Kvartað var yfir að samgöngu- og sveitarstjórnarráðuneytið hefði ekki svarað erindum. Jafnframt að forsætisráðuneytið hefði framsent erindi til samgöngu- og sveitarstjórnarráðuneytisins þrátt fyrir að það hefði verið merkt sem trúnaðarmál.
Í ljósi svara samgöngu- og sveitarstjórnarráðuneytisins, þ.e. að vegna annars erindisins hefði viðkomandi verið boðið til fundar með Vegagerðinni og vegna hins væri unnið að svari, taldi umboðsmaður ekki ástæðu til að taka kvörtunina til frekari athugunar. Hvað framsendingu erindisins snerti varð það umboðsmanni tilefni til að koma ábendingum þar að lútandi á framfæri við forsætisráðuneytið. Þótt stjórnvaldi bæri að jafnaði að framsenda erindi sem ekki snerti starfssvið þess á réttan stað kynnu að vera takmarkanir á þeirri skyldu, s.s. ef sendandi hefði láti í ljós að hann óski þess að eingöngu það stjórnvald sem hann sendi erindið svari því.
Settur umboðsmaður lauk málinu með bréfi, dags. 9. apríl 2021, sem hljóðar svo:
Ég vísa til kvörtunar yðar frá 20. febrúar sl. sem laut að því að samgöngu- og sveitarstjórnarráðuneytið hafi ekki verið svarað erindum yðar, þ.e. annars vegar erindi yðar til samgöngu- og sveitarstjórnarráðuneytisins frá 18. febrúar 2020 og hins vegar erindi yðar til forsætisráðuneytisins, dags. 20. mars sama ár, sem var framsent samgöngu- og sveitarstjórnarráðuneytinu 23. mars en kvörtun yðar laut auk þess að því að erindi yðar til forsætisráðuneytisins hefði framsent erindið til samgöngu- og sveitarstjórnarráðuneytisins þrátt fyrir að hafa verið merkt sem trúnaðarmál.
Sá þáttur málsins er varðar framsendingu erindis yðar frá 20. mars 2020 af hálfu forsætisráðuneytisins varð mér tilefni til þess að rita ráðuneytinu bréf þar sem ég kom á framfæri ábendingum er lúta að framsendingu erinda sem stjórnvöldum berast frá borgurnum. Þar sem yður var sent afrit bréfsins tel ég ekki ástæðu til að rekja efni þess nánar hér.
Í tilefni af kvörtuninni var samgöngu- og sveitarstjórnar-ráðuneytinu einnig ritað bréf þar sem óskað var eftir því að ráðuneytið upplýsti um hvort erindi yðar hefðu borist ráðuneytinu og, ef svo væri, hvað liði meðferð og afgreiðslu þeirra. Með bréfi, dags. 6. apríl sl., bárust svör ráðuneytisins. Þar kemur fram að eftir að erindi yðar frá því í febrúar 2020 barst hafi yður verið boðið til fundar með Vegagerðinni sem fór fram 30. september 2020. Varðandi erindi yðar frá því í mars sama ár kemur fram að í ljós hafi komið að erindinu hafi ekki verið svarað en unnið sé að svari og áætlað sé að svör berist yður eigi síðar en 13. apríl nk. Að virtum þessum svörum ráðuneytisins tel ég ekki tilefni til þess að taka kvörtun yðar til frekari athugunar.
Með hliðsjón af framangreindu, og með vísan til 1. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, lýk ég hér með umfjöllun minni vegna málsins. Berist yður ekki svör samgöngu- og sveitarstjórnarráðuneytisins í samræmi við ofangreint getið þér leitað til umboðsmanns á nýjan leik með kvörtun þar að lútandi.
Undirritaður fór með mál þetta sem settur umboðsmaður Alþingis á grundvelli 3. mgr. 14. gr. laga nr. 85/1997.
Kjartan Bjarni Björgvinsson
Bréf setts umboðsmanns til forsætisráðherra, dags. 9. apríl 2021, hljóðar svo:
Til umboðsmanns Alþingis hefur leitað A með kvörtun sem lýtur m.a. að afgreiðslu ráðuneytis yðar vegna erinda sem hann kom á framfæri við ráðuneytið, annars vegar með bréfi dags. 20. mars 2020 og hins vegar með tölvupósti 19. sama mánaðar. Með svari ráðuneytisins, frá 23. mars 2020 var A tilkynnt um að erindi hans hefðu verið framsend til samgöngu- og sveitarstjórnarráðuneytisins, sem færi með þann málaflokk sem erindin lutu að, með vísan til 2. mgr. 7. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1997 og 2. mgr. 14. gr. laga nr. 70/1996, um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins. Af kvörtuninni fæ ég ráðið að A geri m.a. athugasemdir við það að erindi hans hafi verið framsend til samgöngu- og sveitarstjórnarráðuneytisins að honum forspurðum.
Að þessu leyti hefur vakið athygli mína að erindi A voru framsend þrátt fyrir að hafa verið merkt sem trúnaðarmál. Þessu tengt vil ég taka fram að þrátt fyrir að stjórnvöldum beri að jafnaði á grundvelli ofangreindra lagaákvæða og, eftir atvikum, óskráðrar meginreglu um sama efni, að framsenda erindi sem ekki snerta starfssvið þess á réttan stað kunna að vera takmarkanir á þeirri á skyldu. Dæmi um þetta kann að vera þar sem erindi hefur að geyma persónulegar upplýsingar um sendandann, sem eftir atvikum teljast viðkvæmar í skilningi laga nr. 90/2018, um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.
Þrátt fyrir að það eitt að erindi hafi að geyma einkalífsupplýsingar standi framsendingu almennt ekki í vegi kann að vera ástæða til þess, við slíkar aðstæður, að viðkomandi stjórnvald hafi samband við þann sem sendi erindi og óski eftir afstöðu hans til framsendingarinnar. Er það einnig í samræmi við sjónarmið um vandaða stjórnsýsluhætti. Hið sama kann að eiga við þar sem sendandi hefur með einum eða öðrum hætti látið það í ljós að hann óski þess að eingöngu það stjórnvald sem hann sendi erindið svari því. (Sjá til hliðsjónar Hafsteinn Dan Kristjánsson: „Framsendingarregla stjórnsýslulaga“, Stjórnsýslulögin 25 ára, Reykjavík 2019, bls. 231-234).
Ég tel að svo stöddu ekki tilefni til þess að taka þennan þátt kvörtunar A til frekari athugunar en með bréfi þessu vil ég koma ofangreindri ábendingu á framfæri við yður og ráðuneyti yðar.
Undirritaður fór með mál þetta sem settur umboðsmaður Alþingis á grundvelli 3. mgr. 14. gr. laganna.
Kjartan Bjarni Björgvinsson