Álit

I.

Hinn 6. júní 2001 leitaði til mín A og kvartaði yfir tímabundinni ráðningu í starf lektors við X-skor Háskóla Íslands. Lýtur kvörtun hennar að ýmsum atriðum í tengslum við málsmeðferð háskólans. Með vísan til 1. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, hef ég ákveðið að fjalla í áliti þessu um eftirfarandi atriði kvörtunarinnar:

1) Tilgreiningu þeirra sem stóðu að umsögn [X-skorar] um umsækjendur, dags. 9. október 2000.

2) Málsmeðferð við ákvörðun um sérstakt hæfi skorarmanna og/eða deildarfundarmanna.

3) Rökstuðning fyrir tillögu deildarfundar.

4) Tilkynningu og rökstuðning fyrir ákvörðun rektors.

Við þessa afmörkun mína hef ég haft í huga að fjalla í álitinu aðeins um þau atriði þar sem tilefni er til athugasemda eða ábendinga af minni hálfu vegna kvörtunar A og sem geta haft sérstaka þýðingu við stjórnsýslu þessara mála innan Háskóla Íslands. Umfjöllun um önnur atriði í kvörtun A hef ég lokið með bréfi til hennar og þá meðal annars með tilliti til skýringa sem gefnar voru af hálfu háskólans.

Ég lauk máli þessu með áliti, dags. 18. október 2002.

II.

Málsatvik eru þau að umrætt starf lektors var auglýst laust til umsóknar í Morgunblaðinu 12. mars 2000. Í auglýsingunni sagði meðal annars eftirfarandi:

„Við [X-skor] er laust starf lektors í félagslegri og menningarlegri [Y-fræði]. Umsækjendur skulu hafa stundað vettvangsrannsóknir og lokið háskólaprófi í greininni.

Gert er ráð fyrir að ráða í starfið frá og með haustmisseri árið 2000 enda verði störfum dómnefndar þá lokið. Um er að ræða tímabundið starf til 2ja ára með möguleika á framlengingu.“

Þar voru enn fremur veittar leiðbeiningar um þau gögn sem þyrftu að fylgja umsókn, hver veitti nánari upplýsingar og hvernig launakjör væru ákveðin. Umsóknarfrestur var til 12. apríl 2000. Þá kom fram í auglýsingunni að öllum umsóknum yrði svarað þegar ákvörðun hefði verið tekin um ráðstöfun starfsins.

Fjórir umsækjendur voru um starfið og þeirra á meðal var A. Dómnefnd var skipuð í maí 2000 til að meta hæfi umsækjenda. Nefndin skilaði áliti sínu hinn 16. ágúst sama ár. Þar var fjallað um hvern umsækjanda með hliðsjón af námsferli, rannsóknum, ritstörfum og reynslu þeirra á ýmsum sviðum. Varð það niðurstaða dómnefndar að allir umsækjendur fullnægðu lágmarksskilyrðum sem krafist væri til að geta gegnt starfi lektors við félagsvísindadeild.

Með bréfi, dags. 23. ágúst 2000, var A ásamt öðrum umsækjendum gefinn kostur á því að koma að athugasemdum við álit dómnefndar. A gerði háskólanum grein fyrir athugasemdum sínum í bréfi, dags. 1. september sama ár. Formaður dómnefndar svaraði athugasemdunum með bréfi, dags. 15. september sama ár, og kom þar meðal annars fram að athugasemdir hennar myndu fylgja álitinu til deildarmanna.

Félagsvísindadeild vísaði umsóknunum því næst til umfjöllunar X-skorar. Fjallað var um þær á fundi skorarinnar hinn 22. september 2000. Varð það niðurstaða fundarins að mæla með því að B yrði ráðin í starfið.

Fjallað var þessu næst um dómnefndarálitið á fundi félagsvísindadeildar hinn 29. september 2000. Í fundargerð kemur fram að miklar umræður hafi verið um málið. Ákveðið var að vísa málinu til nýrrar umfjöllunar X-skorar enda hefði skorin ekki haft öll gögn málsins undir höndum. Þá var talið nauðsynlegt að skorin rökstyddi niðurstöðu sína þar sem dómnefnd hefði ekki verið falið að raða hæfum umsækjendum.

Á fundi X-skorar 9. október 2000 var fjallað um málið á ný. Sú niðurstaða að mæla með ráðningu B í umrætt starf var síðan rökstudd í óundirrituðu bréfi, dags. sama dag. Í niðurlagi bréfsins segir eftirfarandi:

„Niðurstaða [X-skorar] er, eins og áður segir, að ráða beri [B] í auglýst lektorsstarf í [Y-fræði]. Viðfangsefni [C] og [A] eru mun einhæfari en viðfangsefni [B]. Vísindalegt gildi verka [B] skipar henni í fyrsta sæti, verk hennar spanna vítt svið í [Y-fræðilegri] umfjöllun og hún hefur stundað ítarlega vettvangsrannsókn á menningarsvæði sem skorin telur, og hefur talið, mikilvægt að setja á oddinn. Fundurinn taldi ekki ástæðu til að gera upp á milli [C] og [A].“

A óskaði eftir því í bréfi til deildarforseta félagsvísindadeildar, dags. 26. október 2000, að fá tækifæri til að svara rökstuðningi skorarinnar. Samþykkt var á deildarfundi hinn 27. október sama ár að fresta afgreiðslu málsins þar til möguleg andmæli umsækjenda við umfjöllun skorar lægju fyrir. Athugasemdir A bárust með bréfi lögmanns hennar, dags. 14. nóvember 2000. Þessum gögnum var dreift til deildarmanna með bréfi deildarforseta, dags. 5. desember sama ár.

Fjallað var um umsækjendur á fundi félagsvísindadeildar hinn 8. desember 2000. Í fundargerð segir meðal annars svo:

„Í kynningu sinni á málinu lagði deildarforseti áherslu á að lykilgögn í málinu væru dómnefndarálit, andmæli umsækjenda við því og svör dómnefndar við andmælum. Önnur gögn væru því aðeins til hliðsjónar umræðunni og hefðu ekki sama vægi, þó að þau væru að sjálfsögðu gögn í málinu. Í því sambandi skýrði hann frá því að honum hefði borist bréf frá einum umsækjanda, [B]. Það bréf hefði borist eftir að andmælafrestur rann út og hann teldi það því ekki gilt gagn í málinu og hefði ekki dreift því til deildarmanna.

Síðan lagði deildarforseti áherslu á að samkvæmt fyrri reglum og hefðum hefði verið leitað til skorar um umsögn en afstaða skorar væri á engan hátt bindandi fyrir deildarfundinn. Þá lagði deildarforseti áherslu á að allir fjórir umsækjendur sem hefðu fengið hæfisdóm kæmu til álita og deildarmönnum væri heimilt að greiða þeim hverju fyrir sig sitt atkvæði og þau teldust gild atkvæði. Hann gaf orðið síðan laust um málið allt, en stefnt væri að niðurstöðu um meðmæli deildar um ráðningu í áðurnefnt starf.

Miklar umræður urðu um alla þætti málsins; um málsmeðferð, málsgögn og efni máls. Á fundinum komu fram skýrar og oft ítarlegar ábendingar um styrk þriggja umsækjenda, þeirra [C], [A] og [B], þó einkum hinna tveggja síðastnefndu. Komu fram mjög skiptar skoðanir á því hvað í ferli og verkum umsækjenda ætti að ráða úrslitum í þessu vali.“

Að lokinni umræðu um málið var gengið til atkvæðagreiðslu og féllu atkvæði þannig að C fékk tvö atkvæði, A hlaut níu atkvæði og B fékk tólf atkvæði. Þá var gengið til atkvæðagreiðslu um efstu tvo umsækjendurna og varð niðurstaða þeirrar atkvæðagreiðslu sú að A hlaut tíu atkvæði og B fékk tólf atkvæði. Einn seðill var auður. Meiri hluti á deildarfundi mælti því með því að B yrði ráðin í starfið. Í bréfi til háskólarektors, dags. 15. desember 2000, óskaði félagsvísindadeild eftir því að B yrði boðið starf lektors og að gerður yrði tímabundinn ráðningarsamningur við hana fyrir tímabilið 1. janúar 2001 til 31. desember 2002. Rektor ákvað síðan í byrjun janúar 2001 að B skyldi ráðin í umrætt starf og var sú ákvörðun tilkynnt henni með bréfi, dags. 8. janúar 2001.

[A] ritaði háskólarektor svohljóðandi bréf, dags. 7. mars 2001:

„Varðandi ráðningu í stöðu lektors við [X-skor]

Undirritaðri, umsækjanda um ofangreinda stöðu, hefur enn ekki verið tilkynnt skriflega um niðurstöðu ofangreindrar stöðuveitingar. Ég hef í símtölum vakið athygli lögfræðings skrifstofunnar á þessu, og verið lofað að öll gögn málsins yrðu send mér innan nokkurra daga. Það hefur enn ekki gengið fram.

Með bréfi þessu fer ég þess á leit að mér verði send staðfesting á hver varð niðurstaða rektorsembættisins varðandi ráðningu í lektorsstöðuna. Ef ráðning er frágengin óska ég eftir upplýsingum um dagsetningu stöðuveitingarinnar og rökstuðningi Háskólans fyrir niðurstöðu sinni, eins og reglugerð Háskólans mælir fyrir um. Sé enn ekki formlega búið að ganga frá þessari stöðuveitingu óska ég eftir að fá það staðfest skriflega.“

A var tilkynnt í tölvupósti frá skrifstofu rektors að hún mætti vænta svars við erindi sínu 23. mars 2001. Henni var svo tilkynnt um niðurstöðu málsins í bréfi, dags. 19. mars 2001. Þar sagði meðal annars:

„Á deildarfundi félagsvísindadeildar sem haldinn var þann 8. desember s.l. var tekið fyrir álit dómnefndar um hæfi umsækjenda til að gegna ofangreindu starfi. Umsækjendur voru fjórir og voru allir taldir hæfir til að gegna starfinu. Niðurstaða atkvæðagreiðslu var sú að [B] hlaut meirihluta atkvæða og óskaði félagsvísindadeild eftir því við rektor með bréfi, dags. 15. desember 2000 að hún yrði ráðin í starfið. Í samræmi við framangreint ákvað rektor að [B] yrði ráðin í starfið. Þetta tilkynnist þér hér með.“

Með bréfinu fylgdi afrit af bréfi rektors, dags. 8. janúar 2001, til starfsmannasviðs þar sem ákvörðun rektors um ráðningu B var tilkynnt.

III.

Með bréfi til rektors Háskóla Íslands, dags. 27. júní 2001, óskaði ég eftir því með vísan til 7. og 9. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, að háskólinn lýsti viðhorfi sínu til kvörtunar A og léti mér í té gögn málsins. Ég ítrekaði erindi mitt með bréfi, dags. 24. ágúst 2001 og 8. október sama ár. Hinn 30. október barst mér bréf frá háskólanum þar sem beðist var velvirðingar á að erindi mínu hefði enn ekki verið svarað. Kom þar fram að ástæða þess væri sú að umkvörtunarefni A væru víðtæk og afla þyrfti gagna frá mörgum stjórnunareiningum. Vinna að svari væri hins vegar langt komin og myndi berast þá um mánaðarmótin. Ég ítrekaði erindi mitt á ný hinn 8. janúar 2002. Svarbréf háskólans barst mér síðan 5. apríl 2002. Er gerð grein fyrir efni þess í tengslum við umfjöllun hvers kafla álitsins fyrir sig.

Með bréfi, dags. 5. apríl 2002, gaf ég A færi á því að senda mér þær athugasemdir sem hún teldi ástæðu til að gera í tilefni af bréfi háskólans. Þær athugasemdir bárust mér með bréfi, dags. 1. maí 2002.

IV.

Samkvæmt 1. mgr. 11. gr. laga nr. 41/1999, um Háskóla Íslands, eru kennarar háskólans prófessorar, dósentar og lektorar, aðjúnktar og stundakennarar. Í 3. mgr. sama ákvæðis kemur fram að heimilt sé að ráða kennara til háskólans tímabundinni ráðningu til allt að fimm ára.

Rektor ræður lektora til starfa í háskólanum samkvæmt 1. mgr. 12. gr. laga nr. 41/1999. Hann fór því með endanlegt vald til þess að ákveða hver af þeim sem sóttu um starf lektors í Y-fræði, sem auglýst var laust til umsóknar í Morgunblaðinu 12. mars 2000, skyldi ráðinn í starfið. Hann var þó bundinn af ákvæðum laga og stjórnvaldsfyrirmæla við töku þeirrar ákvörðunar, þ. á m. lögum nr. 41/1999, um Háskóla Íslands, og reglum nr. 458/2000, fyrir Háskóla Íslands, með síðari breytingum, auk óskráðra meginreglna stjórnsýsluréttar.

Í 2. mgr. 12. gr. laga nr. 41/1999 eru sett ákveðin skilyrði fyrir því að ráða megi einstakling til þeirra starfa innan háskólans sem þar eru tilgreind og gildir það meðal annars um lektorsstörf. Skal viðkomandi hafa lokið meistaraprófi hið minnsta eða hafa jafngilda þekkingu og reynslu að mati dómnefndar. Umsækjendur um slíkt starf skulu enn fremur hafa sýnt þann árangur í starfi að þeir njóti viðurkenningar á starfssviði sínu. Þá getur hver háskóladeild eða háskólastofnun gert frekari menntunarkröfur með samþykki háskólaráðs.

Til þess að meta hæfi umsækjenda um ofangreind störf skipar rektor þriggja manna dómnefnd, sbr. 3. mgr. 12. gr. laganna. Skal slík dómnefnd láta uppi rökstutt álit um það hvort ráða megi af vísindagildi rita og rannsókna umsækjenda, svo og af námsferli hans og störfum, að hann sé hæfur til að gegna starfinu. Rektor er óheimilt að veita einstaklingi slíkt starf nema meiri hluti dómnefndar hafi látið það álit í ljós að hann sé hæfur til þess að gegna því. Þegar álit dómnefndar liggur fyrir skal tillaga um veitingu starfsins ákveðin í samræmi við reglur hverrar deildar eða stofnunar og skal háskólaráð staðfesta þær reglur, sbr. 5. mgr. 12. gr. laganna.

Í 7. mgr. 12. gr. laga nr. 41/1999 er kveðið á um að háskólaráð skuli setja nánari reglur meðal annars um nýráðningar í háskólann, auglýsingar um störf, umsóknir og meðferð þeirra og skipan og störf dómnefnda. Það hefur verið gert með setningu ákvæða í III. kafla reglna nr. 458/2000, um Háskóla Íslands, með síðari breytingum. Þessar reglur voru settar 26. júní 2000 og tóku gildi við birtingu í B-deild Stjórnartíðinda 10. júlí sama ár. Sú dómnefnd sem skipuð var til að fjalla um umsóknir um umrætt starf lektors í Y-fræði var skipuð 18. maí 2000. Þá voru annars vegar í gildi reglur um veitingu starfa háskólakennara sem birtar höfðu verið í B-deild Stjórnartíðinda sem auglýsing nr. 366/1997 og hins vegar reglugerð fyrir Háskóla Íslands, sbr. auglýsing nr. 98/1993, um staðfestingu forseta Íslands á reglugerð fyrir Háskóla Íslands, með síðari breytingum. Ákvæði framangreindra stjórnvaldsfyrirmæla giltu um skipun og störf dómnefnda í háskólanum eftir gildistöku laga nr. 41/1999 að því marki sem þau fóru ekki gegn ákvæðum laganna, sbr. 4. mgr. ákvæðis til bráðabirgða í lögunum, þangað til ný stjórnvaldsfyrirmæli leystu þau eldri af hólmi. Þegar dómnefndin lauk störfum hinn 16. ágúst 2000 höfðu reglur nr. 458/2000 tekið gildi.

Fjallað er um ýmis atriði tengd störfum dómnefndar bæði í reglum nr. 458/2000 sem og reglum sem birtar voru sem auglýsing nr. 366/1997 og auglýsing nr. 98/1993. Ekki er hins vegar vikið að því í reglum nr. 458/2000 eftir hvaða reglum dómnefnd skyldi starfa sem skipuð hafði verið fyrir gildistöku þeirra en ekki lokið störfum þegar þær tóku gildi. Að því marki sem um mismunandi ákvæði var að ræða fór það eftir almennum reglum um lagaskil hvort henni bar að fylgja nýju reglunum eða þeim eldri.

Áður er rakið að dómnefnd lauk umfjöllun sinni um umsækjendur í ágúst 2000 og höfðu þá reglur nr. 458/2000 tekið gildi. Í ljósi þess að í reglum nr. 458/2000 var ekki kveðið á um að fylgja skyldi eldri reglum um frekari meðferð mála sem höfðu hafist fyrir gildistöku þeirra tel ég að háskólanum hafi borið að fylgja nýju reglunum eftir að þær tóku gildi. Ekki höfðu þá verið settar sérstakar reglur um tillögu um veitingu starfs hjá deildinni, sbr. 5. mgr. 12. gr. laga nr. 41/1999. Skyldi þá fara eftir 8. mgr. ákvæðis til bráðabirgða í reglum Háskóla Íslands nr. 458/2000, með síðari breytingum. Samkvæmt því ákvæði bar deildarforseta að senda málið til skorar eða stjórnar rannsóknarstofnunar eftir að hafa fengið dómnefndarálitið frá rektor. Skyldi skor eða stjórn rannsóknarstofnunar veita umsögn um það hverjum hún teldi rétt að veita starfið. Að fenginni þeirri tillögu skyldi málið síðan tekið fyrir á deildarfundi. Bar formanni dómnefndar eða staðgengli hans úr dómnefnd að gera grein fyrir álitinu á deildarfundi og var dómnefndarmönnum heimilt að sitja fundinn á meðan umfjöllun um álit þeirra fór fram. Að loknum umræðum um umsækjendur skyldu deildarmenn síðan kjósa á milli umsækjenda. Ef fleiri en tveir umsækjendur voru í kjöri og enginn þeirra fékk hreinan meirihluta atkvæða í fyrstu umferð skyldi kjósa aftur á milli þeirra sem flest atkvæði fengu.

V.

1.

[A] kvartar yfir því að óljóst sé hvaða einstaklingar hafi staðið að umsögn skorar, dags. 9. október 2000. Í skýringum háskólans um þetta atriði segir eftirfarandi:

„Samkvæmt upplýsingum félagsvísindadeildar liggur fyrir hverjir sátu umræddan skorarfund. Umsögnin mun hafa verið afgreidd sem ályktun fundarins án þess að ágreiningur væri þar um [...]. Verður því ekki annað séð en að málsmeðferð skorar við álitsgjöfina hafi verið í samræmi við gildandi reglur, en vert er að vekja athygli á því að er skor ályktaði um málið höfðu reglur nr. 458/2000 fyrir Háskóla Íslands leyst af hólmi reglugerð nr. 98/1993. Ákvæði um skorafundi eru í 22. gr. reglna nr. 458/2000.“

Ljóst er að fundur var haldinn í X-skor 9. október 2000 og var niðurstaða þess fundar tekin saman í bréfi, dags. sama dag, sem ber yfirskriftina „Umsögn fundar í [X-skor] um umsækjendur um lektorsstarf í [Y-fræði]“. Ekki verður ráðið af umsögninni hvaða einstaklingar sátu fundinn þar sem hún var samþykkt. Fram kemur í skýringum háskólans að það liggi fyrir hverjir sátu umræddan fund en engin skrifleg gögn hafa verið lögð fyrir mig sem staðfesta hverjir sátu hann og mér hafa ekki verið veittar upplýsingar um það atriði.

Í áliti mínu frá 26. ágúst 1999 í máli nr. 2548/1998 var komist að þeirri niðurstöðu að þegar stjórnvald leitar munnlegrar umsagnar í máli þar sem taka á stjórnvaldsákvörðun beri stjórnvaldinu meðal annars að skrá nöfn álitsgjafa með vísan til 23. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996. Byggðist þessi niðurstaða meðal annars á hagsmunum aðila máls af því að fá upplýsingar um það hverjir taki þátt í meðferð á máli hans. Kann það að vera honum mikilvægt meðal annars svo honum sé unnt að ganga úr skugga um hvort einhverjar vanhæfisástæður, sem koma fram í 3. gr. stjórnsýslulaga, eigi við. Ég tel eðli málsins samkvæmt að sama eigi við um þau tilvik þegar álitsgjafi lætur því stjórnvaldi sem fer með ákvörðunarvaldið í té skriflega umsögn. Því tel ég nauðsynlegt að það liggi skýrt fyrir í gögnum málsins hvaða einstaklingar hafi setið fund þar sem umsögn um umsækjendur um opinbert starf er samþykkt. Miðað við þær upplýsingar sem lagðar hafa verið fyrir mig virðist ekki hafa verið gætt nægjanlega að þessu atriði í því máli sem hér er til umfjöllunar.

2.

Í kvörtun A er sérstaklega vikið að álitamálum um hvort ýmsir af þeim aðilum sem tóku þátt í meðferð málsins innan Háskóla Íslands hafi uppfyllt reglur stjórnsýsluréttar um sérstakt hæfi.

Athugun mín á þessum þætti kvörtunar A hefur orðið mér tilefni til að taka til nánari athugunar málsmeðferð við úrlausn um sérstakt hæfi þeirra sem taka þátt í að veita umsagnir um umsækjendur á fundum í skorum og deildum Háskóla Íslands. Því er lýst í kafla IV hér að framan hvernig viðkomandi skor eða deild fjallar um umsóknir um störf innan hverrar deildar sem rektor ræður í.

Í kjölfar umsagnar X-skorar frá 9. október 2000 gaf G yfirlýsingu í bréfi til deildarforseta félagsvísindadeildar, dags. 10. október 2000. Í henni kemur fram að G hefði ákveðið að taka ekki þátt í meðferð málsins fyrst þegar skor fjallaði um umsóknirnar vegna tengsla sinna við umsækjandann D án þess að nánari grein sé gerð fyrir eðli þeirra tengsla eða hvers vegna þau tengsl leiddu til þess að hún taldi sér ekki fært að taka afstöðu til umsækjenda. Eftir að deildarfundur vísaði málinu 29. september 2000 aftur til skorar og óskaði eftir að hún gerði frekari grein fyrir vali sínu hafi á því stigi málsins verið ljóst að D kæmi ekki lengur til álita. Hafi G því tekið þátt í umræðu skorar og átt aðild að álitsgerð og niðurstöðu hennar 9. október 2000 þar sem aftur hafi verið mælt með ráðningu B. Ég tek líka fram að samkvæmt gögnum málsins sat G síðan fund félagsvísindadeildar 8. desember 2000 þar sem umræður fóru fram um umsækjendur og atkvæði voru greidd um það hverjum deildin skyldi mæla með.

Ég legg áherslu á að ekki hafa verið lagðar fyrir mig upplýsingar eða gögn sem varpa ljósi á hvort tengsl G við D hafi í raun verið með þeim hætti að hún hafi verið vanhæf á grundvelli reglna 3. gr. stjórnsýslulaga. Ég hef því ekki forsendur til þess að fjalla hér frekar um tilvik G sem kvörtun A beinist meðal annars að. Ég tel þó rétt að taka fram að hafi mat G um vanhæfi hennar verið rétt tel ég að ganga verði út frá því, eins og atvikum var háttað, að henni hafi að lögum verið óheimilt að koma frekar að meðferð málsins frá og með umfjöllun skorar í upphafi. Hef ég þá horft til þess að umsækjandinn D átti enn aðild að málinu þrátt fyrir að skorarfundur hafði áður einróma mælt með B.

Ég vek athygli á því að í yfirlýsingu G 10. október 2000 segir að hún hafi ákveðið að greiða ekki atkvæði í málinu vegna tengsla sinna við umsækjandann D en ekkert liggur þó fyrir í gögnum málsins um að skorarfundur, deildarfundur eða rektor hafi tekið afstöðu til hæfis G á grundvelli 3. gr. stjórnsýslulaga þótt ástæða þess að G vildi ekki taka afstöðu til umsækjenda á þessu stigi væru tengsl hennar við einn umsækjenda. Með þetta í huga tel ég rétt að benda almennt á að samkvæmt 1. mgr. 4. gr. stjórnsýslulaga má sá, sem er vanhæfur til meðferðar máls, meðal annars ekki taka þátt í undirbúningi þess. Í athugasemdum greinargerðar við frumvarp er varð að stjórnsýslulögum segir að hæfisreglur II. kafla taki samkvæmt þessu til „starfsmanna sem veita eða taka þátt í að veita umsögn um stjórnsýslumál sem ætlað er að [verði] grundvöllur að stjórnvaldsákvörðun í málinu“. (Alþt. 1992-1993, A-deild, bls. 3289.) Verður í ljósi þessa að ganga út frá því að reglur II. kafla stjórnsýslulaga um sérstakt hæfi gildi jafnan um það þegar gert er ráð fyrir því að skorir, stofnun innan háskólans eða deildarfundur veiti álit eða geri tillögu um veitingu starfs háskólakennara.

Ég bendi á að samkvæmt 1. mgr. 9. gr. laga nr. 41/1999 eru háskóladeildir grunneiningar háskólans. Innan þeirra fer fram kennsla, rannsóknir og stjórnun, sbr. 1. mgr. 10. gr. Í ákvæði 2. mgr. 9. gr. er mælt fyrir um að heimilt sé að starfrækja rannsóknarstofnanir og rannsóknarstofur við háskóladeildir samkvæmt nánari reglum sem háskólaráð setur. Ákvæði 10. gr. laga nr. 41/1999 mælir fyrir um stjórn deilda. Í 1. mgr. 10. gr. segir að deildarfundur fari með ákvörðunarvald í málefnum hverrar deildar og er deildarforseti framkvæmdarstjóri hennar. Í 2. mgr. sömu greinar er gert ráð fyrir því að háskólaráð setji nánari reglur um starfsemi deilda og stjórn þeirra, skiptingu deilda í skorir og um deildar- og skorarfundi, sbr. nú II. kafli reglna nr. 458/2000. Í 1. mgr. 5. gr. reglnanna segir að stjórn deilda sé að jafnaði í höndum deildarfundar og deildarforseta. Í 3. mgr. 18. gr. segir að deildarfundur sé ályktunarbær ef meirihluti atkvæðisbærra manna sækir fund og ráði afl atkvæða úrslitum mála. Sambærileg ákvæði er að finna um skorarfundi í 3. mgr. 22. gr. reglna nr. 458/2000 og einnig um stjórnarfundi háskólastofnana, sem heyra undir deildir, í 5. tl. 3. mgr. 27. gr. Af framangreindum reglum verður ráðið að ákvarðanir, m.a. um veitingu álita og tillagna í tilefni af veitingu starfa háskólakennara, sem háskóladeildum, stofnunum innan háskólans og skorum er falið að taka í lögum og reglum eru teknar á deildarfundum, stjórnarfundum stofnana innan háskólans og á skorarfundum.

Samkvæmt 1. mgr. 5. gr. stjórnsýslulaga skal starfsmaður, sem veit um ástæður sem kunna að valda vanhæfi hans, án tafar vekja athygli yfirmanns stofnunar á þeim. Skal þá yfirmaðurinn ákveða hvort starfsmanninum beri að víkja sæti, sbr. 2. mgr. 5. gr. Í 3. mgr. 5. gr. stjórnsýslulaga segir að nefndarmaður, sem veit um ástæður sem kunna að valda vanhæfi hans, skuli án tafar vekja athygli formanns stjórnsýslunefndar á þeim. Það er síðan stjórnsýslunefnd sem ákveður hvort nefndarmanni beri að víkja sæti. Samkvæmt 4. mgr. sömu greinar sker nefndarmaður ekki sjálfur úr því hvort hann sé vanhæfur til að taka þátt í meðferð á máli.

Í athugasemdum greinargerðar með frumvarpi því er varð að stjórnsýslulögum kemur fram að starfsmanni ber ávallt að gæta að því, að eigin frumkvæði, hvort hann er hæfur til meðferðar máls og hvíli á honum sú skylda að tilkynna yfirmanni sínum telji hann leika vafa á því hvort svo sé. Á sama hátt skuli nefndarmaður í stjórnsýslunefnd vekja athygli nefndarinnar án tafar á hugsanlegu vanhæfi hans nema augljóst sé að ástæðurnar hafi enga þýðingu. Þá segir að þegar vafi komi upp um hæfi nefndarmanns taki aðrir nefndarmenn ákvörðun um það hvort honum beri að víkja sæti án þátttöku hans. Ber þeim nefndarmanni, sem í hlut á, að jafnaði að yfirgefa fundarsal eftir að hafa gert grein fyrir staðreyndum máls. (Alþt. 1992-1993, A-deild, bls. 3291.)

Í lögum nr. 41/1999, um Háskóla Íslands, er ekki vikið sérstaklega að því hvaða málsmeðferð skuli viðhöfð þegar skorarmaður, stjórnarmaður í stofnun innan háskólans eða deildarfundarmaður telur sig vanhæfan til að eiga þátt í veitingu álits eða tillögu til rektors um veitingu þeirra starfa sem falla undir 1. mgr. 12. gr. laganna. Áður er rakið að samkvæmt 5. mgr. 12. gr. laga nr. 41/1999, sbr. einnig 5. mgr. 45. gr. reglna nr. 458/2000, skuli tillaga um veitingu starfs ákveðin, þegar álit dómnefndar liggur fyrir, í samræmi við reglur hverrar deildar eða stofnunar sem háskólaráð hefur staðfest. Í kafla IV hér að framan rakti ég að þegar mál A var til meðferðar hjá háskólayfirvöldum höfðu ekki verið settar sérstakar reglur á þessum grundvelli fyrir félagsvísindadeild og hafi því meðferð málsins farið eftir 8. mgr. ákvæðis til bráðabirgða í reglugerð nr. 458/2000. Í því ákvæði, eða öðrum ákvæðum reglna nr. 458/2000, er heldur ekki að finna sérstök fyrirmæli um framangreint atriði.

Í skýringarbréfi Háskóla Íslands til mín er upplýst að nú hafi á grundvelli 5. mgr. 12. gr. laga nr. 41/1999, sbr. og 5. mgr. 45. gr. reglna nr. 458/2000, verið settar sérstakar reglur fyrir læknadeild Háskóla Íslands um valnefndir nr. 830/2001, reglur heimspekideildar Háskóla Íslands um veitingu starfa nr. 20/2002 og reglur raunvísindadeildar Háskóla Íslands um veitingu starfa nr. 18/2002. Ég bendi á að slíkar reglur hafa að því er ég best fæ séð ekki enn sem komið er verið settar fyrir félagsvísindadeild. Í þeim reglum sem hafa verið settar virðist ekki fjallað sérstaklega um það hvernig háttað skuli málsmeðferð þegar fundarmaður á skorarfundi, stjórnarmaður í stofnun innan háskólans eða fundarmaður á deildarfundi, telur sig vanhæfan til að eiga þátt í álits- eða tillögugerð til rektors vegna veitingu starfa háskólakennara.

Áður er rakið að svo virðist sem atvik í þessu máli bendi til þess að ekki hafi verið gætt í máli A að haga málsmeðferð við ákvörðun um sérstakt hæfi G við álitsgjöf skorarfundar og gerð tillögu til rektors af hálfu deildar um ráðningu í starf lektors í samræmi við ákvæði stjórnsýslulaga. Þá bendi ég á að í gögnum málsins eru fundargerðir sem bera þess vitni að þessum reglum hafi ekki verið fylgt í félagsvísindadeild við meðferð mála sem komið hafa til kasta deildarfundar. Má af þeim ráða að deildarfundarmaður hafi almennt sjálfur ákveðið að víkja sæti á meðan fjallað væri um mál á deildarfundi þar sem hann kunni að vera vanhæfur.

Að því er ég fæ séð hefur hvorki verið fjallað um þetta atriði sérstaklega í reglum sem háskólaráð hefur sett né í reglum sem deildir og stofnanir innan háskólans hafa sett með staðfestingu háskólaráðs, sbr. 5. mgr. 12. gr. laga nr. 41/1999, sbr. og 5. mgr. 45. gr. reglna nr. 458/2000. Ég tek fram að fyrirkomulag 8. mgr. ákvæðis til bráðabirgða við reglur nr. 458/2000 er um margt sérstakt og gerir m.a. eftir atvikum ráð fyrir tvöfaldri álitsumleitan, þ.e. áliti skorar eða stofnunar innan háskólans og síðan tillögu til rektors af hálfu deildar. Ég tek fram að því fyrirkomulagi um málsmeðferð sem ákvæðið lýsir virðist nú almennt fylgt. Fæ ég t.d. ekki séð að í þeim sérstöku reglum sem hafa verið settar á grundvelli 5. mgr. 12. gr. laga nr. 41/1991, sbr. og 5. mgr. 45. gr. reglna nr. 458/2000, hafi verið vikið í einhverjum verulegum mæli frá þeim almenna ramma sem settur er í nefndri 8. mgr. til bráðabirgða í reglum nr. 458/2000.

Með tilliti til þessa tel ég rétt að mælast til þess við Háskóla Íslands að tekið verði til athugunar hvort og þá með hvaða hætti heppilegast sé að framkvæma í einstökum tilvikum þau fyrirmæli sem fram koma í 5. gr. stjórnsýslulaga að virtum þeim sérstöku aðstæðum sem einkenna málsmeðferð við veitingu starfa háskólakennara. Verði þá tekið til athugunar hvort þörf sé á að móta tilteknar skráðar reglur í þessu efni fyrir skor, stofnanir innan háskólans og deildir þar sem afstaða sé tekin til þess til hvaða aðila atkvæðisbærum fundarmanni beri að tilkynna um hugsanlegt vanhæfi sitt og einnig til þess hver skuli taka ákvörðun um hæfi hans.

3.

Þá kvartar A yfir því að engin rökstuðningur hafi fylgt tillögu deildarfundar til rektors. Bendir hún á að það stangist á við ákvæði 6. mgr. 45. gr. reglna nr. 458/2000 þar sem segir að deildarforseta beri að senda rektor greinargerð um hver sé tillaga deildar um ráðningu í starf og þar skuli gerð grein fyrir þeim sjónarmiðum sem liggja til grundvallar tillögu deildar um veitingu starfsins. Í skýringum háskólans um þennan þátt kvörtunarinnar segir eftirfarandi:

„Varðandi þennan lið kvörtunarinnar er rétt að hafa í huga ákvæði 5. mgr. 12. gr. laga nr. 41/1999 um Háskóla Íslands en þar segir: „Þegar álit dómnefndar liggur fyrir skal tillaga um veitingu starfsins ákveðin í samræmi við reglur hverrar deildar eða stofnunar sem háskólaráð hefur staðfest.“ Samhljóða ákvæði er í 5. mgr. 45. gr. reglna nr. 458/2000 fyrir Háskóla Íslands en í 6. mgr. þeirrar greinar segir síðan: „Deildarforseti sendir rektor greinargerð um hver sé tillaga deildar um ráðningu í starf. Þar skal gerð grein fyrir þeim sjónarmiðum, sem liggja til grundvallar tillögu deildar um veitingu starfsins.“

Reglur nr. 458/2000 voru settar í lok júní 2000 og höfðu því tiltölulega nýlega tekið gildi er deildarfundur greiddi atkvæði um ráðningu í starf lektors við [X-skor] félagsvísindadeildar. Við þessa afgreiðslu fylgdi deildarfundur í raun framkvæmd samkvæmt eldri reglum sem miðaðist við að greinargerð með tillögu um veitingu starfsins fæli einungis í sér lýsingu á niðurstöðu atkvæðagreiðslu. Bréf félagsvísindadeildar til rektors dags. 15. desember 2000 ber þetta með sér og frekari greinargerð með sjónarmiðum skv. 6. mgr. 45. gr. reglna nr. 458/2000 hefur ekki borist frá deildinni. Getur enda verið örðugt að henda reiður á því hvaða sjónarmið ráða úrslitum þegar niðurstaða fjölskipaðs stjórnvalds ræðst af leynilegri atkvæðagreiðslu. Við þær aðstæður er formanni hins fjölskipaða stjórnvalds (í þessu tilviki deildarforseta) oft illmögulegt að færa skilmerkileg rök fyrir niðurstöðunni, er lýsi því með óyggjandi hætti hvað mótaði afstöðu meirihluta þeirra sem greiddu atkvæði, sbr. hér til hliðsjónar 4. mgr. 22. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993.

Háskóla Íslands er ljóst að framkvæmdin varðandi veitingu þess starfs sem [A] sótti um, miðaði ekki að því að koma til móts við eðlilegar kröfur um rökstuðning fyrir stjórnvaldsákvörðunum sbr. m.a. V. kafla stjórnsýslulaganna. Stefnt er að því að ráða bót á þessu eins og kostur er, þegar settar eru sérstakar reglur fyrir hverja deild í samræmi við áður tilvitnað lagaákvæði. Má í því sambandi benda á reglur læknadeildar Háskóla Íslands um valnefndir nr. 830/2001 [...], reglur heimspekideildar Háskóla Íslands um veitingu starfa nr. 20/2002 og reglur raunvísindadeildar Háskóla Íslands um veitingu starfa nr. 18/2002, en í þessum reglum eru ákvæði sem miða að því að tillögur til rektors um veitingu starfa séu ætíð rökstuddar. Setning reglna um veitingu starfa í félagsvísindadeild er í undirbúningi, og sömu sjónarmið verða lögð þar til grundvallar og gert hefur verið í þeim reglum sem þegar hafa verið settar.“

Eins og fram kemur í svari háskólans er á það fallist að tillaga deildar til rektors hafi ekki verið í samræmi við 6. mgr. 45. gr. reglna nr. 458/2000 þar sem engin grein var gerð fyrir þeim sjónarmiðum sem réðu niðurstöðu deildarfundar. Get ég út af fyrir sig fallist á að það kunni að vera örðugt fyrir deildarforseta að henda reiður á þeim sjónarmiðum sem hafa ráðið afstöðu fundarmanna. Á honum hvílir þó ekki skylda til þess að gera grein fyrir röksemdum hvers fundarmanns heldur aðeins þeim sjónarmiðum sem fram komu á fundinum og ætla má að ráðið hafi niðurstöðu hans. Hafi fundur ekki samþykkt rökstuðning fyrir tillögu sinni ber formanni því að taka mið af því sem fram hefur komið í umræðum fundarmanna og þeim gögnum sem lágu til grundvallar niðurstöðu þegar hann gerir grein fyrir tillögu fundarins til rektors, sbr. til hliðsjónar 4. mgr. 22. gr. stjórnsýslulaga og athugasemdir sem fylgdu því ákvæði í frumvarpi því sem varð að stjórnsýslulögum. (Alþt. 1992-1993, A-deild, bls. 3303.) Vænti ég þess að framvegis verði málsmeðferð við ráðningu kennara við félagsvísindadeild færð til samræmis við þær kröfur sem leiddar verða af 6. mgr. 45. gr. reglna nr. 456/2000. Í ljósi þess tel ég ekki ástæðu til að fjalla frekar um þetta atriði hér en tel rétt að vekja athygli á því að í desember 2001 gaf háskólaráð út prentaða handbók þar sem m.a. er að finna reglur nr. 458/2000 ásamt skýringum. Við ákvæði 45. gr. reglnanna, sem fjallar um meðferð dómnefndarálits og afgreiðslu máls, er meðal annars að finna svohljóðandi skýringu:

„Þegar tillaga um veitingu starfs liggur fyrir sendir deildarforseti eða formaður stjórnar stofnunar hana til rektors. Tillögu þessari skal fylgja greinargerð um hvaða sjónarmiðum tillöguveitingin er byggð á. Miða skal við að rökstuðningur í greinargerð uppfylli þau skilyrði sem gerð eru til rökstuðnings í 2. málsl. 1. mgr. 22. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. [...] Til að taka af öll tvímæli skal tekið fram að ekki nægir að vísa til úrslita atkvæðagreiðslu á deildarfundi eða á fundi þess sem reglur deildar kveða á um að geri tillögu um veitingu starfs.“

4.

Kvörtun A lýtur ennfremur að því að dregist hafi úr hófi að tilkynna henni um ákvörðun rektors í málinu og að enginn rökstuðningur hafi enn borist þrátt fyrir óskir um það. Í skýringum háskólans vegna þessa atriðis segir eftirfarandi:

„Viðurkennt er að óviðunandi dráttur varð á því að [A] væri tilkynnt um lyktir málsins. Ástæður þessa voru nokkrar og samverkandi. Beðið var eftir frekari gögnum um sjónarmið að baki tillögu um ráðningu í starfið til þess að veita mætti rökstuðning fyrir ákvörðuninni. Aðilar í félagsvísindadeild sem að því þurftu að koma voru á þessum tíma fjarverandi og þá urðu veikindi starfsmanna í sameiginlegri stjórnsýslu Háskólans einnig til þess að seinka málinu. Þegar upp var staðið var einungis unnt að upplýsa það hver hefði verið ráðinn í starfið þar eð ómögulegt reyndist að veita rökstuðning byggðan á sjónarmiðum sem óyggjandi væri að deildarfundur hefði lagt til grundvallar.

Eftir þetta hafa verið útbúnar verklagsreglur sem m.a. taka á því hvernig skuli tilkynna umsækjendum um lyktir ráðningar í störf háskólakennara þar sem hæfnisdóms er krafist (sjá hjálagt afrit, fskj. 8).“

Samkvæmt gögnum málsins liggur fyrir að deildarforseti félagsvísindadeildar gerði háskólarektor grein fyrir þeirri tillögu deildarinnar að B skyldi boðið umrætt starf lektors við X-skor í bréfi, dags. 15. desember 2000. Enginn rökstuðningur fylgdi þeirri tillögu. Í byrjun janúar 2001 ákvað rektor síðan að ráða B og var henni tilkynnt um það með bréfi, dags. 8. janúar sama ár. A var hins vegar ekki tilkynnt um ákvörðun rektors fyrr en með bréfi, dags. 19. mars 2001.

Eins fram kemur í kafla IV hér að framan fer rektor með vald til þess að ákveða hver skuli ráðinn í starf lektors við háskólann og er hann ekki bundinn af áliti skorar eða deildarfundar í því efni. Meðferð háskólans í máli því sem hér er til umfjöllunar lauk því með tilkynningu til B um ákvörðun rektors. Samkvæmt 1. mgr. 20. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 skal tilkynna aðila máls ákvörðun eftir að stjórnvald hefur tekið hana. Í athugasemdum við ákvæðið í frumvarpi því er varð að stjórnsýslulögum kemur fram að skyldan til að tilkynna ákvörðun hvíli á því stjórnvaldi sem ákvörðun tekur. Ber að tilkynna öllum aðilum máls um ákvörðunina og skal það gert án ástæðulausrar tafar. (Alþt. 1992-1993, A-deild, bls. 3300.) Samkvæmt framansögðu er ljóst að háskólanum var skylt að tilkynna A um ráðningu B án ástæðulausrar tafar eftir að ákvörðun rektors var tekin.

Samkvæmt stjórnsýslulögum hvílir ekki sú skylda á stjórnvaldi að rökstyðja ákvörðun sína samhliða birtingu hennar. Sérákvæði laga eða stjórnvaldsfyrirmæli um ráðningu kennara við Háskóla Íslands kveða heldur ekki á um að rektor sé skylt að rökstyðja ákvörðun sína samhliða tilkynningu til umsækjenda um lyktir máls. Því fæ ég ekki séð hvernig skortur á gögnum og upplýsingum um sjónarmið álitsgjafa sem beðið hafi verið eftir til að unnt væri að rökstyðja ákvörðunina réttlæti þær tafir sem urðu á því að A væri tilkynnt um ráðningu B.

Eins og að framan greinir fer rektor með vald til þess að ráða lektora í kennslustörf við háskólann. Á honum hvílir því sú skylda að sjá til þess að málið í heild sé undirbúið á forsvaranlegan hátt svo taka megi löglega ákvörðun í því. Í skýringum háskólans til mín kemur fram að ákvörðun hafi verið tekin um að ráða B án þess að fyrir lægi á hvaða sjónarmiðum afstaða deildarfundar til umsækjenda byggðist. Kom það í veg fyrir að unnt væri að veita „rökstuðning byggðan á sjónarmiðum sem óyggjandi væri að deildarfundur hefði lagt til grundvallar“ eins og segir í skýringum háskólans til mín. Virðist mega leggja til grundvallar að þetta sé ástæðan fyrir því að enn hafi ekki verið unnt að veita A rökstuðning í samræmi við þá beiðni sem hún setti fram í bréfi sínu til rektors, dags. 7. mars 2001.

Í þessu sambandi tel ég rétt að benda á þær forsendur sem lágu að baki því að sett voru ákvæði í stjórnsýslulög um rétt aðila máls til skriflegs rökstuðnings fyrir ákvörðun. Í athugasemdum við V. kafla frumvarps þess er varð að stjórnsýslulögum sagði eftirfarandi:

„Þegar teknar eru ákvarðanir í stjórnsýslunni eru þær byggðar á tilteknum réttarheimildum, sjónarmiðum o.s.frv. Það eru því ávallt rök sem liggja til grundvallar því hvers vegna niðurstaða máls verður sú sem raun er á. Úrlausn þess hvort stjórnvaldi beri að rökstyðja ákvörðun snýst því ekki um það hvort ástæður eða rök þurfi að liggja að baki ákvörðun, heldur um það hvort stjórnvaldi beri að láta í té skriflegan rökstuðning um þau atriði sem réðu við úrlausn máls og leiddu til niðurstöðu í því.“ (Alþt. 1992-1993, A-deild, bls. 3298.)

Þá sagði enn fremur eftirfarandi um ástæður þess að sett voru ákvæði í frumvarpið sem tryggðu aðila máls rétt til slíks rökstuðnings:

„Út frá sjónarmiðum um réttaröryggi og traust almennings á stjórnsýslunni verður að telja mikilvægt að stjórnvaldsákvörðunum fylgi rökstuðningur. Það sem helst mæli með almennri reglu um rökstuðning er að slík regla er almennt talin auka líkur á því að ákvarðanirnar verði réttar þar sem hún knýr á um það að stjórnvald vandi til undirbúnings að ákvörðun og leysi úr máli á málefnalegan hátt.“ (Alþt. 1992-1993, A-deild, bls. 3299.)

Samkvæmt framansögðu tengist skylda stjórnvalds til að rökstyðja ákvörðun sína kröfunni um vandaðan undirbúning að töku stjórnvaldsákvörðunar þar sem grundvöllur að niðurstöðu þess verður að vera skýr og glöggur.

Ótvírætt er að A á rétt á því að ákvörðun rektors verði rökstudd í samræmi við þær kröfur sem koma fram í 22. gr. stjórnsýslulaga. Enginn rökstuðningur hefur enn borist A. Þótt hún hafi átt þess kost að kynna sér umsögn skorar og álit dómnefndar hefur það ekki áhrif á skyldu handhafa veitingarvaldsins til að gera viðhlítandi grein fyrir þeim meginsjónarmiðum sem ráðandi voru við matið á umsækjendum og þeim upplýsingum um málsatvik sem höfðu verulega þýðingu við úrlausn málsins. Er það verulegur annmarki á málsmeðferð háskólans að þess hafi ekki verið gætt að haga undirbúningi ákvörðunar rektors með þeim hætti að unnt væri að rökstyðja þá ákvörðun sem tekin var. Þótt skýringar háskólans hafi gefið til kynna að erfitt geti reynst að láta uppi skriflegan rökstuðning fyrir ákvörðun tel ég eftir sem áður rétt að beina þeim tilmælum til háskólans að leitast verði við að rökstyðja ákvörðun rektors í samræmi við lögákveðnar kröfur.

VI.

Eins og lýst er í kafla III hér að framan óskaði ég eftir því að Háskóli Íslands skýrði viðhorf sitt til kvörtunar A í bréfi, dags. 27. júní 2001. Ég ítrekaði erindi mitt til háskólans með bréfi, dags. 24. ágúst 2001 og 8. október s.á. Í bréfi er barst mér 30. október 2001 kom fram að vinna að svari væri langt komin og að svar myndi berast þá um mánaðamótin. Ég ítrekaði erindi mitt hinn 8. janúar 2002. Svarbréf háskólans barst mér síðan 5. apríl 2002 eða rúmum níu mánuðum eftir að óskað hafði verið eftir efnislegri afstöðu háskólans.

Samkvæmt 2. mgr. 9. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis, skal umboðsmaður jafnan gefa stjórnvaldi, sem kvörtun beinist að, kost á að skýra málið fyrir umboðsmanni áður en hann lýkur því með álitsgerð, sbr. b-lið 2. mgr. 10. gr. laganna. Ákvæði 7. gr. laga nr. 85/1997 veita umboðsmanni einnig víðtækan rétt til að krefja stjórnvöld um upplýsingar og skýringar sem hann þarfnast vegna starfs síns. Sinni stjórnvöld því ekki að láta umboðsmanni í té nauðsynlegar skýringar og gögn innan hæfilegs tíma frá því að þess er óskað er honum torvelt að sinna því eftirlitshlutverki með stjórnsýslunni sem honum er ætlað samkvæmt 2. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis. Ég tel að sá dráttur sem varð á því að Háskóli Íslands svaraði erindi mínu hafi ekki samrýmst þeim sjónarmiðum sem lög um umboðsmann Alþingis byggja á. Eru það tilmæli mín til Háskóla Íslands að þess verði gætt við skipulagningu starfa við stjórnsýslu háskólans að erindum sem umboðsmaður sendir honum í tilefni af kvörtunum sem honum berast sé svarað innan hæfilegs tíma

VII.

Samkvæmt framansögðu er það niðurstaða mín að það hafi átt að liggja skýrar fyrir hvaða einstaklingar tóku þátt í umfjöllun X-skorar um umsækjendur. Þá hefur athugun mín á atvikum í máli A leitt í ljós að málsmeðferð við úrlausn á því hvort atkvæðisbærir fundarmenn á skorarfundi eða deildarfundi félagsvísindadeildar voru vanhæfir, og hvort þeir skyldu af þeirri ástæðu víkja af fundi, hafi ekki verið í samræmi við 5. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993.

Viðurkennt er af hálfu háskólans að umsögn félagsvísindadeildar til rektors var ekki í samræmi við ákvæði 6. mgr. 45. gr. reglna nr. 458/2000 þar sem engin grein var þar gerð fyrir þeim sjónarmiðum sem réðu niðurstöðu deildarfundar. Þá er það niðurstaða mín að dregist hafi úr hófi að tilkynna A um ráðningu B í umrætt starf lektors og það hafi ekki réttlætt þann drátt þótt skortur væri á upplýsingum svo hægt væri að rökstyðja ákvörðunina. Þá tel ég að það hafi verið verulegur annmarki á málsmeðferð háskólans að undirbúningi ákvörðunar rektors var ekki hagað með þeim hætti að fyrir lægju upplýsingar til að veita rökstuðning fyrir þeirri ákvörðun sem tekin var. Þá stangast það á við 21. gr. stjórnsýslulaga að A hafi enn ekki verið veittur rökstuðningur sem uppfyllir kröfur 22. gr. sömu laga.

Með hliðsjón af framangreindu beini ég þeim tilmælum til Háskóla Íslands að framvegis verði málsmeðferð háskólans við ráðningu kennara hagað í samræmi við þau sjónarmið sem fram koma í áliti þessu. Tel ég rétt að mælast til þess við Háskóla Íslands að tekið verði til athugunar hvort og þá með hvaða hætti heppilegast sé að framkvæma í einstökum tilvikum þau fyrirmæli sem fram koma í 5. gr. stjórnsýslulaga að virtum þeim sérstöku aðstæðum sem einkennir málsmeðferð við veitingu starfa háskólakennara. Verði þá tekið til athugunar hvort þörf sé á að móta tilteknar skráðar reglur í þessu efni fyrir skor, stofnanir innan háskólans og deildir þar sem afstaða sé tekin til þess til hvaða aðila atkvæðisbær fundarmaður beri að tilkynna um hugsanlegt vanhæfi sitt og einnig til þess hver skuli taka ákvörðun um hæfi hans.

Þá beini ég þeim tilmælum til háskólans að leitast verði við að veita A rökstuðning fyrir þeirri ákvörðun rektors að ráða B í umrætt starf í samræmi við lögákveðnar kröfur. Ég tel hins vegar ólíklegt að þeir annmarkar sem ég álít að hafi verið á meðferð málsins leiði til ógildingar á ákvörðun rektors. Þá tel ég ekki tilefni til þess að víkja að hugsanlegum öðrum réttaráhrifum þeirra annmarka.

Að lokum eru það tilmæli mín til Háskóla Íslands að þess verði gætt við skipulagningu starfa við stjórnsýslu háskólans að svörum við erindum sem umboðsmaður sendir honum í tilefni af kvörtunum sem honum berast sé svarað innan hæfilegs tíma.

VIII.

Með bréfi til rektors Háskóla Íslands, dags. 18. febrúar 2003, óskaði ég eftir upplýsingum um hvort af hálfu háskólans hefðu verið teknar einhverjar ákvarðanir í tilefni af áliti mínu og þá í hverju þær felist. Þá óskaði ég upplýsinga um hvort A hefði verið veittur rökstuðningur fyrir þeirri ákvörðun rektors sem var tilefni kvörtunar hennar. Í svarbréfi háskólarektors, dags. 25. mars 2003, segir m.a.:

„Sem svar við framangreindum fyrirspurnum umboðsmanns skal þess í fyrsta lagi getið, að háskólaráð samþykkti á fundi sínum þann 7. nóvember 2002 breytingu á 3. mgr. 8. gr. sameiginlegra reglna Háskóla Íslands, þannig að skýrt yrði kveðið á um úrskurðarvald varðandi sérstakt hæfi manna á fundum deilda, skora og stjórna stofnana Háskólans. Þessi breyting hefur birst í Stjórnartíðindum [...] og tekið gildi.

Í öðru lagi hafa verið settar ítarlegar verklagsreglur um meðferð umsókna um störf háskólamanna þar sem hæfnisdóms er krafist [...]. Reglurnar voru samþykktar í háskólaráði 5. desember 2002 og í þeim er m.a. fjallað um rökstuðning fyrir tillögum deilda til rektors um veitingu starfa [...].

Hvað varðar rökstuðning fyrir þeirri ákvörðun sem var tilefni kvörtunar [A], skal tekið fram að lögfræðingur háskólarektors ritaði [A] bréf dags. 24. október 2002 þar sem leitast var við að veita rökstuðning fyrir ákvörðuninni, með því að rekja meginforsendur hennar.“