Bréf

  

I

Ég vísa til kvörtunar yðar fyrir hönd A, dags. 28. ágúst sl., í tengslum við ákvörðun Brunavarna Suðurnesja um að veita honum áminningu fyrir háttsemi sem ekki var talin samrýmast starfsskyldum hans, sbr. bréf dags. 19. maí sl.

Í kvörtuninni eru gerðar athugasemdir við að A hafi ekki verið tilkynnt um áminningarmálið á frumstigi þess, hann hafi ekki fengið afhent gögn máls sem vörðuðu áminninguna áður en hún var veitt, tilefni áminningarinnar hafi ekki verið afmarkað á fullnægjandi hátt, hann hafi verið sendur í leyfi gegn vilja sínum og án lagaheimildar á meðan áminningarmálið var til skoðunar, hann hafi verið færður í starf [...] í kjölfar áminningarinnar og að Brunavarnir Suðurnesja hafi ekki afhent öll gögn sem hann átti rétt á að fá. Teljið þér að með framangreindu hafi Brunavarnir Suðurnesja brotið gegn grundvallarreglum stjórnsýsluréttar um aðgang aðila að gögnum stjórnsýslumáls, rannsóknarreglu, meðalhófsreglu og reglunni um andmælarétt, sbr. 10., 12., 13. og 1. mgr. 15. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993.

Með bréfi til, Brunavarna Suðurnesja, dags. 7. október sl., sem þér fenguð afrit af var óskað eftir afriti af gögnum málsins ásamt nánari upplýsingum og skýringum á þar tilgreindum atriðum. Svör og gögn bárust með bréfi lögmanns fyrir hönd Brunavarna Suðurnesja 28. október sl. og var yður veittur kostur á að koma á framfæri athugasemdum við svörin. Athugasemdir yðar bárust 7. desember sl.

  

II

1

Í 11. kafla kjarasamnings milli Sambands íslenskra sveitarfélaga og Landssambands slökkviliðs- og sjúkraflutningamanna, sem aðgengilegur er á vefjum beggja aðila, er fjallað um réttindi og skyldur. Þar er sérstakur hluti um uppsögn, frávikningu og áminningu. Talin eru upp þau meginatriði sem ákvörðun um áminningu ­starfsmanns getur byggst á og eru þau sem hér segir, sbr. grein 11.1.6.2:

„Ef starfsmaður hefur sýnt í starfi sínu óstundvísi eða aðra vanrækslu, óhlýðni við löglegt boð eða bann yfirmanns síns, vankunnáttu eða óvandvirkni í starfi, hefur ekki náð fullnægjandi árangri í starfi, hefur verið ölvaður að starfi eða framkoma hans eða afhafnir í því þykja að öðru leyti ósæmilegar, óhæfilegar eða ósamrýmanlegar starfinu skal vinnuveitandi veita honum skriflega áminningu.“

Þá er tekið fram að vinnuveitandi skuli gefa starfsmanni kost á að tjá sig um meintar ávirðingar áður en ákvörðun um áminningu er tekin, starfsmaður eigi rétt á því að tjá sig um tilefni áminningar í viðurvist trúnaðarmanns, vinnuveitandi skuli kynna honum þann rétt og að áminning skuli vera skrifleg. Enn fremur að í áminningu skuli tilgreina tilefni hennar og þá afleiðingu að bæti starfsmaður ekki ráð sitt verði honum sagt upp.

Samkvæmt framangreindu felur tilvitnað ákvæði í sér heimild vinnuveitanda til þess að áminna starfsmann að uppfylltu einhverju skilyrðanna sem upp eru talin. Skilyrðin eru almennt orðuð og háð nánara mati vinnuveitanda. Af því tilefni tek ég fram að samkvæmt 1. mgr. 2. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmanns Alþingis, er hlut­verk umboðsmanns að hafa í umboði Alþingis eftirlit með stjórn­sýslu ríkis og sveitar­félaga á þann hátt sem nánar greinir í lögunum og tryggja rétt borgaranna gagnvart stjórnvöldum landsins. Ég legg á það áherslu að umboðsmaður er við athugun sína ekki í sömu stöðu og for­stöðumaður stofnunar til að leggja mat á hvort framkoma eða frammi­staða starfsmanns gefur tilefni til að beita áminningu samkvæmt umræddu kjarasamningsákvæði. Í þessum málum er hlutverk umboðsmanns fyrst og fremst að lýsa áliti sínu á því hvort byggt hafi verið á mál­efnalegum sjónarmiðum, hvort mat og ályktanir stjórnvaldsins af gögnum málsins hafi verið bersýnilega óforsvaranlegar og hvort fylgt hafi verið öðrum efnis- og málsmeðferðarreglum sem gilda um beitingu áminningar.

Hér þarf jafnframt að hafa í huga að heimildin til að veita starfsmanni áminningu er liður í stjórnunarúrræðum forstöðumanns stofnunar gagnvart starfsmönnum og eins og fyrr segir geta ákvarðanir sem þessar verið mjög mats­kenndar. Með hliðsjón af eðli matsins tel ég að almennt verði að játa for­stöðu­manni nokkurt svigrúm við mat á því hvort hann telur tilefni til að beita áminningu, sé að öðru leyti sýnt fram á að fullnægjandi upplýsingar hafi legið fyrir til að slíkt mat geti farið fram. Þá þarf fram­setning áminningar og þar með afmörkun og lýsing á tilefni hennar að taka mið af því markmiði úrræðisins að starfs­maður eigi þess kost að bæta ráð sitt.

  

2

Í kvörtun yðar eru gerðar athugasemdir við að tilefni áminningarinnar hafi ekki verið afmarkað á fullnægjandi hátt og að af þeim sökum hafi A verið gert ómögulegt að gæta hagsmunna sinna í málinu. Í því sambandi bendið þér á að í bréfi Brunavarna Suðurnesja frá 6. apríl sl. þar sem slökkviliðsstjóri tilkynnti A að til skoðunar væri að veita honum áminningu hafi hann verið sakaður um einelti, dónaskap og illmælgi án þess að ákveðin tilvik væru nefnd. Enn fremur segir í kvörtuninni að af áminningarbréfinu frá 19. maí sl. verði ekki með nokkru móti ráðið hvaða háttsemi sé verið að áminna fyrir með vísan til bréfsins frá 6. apríl sl. og skýrslu vinnustaðasálfræðings frá 30. apríl sl.

Í bréfinu frá 6. apríl sl. er áminningartilefnið orðað svo í inngangi að það sé „háttsemi sem ekki samræmist starfsskyldum“. Í megintexta bréfsins greinir frá fundum sem slökkviliðsstjóri átti einslega hverjum og einum samstarfsmanna A á vakt hans. Í þeim samtölum hafi þeir lýst þeirri upplifun sinni að A hafi lagt starfsmenn sína, einkum þá yngri og nýrri á vaktinni, í einelti, sýnt samstarfsmönnum annarra embætta á vettvangi ókurteisi og virðingarleysi og tali yfirleitt illa um um aðra starfsmenn og þá sérstaklega yfirmenn. Þá er áréttað að sú ákvörðun sem til skoðunar sé teljist áminningarhæf samkvæmt gr. 11.1.6.2 í kjarasamningi. Enn fremur segir í bréfinu:

„Vegna þessa er þér gefinn kostur á að tjá þig um málið á fundi með undirrituðum og varaslökkviliðsstjóra þann 15. apríl kl. 11:00 og verður fundurinn haldinn á skrifstofu slökkviliðsstjóra. Þú ert hvattur til þess að hafa trúnaðarmann með þér. Þér er frjálst að tjá þig skriflega ef þú kýst það frekar.“

Samkvæmt gögnum málsins mætti A ásamt þáverandi lögmanni sínum til fundar við slökkviliðsstjóra og varaslökkviliðsstjóra á áðurnefndum degi. Á fundinum lagði slökkviliðsstjóri fram samantekt, dags. 6. apríl sl., af samtölum sínum við samstarfsmenn A. Í henni segir að ekki séu tiltekin einstök dæmi heldur sé um að ræða hegðunarmynstur sem átt hafi sér stað í alllangan tíma og farið versnandi. Síðan segir orðrétt: 

1. Fram kom að [A] hafi lagt starfsmenn, þá sérstaklega yngri starfsmenn í langvarandi einelti.
2. Að hann hafi oft verið hranalegur og viðhaft óviðeigandi framkomu við starfsmenn annarra embætta (fyrirtækja) í útköllum.
3. Að [A] sé neikvæður í garð annarra starfsmanna og tali ekki vel um þá, tali illa um yfirmenn og tali niður allar ákvarðanir þeirra.
4. Að [A] telji sína skoðun á málum þá einu rétta, allir sem ekki eru sammála honum séu með ranga skoðun.

Þá liggur fyrir að frestur A til að tjá sig um málið var framlengdur til 28. apríl sl., sbr. bréf til lögmanns hans sem dagsett er 20. apríl sl. og enn fremur að áðurnefnd skýrsla sálfræðings var kynnt A á fundi slökkviliðsstjóra og sálfræðingsins með A og lögmanni hans áður en ákvörðun um áminninguna var tekin.

Í upphafi bréfs Brunavarna Suðurnesja til A frá 19. maí sl. segir að honum sé veitt „áminning fyrir háttsemi sem samræmist ekki starfsskyldum, sbr. gr. 11.1.6.2 í kjarasamningi“ og vísað er til fyrra bréfs, dags. 6. apríl sl. Síðar í bréfinu segir að eftir yfirferð málsatvika sé niðurstaðan að A hafi brotið gegn starfsskyldum sínum með framkomu sem hann hafi sýnt samstarfsmönnum á vaktinni. Í bréfinu er þess getið að vinnustaðasálfræðingur hafi verið fenginn til ráðgjafar og hafi hann lagt fram tillögur að aðgerðum.

Af framanröktu fæ ég ekki betur séð en að grundvöllur áminningarinnar hafi verið almennur vandi, bundinn við framkomu A við samstarfsmenn á vaktinni sem hann stýrði, eða með öðrum orðum háttsemi er var ósamrýmanleg starfinu og skyldum þess.  Þannig hafi áminningin ekki lotið að tilteknu atviki eða atvikum heldur með almennari hætti að samstarfsörðugleikum og viðvarandi framkomu af hálfu A sem ekki hafi samrýmst starfsskyldum hans að mati slökkviliðsstjóra. Ég fæ þannig ekki annað séð en í boðunarbréfinu hafi verið lýst þeirri háttsemi og framkomu A sem slökkviliðsstjóri taldi að til greina kæmi að áminna hann fyrir og að þar hafi komið fram að sú háttsemi væri almenns eðlis en hefði ekki átt sér stað í einu eða örfáum afmörkuðum tilvikum. 

Með hliðsjón af framangreindu og fyrirliggjandi gögnum tel ég mig ekki hafa forsendur til að gera athugasemdir við grundvöll áminningarinnar eða framsetningu hennar. Í því sambandi tek ég fram að eins og orðalagi gr. 11.1.6.2 í umræddum kjarasamningi er háttað verður að telja að grundvöllur áminningar geti verið almenn atriði á borð við þau sem hér um ræðir.

Þá liggur fyrir í gögnum málsins að A gafst ráðrúm til þess að kynna sér þau gögn sem lágu til grundvallar áminningunni og koma andmælum á framfæri. Í því sambandi er rétt að taka fram að af gögnunum verður ekki annað ráðið en að í samantekt þeirri er slökkviliðsstjóri afhenti 15. apríl sl. hafi komið fram öll meginatriði fundargerðanna frá samtalsfundum þeim er hann átti með einstökum starfsmönnum skömmu áður. Ég tel mig því ekki hafa forsendur til þess að álykta að A hafi ekki notið andmælaréttar í samræmi 13. gr. stjórnsýslulaga. 

  

3

Í kvörtun yðar eru gerðar athugasemdir við að A hafi verið sendur í leyfi á meðan áminningarmálið var til skoðunar og í kjölfar hennar verið færður í starf [...]. Tiltekið er að A hafi verið andvígur því að fara í leyfi og að ekki sé lagaheimild fyrir ákvörðum um slíkt leyfi.

Hér verður að hafa í huga að stjórnarréttur vinnuveitanda, þ.m.t. forstöðumanns opinberrar stofnunar, telst til ólögfestra meginreglna vinnuréttar og felur í sér heimildir til þess að ráða starfsmenn og ákveða starfslok þeirra, skipuleggja starfsemi og vinnutíma, stjórna daglegum verkefnum og hafa með þeim eftirlit. Jafnframt verður að telja að forstöðumaður opinberrar stofnunar hafi við vissar aðstæður heimild til að leggja mat á hvort rétt sé að hafna vinnuframlagi starfsmanns, eftir atvikum í tengslum við athugun á mögulegum brotum í starfi. Ákvörðun um slíkt verður þó að byggjast á málefnalegum sjónarmiðum, m.a. með hliðsjón af hagsmunum stofnunarinnar og að gættum réttindum starfsmannsins. Sjá til hliðsjónar álit umboðsmanns Alþingis frá 5. mars 2004 í máli nr. 3853/2003. Með skírskotun til þessa var slökkviliðsstjóra ekki þörf á á sérstakri heimild í settum lögum til þess að ákveða að A yrði í leyfi svo fremi að fyrir því væru málefnaleg sjónarmið og gætt væri að réttindum hans.

Fyrir liggur að málið varðaði fyrst og fremst samskipti A við þá sem störfuðu undir hans stjórn og var tilkomið vegna kvartana þeirra yfir framkomu hans. Með vísan til þessara aðstæðna fæ ég ekki annað séð en að ákvörðunin hafi byggst á málefnalegum sjónarmiðum, sbr. einnig þær skýringar Brunavarna Suðurnesja í bréfinu frá 28. október sl., að hún hafi verið tekin með hliðsjón af hagsmunum bæði A og annarra starfsmanna. Þá verður ekki annað ráðið af gögnum málsins en A hafi notið óskertra launa og tilheyrandi réttinda meðan á leyfinu stóð.

Til viðbótar hinni óskráðu meginreglu vinnuréttar byggist heimild forstöðumanns Brunavarna Suðurnesja til þess að breyta störfum og verksviði einstakra starfsmanna á gr. 11.1.4.1 í fyrrnefndum kjarasamningi. Þar segir:

„Skylt er starfsmanni að hlíta breytingum á störfum sínum og verksviði frá því hann tók við starfi. Umtalsverðar breytingar ber að tilkynna með sama fyrirvara og ef um uppsögn væri að ræða. Í slíkum tilvikum ber starfsmanni að tilkynna vinnuveitanda innan mánaðar hvort hann uni breytingunum eða muni láta af störfum, eftir þann tíma sem uppsagnarfrestur kveður á um, frá því að honum var tilkynnt um breytinguna með formlegum hætti.

Ef breytingarnar hafa í för með sér skert launakjör eða réttindi skal hann halda óbreyttum launakjörum og réttindum jafn langan tíma og réttur hans til uppsagnarfrests er samkvæmt samningi þessum.“

Í skýringum Brunavarna Suðurnesja kemur fram að ákvörðun um að færa A í starf [...] hafi verið tekin í því augnamiði að koma á starfsfriði innan slökkviliðsins, sbr. umræddan samskiptavanda. Hafi það verið mat Brunavarna Suðurnesja að ekki væri unnt að bæta úr þeim vanda með öðru eða vægara móti.

Með hliðsjón af þessum skýringum verður ekki annað ráðið en málefnaleg sjónarmið hafið búið að baki ákvörðun um flutninginn. Þá tel ég mig, í ljósi þess samskiptavanda sem við var að etja, ekki hafa forsendur til athugasemda við það mat Brunavarna Suðurnesja að ekki hafi verið að svo stöddu unnt að bæta úr samskiptavandanum með vægara móti gagnvart A. Með öðrum orðum að ekki séu forsendur til að fullyrða að með framangreindri ákvörðun hafi verið brotið gegn 12. gr. stjórnsýslulaga.

  

4

Í kvörtun yðar eru gerðar athugasemdir við að skort hafi á að A væru afhent öll þau gögn sem sem hann átti rétt á að fá, þar á meðal lykilgögn sem hann hefði þurft til að gæta hagsmuna sinna. Í athugasemdabréfi yðar, dags. 7 desember sl., er enn fremur bent á að vinnustaðasálfræðingur hafi rætt við 13 starfsmenn og stjórnendur Brunavarna Suðurnesja en aðeins fimm fundargerðir komi fram í fylgiskjölum nr. 3-7 frá Brunavörnum Suðurnesja.

Vegna þessa skal tekið fram að umræddar fundargerðir eru ekki frá viðtölum vinnustaðasálfræðingsins heldur viðtölum slökkviliðsstjóra við starfsmenn á vakt A. Brunavarnir Suðurnesja synjuðu hins vegar A um afrit af fundargerðunum en afhentu í staðinn samantekt slökkviliðsstjóra úr þeim. Í skýringum Brunavarna Suðurnesja kemur fram, með vísan til 17. gr. stjórnsýslulaga, að synjunin hafi byggst á því að hagsmunir hans af að notfæra sér vitneskju úr þeim yrðu að víkja fyrir einkahagsmunum þeirra sem þar eru nefndir á nafn.

Af því tilefni minni ég á að í 2. mgr. 16. gr. stjórnsýslulaga er lögfest sú meginregla að ef skjal geymir aðeins að hluta upplýsingar, sem aðili á ekki rétt til aðgangs að, skuli veita honum aðgang að öðru efni skjalsins. Þessi meginregla og þau rök sem ákvæðið byggir á hefur þýðingu þegar ákveðið er að takmarka aðgang að gögnum með vísan til 17. gr. stjórnsýslulaga. Stjórnvaldi ber að taka afstöðu til þess hverju sinni hvort mögulegt sé að veita aðila máls aðgang að hluta gagnanna telji það gögn málsins þess eðlis að 17. gr. stjórnsýslulaga eigi við um hluta þeirra upplýsinga sem þar koma fram.

Af skýringum Brunavarna Suðurnesja og öðrum gögnum málsins verður ráðið að Brunavarnir Suðurnesja hafi ekki tekið afstöðu til þessa atriðis við ákvörðun um að afhenda ekki fundargerðirnar, bæði þegar A óskaði þess í fyrstu að fá þær afhentar og aftur við afgreiðslu erindis yðar frá 18. júní sl. Í tilefni af því hef ég ákveðið að rita Brunavörnum Suðurnesja bréf það er fylgir hér í ljósriti þar sem ég kem tilteknum ábendingum á framfæri. Ég tek þó fram í þessu samhengi, að þótt Brunavörnum Suðurnesja kunni að hafa borið skylda til þess að afhenda A umræddar fundargerðir og þá eftir að hafa afmáð þær upplýsingar sem gátu fallið undir undantekningarákvæði 17 gr. stjórnsýslulaga, tel ég ekki að brotið hafi verið gegn andmælarétti hans, sbr. umfjöllun í lok kafla II.2 hér að framan. 

  

5

Auk þeirra atriða sem fjallað hefur verið um hér að framan gerið þér athugasemd við að A hafi ekki verið tilkynnt um áminningarmálið á frumstigi þess.

Í 14. gr. stjórnsýslulaga kemur fram að eigi aðili máls rétt á að tjá sig um efni þess samkvæmt 13. gr. laganna skuli stjórnvald, svo fljótt sem því verði við komið, vekja athygli aðila á því að mál hans sé til meðferðar nema ljóst sé að hann hafi fengið vitneskju um það fyrir fram. Sú skylda stjórnvalds að vekja athygli aðila á að mál hans sé til meðferðar er þannig nátengd andmælarétti og er liður í því að tryggja réttaröryggi þegar til skoðunar er hvort tekin verði íþyngjandi stjórnvaldsákvörðun í máli aðila. Gildissvið reglunnar er þannig bundið við þau mál þar sem aðili á andmælarétt og skyldan getur orðið virk þegar atvik verða sem kunna að hafa áhrif á möguleika aðila til að gæta hagsmuna sinna að því leyti. Sjá hér til hliðsjónar álit umboðsmanns frá 29. nóvember 2019 í máli nr. 9823/2018.

Þrátt fyrir að ákvörðun um að hefja mál teljist almennt ekki stjórnvaldsákvörðun og um undirbúning hennar gildi því ekki ákvæði stjórnsýslulaga leiðir af óskráðri rannsóknarreglu stjórnsýsluréttarins að áður en opinberum starfsmanni er tilkynnt um að ákveðið hafi verið að hefja stjórnsýslumál sem varðar starfssamband hans við stjórnvald og honum er veittur kostur á að tjá sig um efni málsins getur þurft að fara fram frumathugun á atvikum máls og í framhaldi af því ákvörðunartaka um hvort þær upplýsingar sem hafa verið leiddar í ljósi gefi stjórnvaldinu nægilegt tilefni til að hefja eiginlegt stjórnsýslumál þar sem til greina kemur að taka stjórnvaldsákvörðun. 

Samkvæmt gögnum málsins leitaði trúnaðarmaður starfsmanna ásamt deildarstjóra til slökkviliðsstjóra 13. mars 2020 vegna þess að starfsmenn B-vaktar höfðu kvartað yfir framkomu A í þeirra garð. Í framhaldinu ræddi slökkviliðsstjóri við hlutaðeigandi starfsmenn og lýsti niðurstöðum þeirra sem „sláandi“, sbr. bréf hans til A sem dagsett er 6. apríl sl. Af því tel ég mig ekki geta fullyrt annað en að fyrst eftir að slökkviliðsstjóri hafði rætt við áðurnefnda starfsmenn og lagt mat á alvarleika málsins hafi hann haft fullnægjandi forsendur til að líta svo á að til greina kæmi að veita A áminningu fyrir brot á starfsskyldum. Fram til þess tíma var rannsókn atvika á frumstigi og óljóst um frekari farveg málsins af hálfu Brunavarna Suðurnesja. Með vísan til þess tel ég ekki tilefni til athugasemda við hvenær A var tilkynnt um meðferð málsins.

  

III

Að öllu framangreindu virtu tel ég ekki forsendur til þess af minni hálfu að gera athugasemdir við að A hafi verið veitt áminning með bréfi slökkviliðsstjóra, dags. 19. maí sl. Ég ítreka í því sambandi að áminning er hluti af stjórnunar­úrræðum forstöðumanns og sé skilyrðum fullnægt til að beita þessu úrræði verður að játa forstöðumanni eðlilegt svigrúm til að ákveða hvort áminningu verður beitt. Síðast en ekki síst þarf að hafa í huga að áminning er formbundið úrræði fyrir forstöðumann til þess að upplýsa starfsmann um atriði og starfshætti sem forstöðumaðurinn telur að starfsmaðurinn þurfi að bæta úr. Áminning ein og sér hefur ekki víðtækari áhrif nema niðurstaðan verði sú að starfsmaðurinn hafi ekki bætt úr því sem athugasemdirnar lúta að.

Með vísan til þess sem að framan greinir og a-liðar 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, læt ég málinu hér með lokið.

Hinn 1. nóvember sl. var undirritaður settur í embætti umboðsmanns Alþingis á grundvelli 3. mgr. 14. gr. laga nr. 85/1997 og hefur hann farið með þetta mál frá þeim tíma.

  

   

---

   

Bréf setts umboðsmanns til Brunavarna Suðurnesja, dags. 23. febrúar 2021, hljóðar svo:

   

Ég vísa til fyrri samskipta í tilefni af kvörtun A í tengslum við ákvörðun Brunavarna Suðurnesja um að veita honum áminningu 19. maí sl. Eins og fram kemur í bréfi mínu til lögmanns A, sem fylgir bréfi þessu í ljósriti, hef ég ákveðið að ljúka athugun minni á máli hans með vísan til a-liðar 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis. Málið hefur hefur þó gefið mér tilefni til þess að koma ábendingu á framfæri við Brunavarnir Suðurnesja.

Meðal athugasemda við málið í kvörtun A er að ekki hefðu verið afhent afrit tiltekinna fundargerða sem eru meðal gagna  málsins. Í bréfi Brunavarna Suðurnesja til umboðsmanns, dags. 28. október sl., kemur fram, með vísan til 17. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993, að synjunin hafi byggst á því að hagsmunir A af að notfæra sér vitneskju úr fundargerðunum yrðu að víkja fyrir einkahagsmunum þeirra sem þar eru nefndir á nafn.

Vegna þessa árétta ég að ákvæði 17. gr. stjórnsýslulaga er undantekning frá þeirri meginreglu um upplýsingarétt aðila máls sem birtist í 15. gr. sömu laga. Í athugasemdum sem fylgdu 17. gr. frumvarps þess sem varð að stjórnsýslulögum segir að á það beri að leggja ríka áherslu að líta beri á þetta heimildarákvæði sem þrönga undantekningarreglu, sbr. orðalagið „þegar sérstaklega stendur á“, því meginreglan sé sú að málsaðili hafi rétt á því að kynna sér málsgögn.

Við nánara mat á hvernig undantekningarheimildinni er beitt verður jafnframt að hafa í huga þá meginreglu sem lögfest er í 2. mgr. 16. gr. stjórnsýslulaga, að ef skjal geymir aðeins að hluta upplýsingar, sem aðili á ekki rétt til aðgangs að, skuli veita honum aðgang að öðru efni skjalsins. Stjórnvaldi ber að taka afstöðu til þess hverju sinni hvort mögulegt sé að veita aðila máls aðgang að hluta gagnanna telji það gögn málsins þess eðlis að 17. gr. stjórnsýslulaga eigi við um hluta þeirra upplýsinga sem þar koma fram.

Samkvæmt framangreindu og með vísan til atvika málsins tel ég að Brunavörnum Suðurnesja hafi borið að taka afstöðu til þess hvort afhenda skyldi afrit fundargerðanna þannig að nöfn viðmælenda slökkviliðsstjóra hefðu verið afmáð. Af gögnum málsins verður hins vegar ráðið að Brunavarnir Suðurnesja hafi ekki tekið afstöðu til þessa atriðis við ákvörðun um að afhenda ekki fundargerðirnar og því hafi beiðni A ekki hlotið tilskilda efnislega meðferð.

Í ljósi framangreinds kem ég þeirri ábendingu á framfæri að betur verði gætt að þessu atriði við meðferð hliðstæðra mála hjá Brunavörnum Suðurnesja í framtíðinni. Ef A áréttar beiðni sína um aðgang að umræddum gögnum vænti ég þess jafnframt að hún verði tekin til athugunar með hliðsjón af framangreindum lagasjónarmiðum.  

  

  

Kjartan Bjarni Björgvinsson