I
Ég vísa til kvörtunar yðar, dags. 25. mars 2020, yfir Langanesbyggð. Nánar tiltekið lýtur kvörtun yðar að ráðningu í starf [...].
Af kvörtun yðar má ráða að þér teljið að gengið hafi verið fram hjá yður við ráðninguna og að lítið hafi verið gert úr menntun yðar, starfsreynslu, færni sem og samskiptahæfni. Jafnframt að ómálefnaleg sjónarmið hafi ráðið för við ráðninguna vegna óvildar þáverandi sveitarstjóra í yðar garð. Auk þess gerið þér athugasemdir við að þáverandi sveitarstjóri hafi verið viðstaddur viðtöl við umsækjendur sem og við afgreiðslu á gagnabeiðnum yðar en í þeim efnum berið þér því við að hafa ekki fengið afhenta tiltekna minnispunkta sem ritaðir voru um yður í viðtali sem og að yður hafi ekki verið afhent öll persónugreinanleg gögn um yður sem til eru hjá sveitarfélaginu.
Hinn 1. nóvember sl. var undirritaður settur í embætti umboðsmanns Alþingis á grundvelli 3. mgr. 14. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, og hefur hann farið með mál þetta frá þeim tíma.
Í kjölfar kvörtunar yðar voru Langanesbyggð rituð bréf, dags. 13. maí, 13. nóvember og 22. mars sl., þar sem óskað var eftir gögnum málsins sem og tilteknum upplýsingum og skýringum sem bárust mér með bréfum, dags. 7. september, 16. desember og 9. apríl sl. Athugasemdir yðar við bréf Langanesbyggðar frá 16. desember sl. bárust mér 20. janúar sl. Þar sem þér hafið fengið afrit framangreindra bréfa tel ég óþarft að rekja efni þeirra að öðru leyti en nauðsynlegt er samhengisins vegna.
II
1
Stjórnvöldum ber við ráðningar í opinber störf að fylgja stjórnsýslulögum nr. 37/1993 og almennum grundvallarreglum í stjórnsýslurétti um undirbúning ráðningar og mat á hæfni umsækjenda. Í íslenskum rétti hafa hins vegar ekki verið lögfestar almennar reglur um hvaða sjónarmið stjórnvöld eigi að leggja til grundvallar ákvörðun um veitingu á opinberu starfi þegar almennum hæfisskilyrðum sleppir. Er almennt talið að meginreglan sé því sú að viðkomandi stjórnvald ákveði á hvaða sjónarmiðum það byggir slíka ákvörðun ef ekki er sérstaklega mælt fyrir um það í lögum eða stjórnvaldsfyrirmælum.
Í samræmi við réttmætisreglu stjórnsýsluréttar þurfa þau að vera málefnaleg, eins og sjónarmið um menntun, starfsreynslu, hæfni og eftir atvikum aðra persónulega eiginleika sem viðkomandi stjórnvald telur máli skipta. Stjórnvaldi ber í kjölfarið að velja þann umsækjanda sem metinn er hæfastur á grundvelli þeirra sjónarmiða. Þegar þau sjónarmið sem stjórnvaldið hefur ákveðið að byggja ákvörðun sína á leiða ekki öll til sömu niðurstöðu þarf að meta þau innbyrðis. Við slíkt mat gildir sú meginregla að stjórnvaldið ákveði á hvaða sjónarmið það leggur áherslu ef ekki er mælt fyrir um það í lögum eða stjórnvaldsfyrirmælum.
Í ljósi þeirrar skyldu sem hvílir á stjórnvöldum að velja þann umsækjanda sem telst hæfastur til að gegna viðkomandi starfi hefur verið lagt til grundvallar í íslenskum rétti að stjórnvald verði að geta sýnt fram á að heildstæður samanburður á umsækjendum hafi farið fram þar sem megináhersla hafi verið lögð á atriði sem geta varpað ljósi á væntanlega frammistöðu umsækjenda í starfinu út frá þeim málefnalegu sjónarmiðum sem lögð hafa verið til grundvallar ákvörðuninni.
Samkvæmt 1. mgr. 2. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, er hlutverk umboðsmanns að hafa í umboði Alþingis eftirlit með stjórnsýslu ríkis og sveitarfélaga á þann hátt sem nánar greinir í lögum og tryggja rétt borgaranna gagnvart stjórnvöldum landsins. Ég legg á það áherslu að umboðsmaður er við athugun sína ekki í sömu stöðu og stjórnvald sem tekur ákvörðun um ráðningu í opinbert starf. Þannig leiðir af eðli eftirlitsins að það er ekki verkefni umboðsmanns að endurmeta sjálfstætt hvern hefði átt að ráða í tiltekið starf heldur að leggja mat á hvort málsmeðferð og ákvörðun stjórnvalds hafi verið í samræmi við lög. Þar undir fellur t.d. athugun á því hvort fylgt hafi verið réttum málsmeðferðarreglum, hvort mat stjórnvalds á umsækjendum hafi byggst á fullnægjandi upplýsingum, hvort málefnaleg og lögmæt sjónarmið hafi verið lögð til grundvallar ákvörðun og mati stjórnvaldsins og ályktanir hafi ekki verið bersýnilega óforsvaranlegar miðað við fyrirliggjandi gögn málsins. Hafi stjórnvald aflað sér fullnægjandi upplýsinga til þess að geta lagt mat á hvernig einstakir umsækjendur falla að þeim málefnalegu sjónarmiðum sem ákvörðun byggist á og sýnt fram á að heildstæður samanburður hafi farið fram í ljósi þeirra hefur umboðsmaður talið stjórnvaldið njóta töluverðs svigrúms við mat á því hvaða umsækjandi sé hæfastur til að gegna starfinu.
2
Í auglýsingu um starf [...] var gerð krafa um eftirfarandi menntunar- og hæfniskröfur:
„[...]
Skipulagsfærni og færni í mannlegum samskiptum
Gott vald á íslensku í töluðu og rituðu máli
Góð þekking á forritum svo sem EXCEL, WORD og Navision
Sjálfstæð vinnubrögð, talnaskilningur og rökfesta“
Auk framangreinds var í auglýsingunni fjallað um hlutverk [...] og starfinu meðal annars lýst með þeim hætti að [...] stýri og beri ábyrgð á starfi [...] og mannahaldi, hafi yfirumsjón með [...] í sveitarfélaginu og undirbúi fjárhagsáætlanir og þriggja ára áætlanir stofnunarinnar.
Af rökstuðningi sveitarfélagsins, dags. 5. apríl 2019, sem og öðrum gögnum málsins má ráða að sjö umsóknir hafi borist um starfið. Jafnframt að þáverandi sveitarstjóri Langanesbyggðar hafi ásamt ráðgjöfum X metið umsækjendur út frá menntunar- og hæfniskröfum sem settar voru fram í auglýsingu um starfið og boðað fimm umsækjendur í viðtal, þar á meðal yður. Viðtöl hafi verið skipulögð sem formföst viðtöl þar sem viðmælendur hafi verið spurðir sömu spurninga. Viðmælendum hafi auk þess verið gefinn kostur á að skýra nánar atriði í umsókn sinni sem annaðhvort spyrjendur óskuðu eftir eða viðmælandi vildi sjálfur gefa nánari skýringar á.
Í gögnum málsins liggur fyrir matsblað þar sem fram koma einkunnir umsækjenda fyrir eftirfarandi ellefu þætti sem ráðgjafar og þáverandi sveitarstjóri mátu mikilvæg í umræddu starfi; [...], reynsla af áætlanagerð, reynsla af verkefnastjórnun, samskiptahæfni, íslenskukunnátta, tölvukunnátta og persóna/framkoma. Hverjum umsækjanda hafi verið gefin stig fyrir hvert viðmið fyrir sig. Í framhaldi af viðtölum hafi verið hringt í umsagnaraðila fjögurra umsækjenda sem fengu flest stig úr viðtölum, þar á meðal umsagnaraðila yðar. Skýrsla hafi verið samin um viðtölin sem hafi innihaldið skriflega lýsingu á umsögnum um umsækjendur.
Að lokum hafi það verið sameiginlegt mat þáverandi sveitarstjóra Langanesbyggðar og ráðgjafa X að B hafi verið hæfastur umsækjenda. Sá hafi þó hafnað starfinu og þá hafi verið ákveðið að horfa ekki aðeins til stigagjafar, í ljósi þess að litlu munaði á næstu umsækjendum, heldur líta heildstætt á alla umsækjendur sem eftir stóðu við mat á því hverjum ætti að bjóða starfið. C hafi að endingu verið boðið starfið. Hann hafi samkvæmt stigagjöf verið talinn þriðji hæfastur með 28 stig en þér sá fjórði með 24 stig.
Af skýringum Langanesbyggðar til mín, dags. 16. desember sl., sem og gögnum málsins má ráða að þér og C fenguð jafn mörg stig fyrir reynslu, þ.e. af [...], reynslu af áætlanagerð og reynslu af verkefnastjórnun sem og menntun og framkomu. Á hinn bóginn hafi C hlotið fleiri stig en þér að því er varðar íslenskukunnáttu sem og tölvukunnáttu. Þá hafi C talist standa yður framar hvað varðar samskiptahæfni en þar hafi hann fengið 3 stig en þér 2. Sú afstaða hafi byggst annars vegar á starfsviðtali við yður og reynslu þáverandi sveitarstjóra af samskiptahæfni yðar.
Ákvörðun um ráðningu í starfið byggði þannig að hluta til á persónulegum eiginleikum umsækjenda. Við mat á slíku reynir alltaf að einhverju leyti á huglægt mat. Endurskoðun umboðsmanns á huglægu mati er eðli máls samkvæmt verulegum takmörkunum háð. Mat á samskiptahæfni yðar fór fyrst og fremst fram í viðtali við yður auk þess sem það byggðist á þekkingu þáverandi sveitarstjóra á eiginleikum yðar eins og áður sagði. Endurskoðun mín að þessu leyti getur eingöngu byggst á þeim gögnum sem liggja fyrir mér.
Í gögnum málsins er að finna spurningar sem lagðar voru fyrir umsækjendur í viðtölum og svör þeirra við þeim. Af þeim verður ráðið að spurningar hafi verið lagðar fyrir umsækjendur sem voru til þess fallnar að varpa ljósi á samskiptahæfni umsækjenda sem og aðra persónulega eiginleika, svo sem spurningar um hvernig viðkomandi myndi bregðast við tilteknum aðstæðum gagnvart starfsmanni sínum, hvað væri einkennandi fyrir þann sem hefði góða hæfni þegar kæmi að samskiptum en auk þess var spurt um dæmi um atvik þar sem færni viðkomandi í samskiptum hefði átt stærstan þátt í því að góður árangur hefði náðst. Samkvæmt skýringum sveitarfélagsins til mín, dags. 16. desember sl., voru svör yðar að þessu leyti stutt og þér gáfuð ekki skýr svör/dæmi.
Eftir að hafa kynnt mér gögn málsins, meðal annars upplýsingar sem skráðar voru í viðtölum, tel ég mig ekki hafa forsendur til að gera athugasemdir við mat á samskiptahæfni yðar. Í þessum efnum hef ég hliðsjón af því að umboðsmaður hefur áður fjallað um vægi almennrar vitneskju sem til staðar er innan stjórnvalds um samskiptahæfni og aðra persónulega eiginleika við mat á umsækjendum um starf og ekki gert athugasemdir við að á slíku sé byggt. Gengið hefur verið út frá því, sé slík þekking fyrir hendi, að það kalli í sjálfu sér ekki á sérstakar aðgerðir, svo sem um skráningu upplýsinga eða andmælarétt, þótt byggt sé á slíkum upplýsingum við ákvörðun um ráðstöfun starfs að einhverju marki.
Undantekning á því sé þó til dæmis ef byggt er á einstökum atvikum eða einhverjum tilteknum atriðum, svo sem um tiltekna framgöngu umsækjanda í starfi. Viðkomandi kann þá að eiga rétt á að tjá sig um slík atriði áður en það er lagt til grundvallar við ákvörðun í stjórnsýslumáli, sjá til hliðsjónar álit umboðsmanns Alþingis frá 28. janúar 2008 í máli nr. 4699/2006. Af minnispunktum sem ritaðir voru samhliða viðtali við yður sem og skýringum sveitarfélagsins til mín, dags. 16. desember sl., má ráða að í viðtali við yður hafi verið rætt um árekstra yðar við aðra í starfi. Yður hafi þannig gefist færi á að koma sjónarmiðum yðar á framfæri í þessum efnum.
Þá tel ég mig ekki hafa forsendur til þess að fullyrða að lítið hafi verið gert úr menntun yðar og starfsreynslu eða að ráðningin hafi byggst á öðrum sjónarmiðum en þeim sem fram komu í auglýsingu um starfið, en ég tel að þau séu málefnaleg og í samræmi við eðli starfsins. Að auki get ég ekki betur séð en að þeir sem komu að mati á umsækjendum hafi rannsakað hvernig umsækjendur féllu að þeim sjónarmiðum sem og menntunar- og hæfniskröfum sem fram komu í auglýsingu um starfið með því að fara yfir umsóknargögn þeirra og taka viðtöl við þá umsækjendur sem helst komu til greina í starfið, þar á meðal yður, og leggja þar fyrir sambærilegar spurningar. Ekki verður annað ráðið af gögnum málsins en að matið hafi byggst á fullnægjandi upplýsingum að þessu leyti.
Að lokum tel ég mig ekki hafa forsendur til að fullyrða að ekki hafi farið fram heildstæður samanburður á umsækjendum á grundvelli umsóknargagna, því sem fram kom í viðtölum við þá og frammistöðu þar að öðru leyti eða að það mat sem fór fram á hæfni umsækjenda í þessum efnum hafi verið bersýnilega óforsvaranlegt. Þá fæ ég ekki annað séð en að sá umsækjandi sem var ráðinn hafi uppfyllt hæfniskröfur og sjónarmið sem fram komu í auglýsingu starfsins.
Í ljósi þess sem að framan greinir tel ég mig ekki hafa forsendur til þess að fullyrða að gengið hafi verið fram hjá yður við ráðningu í umrætt starf eða gera athugasemdir við ákvörðun Langanesbyggðar um ráðninguna að öðru leyti.
Aftur á móti hefur kvörtun yðar orðið mér tilefni til þess að rita Langanesbyggð bréf það sem fylgir hjálagt í ljósriti þar sem ég kem tilteknum ábendingum á framfæri er varða annars vegar rökstuðning sveitarfélagsins og hins vegar birtingu ákvörðunar um ráðningu í umrætt starf. Athugasemdir mínar í þessum efnum eru þó ekki þess eðlis að þær geti breytt áðurnefndri afstöðu minni til ákvörðunar Langanesbyggðar í málinu.
3
Að því er varðar athugasemdir yðar er lúta að því að þáverandi sveitarstjóri hafi verið viðstaddur viðtöl við umsækjendur er það að segja að samkvæmt 56. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011 ræður sveitarstjórn starfsmenn í æðstu stjórnunarstöður hjá sveitarfélagi og veitir þeim lausn frá starfi. Um ráðningu annarra starfsmanna annast framkvæmdastjóri, enda hafi sveitarstjórn ekki ákveðið annað í samþykkt um stjórn sveitarfélagsins eða með almennum fyrirmælum.
Í 52. gr. samþykktar um stjórn Langanesbyggðar frá 9. janúar 2019, sem birt var í B-deild Stjórnartíðinda hinn 15. janúar 2019, sbr. auglýsingu nr. 10/2019, segir að byggðarráð ráði starfsmenn í þær stjórnunarstöður sem heyra beint undir sveitarstjóra, samkvæmt skipuriti sveitarfélagsins, að fenginni tillögu sveitarstjóra og auk þess yfirmenn stofnana og fyrirtækja í eigu sveitarfélagsins sem heyra beint undir sveitarstjóra. Byggðarráð veiti þeim jafnframt lausn frá störfum. Af framangreindu má ráða að sveitarstjóra sé markað það hlutverk að leggja fram tillögu fyrir byggðarráð um ráðningu tiltekinna starfsmanna, svo sem [...].
Ég tel mig því ekki hafa forsendur til þess að gera athugasemdir við að þáverandi sveitarstjóri hafi verið viðstaddur viðtöl við umsækjendur. Í því sambandi tek ég jafnframt fram að til þess að starfsmaður sveitarfélags teljist vanhæfur til meðferðar á grundvelli óvináttu eða óvildar í garð aðila þess, sbr. 20. gr. laga nr. 138/2011, sbr. 6. tölul. 1. mgr. 3. gr. stjórnsýslulaga, verða að vera fyrir hendi sannanleg hlutlæg atvik eða aðstæður sem almennt verða taldar til þess fallnar að draga megi í efa óhlutdrægni þess sem fer með ráðningarvaldið með réttu. Eftir að hafa kynnt mér efni kvörtunar yðar, skýringar sveitarfélagsins og gögn málsins tel ég ekki nægar vísbendingar um að fyrir hendi sé óvild í yðar garð af því tagi sem leitt getur til vanhæfis til að forsendur séu fyrir mig til að fjalla um þetta atriði á þeim grundvelli.
4
Hvað varðar afgreiðslu á gagnabeiðnum yðar má ráða að þér óskuðuð eftir gögnum ráðningarmálsins frá X og veittuð Verkalýðsfélagi Þórshafnar auk þess umboð til þess að nálgast „persónugreinanleg gögn“ um yður vegna starfa yðar hjá sveitarfélaginu sem og gögn ráðningarmálsins. Yður hafi ekki verið veittur aðgangur að tilteknum minnispunktum sem ritaðir voru í tengslum við viðtal við yður. Nú liggur hins vegar fyrir að yður hefur verið afhent afrit af umræddu gagni með bréfi, dags. 9. apríl sl. Ég tel því ekki tilefni til að taka þann hluta kvörtunar yðar til frekari skoðunar. Af kvörtun yðar má auk framangreinds ráða að þér teljið að yður hafi ekki verið afhent afrit af öllum persónugreinanlegum gögnum sem til eru um yður hjá sveitarfélaginu.
Af því tilefni tek ég fram að í 1. mgr. 14. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012 kemur fram að skylt sé, sé þess óskað, að veita aðila sjálfum aðgang að fyrirliggjandi gögnum ef þau hafa að geyma upplýsingar um hann sjálfan með þeim takmörkunum sem nánar er fjallað um í lögunum sjálfum. Í gögnum málsins liggja fyrir samskipti yðar við D, núverandi sveitarstjóra Langanesbyggðar, frá 5. apríl 2020 þar sem fram kemur að þér hafið fengið frumrit af öllum gögnum sem geymd séu hjá sveitarfélaginu og snúa að yður persónulega. Af samskiptunum má jafnframt leiða að yður hafi verið leiðbeint um að tilgreina nánar þau gögn sem þér teljið að séu varðveitt hjá sveitarfélaginu og þér hafið ekki fengið aðgang að þannig að hægt sé að kanna og staðfesta hvort þau gögn sem þér leitið að séu til hjá sveitarfélaginu.
Yður er því fær sú leið að freista þess að beina erindi til sveitarfélagsins, þ.e. þar sem þér útlistið nánar hvaða gögn þér teljið sveitarfélagið búa yfir og sem þér hafið ekki fengið aðgang að, en ekki verður séð af gögnum málsins að þér hafið fylgt umræddum leiðbeiningum sveitarfélagsins að þessu leyti. Ef þér teljið í kjölfarið að yður hafi verið synjað um aðgang að gögnum er yður heimilt að bera slíka synjun undir úrskurðarnefnd um upplýsingamál sem úrskurðar um ágreininginn, sbr. 1. mgr. 20. gr. upplýsingalaga.
Að svo stöddu hef ég ekki tekið afstöðu til þessa kvörtunarefnis yðar enda er ekki unnt að kvarta til umboðsmanns ef skjóta má máli til æðra stjórnvalds og það hefur ekki fellt úrskurð sinn í málinu, sbr. 3. mgr. 6. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis. Í samræmi við ákvæðið er það forsenda þess að umboðsmaður geti fjallað um hvort afgreiðsla á beiðni um aðgang að gögnum á grundvelli upplýsingalaga hafi verið í samræmi við lög að efnisleg niðurstaða úrskurðarnefndar um upplýsingamál liggi fyrir. Ef þér kjósið að leita til nefndarinnar og teljið yður enn beittan rangsleitni að fenginni úrlausn hennar getið þér leitað til umboðsmanns á ný með erindi þar að lútandi innan árs, sbr. 2. og 3. mgr. 6. gr. laga nr. 85/1997.
III
Með vísan til alls framangreinds lýk ég hér með umfjöllun minni um kvörtun yðar, sbr. a-lið 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis. Ég hef hins vegar ákveðið að rita Langanesbyggð meðfylgjandi bréf í tilefni af kvörtun yðar sem hér fylgir í ljósriti.
Kjartan Bjarni Björgvinsson
Bréf setts umboðsmanns til Lagnanesbyggðar, dags. 29. apríl 2021, hljóðar svo:
I
Ég vísa til fyrri bréfaskipta í tilefni af kvörtun A í tengslum við ráðningu í starf [...].
Eins og fram kemur í bréfi mínu til A, sem fylgir hjálagt í ljósriti, hef ég ákveðið að ljúka umfjöllun minni um mál hans með vísan til a-liðar 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis. Þrátt fyrir það tel ég rétt að vekja athygli Langanesbyggðar á eftirfarandi tveimur atriðum er varða annars vegar rökstuðning sveitarfélagsins og hins vegar birtingu ákvörðunar um ráðningu í umrætt starf.
II
1
Í svarbréfi sveitarfélagsins til mín, dags. 16. desember sl., kemur fram að eftir að rökstuðningur fyrir umræddri ráðningu hafi verið yfirfarinn sem og fyrirliggjandi gögn sé ljóst að orðalag það sem vísað hafi verið til í rökstuðningi fyrir ráðningunni hafi ekki verið í samræmi við þá ákvörðun sem tekin hafi verið sem og þau rök og sjónarmið sem hún byggðist á. Ekki hafi þannig verið byggt á menntunarkröfum þrátt fyrir að rökstuðningur fyrir ráðningunni hafi gefið til kynna að menntun hafi verið meðal þeirra meginsjónarmiða sem réðu úrslitum við ráðninguna. Um mistök hafi verið að ræða enda liggi fyrir að allir umsækjendur hafi fengið 0 stig fyrir þá menntunarkröfu sem sett hafi verið fram í auglýsingu um starfið. Augljóslega hafi því ekki verið byggt á menntun við ákvörðun um ráðningu í starfið.
Þá kemur einnig fram að orða hafi mátt rökstuðning með öðrum hætti að því er varðar framtíðarsýn þess sem ráðinn var. Í rökstuðningi hafi ætlunin verið að vísa í sýn viðkomandi á starfið fremur en framtíðarsýn hans.
Í þessum efnum tel ég rétt að taka fram að í 22. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 er fjallað um efni rökstuðnings fyrir stjórnvaldsákvörðun. Þar segir í 1. mgr. að í rökstuðningi skuli vísað til þeirra réttarreglna sem ákvörðun stjórnvalds er byggð á. Að því marki, sem ákvörðun byggist á mati skuli í rökstuðningi greina frá þeim meginsjónarmiðum sem ráðandi voru við matið. Samkvæmt 2. mgr. ákvæðisins skuli í rökstuðningi, þar sem ástæða er til, rekja í stuttu máli upplýsingar um þau málsatvik sem höfðu verulega þýðingu við úrlausn málsins. Í frumvarpi því er varð að stjórnsýslulögum segir í athugasemdum við 22. gr. að í ákvæðinu sé ekki kveðið á um hversu ítarlegur rökstuðningur skuli vera. Að meginstefnu til eigi rökstuðningur stjórnvaldsákvarðana að vera stuttur, en þó það greinargóður að búast megi við því að aðili geti skilið af lestri hans hvers vegna niðurstaða máls hefur orðið sú sem raun varð á. (Alþt. 1992-1993, A-deild, bls. 3303.)
Í samræmi við framangreint ber í rökstuðningi fyrir ákvörðun um veitingu opinbers starfs að gera viðhlítandi grein fyrir þeim meginsjónarmiðum sem réðu því að starfið var veitt þeim umsækjanda er það hlaut sem og helstu upplýsingum um þann umsækjanda sem varð fyrir valinu og höfðu verulega þýðingu fyrir niðurstöðuna. Aðalatriðið er að sá sem óskar eftir rökstuðningi geti gert sér grein fyrir því á grundvelli rökstuðningsins hvers vegna ákveðinn umsækjandi var ráðinn og hvað réði því að hann fékk starfið. Jafnframt að hann geti staðreynt að ákvörðun eigi sér stoð í lögum og sé í samræmi við þau. Þannig getur rökstuðningur stuðlað að því að aðili máls uni ákvörðun þótt hún sé honum óhagstæð. Grunnforsenda þess að rökstuðningur fyrir stjórnvaldsákvörðun nái tilgangi sínum er að hann sé efnislega réttur og að þau rök sem í honum eru að finna hafi verið raunverulega ráðandi við úrlausn þess máls sem um ræðir, sjá til hliðsjónar meðal annars álit umboðsmanns Alþingis frá 28. maí 2004 í máli nr. 3989/2004, setts umboðsmanns Alþingis frá 8. maí 2009 í máli nr. 5356/2008 og frá 24. september 2010 í máli nr. 5893/2010.
Fyrir liggur að rökstuðningur sveitarfélagsins fyrir ráðningunni var ekki í samræmi við þá ákvörðun sem tekin var og þau rök og sjónarmið sem hún byggðist á. Auk þess var ekki gætt nægjanlega að orðanotkun þegar fjallað var um sýn viðkomandi umsækjanda sem ráðinn var á starfið. Í samræmi við framangreint skorti því á að rökstuðningur Langanesbyggðar hafi að öllu leyti verið í samræmi við 1. og 2. mgr. 22. gr. stjórnsýslulaga.
2
Í áðurnefndu svarbréfi sveitarfélagsins til mín kemur fram að ráðgjafi X hafi haft samband símleiðis við umsækjendur í lok ráðningarferlisins að beiðni þáverandi sveitarstjóra og tilkynnt þeim um niðurstöðu ráðningarmálsins. Drög að skriflegu erindi til umsækjenda, þar sem kynna átti ráðningu C, hafi verið rituð en útlit sé fyrir að mannleg mistök á skrifstofu sveitarfélagsins hafi leitt til þess að slíkt erindi hafi ekki verið sent út. Tilkynning um ráðningu C hafi þó verið birt á vefsíðu sveitarfélagsins hinn [...].
Í 1. mgr. 20. gr. stjórnsýslulaga segir að eftir að stjórnvald hefur tekið ákvörðun skuli hún tilkynnt aðila máls nema það sé augljóslega óþarft. Í athugasemdum við frumvarp það er varð að stjórnsýslulögum kemur fram að skyldan til að tilkynna ákvörðun hvíli á því stjórnvaldi sem hana hefur tekið. Þrátt fyrir að stjórnsýslulögin geri ekki sérstakar formkröfur til þess hvernig haga skuli birtingu ákvörðunar verður að hafa í huga þá meginreglu að hver sá sem ber upp skriflegt erindi við stjórnvald eigi rétt á skriflegu svari við því nema svars sé ekki vænst en til þessarar reglu er sérstaklega vísað í athugasemdum við ákvæði 20. gr. í frumvarpi því er varð að stjórnsýslulögum nr. 37/1993. (Alþt. 1992-1993, A-deild, bls. 3300).
Í þessum efnum ber að hafa í huga að umsækjendur um opinbert starf leggja að jafnaði fram skriflega umsókn til stjórnvalds um að þeir óski eftir að gegna tilteknu starfi. Stjórnvaldi ber því almennt að tilkynna umsækjendum um opinber störf skriflega um hver hafi verið ráðinn í starfið enda hafi stjórnvaldi borist skrifleg umsókn um starfið eins og við á í máli þessu, sjá til hliðsjónar álit setts umboðsmanns Alþingis frá 8. maí 2009 í máli nr. 5408/2008.
Í ljósi þess sem að framan greinir tel ég að sá birtingaháttur sem viðhafður var í fyrirliggjandi máli hafi ekki verið í samræmi við ákvæði 20. gr. stjórnsýslulaga. Sveitarfélaginu hafi þannig ekki verið heimilt að fela ráðningarfyrirtækinu X að tilkynna umsækjendum um þá ákvörðun sína að ráða C í stöðu [...], sjá til hliðsjónar álit umboðsmanns Alþingis frá 2. júní 2003 í máli nr. 3680/2002. Af orðalagi 1. mgr. 20. gr. stjórnsýslulaga leiðir auk þess að ekki sé nóg að birta ákvörðun opinberlega á vefsíðu stjórnvalds nema sá birtingarháttur hafi verið sérstaklega heimilaður enda á að tilkynna aðila máls um ákvörðun.
III
Í ljósi skýringa sveitarfélagsins til mín um að mistök hafi líklega átt sér stað, bæði við samningu rökstuðnings fyrir ráðningu í starfið sem og við tilkynningu um þann sem ráðinn var, sem og eðli þessara annmarka tel ég ekki ástæðu til að aðhafast frekar í málinu. Ég vænti þess þó að framvegis verði gætt betur að framangreindum atriðum auk annarra atriða sem sveitarfélagið hefur þegar upplýst mig um að betur hefðu mátt fara, svo sem úrlausn sveitarfélagsins á beiðni A um aðgang að gögnum málsins.
Kjartan Bjarni Björgvinsson