Í kjölfar tveggja kvartana yfir því að sýslumenn hefðu við afgreiðslu erinda krafist tiltekinna vottorða frá Þjóðskrá Íslands taldi umboðsmaður ástæðu til að óska eftir nánari upplýsingum frá dómsmálaráðuneytinu. Var þá haft í huga að framkvæmdin væri í samræmi við lög og íþyngdi aðilum ekki meira en nauðsynlegt væri.
Ráðuneytið upplýsti um breytta framkvæmd í umræddum málaflokkum frá því sem verið hefði árinu á undan. Með endurbótum á hugbúnaði hefði sýslumönnum nú verið gert kleift að afla upplýsinga um forsjá barna svo og fæðingarvottorða rafrænt og milliliðalaust frá Þjóðskrá Íslands.
Í ljósi þeirrar breyttu framkvæmdar sem komið hafði verið á og yfirstandandi athugunar á breyttu fyrirkomulagi taldi umboðsmaður rétt að ljúka málunum.
Umboðsmaður lauk málinu með bréfi 6. júní 2023.
Hér með tilkynnist að embætti umboðsmanns Alþingis hefur lokið athugunum sínum á málum er varða öflun vottorða frá Þjóðskrá Íslands sem sýslumönnum er nauðsynlegt að hafa annars vegar við meðferð forsjármála og hins vegar vegna könnunar á hjónavígsluskilyrðum.
Tilefni athugunar þessara mála var sitt hvor kvörtunin frá nafngreindum mönnum yfir að sýslumenn hefðu við afgreiðslu erinda þeirra krafist tiltekinna vottorða frá Þjóðskrá Íslands. Svo sem fram hefur komið í fyrri samskiptum við ráðuneytið var málunum lokið þar sem ekki voru skilyrði til frekari meðferðar þeirra hjá umboðsmanni. Engu að síður var talin ástæða til óska eftir nánari upplýsingum um framkvæmd sýslumannsembættanna í málum þar sem gerðar eru kröfur um framlagningu vottorða, þ.m.t. aðgang þeirra að skrám hjá Þjóðskrá Íslands. Var þá haft í huga að framkvæmdin væri í samræmi við lög og íþyngdi aðilum ekki meira en nauðsynlegt væri.
Í svörum ráðuneytisins við fyrirspurnum umboðsmanns hefur verið upplýst um breytta framkvæmd í báðum umræddum málaflokkum frá því sem var á síðastliðnu ári að því leyti að sýslumönnum hefur nú, með endurbótum á hugbúnaði, verið gert kleift að afla upplýsinga um forsjá barna svo og fæðingarvottorða rafrænt og milliliðalaust frá Þjóðskrá Íslands.
Um forsjármálin kemur fram að eftir síðustu uppfærslu á starfskerfum sýslumanna, um miðjan apríl síðastliðinn, fáist uppflettiaðgangur að upplýsingum þjóðskrár um forsjá barna án sérstakrar gjaldtöku fyrir aðila máls. Kostnaður við þær breytingar hafi rúmast innan rekstrarheimilda sýslumannsembættanna. Hvað varðar fæðingarvottorð í tengslum við könnun á hjónavígsluskilyrðum kemur aftur á móti fram að það fyrirkomulag hafi gilt frá 1. febrúar sl. að umsækjandi eigi þess kost að óska í rafrænni umsókn til sýslumanns eftir fæðingarvottorði frá Þjóðskrá Íslands, sem þá berist sýslumanni beint, en hjónaefni þurfi eftir sem áður að greiða fyrir vottorðið. Fram kemur í svari ráðuneytisins að það telji fullreynt að afla undanþágu frá gjaldtöku Þjóðskrár Íslands vegna vottorða sem á reyni við framkvæmd lögmæltra verkefna sýslumanna. Loks er af hálfu ráðuneytisins upplýst um að það hafi 19. apríl sl. farið þess á leit við Sýslumannaráð að það taki framkvæmd og eyðublöð sýslumannsembættanna til endurskoðunar, með það að markmiði að fella út áskilnað um framlagningu vottorða ef embættin geta sjálf staðreynt upplýsingarnar með áreiðanlegum hætti og lög áskilja ekki framlagningu þeirra.
Í ljósi framangreindra upplýsinga, þeirrar breyttu framkvæmdar sem komist hefur á til hagsbóta fyrir aðila og yfirstandandi athugunar á breyttu fyrirkomulagi tel ég rétt að ljúka hér með fyrrgreindum athugunum mínum.