Kvartað var yfir skjalavörslu lögreglustjórans á höfuðborgarsvæðinu og Þjóðskjalasafns.
Annars vegar laut kvörtunin að skjalavörslu lögreglunnar á 8. áratug síðustu aldar og því utan þess ársfrests sem áskilinn er til að umboðsmaður geti tekið kvörtun til umfjöllunar. Hins vegar var kvartað yfir aðgangi að gögnum sem Þjóðskjalasafn sagði að ekki væru fyrir hendi. Benti umboðsmaður viðkomandi á að bera erindi sitt upp við úrskurðarnefnd um upplýsingamál áður en lengra væri haldið.
Umboðsmaður lauk málinu með bréfi, dags. 28. febrúar 2022, sem hljóðar svo:
Vísað er til kvörtunar yðar 7. febrúar sl. yfir skjalavörslu lögreglustjórans á höfuðborgarsvæðinu og Þjóðskjalasafns. Samkvæmt því sem greinir í kvörtuninni hafið þér verið í samskiptum við safnið til að fá aðgang að lögregluskýrslum frá 8. áratug síðustu aldar en fengið þau viðbrögð að þær finnist ekki. Óskið þér eftir því að skýrslurnar finnist og upplýsingum um það hvers vegna þær hafi ekki verið sendar Þjóðskjalasafni til vörslu og hvort til sé listi um lögreglumál frá sama tímabili.
Samkvæmt 1. mgr. 2. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, er hlutverk hans að hafa í umboði Alþingis eftirlit með stjórnsýslu ríkis og sveitarfélaga á þann hátt sem nánar greinir í lögunum og tryggja rétt borgaranna gagnvart stjórnvöldum landsins. Af þessum fyrirmælum og öðrum ákvæðum laganna leiðir að það er hlutverk umboðsmanns að hafa eftirlit með störfum stjórnvalda eftir að mál hafa verið leidd til lykta innan stjórnsýslunnar. Í samræmi við það er það ekki hlutverk hans að afgreiða beiðnir um aðgang að gögnum í stjórnsýslunni, heldur að hafa eftirlit með því að stjórnvöld hafi leyst úr þeim lögum samkvæmt. Af þessum sökum verður ekki vikið frekar að beiðnum yðar um að umboðsmaður Alþingis finni tilgreindar lögregluskýrslur og útvegi aðrar upplýsingar.
Af kvörtun yðar verður ekki annað ráðið en að hún lúti í grunninn að skjalavörslu lögreglunnar á 8. áratug síðustu aldar. Af því tilefni er athygli yðar vakin á því að í 6. gr. laga nr. 85/1997 er fjallað um skilyrði þess að kvörtun verði tekin til meðferðar. Í 2. mgr. ákvæðisins segir að kvörtun skuli bera fram innan árs frá því er stjórnsýslugerningur sá, er um ræðir, var til lykta leiddur. Að því marki sem kvörtun yðar snertir stjórnsýslu lögreglunnar eru því ekki uppfyllt skilyrði til að kvörtun yðar verði tekin til frekari meðferðar.
Eftir stendur afgreiðsla Þjóðskjalasafns á beiðni yðar um aðgang að umræddum lögregluskýrslum, en samkvæmt því sem greinir í kvörtuninni brást safnið við beiðninni með því að vísa til þess að umbeðin gögn væru ekki fyrir hendi hjá því. Um rétt til aðgangs að skjölum hjá Þjóðskjalasafni fer eftir ákvæðum laga nr. 77/2014, um opinber skjalasöfn. Í 46. gr. laganna er kveðið á um að heimilt sé að kæra til úrskurðarnefndar um upplýsingamál synjun á beiðni um aðgang að skjölum samkvæmt lögunum og synjun á beiðni um ljósrit af skjölum eða afrit af öðrum gögnum. Um úrskurðarnefnd um upplýsingamál er nánar fjallað í V. kafla upplýsingalaga nr. 140/2012. Í athugasemdum við 20. gr. þess frumvarps er varð að þeim lögum segir að til samræmis við framkvæmd hjá nefndinni sé einnig heimilt að kæra til hennar þegar stjórnvald vísar til þess að umbeðin gögn séu ekki fyrir hendi (sjá þskj. 223 á 141. löggj.þ. 2012-2013, bls. 70). Að þessu virtu er rétt að þér freistið þess að bera afgreiðslu Þjóðskjalasafns undir nefndina áður en umboðsmaður Alþingis fjallar nánar um málið, sbr. 3. mgr. 6. gr. laga nr. 85/1997. Þar segir að megi skjóta máli til æðra stjórnvalds sé ekki unnt að kvarta til umboðsmanns fyrr en það hefur fellt úrskurð sinn í málinu.
Með vísan til þess sem að framan greinir læt ég umfjöllun minni um kvörtun yðar lokið, sbr. 1. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997. Að fenginni niðurstöðu úrskurðarnefndar um upplýsingamál getið þér leitað aftur til umboðsmanns Alþingis teljið þér þá efni til þess.