I
Ég vísa til kvörtunar yðar, dags. 25. júní sl., f.h. A, yfir Vegagerðinni. Nánar tiltekið lýtur kvörtunin að ráðningu í starf forstöðumanns rannsóknasjóðs Vegagerðarinnar en umbjóðandi yðar var meðal umsækjenda.
Af kvörtun yðar má ráða að umbjóðandi yðar telji sig hafa verið hæfastan til að gegna umræddu starfi og að verulegir annmarkar hafi verið á ráðningarferlinu. Í þeim efnum er m.a. á það bent að raunverulegur samanburður hafi ekki farið fram á umsækjendum á grundvelli þeirra menntunar- og hæfniskrafna sem fram komu í auglýsingu um starfið og að ekki liggi fyrir á hvaða forsendum og sjónarmiðum ráðningin hafi grundvallast. Ráðningin beri þess merki að hún hafi byggst á öðrum sjónarmiðum en fram komu í auglýsingu um starfið og að málefnaleg sjónarmið hafi ekki ráðið för.
Þá er enn fremur til þess vísað að ekki hafi verið rannsakað hvernig umsóknir féllu að þeim menntunar- og hæfniskröfum sem fram komu í auglýsingu um starfið og að Vegagerðin hafi ekki sinnt rannsóknarskyldu sinni. Ekki hafi farið fram fullnægjandi rannsókn á hæfni umsækjenda. Í þeim efnum er vísað til þess að takmarkaðra upplýsinga hafi verið leitað um umsækjendur og viðtöl hafi verið ómarkviss. Nánar tiltekið hafi ekki verið leitað til umsagnaraðila umbjóðanda yðar og hann ekki spurður að tilteknum spurningum í viðtali.
Í kvörtuninni er einnig bent á að skráningu í tengslum við 27. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012 hafi verið ábótavant. Vissar upplýsingar úr viðtali við umbjóðanda yðar hafi ekki verið skráðar, svo sem reynsla hans af samgöngumálum, ritaskrá, kennsluferill, tengsl hans við fræðasamfélagið og rannsóknarstörf. Að endingu er til þess vísað að umbjóðandi yðar telji að dregið hafi verið í efa að hann gæti sinnt starfinu vegna fötlunar og að hafa megi 3. mgr. 22. gr. laga nr. 38/2018, um þjónustu við fatlað fólk með langvarandi stuðningsþarfir, til hliðsjónar í þeim efnum.
Hinn 1. nóvember sl. var undirritaður settur í embætti umboðsmanns Alþingis á grundvelli 3. mgr. 14. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, og hefur hann farið með mál þetta frá þeim tíma.
Í kjölfar kvörtunar yðar voru Vegagerðinni rituð bréf, dags. 30. júní, 9. október og 18. desember sl., þar sem m.a. var óskað eftir gögnum málsins sem og tilteknum upplýsingum og skýringum sem bárust með bréfum, dags. 15. júlí, 11. nóvember og 22. janúar sl. Athugasemdir yðar við bréf Vegagerðarinnar frá 11. nóvember sl. bárust mér 2. desember sl. Þar sem þér hafið fengið afrit framangreindra bréfa tel ég óþarft að rekja efni þeirra að öðru leyti en nauðsynlegt er samhengisins vegna.
II
1
Stjórnvöldum ber við ráðningar í opinber störf að fylgja stjórnsýslulögum nr. 37/1993 og almennum grundvallarreglum í stjórnsýslurétti um undirbúning ráðningar og mat á hæfni umsækjenda. Í íslenskum rétti hafa hins vegar ekki verið lögfestar almennar reglur um hvaða sjónarmið stjórnvöld eigi að leggja til grundvallar ákvörðun um veitingu á opinberu starfi þegar almennum hæfisskilyrðum sleppir. Er almennt talið að meginreglan sé því sú að viðkomandi stjórnvald ákveði á hvaða sjónarmiðum það byggir slíka ákvörðun ef ekki er sérstaklega mælt fyrir um það í lögum eða stjórnvaldsfyrirmælum.
Í samræmi við réttmætisreglu stjórnsýsluréttar þurfa þau að vera málefnaleg, eins og sjónarmið um menntun, starfsreynslu, hæfni og eftir atvikum aðra persónulega eiginleika sem viðkomandi stjórnvald telur máli skipta. Stjórnvaldi ber í kjölfarið að velja þann umsækjanda sem metinn er hæfastur á grundvelli þeirra sjónarmiða. Þegar þau sjónarmið sem stjórnvaldið hefur ákveðið að byggja ákvörðun sína á leiða ekki öll til sömu niðurstöðu þarf að meta þau innbyrðis. Við slíkt mat gildir sú meginregla að stjórnvaldið ákveði á hvaða sjónarmið það leggur áherslu ef ekki er mælt fyrir um það í lögum eða stjórnvaldsfyrirmælum.
Þegar tekin er ákvörðun um ráðningu í opinbert starf hvílir meðal annars sú skylda á handhafa veitingarvalds að sjá til þess að fullnægjandi upplýsingar liggi fyrir um þá þætti sem hann hyggst byggja ákvörðun um ráðningu á. Almennt er það á valdi viðkomandi stjórnvalds að ákveða með hvaða hætti það upplýsir mál af þessu tagi, t.d. með því að afla gagna, taka viðtöl við umsækjendur, afla umsagna um þá eða leggja fyrir þá ýmis próf eða æfingar. Aðferðirnar verða þó að vera til þess fallnar að varpa nægu ljósi á þau atriði sem þýðingu hafa við ráðninguna.
Í ljósi þeirrar skyldu sem hvílir á stjórnvöldum að velja þann umsækjanda sem telst hæfastur til að gegna viðkomandi starfi hefur verið lagt til grundvallar í íslenskum rétti að stjórnvald verði að geta sýnt fram á að heildstæður samanburður á umsækjendum hafi farið fram þar sem megináhersla hafi verið lögð á atriði sem geta varpað ljósi á væntanlega frammistöðu umsækjenda í starfinu út frá þeim málefnalegu sjónarmiðum sem lögð hafa verið til grundvallar ákvörðuninni.
Hlutverk umboðsmanns Alþingis er að hafa í umboði Alþingis eftirlit með stjórnsýslu ríkis og sveitarfélaga á þann hátt sem nánar greinir í lögum nr. 85/1997 og tryggja rétt borgaranna gagnvart stjórnvöldum landsins. Ég legg á það áherslu að umboðsmaður er við athugun sína á málum af þeim toga sem hér um ræðir ekki í sömu stöðu og stjórnvald sem tekur ákvörðun um veitingu starfs. Það leiðir af eðli þess eftirlits sem umboðsmaður hefur með höndum að það er ekki verkefni hans að endurmeta hvern hafi átt að skipa eða ráða í tiltekið starf heldur leggja mat á hvort málsmeðferð og ákvörðun stjórnvalds hafi verið í samræmi við lög. Athugun umboðsmanns lýtur þannig m.a. að því hvort stjórnvald hafi lagt málefnaleg sjónarmið til grundvallar við ákvörðun sína, aflað fullnægjandi upplýsinga við mat á umsækjendum og að þeim ályktunum sem stjórnvald dregur af gögnum málsins og því mati sem það leggur á þau.
2
Í auglýsingu um starfið var gerð krafa um háskólamenntun sem nýttist í starfi og framhaldsmenntun talin æskileg, þekkingu á starfsemi Vegagerðarinnar og reynslu af vinnu við rannsóknarverkefni. Jafnframt var gerð krafa um tiltekna persónulega eiginleika, þ.e. framúrskarandi samskiptafærni, ríka þjónustulund, frumkvæði, metnað og árangursdrifni. Þá var einnig gerð krafa um sjálfstæð og öguð vinnubrögð sem og góða kunnáttu í talaðri og ritaðri íslensku, ensku og Norðurlandatungumáli.
Í svarbréfi Vegagerðarinnar frá 11. nóvember sl. kemur fram að ekki hafi verið gerður greinarmunur á vægi einstakra krafna í mati á umsækjendum um starfið og ekki hafi verið stuðst við matskerfi eða stigagjöf við samanburð á öllum umsóknum í starfið. Matið hafi farið fram í tveimur meginþrepum. Annars vegar á grundvelli skoðunar á umsóknargögnum og hins vegar á grundvelli upplýsinga sem fram komu í viðtali við umsækjendur. Tíu umsækjendur af 29 hafi verið boðaðir í viðtal til nánari skoðunar á því hver uppfyllti best þær huglægu og hlutlægu kröfur sem gerðar voru í auglýsingu um starfið. Að fyrstu viðtölum loknum hafi tveir umsækjendur talist uppfylla best allar kröfur og þeim gefinn kostur á öðru viðtali áður en ákvörðun um ráðningu var tekin. Fleiri en þeir tveir sem valdir voru í seinna viðtal hafi uppfyllt ekki síður en þeir hlutlægar hæfniskröfur, þ. á m. umbjóðandi yðar. Þá hafi reynt á huglægar hæfniskröfur eins og samskiptafærni, þjónustulund, frumkvæði, metnað og árangursdrifni.
Í svarbréfinu segir einnig að ekki liggi fyrir skráðar upplýsingar um á hverju mat á umsækjendum hafi byggst og samanburður framkvæmdur að öðru leyti en það sem fram komi í gögnum málsins. Fallast megi á að skráning upplýsinga hafi á köflum verið brotakennd og að á skorti að hún gefi nægilega glögga mynd af því hvernig umsækjendur komu fram í viðtali sínu þó nokkra fræðslu megi fá um það af þeim gögnum sem fyrir liggja. Það hafi verið samhljóða niðurstaða á fundi þeirra sem matið framkvæmdu að tveir tilgreindir umsækjendur hafi uppfyllt best kröfur sem fram komu í auglýsingu um starfið. Frammistaða þeirra í viðtali hafi sett þá „skör ofar“. Þeir hafi komið mjög vel fyrir í viðtali, sýnt einlægan áhuga á starfinu og skilning á þörfum Vegagerðarinnar.
Af framangreindum skýringum Vegagerðarinnar tel ég hægt að ráða að umsækjendur hafi í upphafi verið metnir á grundvelli þeirra krafna og sjónarmiða sem fram komu í auglýsingu um starfið eins og unnt var á grundvelli umsóknargagna og í kjölfarið hafi tíu umsækjendum verið boðið í viðtal og þeim gefinn kostur á að gera nánari grein fyrir umsókn sinni og hæfni. Umrætt Excel-skjal og þær spurningar sem þar koma fram bera þess merki að með þeim hafi verið leitast við að draga fram hvort og hvernig umsækjendur uppfylltu þær kröfur sem settar voru fram í auglýsingunni.
Þá verður einnig ráðið að frammistaða í viðtali og huglægir þættir sem fram komu í auglýsingu um starfið hafi einkum skilið á milli umbjóðanda yðar og þeirra sem boðaðir voru í annað viðtal. Í þeim efnum er rétt að árétta að endurskoðun umboðsmanns á mati á huglægum þáttum er eðli máls samkvæmt verulegum takmörkunum háð. Mat á persónulegum eiginleikum umsækjenda í máli þessu fór fyrst og fremst fram í viðtölum en endurskoðun mín getur eingöngu byggst á þeim gögnum sem liggja fyrir mér. Af umræddu Excel-skjali verður ráðið að spurningar um samskiptafærni, þjónustulund, frumkvæði sem og sjálfstæði í starfi, skipulag og hvernig samstarfsfélagar myndu lýsa viðkomandi voru lagðar fyrir umsækjendur í því skyni að varpa nánara ljósi á þessa þætti.
Hvað varðar athugasemdir umbjóðanda yðar um að ekki hafi verið aflað umsagna um hann tel ég rétt að nefna að í einstaka tilvikum er lögfest sú skylda stjórnvalds að leita umsagna utanaðkomandi aðila við ráðningu í opinbert starf. Þegar slíkri lagareglu er ekki fyrir að fara, eins og við á í máli þessu, er stjórnvaldi almennt heimilt en ekki skylt að leita eftir umsögnum utanaðkomandi aðila sem þekkja til starfa viðkomandi umsækjanda til þess að upplýsa um ákveðin atriði varðandi starfshæfni hans á grundvelli meginreglu um frjálsa álitsumleitan. Stjórnvaldi ber þá m.a. að vega og meta hvort slíkt sé gert með hliðsjón af rannsóknarreglu stjórnsýsluréttar sem og málshraðareglu 9. gr. stjórnsýslulaga.
Af gögnum málsins má ráða að Vegagerðin hafi einungis aflað umsagna um þá tvo aðila sem boðaðir voru í annað viðtal en ljóst er að tilgangur seinna viðtals var að velja á milli þeirra tveggja. Þá ályktun má því draga af álitsumleitaninni að umsagna hafi verið aflað til þess að auðvelda val á milli þeirra tveggja eftir að komist hafði verið að þeirri niðurstöðu að þeir stæðu öðrum umsækjendum framar. Með hliðsjón af því, hvernig atvikum var háttað að öðru leyti sem og því að einungis er um að ræða heimild en ekki skyldu stjórnvalds tel ég ekki tilefni til að gera athugasemdir við það að Vegagerðin hafi ekki aflað umsagna um umbjóðanda yðar í ráðningarferlinu.
Eins og áður greinir gerir umbjóðandi yðar einnig athugasemdir við að tilteknar upplýsingar um hann sem lúta m.a. að reynslu hans af samgöngumálum, ritaskrá, kennsluferli, tengslum við fræðasamfélagið og rannsóknarstörf hafi ekki verið skráðar í framangreint Excel-skjal og að tilteknar spurningar hafi ekki verið lagðar fyrir hann í tengslum við m.a. rannsóknarverkefni hans hjá sjóðnum sem og um sérhæfingu hans, menntun og reynslu.
Í kynningarbréfi umbjóðanda yðar sem og ferilskrá hans, sem lágu fyrir í gögnum málsins, koma fram upplýsingar um reynslu hans af samgöngumálum og kennslu sem og þau rannsóknarverkefni sem hann hefur unnið að og tengsl hans við fræðasamfélagið. Í ljósi þessa tel ég ekki tilefni til að gera athugasemdir við það að þessar upplýsingar hafi ekki að öllu leyti verið skráðar í umrætt Excel-skjal, enda mælir 1. mgr. 27. gr. upplýsingalaga fyrir um að þær upplýsingar sem eru munnlega veittar beri að skrá ef þær koma ekki fram í öðrum gögnum málsins.
Að því er varðar athugasemdir umbjóðanda yðar um það að hann hafi ekki verið spurður nánar um rannsóknarverkefni sín, sérhæfingu, menntun eða reynslu get ég ekki betur séð, eftir að hafa kynnt mér umrætt Excel-skjal, að upplýsingar sem þar eru skráðar bendi til þess að hann hafi verið spurður um fyrri störf, um háskólamenntun hans sem og rannsóknarverkefni. Hann hafi m.a. rakið að hann hafi sinnt kennslu og sé vanur kennari, starfað erlendis, rekið eigið fyrirtæki, lokið gráðu í byggingarverkfræði og doktorsprófi í Þýskalandi sem og að hann hafi verið leiðbeinandi og hafi góð tengsl við Vegagerðina. Að öðru leyti tel ég ekki tilefni til að taka þennan hluta kvörtunar yðar til frekari skoðunar. Hef ég hér m.a. í huga að það fellur að meginstefnu innan þess svigrúms sem stjórnvald hefur til þess að velja hvernig það upplýsir mál hvaða spurningar það leggur fyrir umsækjendur í því skyni.
Með vísan til alls framangreinds og gagna málsins að öðru leyti tel ég mig ekki hafa forsendur til að fullyrða að ráðningin hafi byggst á öðrum sjónarmiðum en þeim sem fram komu í auglýsingu um starfið, en ég tel að þau séu málefnaleg og í samræmi við eðli starfsins. Að auki get ég ekki betur séð en að þeir sem komu að mati á umsækjendum hafi rannsakað hvernig umsækjendur féllu að þeim menntunar- og hæfniskröfum sem fram komu í auglýsingu um starfið með því að fara yfir umsóknargögn þeirra sem og taka viðtöl við þá umsækjendur sem helst komu til greina fyrir starfið, þ. á m. umbjóðanda yðar, og leggja þar fyrir þá sambærilegar spurningar. Með hliðsjón af framangreindu tel ég mig ekki hafa forsendur til að fullyrða að rannsóknarregla 10. gr. stjórnsýslulaga hafi verið brotin með þeim aðferðum sem viðhafðar voru til að upplýsa málið.
Að lokum tel ég mig ekki hafa forsendur til að fullyrða að ekki hafi farið fram heildstæður samanburður á umsækjendum á grundvelli umsóknargagna, því sem fram kom í viðtölum við þá og frammistöðu þeirra þar að öðru leyti eða að það mat sem fór fram á hæfni umsækjenda í þessum efnum hafi verið bersýnilega óforsvaranlegt, þrátt fyrir að ákveðnum matsþáttum hafi ekki verið skipt upp eða umsækjendum gefin stig fyrir hvern matsþátt fyrir sig. Hef ég hér m.a. í huga að ekki hefur verið litið svo á að skylt sé á að umbreyta mati á hæfni umsækjenda þannig að tilteknum sjónarmiðum sé gefið tölulegt gildi eða að mat á umsækjendum fari fram á grundvelli stigagjafar þrátt fyrir að heimilt sé að beita slíkum aðferðum, að því gefnu að gætt sé að reglum stjórnsýsluréttarins.
Að framangreindu virtu tel ég mig ekki hafa forsendur til að gera athugasemdir við að umbjóðandi yðar hafi ekki komið til frekara mats að loknu starfsviðtali. Aftur á móti hefur kvörtun yðar orðið mér tilefni til þess að rita Vegagerðinni bréf sem fylgir hjálagt í ljósriti þar sem ég kem tilteknum ábendingum á framfæri varðandi m.a. skráningu upplýsinga í tengslum við þá ákvörðun að boða tvo umsækjendur í annað viðtal sem og helstu forsendur að baki henni í samræmi við 2. málsl. 1. mgr. 27. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012. Athugasemdir mínar í þessum efnum breyta þó ekki áðurnefndri afstöðu minni til ákvörðunar Vegagerðarinnar um að umbjóðandi yðar kæmi ekki til frekara mats.
3
Að lokum tel ég rétt að víkja að athugasemdum umbjóðanda yðar um að dregið hafi verið í efa í viðtali við hann að hann gæti sinnt umræddu starfi vegna fötlunar og vísun hans í 3. mgr. 22. laga nr. 38/2018, um þjónustu við fatlað fólk með langvarandi stuðningsþarfir.
Í svarbréfi Vegagerðarinnar frá 11. nóvember sl. kemur fram að stofnunin líti svo á að í ljósi þess mats að umbjóðandi yðar hafi ekki verið meðal þeirra hæfustu í starfið hafi ekki reynt á beitingu ákvæðisins. Þá var enn fremur vísað til þess að af umræddu Excel-skjali megi ráða að allir umsækjendur hafi verið spurðir þeirrar spurningar hvort eitthvað í þeirra aðstæðum, heilsufari eða annað væri til þess fallið að hafa áhrif á getu þeirra til að sinna starfinu. Vegagerðin harmi að umbjóðandi yðar hafi upplifað atvik máls þannig að þeir sem tóku ráðningarviðtal við hann hafi á einhvern hátt efast fyrir fram um getu hans til þess að gegna umræddu starfi vegna fötlunar.
Með hliðsjón af skýringum vegagerðarinnar og því að umbjóðandi yðar hafi ekki verið meðal þeirra tveggja sem taldir voru hæfastir til að gegna starfinu tel ég ekki tilefni til að fjalla frekar um þennan þátt kvörtunar yðar, enda virkjaðist forgangsregla laganna ekki í þessu tilfelli. Að fengnum skýringum Vegagerðarinnar tel ég mig jafnframt ekki hafa forsendur til að fullyrða að hæfni umbjóðanda yðar hafi verið dregin í efa vegna fötlunar hans. Hef ég þá í huga að athugun umboðsmanns byggist almennt á skriflegum gögnum máls og hann hefur því takmarkaðar forsendur til að fjalla um ágreining um hvað fram kom í munnlegum samskiptum við meðferð máls.
IV
Með vísan til alls framangreinds lýk ég hér með umfjöllun minni um kvörtun yðar, sbr. a-lið 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis.
Bréf umboðsmanns til Vegagerðarinnar, dags. 26. feb. 2021, hljóðar svo:
I
Vísað er til fyrri bréfaskipta vegna kvörtunar B lögmanns f.h. A í tengslum við ráðningu í starf forstöðumanns rannsóknarsjóðs Vegagerðarinnar.
Eins og fram kemur í bréfi mínu til B, sem fylgir hjálagt í ljósriti, hef ég ákveðið að ljúka umfjöllun minni um mál A með vísan til a-liðar 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis. Þrátt fyrir það tel ég rétt að vekja athygli stofnunarinnar á eftirfarandi atriðum.
II
1
Í svarbréfi Vegagerðarinnar, dags. 11. nóvember sl., er vísað til þess að ekki liggi fyrir skráðar upplýsingar um samanburð á umsækjendum umfram það sem fram komi í gögnum málsins. Þá segir enn fremur að fallast megi á að skráning upplýsinga í Excel-skjal sem notað var í ráðningarferlinu hafi á köflum verið brotakennd og að á skorti að einhverju leyti að hún gefi nægilega glögga mynd af því hvernig umsækjendur komu fram í viðtölum þó að nokkra fræðslu megi af því fá um það.
Þá má af svarbréfinu enn fremur leiða að engin skrifleg gögn sé að finna um þá ákvörðun að boða tvo umsækjendur í annað viðtal, og þar með útiloka aðra umsækjendur frá frekara mati. Í svarbréfinu er vísað til þess að samkvæmt munnlegum upplýsingum hafi það verið samhljóða niðurstaða á fundi þeirra sem matið framkvæmdu að þeir tveir hafi uppfyllt best kröfur þegar litið hafi verið til allra hæfniskrafna sem gerðar voru í auglýsingu um starfið. Þeir hafi uppfyllt mjög vel allar kröfur með tilliti til menntunar og reynslu. Hvað huglægar hæfniskröfur varðar hafi frammistaða þeirra í viðtali þótt setja þá „skör ofar“ og þá hafi m.a. verið til þess litið að þeir tveir hafi komið mjög vel fram í viðtalinu, sýnt einlægan áhuga á starfinu og skilning á þörfum Vegagerðarinnar eins og fram komi að einhverju leyti í skráðum upplýsingum. Í svarbréfinu kemur einnig fram að fleiri en þeir tveir sem valdir voru í seinna viðtal hafi uppfyllt ekki síður en þeir hlutlægar hæfniskröfur eins og menntun og reynslu, þ. á m. A. Þá hafi reynt á huglægar hæfniskröfur eins og samskiptafærni og þjónustulund, frumkvæði, metnað og árangursdrifni.
Af framangreindu má ráða að upplýsingar sem fram komu í viðtali við umsækjendur og frammistaða þeirra þar hafi verið þáttur í heildarmati Vegagerðarinnar á starfshæfni umsækjenda og skipt sköpum varðandi það hverjir yrðu boðaðir í annað viðtal og kæmu þ.a.l. áfram til greina fyrir umrætt starf.
2
Við undirbúning að töku stjórnvaldsákvörðunar ber stjórnvöldum m.a. að fylgja 27. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012. Í 1. málsl. 1. mgr. kemur fram að við meðferð mála þar sem taka á ákvörðun um rétt eða skyldu manna ber stjórnvöldum, og öðrum sem lögin taka til, að skrá upplýsingar um málsatvik sem veittar eru munnlega eða viðkomandi fær vitneskju um með öðrum hætti ef þær hafa þýðingu fyrir úrlausn máls og er ekki að finna í öðrum gögnum þess. Skylda sú er felst í 1. mgr. 27. gr. upplýsingalaga á að tryggja að skrifleg gögn liggi fyrir í málinu svo mögulegt sé að kynna sér þær upplýsingar sem liggja til grundvallar þeirri niðurstöðu sem komist er að.
Af skráningarskyldunni leiðir að almennt verður að skrá niður þær upplýsingar sem fram koma í viðtölum og sem ekki koma fram í öðrum gögnum málsins. Það kann að vera erfitt að vita fyrir fram hvaða upplýsingar geta haft þýðingu fyrir úrlausn málsins. Undir ákvæðið falla þó m.a. upplýsingar og ályktanir sem dregnar verða af frammistöðu eða framgöngu umsækjenda í viðtali hafi þær haft verulega þýðingu við mat á starfshæfni þeirra, eins og við á í máli þessu. Sjá hér til hliðsjónar álit umboðsmanns Alþingis frá 21. nóvember 2000 í máli nr. 2787/1999. Leiki vafi á að upplýsingar hafi verulega þýðingu ber að skrá þær niður, sjá til hliðsjónar álit umboðsmanns Alþingis frá 2. júní 2003 í máli nr. 3680/2002. Ljóst er að Vegagerðin hefði átt, eins og stofnunin hefur að einhverju leyti þegar lýst í bréfi sínu til mín, að standa betur að skráningu upplýsinga úr viðtölum og ályktana þeirra sem viðtölin tóku um umsækjendur.
Á hinn bóginn tel ég einnig rétt að taka fram að í 2. málsl. 1. mgr. 27. gr. upplýsingalaga felst einnig skylda til að skrá helstu ákvarðanir um meðferð máls og helstu forsendur þeirra, enda komi þær ekki fram í öðrum gögnum málsins. Um er að ræða nýmæli sem ekki var fyrir að fara í eldri upplýsingalögum nr. 50/1996. Af orðalagi ákvæðisins sem og athugasemdum við 27. gr. í frumvarpi því er varð að lögum nr. 140/2012 má ráða að undir ákvæðið falli helstu málsmeðferðarákvarðanir og forsendur þeirra. Í athugasemdunum segir jafnframt að vegna krafna til málefnalegrar stjórnsýslu sé ákaflega mikilvægt að stjórnvöld gæti þess að þau sjónarmið sem ákvarðanir þeirra byggjast á séu fyrir hendi í aðgengilegu formi. (Sjá þskj. 223 á 215 löggjafarþingi 2012-2013, bls. 76.)
Undir 2. málsl. 1. mgr. 27. gr. upplýsingalaga falla m.a. ákvarðanir um að boða nokkra umsækjendur í annað viðtal enda eru aðrir umsækjendur raunar útilokaðir frá frekara mati með slíkri ákvörðun. Mikilvægt er að sjónarmið að baki slíkum ákvörðunum liggi fyrir skriflega.
Í samræmi við framangreint tel ég að Vegagerðin hafi ekki að öllu leyti gætt að 1. mgr. 27. gr. upplýsingalaga þegar ákvörðun var tekin um að boða tvo umsækjendur í annað viðtal sem og við skráningu ályktana og upplýsinga úr viðtölum við umsækjendur. Ég beini því til stofnunarinnar að hafa þau atriði sem ég hef hér gert að umfjöllunarefni framvegis til hliðsjónar þegar við á.
Kjartan Bjarni Björgvinsson