Kvartað var yfir að erindi til skipulags- og byggingarfulltrúa Borgarbyggðar hefði verið afhent aðila máls sem síðan dreifði því meðal annarra.
Samkvæmt stjórnsýslulögum á aðili máls að jafnaði rétt til að kynna sér gögn máls meðan það er til meðferðar hjá stjórnvöldum og einnig eftir að ákvörðun hefur verið tekin. Umboðsmaður benti á að meginreglan væri sú að stjórnvald gæti ekki heitið, þeim sem til þess leitar með upplýsingar, trúnaði og takmarkað með því aðgang aðila máls að gögnum. Taldi hann ekki forsendur til að gera athugasemdir við það mat stjórnvaldsins að umræddar upplýsingar væru ekki þess að takmarka bæri aðgang aðila máls að þeim.
Settur umboðsmaður lauk málinu með bréfi, dags. 18. janúar 2021, sem hljóðar svo:
Ég vísa til kvörtunar yðar til mín, dags. 14. desember 2020, yfir því að erindi yðar um lóðamælingar og stöðuleyfi nágranna yðar sem þér senduð skipulags- og byggingafulltrúa Borgarbyggðar hafi verið afhent aðila máls sem síðar dreifði því meðal annarra landeigenda.
Af gögnum málsins má ráða að í kjölfar erindis yðar hafi verið stofnað stjórnsýslumál og hafi viðkomandi landeiganda verið tilkynnt um málið. Hafi hann í framhaldinu óskað gagna málsins til að kynna sér þær athugasemdir sem fram höfðu komið. Af gögnum sem fylgdu kvörtuninni verður ráðið að þér tölduð yður hafa sent erindið yðar til skipulags- og byggingarfulltrúa í trúnaði, sbr. tölvupóst dags. 19. nóvember 2020.
Samkvæmt tölvupósti frá sviðsstjóra stjórnsýslu- og þjónustusviðs, dags. 4. desember 2020, var umræddum landeiganda, sem aðila stjórnsýslumálsins sem hófst í tilefni af erindi yðar, afhent erindið á grundvelli 15. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Þær upplýsingar sem fram komu í erindi yðar hafi ekki verið taldar þess eðlis að undanþága 16. og 17. gr. stjórnsýslulaga ætti við í málinu.
Í tilefni af framangreindu er vert að taka fram að í 15. gr. stjórnsýslulaga er kveðið á um rétt aðila máls til að fá að kynna sér skjöl og önnur gögn er málið varða. Að því marki sem gögn máls falla ekki undir þær tegundir skjala og gagna sem talin eru í 1.-3. tölul. 1. mgr. 16. gr. stjórnsýslulaga verður réttur aðila máls til aðgangs að gögnum ekki takmarkaður nema þegar sérstaklega stendur á, og þá aðeins ef hagsmunir hans af því að notfæra sér vitneskju úr þeim eiga að víkja fyrir mun ríkari almanna- eða einkahagsmunum, sbr. 17. gr. laganna. Ákvæði 17. gr. stjórnsýslulaga gerir ráð fyrir því að þegar stjórnvaldi berst beiðni um aðgang að gögnum þá beri því að meta upplýsingar í einstökum gögnum með tilliti til þeirra andstæðu hagsmuna sem uppi eru í hverju tilviki og aðeins er gert ráð fyrir því að réttur aðila máls víki fyrir „mun ríkari almanna- eða einkahagsmunum“.
Samkvæmt framangreindu á aðili máls á grundvelli 15. gr. stjórnsýslulaga að jafnaði rétt til að kynna sér gögn máls meðan það er til meðferðar hjá stjórnvöldum og einnig eftir að ákvörðun hefur verið tekin. Af þessu leiðir að landeigandi, sem aðili máls, getur krafist þess á grundvelli 15. gr. stjórnsýslulaga að fá aðgang að gögnum sem aflað hefur verið við undirbúning málsins, en þar geta m.a. komið fram upplýsingar um nafn þess sem sett hefur fram ábendingu eða umkvörtun, og almennt ber stjórnvaldi skylda til að veita aðgang að slíkum upplýsingum nema undantekningarákvæði 16. eða 17. gr. sömu laga eiga við.
Af þessu leiðir að meginreglan er sú að stjórnvald getur almennt ekki án lagaheimildar lofað þeim, sem til þess leitar með munnlega eða skriflega ábendingu, umkvörtun eða kæru um ætlað lögbrot annars einstaklings eða lögaðila, að nafn hlutaðeigandi komi ekki fram í gögnum málsins og að sá sem málið varðar fái ekki aðgang að slíkum upplýsingum, m.ö.o. stjórnvald getur ekki heitið þeim sem til þeirra leita með upplýsingar trúnaði og takmarkað með því aðgang aðila máls að gögnum samkvæmt 15. gr. stjórnsýslulaga. (Sjá nánar: Páll Hreinsson. Málsmeðferð Stjórnvalda. Reykjavík 2019, bls. 215-242)
Af framangreindu virtu og eftir að hafa kynnt mér gögn málsins tel ég ekki forsendur til að gera athugasemd af minni hálfu við það mat stjórnvaldsins að þær upplýsingar sem fram komu í erindi yðar væru ekki þess eðlis að takmarka bæri aðgang aðila máls að þeim á grundvelli 17. gr. stjórnsýslulaga. Hér hef ég einkum í huga ofangreinda meginreglu stjórnsýslulaga um rétt aðila máls að gögnum þess og því skilyrði laganna að einkahagsmunir þurfi að vera „mun ríkari“ en sá réttur.
Ef þér teljið umrædda málsmeðferð sveitarfélagsins aftur á móti brjóta í bága við ákvæði laga nr. 90/2018, um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, getið þér að sjálfsögðu freistað þess að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd, eins og yður mun hafa verið leiðbeint um í samskiptum við þá stofnun. Með þessari ábendingu hef ég að sjálfsögðu enga afstöðu tekið til þess með hvaða hætti Persónuvernd ætti að bregðast við slíku erindi.
Með vísan til alls framangreinds lýkur þar með athugun minni á málinu, sbr. 1. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis.
Hinn 1. nóvember sl. var undirritaður settur í embætti umboðsmanns Alþingis á grundvelli 3. mgr. 14. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, og hefur hann farið með mál þetta á þeim grundvelli.
Kjartan Bjarni Björgvinsson