Þegar vafi leikur á hæfi starfsmanna stjórnvalda til meðferðar máls er kveðið á um hvernig haga skuli málsmeðferð þess í stjórnsýslulögum. Af þeim reglum leiðir að yfirmaður stofnunar ákveður hvort starfsmanni ber að víkja sæti og getur falið öðrum hæfum starfsmanni málið. Komi aftur á móti upp vafi um hæfi yfirmanns tekur hann sjálfur ákvörðun um hvort hann víki sæti. Þar sem vanhæfum starfsmanni er ekki heimilt að taka þátt í undirbúningi, meðferð eða úrlausn málsins þarf að gæta að því hver er bær til að setja staðgengil í stað yfirmanns í slíkum tilfellum.
Á þetta reyndi í nýlegu áliti umboðsmanns Alþingis þar starfsmaður Háskólans á Akureyri hafði leitað til umboðsmanns og kvartaði yfir áminningu sem háskólinn veitti honum. Rektor hafði lýst yfir vanhæfi í málinu og í framhaldinu falið föstum staðgengli sínum sem var deildarforseti við skólann að taka við málinu og leysa úr því.
Umboðsmaður benti á að af reglum stjórnsýlulaga leiði að eftir að rektor hefði tekið ákvörðun um eigið vanhæfi í áminningarmálinu hefði honum ekki verið heimilt taka þátt í undirbúningi, meðferð eða úrlausn þess umfram nauðsynlegar ráðstafanir til að halda málinu í réttu horfi á meðan staðgengill var ekki til staðar. Rektor hefði því ekki verið heimilt að fela öðrum starfsmanni skólans, og þá undirmanni sínum, að fara með ákvörðunarvald í málinu enda ekki ótvírætt af lögum og reglum sem gilda um starfsemi skólans að hinn fasti staðgengill rektors væri tilefndur eða hefði fengið umrætt verkefni framselt í samræmi við lög um opinbera háskóla. Var það niðurstaða umboðsmanns að það yrði að líta svo að rektor hefði borið að gera mennta- og menningarmálaráðherra grein fyrir því að hann hefði ákveðið að víkja sæti í málinu og það kæmi því í hlut ráðherra að setja staðgengil til þess að fara með málið. Vegna þessa annmarka hefði skort á lögmætan grundvöll valdheimilda staðgengilsins til að taka ákvörðun í því og ekki annað séð en að það hefði óhjákvæmlega áhrif á gildi ákvörðunarinnar. Því kynni að þurfa að ómerkja málsmeðferðina og byrja málið upp á nýtt.
Voru það tilmæli umboðsmanns til Háskólans á Akureyri að taka mál starfsmannsins til meðferðar að nýju, kæmi fram beiðni þess efnis frá honum, og leysa þá úr málinu í samræmi við þau sjónarmið sem rakin væru í álitinu og taka jafnframt framvegis mið af þeim sjónarmiðum sem kæmu fram í álitinu.
Álit umboðsmanns í máli nr. 10023/2019