Kvartað var yfir að Borgarskjalasafnið hefði ekki verið unnt að afgreiða beiðni um aðgang að tiltekinni skýrslu því hún væri ekki fyrirliggjandi þar. Óskað var eftir svörum umboðsmanns við því hvar skýrslan væri, hver væri með hana og hvers vegna hún hefði ekki skilað sér til safnsins.
Hlutverk umboðsmanns er ekki að afgreiða beiðnir um aðgang að gögnum í stjórnsýslunni heldur hafa eftirlit með því að stjórnvöld hafi leyst úr þeim lögum samkvæmt. Var viðkomandi bent á að leita til úrskurðarnefndar um upplýsingamál með erindi sitt.
Umboðsmaður lauk málinu með bréfi, dags. 28. febrúar 2022, sem hljóðar svo:
Vísað er til kvörtunar yðar 7. febrúar sl. sem varðar Borgarskjalasafn. Af kvörtuninni má ráða að safninu hafi ekki verið unnt að afgreiða beiðni yðar um aðgang að tiltekinni skýrslu þar sem hún hafi ekki verið fyrirliggjandi hjá safninu. Þér óskið eftir svörum við þremur spurningum, þ.e. hvar skýrslan sé, hver sé með hana og hvers vegna hún hafi ekki skilað sér á Borgarskjalasafn.
Samkvæmt 1. mgr. 2. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, er hlutverk hans að hafa í umboði Alþingis eftirlit með stjórnsýslu ríkis og sveitarfélaga á þann hátt sem nánar greinir í lögunum og tryggja rétt borgaranna gagnvart stjórnvöldum landsins. Af þessum fyrirmælum og öðrum ákvæðum laganna leiðir að það er hlutverk umboðsmanns að hafa eftirlit með störfum stjórnvalda eftir að mál hafa verið leidd til lykta innan stjórnsýslunnar. Í samræmi við það er það ekki hlutverk hans að afgreiða beiðnir um aðgang að gögnum í stjórnsýslunni, heldur að hafa eftirlit með því að stjórnvöld hafi leyst úr þeim lögum samkvæmt. Af þessum sökum verður ekki vikið frekar að beiðnum yðar um að umboðsmaður Alþingis finni skýrsluna og skýringar á því hvers vegna hún hafi ekki skilað sér á Borgarskjalasafn.
Um rétt til aðgangs að skjölum hjá Borgarskjalasafni fer eftir ákvæðum laga nr. 77/2014, um opinber skjalasöfn. Í 46. gr. laganna er kveðið á um að heimilt sé að kæra til úrskurðarnefndar um upplýsingamál synjun á beiðni um aðgang að skjölum samkvæmt lögunum og synjun á beiðni um ljósrit af skjölum eða afrit af öðrum gögnum. Um úrskurðarnefnd um upplýsingamál er nánar fjallað í V. kafla upplýsingalaga nr. 140/2012. Í athugasemdum við 20. gr. þess frumvarps er varð að þeim lögum segir að til samræmis við framkvæmd hjá nefndinni sé einnig heimilt að kæra til hennar þegar stjórnvald vísar til þess að umbeðin gögn séu ekki fyrir hendi (sjá þskj. 223 á 141. löggj.þ. 2012-2013, bls. 70). Að þessu virtu er rétt að þér freistið þess að bera afgreiðslu Borgarskjalasafns undir nefndina áður en umboðsmaður Alþingis fjallar nánar um málið, sbr. 3. mgr. 6. gr. laga nr. 85/1997. Þar segir að megi skjóta máli til æðra stjórnvalds sé ekki unnt að kvarta til umboðsmanns fyrr en það hefur fellt úrskurð sinn í málinu.
Með vísan til þess sem að framan greinir læt ég umfjöllun minni um kvörtun yðar lokið, sbr. 1. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997. Að fenginni niðurstöðu úrskurðarnefndar um upplýsingamál getið þér leitað aftur til umboðsmanns Alþingis teljið þér þá efni til þess.