Bréf

Vísað er til kvörtunar yðar 5. júlí sl. yfir því að bótanefnd samkvæmt lögum nr. 69/1995 hafi ekki afgreitt umsóknir yðar um bætur.

Í tilefni af kvörtuninni var bótanefnd ritað bréf 11. ágúst sl. þar sem þess var óskað að nefndin veitti upplýsingar um hvað liði meðferð og afgreiðslu umsókna yðar. Svör nefndarinnar bárust með bréfum 30. nóvember og 12. desember sl. þar sem fram kemur að nefndin hafi nú afgreitt umsóknir yðar.

Þar sem kvörtun yðar lýtur að því að umsóknir yðar hafi ekki verið afgreiddar og þar sem þeirri afgreiðslu er nú lokið lýk ég athugun minni á málinu, sbr. a-lið 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis. Ég hef þó ritað dómsmálaráðherra bréf það sem fylgir hjálagt í ljósriti þar sem ég kem á framfæri tilteknum ábendingum auk þess sem þar er óskað eftir nánar greindum upplýsingum og skýringum.

Bréf umboðsmanns til dómsmálaráðherra 15. desember 2022.

I

Til umboðsmanns Alþingis leituðu nýlega A og B vegna tafa á afgreiðslu bótanefndar samkvæmt lögum nr. 69/1995 á umsóknum þeirra um bætur. Með meðfylgjandi bréfum hef ég ákveðið að ljúka athugun minni á málunum. Hins vegar hafa samskipti mín við bótanefnd orðið mér tilefni til að vekja athygli ráðuneytisins á tilteknum atriðum og beina til þess ábendingum.

Í tilefni af áðurnefndum kvörtunum var bótanefnd ritað bréf 11. ágúst sl. þar sem þess var óskað að nefndin veitti mér upplýsingar um hvað liði meðferð og afgreiðslu umsóknanna og að svör bærust eigi síðar en 25. sama mánaðar. Var sú ósk ítrekuð með bréfum 14. og 28. september og 12. október sl. Það var fyrst með tölvubréfi nefndarinnar 14. október sl. sem brugðist var við erindinu og þá þannig að því yrði svarað eigi síðar en 17. sama mánaðar. Í ljósi þess að sú fyrirætlun gekk ekki eftir var fyrirspurnin á ný ítrekuð með símtali skrifstofustjóra við starfsmann nefndarinnar 7. nóvember sl. sem greindi frá því að svör myndu berast umboðsmanni næsta dag. Þær fyrirætlanir gengu heldur ekki eftir. Af því tilefni hafði undirritaður samband við formann nefndarinnar símleiðis þar sem þess var óskað að því yrði komið til leiðar að fyrirspurninni yrði svarað án tafar. Svör nefndarinnar ásamt upplýsingum um að nefndin hefði lokið afgreiðslu  málanna bárust loks 30. nóvember og 12. desember sl., en 15. nóvember hafði starfsmaður nefndarinnar þó greint frá því að fyrirspurninni yrði svarað innan tveggja daga. Þá höfðu liðið 16 mánuðir frá því umsókn um bætur var lögð fram hjá bótanefnd í því máli sem athugun umboðsmanns laut að.

Ég tek fram að þær tafir sem urðu á svörum bótanefndar til umboðsmanns eru ekki bundnar við þetta tiltekna mál heldur hefur borið á því hjá nefndinni um nokkurt skeið að fyrirspurnum umboðsmanns sé ekki svarað fyrr en mörgum mánuðum eftir veittan frest og þá án þess að upplýst sé um að tafir verði á svörum nefndarinnar eða að óskað sé eftir lengri fresti. Þá eru dæmi um að svör nefndarinnar séu óskýr eða beinlínis villandi. Gáfu slík svör t.a.m. settum umboðsmanni tilefni til að rita sýslumanninum á Norðurlandi eystra bréf 23. apríl 2021, sem þáverandi dómsmálaráðherra var sent afrit af til upplýsingar, þar sem komið var á framfæri tilteknum athugasemdum við starfshætti nefndarinnar og áréttaðar víðtækar heimildir umboðsmanns til að krefja stjórnvöld um þær upplýsingar og skýringar sem hann þarfnast samkvæmt lögum nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis. Þá benda upplýsingar sem borist hafa í tengslum við önnur mál, sem umboðsmaður hefur haft til meðferðar vegna tafa hjá nefndinni, til að afgreiðslutími nefndarinnar sé almennt nokkuð langur.

Því skal haldið til haga að í svari nefndarinnar 30. nóvember sl. er gengist við því að nokkuð hafi dregist að svara fyrirspurn umboðsmanns og beðist velvirðingar á því. Þar kemur jafnframt fram að þeim málum sem berist nefndinni hafi fjölgað verulega á síðustu árum og að niðurskurður fjárframlaga hafi bitnað verulega á starfsemi hennar. Þá hafi starfsmaður nefndarinnar verið í hálfu starfi undanfarin ár auk þess sem aldrei hafi fengist fjárveiting fyrir málaskráningarkerfi fyrir nefndina. Skortur á slíku kerfi valdi því að mikill tími fari í skráningu mála, skjalavinnslu og varðveislu skjala. Því hafi verið ákveðið að starfsmaður komi að málaskráningu og skjalavinnslu í hálfu starfi auk þess sem fallist hafi verið á að í vor verði ráðist í vinnu við gerð málaskráningarkerfis fyrir nefndina.

II

Bótanefnd er sjálfstæð stjórnsýslunefnd sem heyrir stjórnarfarslega undir dómsmálaráðuneytið, sbr. a-lið 8. tölul. 2. gr. forsetaúrskurðar nr. 6/2022, um skiptingu stjórnarmálefna milli ráðuneyta í Stjórnarráði Íslands. Þótt um sé að ræða sjálfstæða stjórnsýslunefnd sem skipað er til hliðar við þau stjórnvöld sem heyra undir almennar stjórnunarheimildir ráðherra ber honum að hafa almennt eftirlit með starfsrækslu nefndarinnar, sbr. 2. mgr. 13. gr. laga nr. 115/2011, um Stjórnarráð Íslands, og ber þannig ábyrgð á því að bregðast við ef kerfislægir eða viðvarandi annmarkar verða á stjórnsýsluframkvæmd hennar. Þegar umboðsmaður verður þess áskynja við meðferð einstakra mála að hugsanlega sé fyrir hendi almennur vandi hjá sjálfstæðri stjórnsýslunefnd, s.s. viðvíkjandi töfum á málsmeðferð eða svörum við fyrirspurnum umboðsmanns, hefur hann almennt lagt athuganir í þann farveg að kanna fyrst hvort þeim ráðherra sem fer með yfirstjórn viðkomandi málaflokks sé staðan ljós og hvort gripið hafi verið til ráðstafana til úrbóta.

Framangreind svör bótanefndar og upplýsingar um starfsskilyrði hennar, sem og þær tafir sem almennt hafa verið á svörum nefndarinnar við fyrirspurnum umboðsmanns og við afgreiðslu einstakra mála, benda til þess að fyrir hendi sé almennur vandi í starfsemi og starfsháttum hennar svo og hugsanlegir annmarkar á umgjörð og starfsaðstæðum. Þar sem bótanefnd hefur á undanförnum árum ítrekað verið rituð bréf þar sem ábendingum er að þessu leyti komið á framfæri, án þess að séð verði að við hafi verið brugðist, tel ég  ástæðu til að upplýsa yður um framangreint.

Þess er einnig óskað, með vísan til 7. og 9. gr. laga nr. 85/1997, að ráðuneytið veiti umboðsmanni upplýsingar um hvort því sé þegar kunnugt um þann vanda sem virðist vera uppi hjá bótanefnd og þá hvort og þá hvaða ráðagerðir séu uppi til úrbóta. Þá óska ég eftir því að ráðuneytið upplýsi hvernig eftirliti þess, sbr. m.a. 2. mgr. 13. gr. laga nr. 115/2011, um Stjórnar­ráð Íslands, með bótanefnd hafi verið háttað m.t.t. málshraða, viðhlítandi fjármögnunar og aðbúnaðar nefndarinnar. Loks er þess óskað, í ljósi þess sem fram hefur komið í svörum nefndarinnar, að ráðuneytið, eftir atvikum með atbeina bótanefndar, veiti nánari upplýsingar um hvernig málaskráningu og varðveislu gagna sé háttað hjá nefndinni.

Framangreindra upplýsinga og skýringa er óskað svo unnt sé að meta hvort tilefni sé til að taka störf nefndarinnar, og eftirlit ráðuneytisins með þeim, til almennrar athugunar á grundvelli 5. gr. laga nr. 85/1997.

Þess er óskað að svör ráðuneytisins berist eigi síðar en 12. janúar nk.