A leitaði til umboðsmanns Alþingis og kvartaði yfir ákvörðun Hafnarfjarðarbæjar um ráðningu í starf forstöðumanns stofnunarinnar X. Byggðist kvörtunin einkum á því að annmarkar hefðu verið á mati og samanburði á hæfni umsækjenda og að hæfasti umsækjandinn hefði ekki verið ráðinn. Athugun umboðsmanns beindist að því hvort sveitarfélagið hefði lagt fullnægjandi grunn að mati sínu á umsækjendum.
Umboðsmaður rakti að í matsferli Hafnarfjarðarbæjar hefði umsækjendahópurinn í fyrstu verið þrengdur úr 26 í sex umsækjendur á grundvelli stigagjafar fyrir sjö tilgreinda hæfniþætti sem svöruðu til hluta af auglýstum kröfum til umsækjenda. Þessir sex hefðu verið metnir nánar með viðtölum. Lokamat hefði síðan byggst á framhaldsviðtölum við þrjá af þessum sex, þar sem þeir héldu kynningu á fyrirfram ákveðnum atriðum, m.a. framtíðarsýn fyrir X til næstu fimm ára. Í báðum viðtölum hefðu umsækjendur verið metnir á grundvelli fjögurra hæfniþátta til viðbótar áðurnefndum sjö. Þá benti umboðsmaður á að í málinu lægju fyrir skráðar upplýsingar um fyrri umferð viðtala, bæði spurningar til umsækjenda og svör þeirra, afrit glærukynninga í síðari viðtölum, upplýsingar um viðtöl við umsagnaraðila sem rætt var við svo og stigagjöf til umsækjenda fyrir einstaka hæfniþætti. Þá yrði að telja að þeir hæfniþættir sem matið í heild sinni miðaðist við hefðu verið í samræmi við auglýstar kröfur til umsækjenda um starfið.
Með hliðsjón af þessu og vísan til matsferlisins að öðru leyti var niðurstaða umboðsmanns að ekki yrði annað ráðið en að ákvörðun um ráðninguna hafi verið byggð á heildstæðum samanburði umsækjenda með vísan til þeirra málefnalegu sjónarmiða sem sveitarfélagið hefði ákveðið að leggja til grundvallar. Taldi hann sig því ekki hafa forsendur til að gera athugsemdir við meðferð málsins eða endanlegt mat á því hver hefði talist hæfastur umsækjenda.
Umboðsmaður benti að lokum á að við yfirferð svarbréfa og gagna frá Hafnarfjarðarbæ til umboðsmanns hefðu komið í ljósi ákveðið misræmi í bréfunum sem snerti upplýsingar um stigagjöf. Þeir annmarkar væru þó ekki þess eðlis að hagga niðurstöðu umboðsmanns í málinu.
I
Vísað er til kvörtunar yðar 31. maí sl. yfir ákvörðun Hafnarfjarðarbæjar um að ráða B í starf forstöðumanns [stofnunarinnar X], en þér voruð meðal umsækjenda um starfið. Kvörtunin lýtur einkum að annmörkum á mati og samanburði á hæfni umsækjenda og að sá hæfasti þeirra hafi ekki verið ráðinn. Jafnframt eru gerðar athugasemdir við rökstuðning sveitarfélagsins fyrir þeirri ákvörðun að ráða B í starfið.
Með bréfum til Hafnarfjarðarbæjar 18. júní og 20. október sl. var óskað eftir gögnum málsins ásamt upplýsingum og skýringum á nánar tilgreindum atriðum. Svör sveitarfélagsins bárust með bréfum 15. júlí og 17. nóvember sl. Athugasemdir yðar bárust 6. desember sl.
II
1
Samkvæmt 1. mgr. 2. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, er hlutverk hans að hafa í umboði Alþingis eftirlit með stjórnsýslu ríkis og sveitarfélaga á þann hátt sem nánar greinir í lögunum og tryggja rétt borgaranna gagnvart stjórnvöldum landsins. Við athugun á málum sem þessum er umboðsmaður ekki í sömu stöðu og það stjórnvald sem ákvað hvaða umsækjanda skyldi ráða í starf, enda hefur verið lagt til grundvallar í íslenskum rétti að stjórnvald njóti svigrúms við mat á því hvaða umsækjandi sé hæfastur hafi það aflað fullnægjandi upplýsinga til að meta hæfni þeirra og sýnt fram á að heildstæður samanburður á þeim hafi farið fram. Í þessu máli er það því ekki hlutverk umboðsmanns að taka afstöðu til þess hvern hefði átt að ráða í starf forstöðumanns X, heldur að fjalla um hvort meðferð málsins og ákvörðun sveitarfélagsins hafi verið lögmæt.
Í starfsauglýsingunni 3. febrúar 2021 kom fram að starfið fæli í sér stjórnun og rekstur téðrar stofnunar ásamt stefnumótun í menningarmálum og samstarfi við aðrar menningarstofnanir bæjarins. Í starfinu fælist enn fremur ábyrgð á faglegri starfsemi, stjórnun, rekstri og stjórnsýslu safnsins, auk þess sem helstu verkefni og ábyrgð var nánar tilgreind. Þá voru eftirfarandi menntunar- og hæfniskröfur skilgreindar:
- Háskólapróf (B.A./B.Sc.) sem nýtist í starfi, framhaldsmenntun (M.A./M.Sc.) æskileg
- Þekking á og reynsla af starfsemi listasafna og/eða rekstri menningarstofnana
- Stjórnunarreynsla og reynsla af stefnumótun
- Góð þekking á myndlist, listasögu og/eða safnafræðum
- Hæfni til að miðla þekkingu og upplýsingum í ræðu og riti
- Leiðtogahæfileikar og hæfni í mannlegum samskiptum
- Frumkvæði, sjálfstæði og skipulagshæfileikar
- Góð íslensku- og enskukunnátta
Umsækjendur um starfið voru 26. Fyrsta mat á þeim fór fram á grundvelli umsókna og fylgigagna þeirra og voru umsækjendum gefin stig m.v. eftirfarandi sjö hæfniþætti og samkvæmt nánari viðmiðum stigagjafarinnar: 1) Háskólagráða sem nýtist í starfi, 2) framhaldsnám sem nýtist, 3) stjórnunarreynsla, 4) reynsla af stefnumótun, 5) þekking á og reynsla af starfsemi listasafna og/eða af rekstri menningarstofnana, 6) góð þekking á myndlist, listasögu og/eða safnafræðum og 7) góð íslensku- og enskukunnátta. Stigahæstu umsækjendunum var því næst boðið í viðtal þar sem metnir voru fjórir hæfniþættir til viðbótar, þ.e. 8) leiðtogahæfileikar, 9) hæfni í mannlegum samskiptum, 10) frumkvæði, sjálfstæði og skipulagshæfileikar og 11) hæfni til að miðla þekkingu og upplýsingum í ræðu og riti.
Af gögnum málsins verður ráðið að sex umsækjendur hafi gengist undir téð síðara mat og þeim þremur sem hlutu flest heildarstig hafi að svo búnu verið boðið til framhaldsviðtals þar sem þeir héldu kynningu á fjórum nánar tilgreindum atriðum, m.a. framtíðarsýn fyrir X til næstu fimm ára, samkvæmt beiðni sveitarfélagsins fyrir fundinn. Þér voruð meðal þeirra umsækjenda sem voru boðaðir í framhaldsviðtal.
2
Í rökstuðningi sveitarfélagsins 7. apríl sl. kom m.a. fram að B hefði verið metin hæfust að loknum viðtölum og góðri umsögn. Hún uppfyllti allar hæfniskröfur og hefði reynslu og þekkingu sem nýttist mjög vel í starfinu. Þá var rakið að hún hefði yfirgripsmikla þekkingu á myndlist, alþjóðlegri og íslenskri listasögu, og mikla hæfileika til að miðla þekkingu í ræðu og riti í gegnum störf sín. Hún hefði sýnt mikið frumkvæði og metnað fyrir því að ná árangri í starfi. Hún hefði einnig mikla reynslu af sýningastjórn og þekkti vel til starfa ólíkra safna. Í gegnum fyrri störf hefði reynt mikið á skipulag og sjálfstæði í vinnubrögðum og hefði B sýnt afar góða hæfni í mannlegum samskiptum og leiðtogahæfileika. Þá hefði hún reynslu af gerð fjárhagsáætlana og kynnt sér vel aðferðarfræði stefnumótunar.
Í fyrrgreindum svarbréfum sveitarfélagsins í tilefni af fyrirspurnum umboðsmanns Alþingis kom m.a. fram að við mat á stjórnunarreynslu B hefði einkum verið litið til þeirra fjölmörgu sýninga sem hún hefði stjórnað og haft yfirumsjón með hjá ýmsum söfnum og sýningarsölum. Hún hefði verið sjálfstætt starfandi listrænn stjórnandi frá árinu 2014 og þekkti því vel þau störf sem menningar- og listamiðstöð þyrfti að sinna. Hún hefði t.d. stjórnað hópum listamanna og verktaka þegar settar væru upp sýningar. Þá sagði að við stefnumótun skipti þekking og útsjónarsemi miklu máli sem og öguð vinnubrögð. Í tilviki listastofnunar sneri stefnumótun ekki síst að listrænni sýn og mótun listrænnar stefnu. B hefði yfirburðarþekkingu á listaheiminum. Hún hefði mótað og stýrt fjölda listasýninga þar sem reynt hefði á listræna sýn, auk þess sem útsjónarsemi og öguð vinnubrögð við sýningarhald hefðu verið staðfest í umsögn. Þá hefði framtíðarsýn hennar komið skýrt fram, m.a. með vandaðri kynningu, í tveimur viðtölum við hana.
Í skýringum sveitarfélagsins kom að lokum fram að B hefði staðið öðrum framar er varðar öryggi og yfirvegun í viðtölum, sýnt mikla fagmennsku og skýra sýn með kynningu sinni svo og yfirburðahæfni í mannlegum samskiptum.
3
Í málinu liggja fyrir skráðar upplýsingar um fyrri umferð viðtala, bæði spurningar til umsækjenda og svör þeirra, afrit glærukynninga í síðari viðtölum, upplýsingar um viðtöl við umsagnaraðila sem rætt var við svo og stigagjöf til umsækjenda fyrir einstaka hæfniþætti. Þá verður að telja að þeir hæfniþættir sem Hafnarfjarðarbær miðaði mat sitt við hafi verið í samræmi við auglýstar kröfur til umsækjenda um starfið. Með hliðsjón af þessu og vísan til matsferlisins að öðru leyti verður ekki annað ráðið en að umrædd ákvörðun hafi verið byggð á heildstæðum samanburði umsækjenda með vísan til þeirra málefnalegu sjónarmiða sem bærinn hafði ákveðið að leggja til grundvallar. Samkvæmt framangreindu og að virtu áðurnefndu svigrúmi stjórnvalds við mat á hvaða umsækjandi teljist hæfastur tel ég ekki forsendur til athugasemda við þá niðurstöðu Hafnarfjarðarbæjar að velja B til að gegna umræddu forstöðumannsstarfi.
Við yfirferð svarbréfa og tilheyrandi gagna frá Hafnarfjarðarbæ til umboðsmanns kom í ljós ákveðið misræmi í bréfunum að því er snertir upplýsingar um stigagjöf. Þannig var tiltekið í fyrra bréfinu og tilheyrandi töflu að sá umsækjandi sem ráðinn var hefði hlotið 21 stig í heildina. Fjórir hæfniþættir hefðu verið metnir í viðtali og staðfestir með umsögnum. Í síðara bréfinu sagði hins vegar að hinir huglægu þættir nr. 8-11 hefðu verið „metnir að nýju eftir viðtal 2“ og samkvæmt töflu, sem ekki var meðal fyrri gagna, hafi B fengið 23 stig. Í sömu töflu voru heildarstig yðar tilgreind 21 í stað 20 í töflunni sem fylgdi fyrra bréfinu. Þær breytingar á stigum yðar og B sem urðu við endurmatið fólust í því að B hækkaði um eitt stig fyrir leiðtogahæfileika og þér báðar hækkuðuð um eitt stig fyrir þáttinn frumkvæði, sjálfstæði og skipulagshæfileika. Jafnframt hafði orðið sú breyting á viðmiðum að í hinni endurskoðuðu stigagjöf var unnt að fá allt að þremur stigum fyrir síðastnefndan þátt í stað tveggja áður.
Í bréfum Hafnarfjarðarbæjar er í engu vikið að framangreindu misræmi í texta bréfanna og hvorki er gerð grein fyrir breyttum kvarða fyrir hæfniþáttinn „frumkvæði, sjálfstæði og skipulagshæfileika“ né hvers vegna umboðsmanni voru ekki afhent öll gögn um stigagjöfina með fyrra svarbréfi. Þótt svör sveitarfélagsins til umboðsmanns Alþingis hafi því ekki fyllilega samrýmst þeim sjónarmiðum sem búa að baki ákvæðum laga nr. 85/1997 geta framangreindir annmarkar á upplýsingagjöfinni þó ekki haggað fyrrgreindri niðurstöðu á þá leið að með málsmeðferðinni hafi sveitarfélagið lagt fullnægjandi grunn að mati sínu á umsækjendum.
Í ljósi þeirra skýringa, sem fram hafa komið í bréfum Hafnarfjarðarbæjar og niðurstöðu minnar að öðru leyti, tel ég ekki efni til að fjalla sérstaklega um þann hluta kvörtunar yðar sem lýtur að ófullnægjandi rökstuðningi.
III
Með vísan til alls þess sem að framan greinir og a- og b-liða 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997 læt ég málinu hér með lokið.