Bréf

Hér með tilkynnist að embætti umboðsmanns Alþingis hefur að svo stöddu lokið athugun sinni á starfsemi og starfsháttum bótanefndar samkvæmt lögum nr. 69/1995, um greiðslu ríkissjóðs á bótum til þolenda afbrota. Tilefni athugunarinnar voru ýmsar upplýsingar sem bentu til þess að fyrir hendi kynni að vera almennur vandi í starfsemi nefndarinnar svo og hugsanlegir annmarkar á umgjörð og starfsaðstæðum hennar.

Af þessu tilefni, og í ljósi þess að nefndin heyrir stjórnarfarslega undir dómsmálaráðuneytið, sbr. a-lið 8. töluliðar 2. gr. forsetaúrskurðar nr. 6/2022, um skiptingu stjórnarmálefna milli ráðuneyta í Stjórnarráði Íslands, var dómsmálaráðuneytinu ritað bréf 15. desember 2022 þar sem m.a. var óskað eftir því að ráðuneytið veitti umboðsmanni upplýsingar um hvort því væri kunnugt um þann vanda sem virtist vera uppi hjá bótanefnd og hvort og þá hvaða úrbætur stæðu til. Jafnframt var óskað eftir upplýsingum um hvernig eftirliti þess með bótanefnd hefði verið háttað m.t.t. málshraða, viðhlítandi fjármögnunar og aðbúnaðar nefndarinnar. Loks var óskað upplýsinga um hvernig málaskráningu og varðveislu gagna væri háttað hjá nefndinni.

Í svari ráðuneytisins 1. febrúar sl. var gerð grein fyrir því að ráðuneytinu hefðu undanfarin misseri borist erindi þar sem kvartað væri almennt yfir töfum á svörum eða svarleysi af hálfu nefndarinnar sem og töfum á afgreiðslu umsókna um bætur. Af því tilefni hefði ráðuneytið í nokkur skipti frá 2018 sent erindi til nefndarinnar og sýslumannsins á Norðurlandi eystra, sem veitir starfsmanni bótanefndar starfsaðstöðu ásamt því að annast skrifstofuhald fyrir nefndina, og kallað eftir úrbótum og afgreiðslu erinda án tafa. Ekki hefði þó tekist að bæta úr stöðu nefndarinnar með fullnægjandi hætti. Ráðuneytið hefði því leitað skýringa hjá sýslumanni og í kjölfarið fundað með honum til að reyna að finna lausnir á vanda nefndarinnar. Frekari samskipti hafi átt sér stað árið 2022 við annars vegar formann nefndarinnar og hins vegar sýslumanninn, enda hefði ráðuneytið haft til athugunar hvort gera þyrfti varanlegar breytingar á starfsháttum nefndarinnar með það fyrir augum að stuðla enn frekar að skilvirkri og vandaðri meðferð umsókna um bætur. Í svörum sínum til ráðuneytisins hefði sýslumaður m.a. bent á að gagnaöflun væri umfangsmikil og tímafrek í málum hjá nefndinni og starfsgildið sem áætlað væri í verkefnið, þ.e. hálft stöðugildi, nægði ekki til að sinna verkefnunum. Til stæði að innleiða málaskrárkerfi fyrir nefndina sem hýst yrði í starfs- og upplýsingakerfi sýslumanna sem einfalda myndi utanumhald umsókna um bætur og önnur erindi þeim tengdum.

Í svarbréfi sínu til umboðsmanns tók ráðuneytið m.a. fram að þótt umfang verkefna starfsmanns nefndarinnar hefði aukist undanfarin ár væru sterkar vísbendingar um að svigrúm hefði myndast hjá starfsfólki sýslumannsembættanna vegna aukinnar innleiðingar rafrænna og stafrænna lausna við framkvæmd verkefna. Tilteknu verkefni starfsmanns nefndarinnar væri nú að mestu leyti lokið og í ljósi þess að embættið hefði fengið sérstaka rekstrarstyrkingu með fjárlögum 2023 til að halda úti stöðugildi í sérverkefnum embættisins mætti vænta þess að starfsmaður nefndarinnar hefði aukinn tíma fyrir verkefni hennar. Loks kom fram að ráðuneytið hefði svör sýslumannsins og formanns nefndarinnar til frekari skoðunar, m.t.t. þess hvar frekari tækifæri væru til úrbóta.

Að því leyti sem fyrirspurn umboðsmanns laut að málaskráningu og varðveislu gagna hjá nefndinni veitti ráðuneytið m.a. þær upplýsingar að starfsmaður sýslumanns héldi utan um umsóknir til bótanefndar með forritinu Excel en til stæði að innleiða téð málaskrárkerfi fyrir nefndina. Vonast væri til þess að vinna við það gæti hafist á fyrri hluta ársins. Þá áréttaði ráðuneytið að það hefði undanfarin misseri lagt áherslu á stafræna framþróun sýslumannsembættanna og veitt þeim stuðning hvað það varðaði. Þá hefðu fjárheimildir sýslumannsembættisins verið varanlega hækkaðar árið 2022, svo því tækist betur að sinna verkefnum þess og standa undir rekstrarkostnaði. Ráðuneytið myndi áfram fylgjast náið með störfum nefndarinnar og grípa inn í ef vísbendingar væru um að ekki yrðu úrbætur á starfsháttum hennar.

Í ljósi þess að í bréfi ráðuneytisins var ekki vikið nánar að inntaki málaskráningar hjá nefndinni, auk þess sem ekkert kom fram um hvernig staðið væri að varðveislu gagna, var 15. mars sl. áréttuð beiðni umboðsmanns um þessar upplýsingar. Í svari ráðuneytisins 26. apríl sl. var m.a. rakið að í téðu Excel-skjali væru skráðar upplýsingar um kennitölu og nafn brotaþola, númer umsóknar, sendanda umsóknar, hegningarlagaákvæði ætlaðs brots og stöðu málsins. Ekki væri haldið utan um gögn málsins og aðrar upplýsingar rafrænt vegna skorts á fullnægjandi málaskrárkerfi. Umsóknirnar væru því prentaðar út og varðveittar í skjalamöppu. Nýlega hefði verið hafinn undirbúningur fyrir áðurnefnt nýtt málaskrárkerfi, auk þess sem fyrirhugað væri að færa umsóknarferlið inn á vefsíðuna island.is. Áréttaði ráðuneytið að það myndi áfram fylgja eftir samskiptum sínum við embætti sýslumannsins á Norðurlandi eystra með það í huga að tryggja fullnægjandi skráningu og varðveislu gagna sem tengist verkefnum embættisins.

Í ljósi þess sem fram hefur komið í svörum ráðuneytisins tel ég ekki tilefni til að halda athugun málsins áfram að svo stöddu, enda er ljóst að ráðuneytinu er kunnugt um stöðu nefndarinnar og áformaðar eru breytingar á starfsaðstæðum hennar. Af hálfu umboðsmanns verður þó áfram fylgst með starfsháttum nefndarinnar, m.a. á grundvelli kvartana og ábendinga sem kunna að berast þar um, svo og þeirri vinnu sem boðuð hefur verið á væntanlegu málaskrárkerfi fyrir nefndina. Er þess því óskað að ráðuneytið upplýsi umboðsmann um framvindu mála eigi síðar en 1. janúar nk.

Með vísan til alls ofangreinds er athugun umboðsmanns á málinu lokið að svo stöddu.