Bréf

  

Ég vísa til kvörtunar yðar, dags. 1. september 2020, sem beinist meðal annars að sýslumanninum á Norðurlandi eystra og lýtur að skorti á svörum í tengslum við afturköllun yðar á umsókn yðar um afhendingu lögmanns­leyfis.

Í tilefni af kvörtun yðar var sýslumanni ritað bréf, dags. 10. september 2020, sem yður var kynnt með bréfi, dags. sama dag. Þegar svör bárust ekki innan frestsins var erindið ítrekað með bréfi, dags. 16. október 2020, og símtölum 26. nóvember 2020 og 20. janúar sl. Í svari sýslumanns til mín, dags. 21. janúar sl., kemur fram að erindi yðar hafi nú verið svarað en vegna mikilla anna og misskilnings hafi það dregist.

Í 3. mgr. 6. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, er kveðið á um að ef skjóta má máli til æðra stjórnvalds sé ekki unnt að kvarta til umboðsmanns fyrr en æðra stjórnvald hefur fellt úrskurð sinn í því. Ákvæði þetta byggist á því sjónarmiði að stjórnvöld skuli fá tækifæri til að leiðrétta ákvarðanir, sem hugsanlega eru rangar, áður en leitað er til aðila utan stjórnkerfis þeirra með kvartanir.

Í samræmi við það fjallar umboðsmaður almennt ekki um erindi sem eru til meðferðar hjá stjórnvöldum en hefur þó, í tilefni af kvörtunum sem honum berast yfir skorti eða töfum á svörum við erindum, eftir atvikum óskað eftir upplýsingum um hvað líði meðferð þess og afgreiðslu.  

Þegar ofangreind fyrirspurn var send sýslumanni var ekki að fullu ljóst hvort fyrir lægi afstaða eða ákvörðun í máli yðar að því er varðar afturköllun á beiðni um að lögmannsréttindi yðar yrðu virkjuð á ný, sbr. skilyrði 3. mgr. 6. gr. laga nr. 85/1997.

Með svari sýslumanns hefur nú verið tekin afstaða til beiðninnar en af fyrirliggjandi gögnum og samskiptum yðar við starfsmenn mína er ljóst að þér eruð ósáttir við það sem fram kemur í framangreindu svari. Af þeim sökum lýkur þeim þætti málsins er lýtur að skorti á svörum sýslumannsins við tölvupóstum yðar til embættisins með vísan til a-liðar 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis.

Í kjölfarið verður stofnað nýtt mál er lýtur að efnislegum ágreiningi málsins, nánar tiltekið hvort beiðni yðar um að virkja lög­manns­réttindi yðar hafi verið réttilega afgreidd og tilkynnt áður en afturköllun yðar barst embættinu og þá m.a. með tilliti til þess hvort lögmaður þurfi að hafa verið afhent leyfisbréf til þess að teljast hafa virk lögmannsréttindi. Ég tek fram að það kann að hafa áhrif á þau sam­skipti yðar við Lögmannafélag Íslands sem þér hafið vikið að í erindum yðar til umboðsmanns. 

Ég tek þó fram að ég hef ákveðið að rita sýslumanninum á Norður­landi eystra bréf þar sem ég kem á framfæri tiltekinni ábendingu vegna málsins. Bréfið fylgir hjálagt í afriti yður til upplýsingar.

Hinn 1. nóvember sl. var undirritaður settur í embætti umboðsmanns Alþingis á grundvelli 3. mgr. 14. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, og hefur hann farið með mál þetta frá þeim tíma.

Með hliðsjón af ofangreindu, og með vísan til a-liðar 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, lýk ég hér með umfjöllun minni á þessum þætti málsins.

   

  

---

   

Bréf umboðsmanns til sýslumannsins á Norðurlandi eystra, dags. 29. janúar 2021, hljóðar svo:

    

I

Ég vísa til fyrri samskipta vegna kvörtunar A er laut meðal annars að skorti á svörum á erindum hans til sýslumanns. Eins og fram kemur í bréfi mínu til A, sem fylgir hér með í ljós­riti, hef ég ákveðið að ljúka athugun minni á þeim þætti málsins er lýtur að framangreindu með vísan til a-liðar 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/197, um umboðsmann Alþingis. Þrátt fyrir það hefur athugun mín á þessu máli orðið mér tilefni til að koma eftirfarandi ábendingum á framfæri og þá með það í huga að umrædd atriði verði framvegis höfð í huga í störfum sýslumanns.

  

II

1

Samkvæmt því sem fram kemur í kvörtuninni óskaði A eftir því, með tölvupósti sem hann sendi á netfangið logmenn@syslumenn.is hinn 8. maí 2020, að fá afhent málflutningsleyfi sitt, sbr. 16. gr. laga nr. 77/1998, um lögmenn. Af þeim gögnum sem fylgdu með kvörtuninni má ráða að sýslumannsembættið hafi sent tilkynningu, dags. 26. maí 2020, til Lög­mannafélags Íslands (LMFÍ) um að A hafi verið afhent réttindi hans til málflutnings og að réttindin væru nú virk. Samkvæmt upplýsingum frá A fékk hann ekki senda sambærilega tilkynningu um að fallist hafi verið á beiðni hans um afhendingu leyfisins.

Í máli þessu liggur fyrir að A hafi sent sýslumanni og LMFÍ erindi 7. júlí 2020 þar sem meðal annars kemur fram að hann hafi aldrei fengið umrætt leyfi afhent og jafnframt að hann sé hættur við að taka leyfið út. Þeim tölvupósti var aldrei svarað. Jafnframt liggur fyrir að í kjölfar þessa sendi A fleiri tölvupósta á ofangreint tölvu­póstfang í tengslum við umrætt mál, nánar tiltekið 28. júlí, 10. ágúst og 14. ágúst 2020. Þá sendi hann jafnframt sent tölvupóst á sýslumann sjálfan 14. ágúst 2020 og staðgengil sýslumanns 17. ágúst 2020. Í svar­bréfi sýslumanns til mín, dags. 21. janúar sl., kemur fram að vegna mikilla anna og misskilnings hafi erindi hans ekki verið svarað.

Eins og kemur fram í bréfi mínu til A tel ég í ljósi þess að erindi hans hafi nú verið svarað ekki tilefni til að taka þetta tiltekna atriði í málinu til frekari umfjöllunar. Ég tel hins vegar með hlið­sjón af ofangreindu ástæðu til að minna á að samkvæmt hinni óskráðu reglu stjórnsýsluréttar sem nefnd hefur verið svarreglan er stjórnvöldum jafnan skylt að svara skriflegum erindum sem þeim berast skriflega nema ljóst sé af efni erindis að svars sé ekki vænst og þá innan hæfilegs tíma í samræmi við málshraðareglur stjórnsýsluréttarins.

Að baki reglunni búa m.a. þau rök að borgarinn eigi ekki að búa við óvissu um hvort erindi hans hafi borist eða hvort stjórnvald hyggist bregðast við því. Það ræðst síðan af eðli erindis, því málefnasviði sem það tilheyrir og málsatvikum að öðru leyti hvaða kröfur verða leiddar af lögum, skráðum og óskráðum, og vönduðum stjórnsýsluháttum til efnis þeirra svara sem stjórnvöld veita vegna erinda borgaranna.

Eftir því sem tengsl aðila við mál og hagsmunir hans eru meiri leiða sjónarmið um vandaða stjórnsýsluhætti til þess að gera þarf við­komandi grein fyrir í hvaða farveg mál hans hefur verið lagt og eftir atvikum upplýsa hann um niðurstöðu málsins þegar hún liggur fyrir, sbr. nánar álit umboðsmanns Alþingis frá 5. maí 2014 í málum nr. 7092/2012, 7126/2012 og 7127/2012. Umboðsmaður hefur litið svo á að stjórnvöld þurfi jafnan að gæta þess að skýrt sé gagnvart þeim sem til þeirra leita með erindi hvort og þá með hvaða hætti það hefur verið tekið til með­ferðar, sbr. umfjöllun í skýrslu umboðsmanns til Alþingis fyrir árið 2014, bls. 20.

Hafi sýslumaðurinn á Norðurlandi eystra almennt ekki hugað að ofangreindum sjónarmiðum við meðferð mála bendi ég sýslumanni á að hafa hafa þau framvegis til hliðsjónar.

  

2

Hvað varðar tafir á svari sýslumannsins á Norðurlandi eystra við erindum umboðsmanns Alþingis er rétt að koma eftirfarandi ábendingu á framfæri.

Kvörtun A barst umboðsmanni 1. september 2020. Sýslumanni var í kjölfarið ritað fyrirspurnarbréf, dags. 10. september s.á., þar sem óskað var eftir tilteknum upplýsingum um meðferð málsins, sbr. 7. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis. Var þess óskað að svör við erindinu yrðu send eigi síðar en 28. september s.á. Þar sem svör bárust ekki frá sýslumanni innan þess tíma var erindið ítrekað með bréfi 16. október 2020 og símtali 26. nóvember s.á. en þess ber að geta í um­ræddu símtali starfsmanns míns og fulltrúa sýslumanns kom meðal annars fram að fyrirspurninni yrði svarað daginn eftir. Framangreind fyrirætlun gekk hins vegar ekki eftir og hafði ég því sjálfur samband símleiðis 20. janúar sl. 

Með hliðsjón af ofangreindu er rétt að taka fram að umboðsmanni Alþingis er falið það hlutverk að hafa í umboði Alþingis eftirlit með stjórn­sýslunni. Samkvæmt lögum nr. 85/1997, um umboðs­mann Alþingis, getur umboðsmaður krafið stjórnvöld um þær upp­lýsingar og skriflegar skýringar sem hann þarfnast vegna starfs síns. Sinni stjórnvöld því ekki að láta umboðsmanni í té nauðsynlegar skýringar og gögn innan hæfilegs tíma frá því að þess er óskað er honum torvelt að sinna því eftir­lits­hlutverki með stjórnsýslunni sem honum er ætlað samkvæmt lögum nr. 85/1997. Þá getur dráttur á svörum stjórnvalda haft áhrif á þá hagsmuni sem eru undirliggjandi í málinu hverju sinni.

Ég tel að viðbrögð sýslumanns við framangreindri fyrirspurn í tilefni af þessu máli hefðu mátt vera í betra samræmi við ofangreind sjónarmið.

     

III

Hinn 1. nóvember sl., var undirritaður settur í embætti umboðs­manns Alþingis á grundvelli 3. mgr. 14. gr. laga nr. 85/1997, um umboðs­mann Alþingis, og hefur hann farið með mál þetta frá þeim tíma.

Með hliðsjón af framangreindu tel rétt að árétta að sýslumaður hafi ofangreind sjónarmið í framvegis í huga við meðferð hliðstæðra mála hjá embættinu í framtíðinni.   

   

  

Kjartan Bjarni Björgvinsson