séð en að kæruleiðbeiningar slökkviliðsins samkvæmt 20. gr. stjórnsýslulaga hafi ekki verið í samræmi við lög.
Ef þér ákveðið að kæra ákvarðanir slökkviliðsins samkvæmt 19. gr. stjórnsýslaga til ráðuneytisins og það telur að kæra yðar hafi borist að liðnum 14 daga kærufresti þess ákvæðis reynir á hvort ráðuneytinu sé rétt að taka kæruna samt sem áður til meðferðar á grundvelli 1. tölul. 1. mgr. 28. gr. stjórnsýslulaga. Þar er mælt fyrir um að hafi kæra borist að liðnum kærufresti skuli vísa henni frá, nema afsakanlegt verði talið að kæran hafi ekki borist fyrr. Litið hefur verið svo á að skilyrði þessa ákvæðis geti verið uppfyllt hafi verið veittar ófullnægjandi kæruleiðbeiningar.
III
Þrátt fyrir að kvörtun yðar beinist ekki að þeirri ákvörðun slökkviliðs Borgarbyggðar 23. mars sl. að loka húsinu að [...] tel ég rétt að nefna að ekki verður séð að leiðbeiningar um kærufrest séu í samræmi við lög. Í niðurlagi ákvörðunarinnar er vísað til þess að frestur til að kæra hana til félagsmálaráðuneytisins séu þrír mánuðir. Í 3. mgr. 36. gr. laga nr. 75/2000 segir hins vegar að heimilt sé að kæra ákvörðun sem tekin er á grundvelli VIII. kafla laganna til ráðherra og skuli það gert innan mánaðar frá því að hún var tilkynnt. Þar sem ekki verður annað ráðið af ákvörðuninni en að hún byggist á ákvæðum þess kafla er ekki annað að sjá en að frestur til að kæra ákvörðunina sé einn mánuður frá því að hún var tilkynnt.
Ef þér ákveðið að freista þess að kæra ákvörðunina til félagsmálaráðuneytisins kann því með sama hætti og rakið er í niðurlagi II. kafla að framan að reyna á hvort uppfyllt séu skilyrði til að ráðuneytið taki kæruna til meðferðar á þeim grundvelli að veittar hafi verið ófullnægjandi kæruleiðbeiningar, sbr. 1. tölul. 1. mgr. 28. gr. stjórnsýslulaga.
IV
Með vísan til þess sem er rakið að framan brestur lagaskilyrði til að kvörtun yðar fyrir hönd A ehf. verði tekin til meðferðar að svo stöddu og lýk ég því athugun minni á henni, sbr. 1. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997. Ég bendi yður þó á að kvörtunin hefur orðið mér tilefni til þess að rita slökkviliði Borgarbyggðar meðfylgjandi bréf þar sem ég bendi á ýmis atriði sem ég tel rétt að það hafi framvegis í huga. Ábendingarnar eru þó ekki þess eðlis að þær geti haft áhrif á framangreinda niðurstöðu.
Undirritaður hefur farið með mál þetta sem settur umboðsmaður Alþingis á grundvelli 3. mgr. 14. gr. laga nr. 85/1997.
Kjartan Bjarni Björgvinsson
Bréf setts umboðsmanns til slökkviliðsins í Borgarbyggð, dags. 27. apríl 2021, hljóðar svo:
Til umboðsmanns Alþingis hefur leitað B fyrir hönd A ehf. og kvartað yfir því að slökkvilið Borgarbyggðar hafi synjað beiðnum hans um afhendingu gagna í tilefni af ákvörðun slökkviliðsins um að loka húsinu að [...] á grundvelli laga nr. 75/2000, um brunavarnir.
Eins og kemur fram í bréfi mínu til B, sem fylgir hér í ljósriti, eru ekki uppfyllt lagaskilyrði til að kvörtunin verði tekin til meðferðar að svo stöddu. Ég hef því ákveðið að ljúka athugun minni á henni, sbr. 1. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis. Þrátt fyrir það hefur athugun mín á þessu máli orðið mér tilefni til að benda á nokkur atriði í því skyni að þau verði framvegis höfð í huga hjá slökkviliðinu.
Samkvæmt samskiptum yðar við B verður ráðið að það sé afstaða yðar að hluti þeirra upplýsinga sem hann, fyrir hönd A ehf. óskaði eftir aðgangi að, séu ekki hluti af gögnum stjórnsýslumálsins sem lauk með framangreindri ákvörðun. Af bréfi yðar, dags. 12. apríl sl., verður hins vegar ekki ráðið að tekin hafi verið afstaða til þess hvort hann ætti eigi að síður rétt á aðgangi að upplýsingunum á öðrum grundvelli.
Ég tel því rétt að benda á að stjórnvöldum er skylt að leggja beiðnir um upplýsingar í réttan lagalegan farveg og gera þeim sem óska eftir upplýsingunum grein fyrir á hvaða grundvelli leyst er úr beiðnunum. Þá þarf stjórnvald að rökstyðja afstöðu sína með vísan til viðeigandi lagaákvæða. Í ljósi áðurnefndrar afstöðu slökkviliðsins og með hliðsjón af framangreindu verður ekki annað ráðið en að borið hafi að taka afstöðu til þess hvort rétt væri að veita aðgang að þeim upplýsingum, sem slökkviliðið taldi ekki varða umrætt stjórnsýslumál, með vísan til upplýsingalaga nr. 140/2012. Ef það var afstaða slökkviliðsins að B ætti ekki rétt á upplýsingunum samkvæmt þeim lögum bar þá að leiðbeina honum um heimild til að kæra þá afstöðu til úrskurðarnefndar um upplýsingamál, sbr. V. kafla laganna. Sjá til hliðsjónar um framangreind sjónarmið til dæmis kafla III.2 í áliti mínu frá 30. desember sl. í máli nr. 10886/2020.
Það hefur jafnframt vakið athygli mína að slökkviliðið hefur í samskiptum við B leiðbeint honum um að frestur A ehf. til að kæra ákvarðanir slökkviliðsins til félagsmálaráðuneytið séu þrír mánuðir. Verður ekki annað séð en að það eigi bæði við um þá ákvörðun 23. mars sl. að loka umræddu húsi og að synja beiðnum félagsins um upplýsingar eða takmarka aðgang þess að þeim.
Af þessum sökum bendi ég á að samkvæmt 3. mgr. 36. gr. laga nr. 75/2000 er heimilt að kæra ákvörðun sem tekin er á grundvelli VIII. kafla laganna til ráðherra og skal það gert innan mánaðar frá því að hún var tilkynnt. Samkvæmt þessu gildir styttri kærufrestur um þessar ákvarðanir en leiðir af 1. mgr. 36. gr. laga nr. 75/2000, sbr. 26. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Þar sem ekki verður annað ráðið af gögnum málsins en að ákvörðunin 23. mars sl. hafi verið tekin á grundvelli ákvæða VIII. kafla laga nr. 75/2000 er ekki annað að sjá en að leiðbeiningar um þriggja mánaða kærufrest séu ekki í samræmi við 3. mgr. 36. gr. sömu laga.
Þá bendi ég á að samkvæmt 19. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 má kæra ákvörðun stjórnvalds um að synja málsaðila um aðgang að gögnum máls eða takmarka hann að nokkru leyti til þess stjórnvalds sem ákvörðun í málinu verður kærð til, hér félagsmálaráðuneytisins. Samkvæmt niðurlagi 2. mgr. 19. gr. skal slík kæra borin fram innan 14 daga frá því að aðila var tilkynnt um ákvörðunina. Að því marki sem slökkvilið Borgarbyggðar synjaði A ehf. um aðgang að gögnum stjórnsýslumálsins eða takmarkaði aðgang félagsins að gögnum málsins verður ekki séð að leiðbeiningarnar um þriggja mánaða kærufrest séu í samræmi við lög.
Undirritaður hefur farið með mál þetta sem settur umboðsmaður Alþingis á grundvelli 3. mgr. 14. gr. laga nr. 85/1997.
Kjartan Bjarni Björgvinsson