Bréf

  

I

Vísað er til kvörtunar yðar 20. apríl sl. sem lýtur að ráðningu í starf Vegagerðarinnar. Af kvörtun yðar verður ráðið að hún lúti annars vegar að því að Vegagerðin hafi ekki orðið við beiðni yðar um upplýsingar um þá umsækjendur sem boðaðir voru til viðtals og afhendingu gagna þar að lútandi. Hins vegar lúti kvörtunin að þeirri ákvörðun Vegagerðarinnar að boða yður ekki í viðtal vegna starfsins þrátt fyrir reynslu yðar og hæfni. Þá gerið þér athugasemdir við að starfsmaður X ehf. hafi valið þá sem boða skyldi til viðtals.

Í tilefni af kvörtun yðar voru Vegagerðinni rituð bréf 2. maí og 16. júní sl. þar sem þess var óskað að umboðsmanni yrðu afhent afrit af gögnum málsins ásamt nánar greindum upplýsingum og skýringum. Svör Vegagerðarinnar bárust 15. maí, 14. júlí og 18. ágúst sl.

  

II

Í tilefni af þeim þætti kvörtunar yðar er lýtur að meðferð Vegagerðarinnar á beiðni yðar um upplýsingar um þá starfsmenn sem boðaðir voru til viðtals og afhendingu gagna þar að lútandi var þess óskað með bréfi 2. maí sl. að stofnunin upplýsti hvort tekin hefði verið afstaða til beiðni yðar og ef svo væri að umboðsmaður yrði upplýstur um þá afstöðu.

Í svari Vegagerðarinnar 15. maí sl. kemur fram að 25. og 30. mars sl. hafið þér óskað eftir upplýsingum um hverjir hefðu sótt um starf framkvæmdastjóra mannvirkjasviðs, hverjir hefðu verið boðaðir í viðtöl, hvenær viðtölin hefðu farið fram, hvenær þeim hefði lokið, hver hefði verið ráðinn í starfið og loks hverjir hefðu tekið þátt í ráðningarferlinu. Með tölvubréfi 5. apríl sl. hefði Vegagerðin afhent yður lista yfir umsækjendur, þá sem boðið hefði verið í viðtal og rökstuðning fyrir ráðningu í starfið auk upplýsinga um hvenær viðtölin hefðu farið fram. Síðar sama dag hefðuð þér óskað eftir frekari gögnum, þ.e. rökstuðningi fyrr vali allra þeirra sem boðaðir hefðu verið í fyrsta viðtal, þ.m.t. öll umsóknargögn og rökstuðningi fyrir vali viðkomandi. Umbeðin viðbótargögn hafi verið send yður með tölvubréfi 21. apríl sl., þ.e. afrit af stigagjöf umsækjenda sem í upphaflegri yfirferð og flokkun umsókna með hliðsjón af tilgreindum menntunar- og hæfniskröfum þóttu best uppfylla hæfniskröfur starfsins, lista yfir nöfn umsækjenda og þeirra sem boðaðir hefðu verið í viðtal og afrit af stigagjöf umsækjenda að loknu fyrsta viðtali. Þó hafi upplýsingar um kennitölur, heimilisföng, símanúmer, netföng, fjölskylduhagi og andlitsmyndir verið afmáðar úr gögnunum á grundvelli 17. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Þá hafi yður jafnframt verið veitt svör um hver hefði verið ráðinn í starfið og hverjir hefðu tekið þátt í ráðningarferlinu.

Í ljósi þess að Vegagerðin hefur nú afgreitt framangreinda beiðni yðar tel ég ekki tilefni til að aðhafast frekar að þessu leyti.

  

III

Samkvæmt 1. mgr. 2. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, er hlutverk hans að hafa í umboði Alþingis eftirlit með stjórnsýslu ríkis og sveitarfélaga á þann hátt sem nánar greinir í lögunum og tryggja rétt borgaranna gagnvart stjórnvöldum landsins. Við athugun á málum er lúta að ákvörðunum stjórnvalda um ráðningu í opinber störf er umboðsmaður ekki í sömu stöðu og það stjórnvald sem ákvað hvaða umsækjanda skyldi ráða í starf, enda hefur verið lagt til grundvallar í íslenskum rétti að stjórnvald njóti svigrúms við mat á því hvaða umsækjandi sé hæfastur hafi það aflað fullnægjandi upplýsinga til að meta hæfni þeirra og sýnt fram á að heildstæður samanburður hafi farið fram. Í málum sem þessum er það því ekki hlutverk umboðsmanns að taka afstöðu til þess hvern hefði átt að ráða í téð starf, heldur að fjalla um hvort meðferð málsins og ákvörðun Vegagerðarinnar hafi verið lögmæt.

Í auglýsingu Vegagerðarinnar um starfið kom fram að leitað væri eftir framsæknum og árangursdrifnum framkvæmdastjóra til að leiða öflugt starf mannvirkjasviðs stofnunarinnar. Starfið heyrði beint undir forstjóra og sæti framkvæmdastjóri í yfirstjórn Vegagerðarinnar. Jafnframt kom fram að framkvæmdastjóri veitti sviðinu faglega og stjórnunarlega forystu og starfaði í samræmi við stefnu Vegagerðarinnar hverju sinni. Framkvæmdastjóri væri stjórnendum sínum til ráðgjafar og stuðnings í verkefnum og leiddi faglega uppbyggingu sviðsins. Þá voru eftirfarandi menntunar- og hæfniskröfur skilgreindar:  

• Verk- eða tæknifræðingur með meistaragráðu
• Farsæl reynsla af stjórnun og mannaforráðum
• Reynsla af fjármálum og áætlanagerð
• Reynsla af verkefnastjórnun umfangsmikilla verkefna æskileg
• Þekking og reynsla af innviðaframkvæmdum hvað varðar hönnun og/eða framkvæmd er æskileg
• Framúrskarandi samskiptafærni
• Frumkvæði, metnaður og árangursdrifni
• Sjálfstæð og öguð vinnubrögð
• Hæfni til að fylgja málum eftir og til að finna bestu lausnir hverju sinni
• Mjög góð íslensku- og enskukunnátta og þekking á Norðurlandamáli

Umsækjendur um starfið voru 22 talsins. Samkvæmt gögnum málsins og skýringum Vegagerðarinnar fór mat á umsækjendum fram í þremur skrefum. Fyrst á grundvelli umsókna þar sem valdir voru sjö umsækjendur sem best þóttu uppfylla framsettar hæfniskröfur í auglýsingu og því næst með viðtölum við þá. Að loknum viðtölum voru þeir þrír umsækjendur sem þóttu standa öðrum umsækjendum framar boðaðir í framhaldsviðtal áður en ákvörðun var tekin um ráðningu.

Að virtu því svigrúmi sem stjórnvald hefur við val á sjónarmiðum sínum og áherslum, svo og þeirri aðstöðu að margir umsækjendur kunna að uppfylla auglýstar kröfur, er ekki tilefni til að gera athugasemdir við að beitt sé samræmdri aðferð til að afmarka í fyrstu hóp hæfustu umsækjenda til að gegna starfinu. Með þessum fyrirvara hefur umboðsmaður almennt ekki heldur gert athugasemdir við það fyrirkomulag að frummat á umsækjendum grundvallist á tiltölulega hlutlægum atriðum, svo sem upplýsingum um menntun og starfsreynslu í ferilskrá, og í framhaldinu sé eingöngu ákveðinn fjöldi umsækjenda boðaður í viðtal og komi til frekara mats.

Ákveði stjórnvald að leita aðstoðar ráðningarfyrirtækis við ráðningu opinberra starfsmanna leiðir það af lögmæltu hlutverki þess að ýmsar ákvarðanir sem teknar eru við vinnslu málsins og hafa grundvallarþýðingu fyrir stöðu einstakra umsækjenda, til að mynda ákvarðanir sem miða að því að þrengja hóp umsækjenda sem til álita kemur að ráða í starfið, verði ekki teknar nema af stjórnvaldinu sjálfu, sbr. álit umboðsmanns Alþingis 11. júlí 2005 í máli nr. 4217/2004. Ég nefni í þessu sambandi að samkvæmt 3. mgr. 2. gr. laga nr. 120/2012, um Vegagerðina, framkvæmdastofnun samgöngumála, ræður forstjóri Vegagerðarinnar annað starfsfólk til stofnunarinnar.

Í svarbréfi Vegagerðarinnar 18. ágúst sl. kemur fram að við frummat á umsóknum hafi fyrst verið kannað hvort kröfur um menntun og mjög góða íslenskukunnáttu hefðu verið uppfylltar. Því næst hafi verið metið hvernig umsækjendur féllu að hæfnikröfum um reynslu af stjórnun og mannaforráðum, fjármálum og áætlanagerð, verkefnastjórnun umfangsmikilla verkefna sem og kröfum um þekkingu og reynslu af innviðaframkvæmdum hvað varðaði hönnun og/eða framkvæmd. Niðurstaða frummats hefði verið að sex umsækjendur voru taldir uppfylla allar eða flestar hæfniskröfur. Þeir hefðu búið yfir mikilli eða afburða hæfni af stjórnun umfangsmikilla verkefna og verið þaulvanir áætlanagerð, bæði fyrir deildir/svið og framkvæmdir sem yltu milljörðum. Þá hefðu þeir jafnframt mikla eða afburða þekkingu og reynslu af stórum innviðaframkvæmdum og að leiða vinnu við þær, en auk þess hefðu þeir allir uppfyllt kröfur um stjórnunarreynslu, þó að mis miklu leyti.

Í bréfinu kemur jafnframt fram að forstjóri Vegagerðarinnar hafi tekið ákvörðun um að bjóða skyldi framangreindum umsækjendum til viðtals. Þá hafi það verið mat Vegagerðarinnar að átta aðrir umsækjendur, og voruð þér þar á meðal, uppfylltu grunnkröfur auglýsingar um menntun og íslenskukunnáttu en hafi hins vegar ekki staðið eins vel að vígi hvað varðaði viðbótarkröfur um reynslu og þekkingu. Af þeim hafi tveir umsækjendur verið taldir standa skör framar og annar þeirra verið boðaður í viðtal.

Að virtum gögnum málsins og að fengnum skýringum Vegagerðarinnar verður ekki annað ráðið en að stofnunin hafi, við úrlausn þess hverjir umsækjenda kæmu til frekari álita með boði um viðtal, lagt mat á umsóknir allra með vísan til sömu hæfniviðmiða. Verður að fallast á að þessi viðmið hafi staðið í nægilegum tengslum við það markmið frummatsins að velja hóp hæfustu umsækjendanna til frekara mats og að ákvörðun Vegagerðarinnar hafi rúmast innan svigrúms stofnunarinnar. Þá verður ekki séð að mat á umsóknum hafi verði bersýnilega óforsvaranlegt eða að ákvörðun um hvaða umsækjendur skyldi boða til viðtals hafi verið tekin af öðrum en forstjóra Vegagerðarinnar.

Að þessu virtu og að teknu tilliti til þeirra umsóknargagna sem liggja fyrir eru því ekki efni til annars en að líta svo á að ákvörðun Vegagerðarinnar hafi byggst á heildstæðum samanburði á grundvelli þeirra sjónarmiða sem sett voru fram í auglýsingu um starfið. Tel ég því ekki tilefni til að gera athugasemdir við málsmeðferð Vegagerðarinnar svo og niðurstöðu hennar um hvaða umsækjendum var boðið til viðtals vegna fyrirhugaðrar ráðningar í starf framkvæmdastjóra mannvirkjasviðs stofnunarinnar eða hvaða umsækjandi var ráðinn í starfið.

   

IV

Með vísan til þess sem að framan er rakið lýk ég athugun minni á kvörtun yðar með vísan til a-liðar 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis. Ég hef þó ritað Vegagerðinni bréf það sem fylgir hjálagt í ljósriti þar sem ég kem á framfæri tilteknum ábendingum. Þær ábendingar eru þó ekki til þess fallnar að hafa áhrif á niðurstöðu mína í málinu.

 

  

---

 

    

Bréf umboðsmanns til Vegagerðarinnar 28. september 2023.

   

I

Vísað er til fyrri bréfaskipta vegna kvörtunar A er laut að ákvörðun Vegagerðarinnar um ráðningu í starf framkvæmdastjóra mannvirkjasviðs stofnunarinnar. Líkt og fram kemur í bréfi mínu til A, sem fylgir hjálagt í ljósriti, hef ég ákveðið að ljúka málinu með vísan til a-liðar 2. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis. Þrátt fyrir það hefur athugun mín á þessu máli orðið mér tilefni til að koma eftirfarandi ábendingum á framfæri með það í huga að framvegis verði horft til þeirra í störfum stofnunarinnar.

   

II

Í tilefni af kvörtuninni var Vegagerðinni ritað bréf 2. maí sl. þar sem þess var m.a. óskað að umboðsmanni yrðu afhent afrit af öllum gögnum ráðningarmálsins. Var tekið fram að með því væri átt við auglýsingu um starfið, umsóknargögn og ferilskrár A og þeirra umsækjenda sem boðaðir hefðu verið til starfsviðtals og önnur gögn sem hefðu legið til grundvallar ákvörðuninni, svo sem upplýsingar um spurningar í viðtölum við umsækjendur og minnispunkta um svör við þeim, viðtöl við umsagnaraðila og önnur atriði sem vörðuðu samanburð á umsækjendum og kynnu að hafa verið skráð í samræmi við 27. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012.

Í bréfi Vegagerðarinnar 15. maí sl. kom fram að í samræmi við beiðni umboðsmanns væru öll gögn málsins afhent og væru þau m.a. umsóknargögn þeirra umsækjenda sem boðaðir hefðu verið í fyrsta viðtal að undanskilinni umsókn þess umsækjanda sem dregið hefði umsókn sína til baka að loknu framhaldsviðtali. Þá hefðu nánar greindar persónuupplýsingar verið afmáðar úr umsóknargögnum á grundvelli 17. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 þar sem hagsmunir A af því að fá þær upplýsingar þættu samkvæmt mati Vegagerðarinnar eiga að víkja fyrir ríkari einkahagsmunum þeirra einstaklinga sem upplýsingarnar vörðuðu.

Í ljósi svara Vegagerðarinnar var stofnuninni ritað bréf 16. júní sl. þar sem áréttaðar voru víðtækar heimildir umboðsmanns samkvæmt lögum nr. 85/1997 til að krefja stjórnvöld um þær upplýsingar og skýringar sem hann þarfnaðist. Var þess óskað að Vegagerðin gerði grein fyrir því hvernig sú afmáning á persónuupplýsingum í þeim gögnum sem umboðsmanni voru afhent, þau sjónarmið sem lægju því til grundvallar samkvæmt bréfi Vegagerðarinnar og sú ákvörðun að undanskilja gögn um þann umsækjanda sem dregið hefði umsókn sína til baka samrýmdist lögum. Væri það mat Vegagerðarinnar að rétt væri að afhenda umboðsmanni þessi gögn var þess óskað að þau yrðu afhent.

Af svarbréfi Vegagerðarinnar 14. júlí sl. verður ráðið að afmáning áðurnefndra persónuupplýsinga og tilvísanir stofnunarinnar til 17. gr. stjórnsýslulaga hafi staðið í tengslum við beiðni A um aðgang að gögnum ráðningarmálsins. Í bréfinu kemur fram að Vegagerðin hafi litið svo á að hinar afmáðu upplýsingar hefðu augljóslega enga þýðingu fyrir skoðun umboðsmanns á kvörtun A. Um væri að ræða upplýsingar sem á engan hátt hefðu þýðingu í sambandi við ákvörðun og málsmeðferð Vegagerðarinnar. Þá væri aðgengi að þeim á engan hátt gagnlegt í því skyni að embættið gæti rækt lögbundið eftirlitshlutverk sitt og að afmáning upplýsinganna væri fremur til hægðarauka við vinnslu málsins og í samræmi við þær kröfur sem gera ætti með tilliti til meðalhófs við vinnslu persónuupplýsinga. Teldi umboðsmaður engu að síður nauðsynlegt að fá viðkomandi gögn afhent án þess að upplýsingarnar væru afmáðar væri þess farið á leit að umboðsmaður léti í té afstöðu sína þar um og leiðbeindi Vegagerðinni nánar þar að lútandi.

Hvað snerti umsóknargögn þess umsækjanda sem dregið hefði umsókn sína til baka kom fram í bréfi Vegagerðarinnar að frá því tímamarki hefði viðkomandi ekki lengur verið aðili ráðningarmálsins. Vegagerðin hafi litið svo á að gögn og upplýsingar sem vörðuðu umsækjanda sem ekki væri aðili máls gætu ekki haft þýðingu við umfjöllun umboðsmanns um málið. Teldi umboðsmaður allt að einu að afhending þeirra væri honum nauðsynleg til þess að hann gæti gætt lögbundins eftirlitshlutverks síns með viðunandi hætti myndi Vegagerðin afhenda þau sem trúnaðarmál og eftir atvikum með því að afmá persónuupplýsingar með þeim hætti sem gert hefði verið við afhendingu gagna annarra umsækjenda.

Umbeðin gögn voru að lokum afhent umboðsmanni í framhaldi af samskiptum skrifstofustjóra umboðsmanns við Vegagerðina.

   

III 

Með lögum nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, er embættinu falið það meginhlutverk að gæta þess að jafnræði sé í heiðri haft í stjórnsýslunni og að hún fari að öðru leyti fram í samræmi við lög og vandaða stjórnsýsluhætti. Til þess að umboðsmaður geti rækt lögbundið hlutverk sitt hefur embættið víðtækar heimildir til gagna- og upplýsingaöflunar, sbr. 7. og 9. gr. fyrrgreindra laga. Þannig segir m.a. í 1. mgr. 7. gr. laganna að hann geti krafið stjórnvöld um afhendingu á skýrslum, skjölum, bókunum og öllum öðrum gögnum sem snerta mál, eftirlit eða athuganir umboðsmanns. Það er að jafnaði á grundvelli gagna máls og eftir atvikum skýringa stjórnvalda hverju sinni sem umboðsmaður metur hvort starfshættir stjórnvalda hafi verið í samræmi við lög. Það er því forsenda þess að umboðsmaður geti rækt lögbundið hlutverk sitt að stjórnvöld veiti fullnægjandi upplýsingar og skýringar þegar eftir þeim er leitað.

Þó stjórnvöldum kunni vissulega að vera rétt að gjalda varhug við því að afhenda umboðsmanni persónuupplýsingar sem hann hefur ekki óskað eftir samrýmist það að sama skapi illa því eftirlitshlutverki sem umboðsmanni hefur verið falið með stjórnsýslunni að stjórnvöld upp á sitt einsdæmi meti hvort og þá hvaða upplýsingar beri að afmá í gögnum sem hann hefur sannanlega óskað eftir. Er þá tekið eðlilegt mið af þeim reglum og sjónarmiðum sem eiga við um þagnarskyldu þeirra sem starfa á vegum opinberra aðila og höfð hliðsjón af 3. tölul. 1. mgr. 8. gr. laga nr. 90/2018, um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, um að við meðferð persónuupplýsinga skuli þess gætt að þær séu nægilegar, viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar.

Stjórnvöldum ber að eftirláta umboðsmanni Alþingis mat á því hvaða upplýsingar eru honum nauðsynlegar til þess að hann geti lagt fullnægjandi grundvöll að athugunum sínum. Er þannig ekki gert ráð fyrir því að umboðsmaður veiti sérstakar skýringar á því að umbeðin gögn séu honum nauðsynleg. Ég tel þó ástæðu til að taka fram, vegna þess sem fram hefur komið í svörum Vegagerðarinnar um umsóknargögn þess umsækjanda sem dró umsókn sína til baka, að athugun umboðsmanns laut að því hvort ráðningarferli Vegagerðarinnar, og þá einkum mat stofnunarinnar á því hverja skyldi boða til viðtals, hefði verið í samræmi við lög. Í ljósi þess að téður umsækjandi var á meðal þeirra sem boðaðir voru til viðtals höfðu gögnin því þýðingu við athugun á því hvort jafnræðis hefði verið gætt við mat á umsóknum umsækjenda og hvort það mat hefði verið forsvaranlegt. Ég minni á í þessu sambandi að heimildir umboðsmanns til upplýsinga- og gagnaöflunar sæta ekki þeim takmörkunum sem upplýsingaréttur aðila máls kann að sæta á grundvelli stjórnsýslulaga.

   

IV

Í ljósi framangreinds kem ég því á framfæri að betur verði gætt að þessum atriðum við meðferð hliðstæðra mála hjá Vegagerðinni í framtíðinni.