Bréf

   

I

Vísað er til kvörtunar yðar frá 1. september 2020 sem beinist m.a. að sýslumanninum á Norðurlandi eystra og lýtur að því að yður hafi ekki verið afhent leyfisbréf vegna málflutningsréttinda þegar þér óskuðuð eftir því að fá réttindi yðar lýst virk að nýju. Í kvörtuninni kemur fram að þér teljið yður ekki hafa haft virk málflutningsréttindi í ljósi þess að yður hafði ekki verið afhent leyfisbréfið. Þar af leiðandi hafið þér ekki getað lagt bréfið inn með því að skila því aftur til sýslumanns.

Þá laut kvörtun yðar einnig að því að erindum yðar, í tengslum við afturköllun á umsókn yðar um afhendingu málflutningsréttindanna, hafi ekki verið svarað en settur umboðsmaður lauk þeim þætti málsins með bréfi 29. janúar 2021, sbr. mál nr. 10683/2020, þar sem fram komu ábendingar til sýslumannsins um atriði sem betur hefðu mátt fara að þessu leyti.

Athugun umboðsmanns í máli þessu hefur einkum beinst að því hvort beiðni yðar um að virkja málflutningsréttindi yðar hafi verið réttilega afgreidd og tilkynnt áður en afturköllun yðar barst sýslumanni.

Með bréfi til sýslumanns 26. febrúar 2021 var óskað eftir upplýsingum og skýringum á nánar tilgreindum atriðum. Svör sýslumanns bárust 12. apríl 2021. Athugasemdir yðar bárust 29. apríl þess árs.

  

II

1

Umsóknum um leyfi til að vera héraðsdómslögmaður skal beint til sýslumanns sem leggur mat á hvort skilyrði 6. gr. laga nr. 77/1998, um lögmenn, séu uppfyllt, sbr. 1. mgr. 8. gr. laganna. Uppfylli umsækjandi skilyrði laganna gefur sýslumaður út leyfisbréfið, sbr. 2. mgr. 8. gr. laga, um lögmenn.

Samkvæmt 12. gr. laganna er lögmanni skylt að hafa skrifstofu opna almenningi, sérstakan vörslufjárreikning í viðurkenndri bankastofnun og gilda starfsábyrgðartryggingu, líkt og nánar er útfært í 19., 23. og 25. gr. laganna. Fullnægi lögmaður ekki framangreindum skilyrðum ber honum að leggja réttindi sín inn til sýslumanns og eru þau þá lýst óvirk, sbr. 6. mgr. 12. gr. laga um lögmenn. Lögmannafélag Íslands hefur eftirlit með því að lögmaður uppfylli skilyrði laganna fyrir lögmannsréttindum, sbr. 1. mgr. 13. gr. þeirra.   

Lögmanni er jafnframt frjálst að leggja réttindin sín inn til sýslumanns sem skal þá lýsa þau óvirk, sbr. 2. mgr. 15. gr. laga, um lögmenn. Hafi réttindin verið lýst óvirk skulu þau lýst virk að nýju eftir umsókn lögmanns enda fullnægi hann öllum öðrum skilyrðum til að njóta þeirra, sbr. 1. mgr. 16. gr. laganna.

  

2

Hinn 8. maí 2020 senduð þér tölvupóst til sýslumannsins á Norðurlandi eystra og óskuðuð eftir að fá afhent leyfisbréf vegna málflutnings­réttinda. Í kvörtun yðar kemur eftirfarandi fram um framhald málsins:

„Ég hringdi í fulltrúa sýslumanns nokkrum vikum eftir úttektar­beiðni mína til að spyrja um hvað liði afhendingu málflutnings­leyfisins hljómaði eins og hann hefði gleymt úttektarbeiðni minni og segir þá að ég geti þegar kallað mig lögmann og hann myndi senda Lögmannafélaginu tilkynningu þar um. Ég taldi mig ekki geta gert það fyrr en ég fengi leyfið í hendur líkt og um önnur leyfi útgefin af stjórnvöldum. Ég væri að taka út málflutningsleyfi og þyrfti að fá það í hendur líkt og áður þegar ég hef tekið það út.“

Sýslumaður sendi tilkynningu til lögmannafélagsins 26. maí 2020 um að yður hefðu verið afhent réttindi yðar til málflutnings og réttindin væru virk. Þá var yður tilkynnt í símtali, eins og fram kemur í kvörtun yðar, að fallist hefði verið á umsóknina. Lögmannafélagið fór þess í kjölfarið á leit við yður með bréfi 29. maí s.á. að staðfesting á starfsábyrgðar­tryggingu og fjárvörslureikningi bærust eigi síðar en 15. júní þess árs. Samkvæmt því sem fram kemur í kvörtun yðar sendi sýslumaður yður hins vegar hvorki skriflega tilkynningu þegar téð tilkynning var send á lögmannafélagið né fenguð þér leyfisbréfið sjálft afhent með pósti.

Í málinu liggur fyrir að þér senduð sýslumanni og lögmannafélaginu erindi með tölvupósti 7. júlí 2020 þar sem m.a. kom fram að í ljósi þess að þér hefðuð aldrei fengið leyfið afhent væruð þér hættir við að taka það út. Var þar vísað til þess að þér lituð svo á að þar sem yður hefði aldrei borist leyfið, ekki keypt ábyrgðartryggingu og ekki opnað fjárvörslureikning hefðuð þér aldrei tekið réttindin út.

Sem fyrr greinir svaraði sýslumaður aldrei ofangreindu erindi yðar. Hins vegar svaraði lögmannafélagið samdægurs og tilkynnti yður að leyfið hefði verið útgefið af sýslumanni 26. maí 2020 en til þess að leggja það inn með réttum hætti bæri yður að fylla út þar til gert eyðublað sem aðgengilegt væri á heimasíðu félagsins sem og heimasíðu sýslumanns. Í frekari samskiptum milli yðar og félagsins tókuð þér fram að á téðu eyðublaði stæði „leyfisbréf fylgir hjálagt“ en að þér hefðuð eðli málsins samkvæmt ekkert leyfisbréf til að leggja inn. Lögmannafélagið upplýsti yður í kjölfarið að þér gætuð sent inn eyðublaðið án þess að hafa leyfisbréfið undir höndum, sbr. tölvupóst 7. ágúst 2020. Í svari yðar samdægurs ítrekuðuð þér áðurnefnda afstöðu yðar um að þér telduð yður ekki vera „með virk réttindi“ í ljósi þess að þér hefðuð aldrei fengið leyfisbréfið afhent.

  

3

Eins og að framan greinir hefur athugun umboðsmanns einkum beinst að því hvort það hafi verið fullnægjandi af hálfu sýslumannsins á Norðurlandi eystra að tilkynna yður í símtali um að fallist hefði verið á umsókn yðar um að virkja málflutningsréttindi. Með öðrum orðum hvort það hafi verið fullnægjandi birting á ákvörðun hans um að lýsa réttindi yðar virk að nýju, og þá óháð því hvort téð leyfisbréf hafi verið afhent eða ekki.

Í 1. mgr. 20. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 kemur fram að eftir að stjórnvald hefur tekið ákvörðun skuli hún tilkynnt aðila máls nema það sé aug­ljós­lega óþarft. Ákvörðun sé bindandi eftir að hún er komin til aðila. Þrátt fyrir að stjórnsýslulög geri ekki sérstakar formkröfur til þess hvernig haga skuli birtingu verður að hafa í huga þá meginreglu að hver sá sem ber upp skriflegt erindi við stjórnvald eigi rétt á skriflegu svari við því nema svars sé eigi vænst. Til þessarar reglu er sérstaklega vísað í athugasemdum við ákvæði 20. gr. stjórnsýslulaga í frumvarpi því er varð að stjórnsýslulögum. Að baki reglunni búa m.a. þau sjónarmið að borgarinn eigi ekki að búa við óvissu um hvort erindi hafi borist eða hvort stjórnvald hyggist bregðast við því. Meginreglan spilar því hlutverk í eðlilegum samskiptum almennings og stjórnvalda og þess trausts sem stjórnvöld verða að njóta hjá almenningi.

Í lögum um lögmenn er ekki kveðið á um að birta skuli ákvarðanir sýslumanns með tilteknum hætti heldur aðeins að sýslumaður gefi leyfið út að lokinni athugun á því hvort umsækjandi fullnægi skilyrðum 6. gr. laganna. Handhöfn leyfisbréfsins er ekki forsenda þess að málflutnings­réttindi séu virk enda er einstaklingur enn með slík réttindi þó leyfisbréf viðkomandi glatist svo lengi sem viðkomandi uppfylli enn skilyrði laga um lögmenn til að starfa sem slíkur. Kemur það í hlut sýslumanns og lögmannafélagsins að hafa eftirlit með framangreindu. Í afhendingu leyfisbréfsins felst því í reynd ekki birting á ákvörðun um virkjun málflutningsréttinda á grundvelli laganna heldur er bréfið sem slíkt til vitnis um að viðkomandi sé handhafi slíkra réttinda.

Eftir að hafa kynnt mér gögn málsins, og þá einkum það sem fyrir liggur um samskipti yðar við sýslumannsembættið, tel ég mig ekki hafa forsendur til að fullyrða að ákvörðun embættisins um að virkja réttindi yðar hafi ekki haft réttaráhrif vegna annmarka á birtingu hennar. Í þessu sambandi verður að hafa í huga að ákvörðun um að fallast á umsókn um leyfi til að vera héraðsdóms­lögmaður er almennt ívilnandi ákvörðun fyrir þann umsækjanda sem um ræðir. Þá er óumdeilt að þér fenguð upplýsingar um það í símtali að fallist hefði verið á umsókn yðar og samhliða var lögmannafélaginu send tilkynning þess efnis. Eins og atvikum var háttað verður því að ganga út frá að ákvörðun sýslumanns hafi þegar verið tilkynnt og komin til vitundar yðar með þeim réttaráhrifum sem leiða má af lögum um lögmenn áður en afturköllun á umsókn yðar barst embættinu. Ég tel því ekki tilefni til frekari umfjöllunar um kvörtun yðar að þessu leyti.

  

III

Með vísan til þess sem að framan er rakið lýk ég umfjöllun minni um mál yðar, sbr. a-lið 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis. Ég hef þó ákveðið að benda sýslumanninum á Norðurlandi eystra sérstaklega á tiltekin atriði af þessu tilefni og er afrit af því bréfi hjálagt.

Hinn 26. apríl sl. var undirritaður kjörinn umboðsmaður Alþingis og tók við embætti 1. maí sl. Hefur hann því farið með mál þetta frá þeim tíma.

         

---

   

Bréf umboðsmanns til sýslumannsins á Norðurlandi eystra, dags. 15. desember 2021, hljóðar svo:

  

Vísað er til fyrri bréfaskipta vegna kvörtunar A er laut m.a. að því að honum hafi ekki verið afhent leyfisbréf vegna málflutningsréttinda þegar hann óskaði eftir því að fá réttindi sín á ný. Eins og fram kemur í bréfi mínu til A, sem fylgir hjálagt í ljósriti, hef ég ákveðið að ljúka athugun minni á málinu með vísan til a-liðar 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis.

Þrátt fyrir það hefur athugun mín á þessu máli orðið mér tilefni til að ítreka þær ábendingar er fram komu í bréfi setts umboðsmanns 29. janúar 2021 í máli nr. 10683/2020 og varða svarregluna. Þar hef ég jafnframt í huga að af svörum sýslumanns til umboðsmanns frá 12. apríl 2021 má ráða að það skorti að einhverju leyti á stjórnun og skipulag við meðferð mála vegna umsókna um málflutningsréttindi.

Í bréfi sýslumanns er t.d. vísað til þess að starfsmaður embættisins muni lítið um efni samskipta við A enda langt um liðið og umræddur starfsmaður afgreiði fjölda erinda vegna lögmanna í hverri viku. Óljóst sé frá hverju var greint í símtalinu og leyfisbréfið sé enn hjá sýslumanni og hafi ekki verið sent, hvorki í rekjanlegum pósti né almennum pósti. Leyfisbréf lögmanna séu ekki send í rekjanlegum pósti vegna kostnaðar sem af því hlýst nema lögmaðurinn óski þess sérstaklega. Þá sé í gögnum málsins að finna afrit af bréfi þar sem A er tilkynnt um virkjun réttinda ekkert sé hægt að segja til um hvort bréfið hafi verið sent. Eftir „besta minni“ telji starfsmaðurinn að A hafi getið þess í símtali að væri staddur erlendis eða á ferðalagi og ekki væntanlegur til Reykjavíkur fyrr en síðar og því hafi leyfisbréfið ekki verið sent.

Af þessu tilefni vil ég minna á að við málsmeðferð stjórnvalda er mikilvægt að tryggja festu í verklagi og að skilgreint sé hvaða verkferlum eigi að fylgja við meðferð tiltekinna mála. Af svörum sýslumanns verður ekki annað ráðið en að verulega skorti á skipulag hjá embættinu að þessu leyti, t.d. hvað varðar skráningu upplýsinga sem hafa þýðingu við meðferð mála sem og með hvaða hætti skráð er og tryggt að erindi séu send til aðila máls. Ég bendi á að slík atriði geta m.a. haft áhrif á hvort ákvarðanir hafa verið birtar með réttum hætti og hvað telst sannað um atvik máls ef álitaefni koma upp.

Eins og gögn málsins bera með sér var A tilkynnt símleiðis af hálfu starfsmanns embættisins að málflutningsréttindi hans væru virk að nýju og í framhaldi af því var Lögmannafélagi Íslands send tilkynning þess efnis. Eins og atvikum var háttað í málinu tel ég mig ekki hafa forsendur til að fullyrða að ákvörðun embættisins um að virkja réttindi A hafi ekki haft réttaráhrif vegna annmarka á birtingu hennar. Ég tel hins vegar að vinnubrögð og málsmeðferð sýslumanns í málinu hefðu mátt vera í betra samræmi við ofangreind sjónarmið. Ég tel því rétt að árétta að sýslumaður hafi þau, sem og þau sjónarmið sem rakin voru í fyrrnefndu bréfi setts umboðsmanns, framvegis í huga við meðferð hliðstæðra mála hjá embættinu.