Kvartað var yfir ráðningu í starf deildarstjóra hjá utanríkisráðuneytinu án þess að starfið hefði verið auglýst.
Umboðsmaður benti á að heimild til að breyta störfum og verksviði opinberra starfsmanna grundvallaðist á óskráðri meginreglu um stjórnunarrétt forstöðumanna ríkisstofnana. Það endurspeglist líka í lögum um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins þar sem m.a. sé kveðið á um skyldu starfsmanns til að hlíta breytingum á störfum sínum og ábyrgð forstöðumanns á því að fjármunir stofnunar séu nýttir á árangursríkan hátt. Af samspili auglýsingaskyldu við stjórnunarheimildir forstöðumanna ríkisstofnana væri ljóst að þeir mættu að nokkru marki meta hvort tiltekin viðfangsefni væru skilgreind sem laust starf eða felld undir starfssvið starfsmanna sem fyrir væru hjá stofnuninni. Í ljósi atvika máls, m.a. að starfsmenn ráðuneytisins færast reglulega til í störfum, taldi umboðsmaður ekki tilefni til að gera athugasemdir við framkvæmdina.
Settur umboðsmaður lauk málinu með bréfi, dags. 31. mars 2021, sem hljóðar svo:
I
Ég vísa til kvörtunar yðar f.h. A, dags. 1. mars sl., sem lýtur að því að ráðið hafi verið í starf deildarstjóra [...] hjá utanríkisráðuneytinu án þess að starfið hafi verið auglýst í samræmi við fyrirmæli 7. gr. laga nr. 70/1996, um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins, og reglna nr. 1000/2019, um auglýsingar lausra starfa.
[...]
Í kvörtuninni eru gerðar athugasemdir við að umræddur deildarstjóri hafi fengið framangreint starf. Með því að láta hjá líða að auglýsa stöðuna hafi A ekki verið gefinn kostur á að sækja um starfið en samkvæmt því sem fram kemur í kvörtuninni telur hún sig hæfari bæði hvað varðar menntun og reynslu. Í ljósi þess að um nýja stöðu deildarstjóra sé að ræða hafi verið brotið gegn lögum og reglum með því að ráða í starfið án auglýsingar.
II
Í tilefni af kvörtun yðar tek ég fram að heimild til breytinga á störfum og verksviði opinberra starfsmanna grundvallast á óskráðri meginreglu um stjórnunarrétt forstöðumanna ríkisstofnana. Í stjórnunarheimildum þeirra felst meðal annars að afmarka í hverju störf á þeirra vegum eru fólgin og hvernig þau skulu innt af hendi. Þessar stjórnunarheimildir endurspeglast í 19. gr. og 2. mgr. 38. gr. laga nr. 70/1996, um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins, þar sem meðal annars er kveðið á um skyldu starfsmanns til að hlíta breytingum á störfum sínum og ábyrgð forstöðumanns á því að fjármunir stofnunar séu nýttir á árangursríkan hátt. Á grundvelli stjórnunarheimilda getur forstöðumaður þannig gert breytingar á störfum einstakra starfsmanna, til að mynda með því að fela þeim aukna ábyrgð eftir því sem þeir öðlast meiri reynslu í starfi.
Þótt stjórnunarheimildir forstöðumanna veiti þeim ríkt svigrúm til að skipuleggja störf starfsmanna sinna lúta þær ákveðnum takmörkunum. Annars vegar eru þær takmarkaðar af reglum um réttindi starfsmanna og hins vegar af almennum reglum sem gilda um starfsemi hins opinbera.
Heimildir forstöðumanna til að fela öðrum starfsmönnum fyrir-liggjandi verkefni innan stofnunar eru jafnframt takmarkaðar af skyldunni til að auglýsa laus störf, sbr. 7. gr. laga nr. 70/1996 og reglur nr. 1000/2019, um auglýsingar lausra starfa. Af samspili auglýsingaskyldunnar við stjórnunarheimildir forstöðumanna ríkisstofnanna er ljóst að forstöðumenn eiga að nokkru marki mat um það hvort tiltekin viðfangsefni eru skilgreind sem laust starf eða hvort þau eru felld undir starfssvið starfsmanna sem fyrir eru hjá stofnuninni. Það er því ekki sjálfgefið að ný verkefni og breyttar skilgreiningar á störfum einstakra starfsmanna verði til þess að með þeim teljist ákveðið starf vera laust. Í vissum tilvikum kann að vera unnt að haga breytingunum með þeim hætti að starfsmaður sem fyrir er hjá stofnuninni taki yfir ný eða breytt verkefni án þess að skyldan til að auglýsa nýtt laust starf verði virk, sbr. álit umboðsmanns Alþingis frá 1. júlí 2003 í málum nr. 3684/2003 og 3714/2003.
Af gögnum málsins má ráða að í kjölfar skýrslu sem utanríkisráðuneytið lét gera um innra starf og reynslu af heimsfaraldri sem bar heitið „Mat á viðbrögðum utanríkisþjónustunnar við COVID-19 faraldrinum 2020“ hafi verið tekin ákvörðun um að gera breytingar á skipulagi ráðuneytisins, meðal annars með því að efla borgaraþjónustu þess. Samkvæmt upplýsingum úr þeim gögnum sem fylgdu með kvörtuninni færast starfsmenn ráðuneytisins reglulega til í störfum og þeim eru þá falin ný verkefni með vísan til heimildar 19. gr. laga nr. 70/1996. Í kjölfar framangreindra skipulagsbreytinga, sem fólu meðal annars í sér að tvær deildir voru sameinaðar og [...], voru starfsmenn ráðuneytisins, [...], færðir til í störfum og var annar af tveimur deildarstjórum þeirra deilda sem voru sameinaðar fluttur til í starfi og varð deildarstjóri yfir nýrri deild [...].
Með vísan til framangreinds og í ljósi þess svigrúms sem forstöðumenn ríkisstofnana hafa til að skipuleggja og skilgreina verkefni einstakra starfsmanna á grundvelli stjórnunarheimilda tel ég ekki tilefni til að gera athugasemdir við það að starf deildarstjóra við deild [...] hafi ekki verið auglýst laust til umsóknar. Hef ég einkum í huga að samkvæmt gögnum málsins var störfum innan ráðuneytisins ekki fjölgað heldur voru einungis gerðar breytingar á verkefnum þeirra starfsmanna sem fyrir voru í starfi hjá ráðuneytinu. Að þessu virtu tel ég mig ekki hafa forsendur til að fullyrða að með umræddum breytingum hafi orðið til laust starf í fyrrgreindri merkingu sem skylt hafi verið að auglýsa í samræmi við fyrirmæli 7. gr. laga nr. 70/1996.
Með vísan til þess að framan greinir og 1. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, lýkur athugun minni á málinu.
Undirritaður fór með mál þetta sem settur umboðsmaður Alþingis á grundvelli 3. mgr. 14. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis.
Kjartan Bjarni Björgvinsson