I
Vísað er til [kvörtunar] A 4. febrúar sl. yfir annars vegar töfum á meðferð félags- og vinnumarkaðsráðuneytisins (nú félags- og húsnæðismálaráðuneytið) á stjórnsýslukæru í tilefni synjunar á umsókn um atvinnuleyfi og hins vegar því að Vinnumálastofnun hafi ekki svarað erindi hans 8. september 2024 til stofnunarinnar. Meginefni þess erindis var að óska leiðbeininga um kæruleiðir vegna ákvörðunar stofnunarinnar um að hafna umsókn um atvinnuleyfi. Þá kom og fram síðar að gerðar væru athugasemdir við að félags- og vinnumarkaðsráðuneytið hefði ekki brugðist við beiðni um tilgreindar upplýsingar.
Í tilefni af kvörtuninni voru félags- og vinnumarkaðsráðuneytinu og Vinnumálastofnun rituð bréf 18. febrúar sl. Þess var óskað að ráðuneytið veitti umboðsmanni upplýsingar um hvað liði meðferð og afgreiðslu stjórnsýslukærunnar auk þess sem tilgreindra gagna var óskað. Þess var farið á leit við Vinnumálastofnun að hún veitti upplýsingar um hvort erindi A hefði borist og, ef svo væri, hvort því hefði verið svarað. Þá var þess óskað að afhent yrðu tilgreind gögn.
Svar félags- og vinnumarkaðsráðuneytisins barst 27. febrúar sl. Í því kom fram að gagnaöflun stæði enn yfir og að umsögn Vinnumálastofnunar hefði borist 24. sama mánaðar. Svar Vinnumálastofnunar barst 21. mars sl. Í því segir að 8. september 2024 hefði borist tölvupóstur þar sem ákvörðun stofnunarinnar hefði verið mótmælt og óskað upplýsinga um kærurétt. Þá hefði það verið mat stofnunarinnar að þar sem ákvörðunin hefði þegar verið kærð þegar kom að skoðun erindisins frá 8. september 2024 hefði verið óþarft að bregðast „frekar“ við erindinu.
Með bréfi 9. apríl sl. var á nýjan leik óskað upplýsinga frá félags- og húsnæðismálaráðuneytinu (áður félags- og vinnumarkaðsráðuneytinu). Í því bréfi var þess óskað að upplýst yrði hvort erindi vegna málsins 26. febrúar sl. til ráðuneytisins um aðgang að tilteknum gögnum, sem hefði verið ítrekað, hefði verið svarað. Hefði því ekki verið svarað, var þess óskað að upplýst yrði hvað liði viðbrögðum við því og afgreiðslu stjórnsýslukærunnar. Svar ráðuneytisins barst 12. júní sl. Í því kemur fram að athugasemdir kærenda hefðu borist 26. febrúar sl. auk þess sem frekari samskipti voru rakin. Þá kemur fram að ráðuneytið hefði upplýst kærendur um að gagnaöflun í málinu væri lokið og að úrskurður yrði sendur þeim um leið og hann lægi fyrir. Ráðuneytið hefði að öðru leyti ekki talið ástæðu til að bregðast við því, sem fram hefði komið í athugasemdunum.
Í tilefni þessara svara var félags- og húsnæðismálaráðuneytinu enn á ný ritað bréf 11. júlí sl. Í því var þess óskað að ráðuneytið gerði grein fyrir þeirri afstöðu sinni að ekki hefði þurft að bregðast við fyrrnefndu erindi 26. febrúar með hliðsjón af þeim hluta þess, sem fól í sér beiðni um upplýsingar, svo og þeirri meginreglu íslensks stjórnsýsluréttar að skriflegum erindum beri almennt að svara skriflega nema ljóst sé að svars sé ekki vænst. Þá var þess óskað að upplýst yrði um hvort erindi til ráðuneytisins 6. mars sl. um stöðu málsins hefði verið svarað og ljósrit þess afhent. Hefði því verið svarað, var óskað afrits svarsins, en ella þess að skýrt yrði hvers vegna því hefði ekki verið svarað. Að endingu var óskað upplýsinga um hvernig meðferð og afgreiðslu stjórnsýslukærunnar miðaði.
Svar félags- og húsnæðismálaráðuneytisins barst 20. ágúst sl. Í því kemur fram að meðal annars í ljósi samtala starfsmanna ráðuneytisins og kærenda hefði ráðuneytið ekki talið sérstaka ástæðu til að bregðast skriflega við athugasemdum kærenda við umsögn Vinnumálastofnunar. Um erindi kærenda 6. mars sl. sagði að því hefði verið svarað 13. sama mánaðar. Þá kom fram að afgreiðslu stjórnsýslukærunnar hefði lokið með úrskurði ráðuneytisins 18. ágúst sl. Þá sagði að í ljósi „athugasemda umboðsmanns hvað varðar beiðni kærenda um afrit af gögnum [...] [hefðu] kærendur jafnframt verið upplýstir skriflega um að Vinnumálastofnun búi almennt yfir upplýsingum um [...]“. Með bréfi 22. ágúst sl. var þér boðið að koma á framfæri athugasemdum, ef einhverjar væru, við svarbréf ráðuneytisins fyrir 5. september sl. Engar athugasemdir bárust.
II
Um þann þátt kvörtunar þinnar, sem lýtur að því að Vinnumálastofnun hafi ekki svarað fyrirspurn 8. september 2024 um kæruleiðbeiningar, skal tekið fram að þrátt fyrir að erindinu hafi ekki verið svarað var ákvörðun Vinnumálastofnunar kærð og nú liggur fyrir úrskurður í því kærumáli. Af þeim sökum tel ég ekki tilefni til að aðhafast frekar í tilefni af þessum hluta kvörtunarinnar. Með vísan til þess lýk ég meðferð minni á honum. Að því sögðu hefur skortur á svörum við erindinu og skýringar Vinnumálastofnunar þar á orðið mér tilefni til að senda stofnuninni meðfylgjandi ábendingu.
Í tilefni þess hluta kvörtunarinnar, sem lýtur að töfum við afgreiðslu stjórnsýslukærunnar í félags- og húsnæðismálaráðuneytinu, skal tekið fram að nú liggur fyrir úrskurður í málinu. Af þeim sökum tel ég ekki tilefni til að taka þennan hluta kvörtunarinnar til frekari athugunar og lýk ég því meðferð minni á honum.
Að endingu beindist kvörtunin að því að félags- og húsnæðismálaráðuneytið hefði ekki brugðist við beiðni um tilteknar upplýsingar, sem komið hefði verið á framfæri með athugasemdum við umsögn Vinnumálastofnunar. Nú liggur fyrir að samtímis því, sem úrskurður í málinu var sendur með tölvupósti 19. ágúst sl., upplýsti ráðuneytið um að almennum fyrirspurnum um framkvæmd laga nr. 97/2002, um atvinnuréttindi útlendinga, ætti að beina til Vinnumálstofnunar. Með vísan til þessa tel ég ekki tilefni til að fjalla frekar um þennan þátt kvörtunarinnar og læt umfjöllun um hann því lokið. Þrátt fyrir það urðu svör félags- og húsnæðismálaráðuneytisins til mín mér tilefni til að senda ráðuneytinu meðfylgjandi ábendingu um málsmeðferð þess.
III
Með vísan til framangreinds lýk ég meðferð minni á kvörtun þinni, sbr. a.-lið 2. mgr. mgr. 10. gr. laga nr. 85/1997, um umboðsmann Alþingis.
Bréf umboðsmanns til Vinnumálastofnunar 16. október 2025.
Það tilkynnist hér með að ég hef lokið máli A með bréfi því, sem hér fylgir í ljósriti. Þrátt fyrir þær lyktir málsins, sem þar koma fram, hefur athugun mín á því orðið mér tilefni til að koma á framfæri eftirfarandi ábendingu og þá með það fyrir augum að Vinnumálastofnun hafi þau atriði, sem í henni koma fram, í huga eftirleiðis.
Með bréfi 18. febrúar sl. var þess óskað að Vinnumálastofnun veitti upplýsingar um hvort erindi A til stofnunarinnar 8. september 2024 þar sem meðal annars var beiðst kæruleiðbeininga hefði verið svarað. Hefði því ekki verið svarað, var óskað skýringa þar á. Svar Vinnumálastofnunar barst 21. mars sl. Í því kemur fram að þegar erindið 8. september 2024 hefði komið til athugunar hefði ákvörðun Vinnumálastofnunar þegar verið kærð en það var gert 17. október sama ár. Af þeim sökum hefði það verið mat stofnunarinnar að óþarft hefði verið að bregðast „frekar“ við erindinu.
Í tilefni af framangreindu tel ég þó rétt að minna á að í íslenskum stjórnsýslurétti gildir sú meginregla að hver sá sem ber upp skriflegt erindi við stjórnvald á almennt rétt á að fá skriflegt svar, nema erindið beri með sér að svars sé ekki vænst. Í því felst nánar tiltekið að stjórnvaldinu er skylt að bregðast við erindinu þannig að borgarinn búi ekki við óvissu um hvort það hafi verið móttekið, sé til meðferðar eða að niðurstaða hafi fengist í því.
Framangreint erindi frá 8. september 2024 liggur fyrir í gögnum málsins. Ég tel hvorki að erindið hafi borið með sér að svars væri ekki vænst né að óþarft hafi verið að svara erindinu skriflega af einhverjum öðrum sökum. Hef ég um þetta atriði meðal annars í huga að fyrrnefnd meginregla stjórnsýsluréttarins leiðir meðal annars af sjónarmiðum um kurteisi og tillit í samskiptum borgaranna og stjórnvalda. Kem ég þeirri ábendingu því á framfæri við Vinnumálastofnun að betur verði gætt að þeirri reglu eftirleiðis að skriflegum erindum sé að jafnaði svarað skriflega nema ljóst sé af erindinu að svars sé ekki vænst.
Bréf umboðsmanns til félags- og húsnæðismálaráðuneytis 16. október 2025.
Það tilkynnist hér með að ég hef lokið máli A með bréfi því, sem hér fylgir í ljósriti. Þrátt fyrir þær lyktir málsins, sem þar koma fram, hefur athugun mín á því orðið mér tilefni til að koma á framfæri eftirfarandi ábendingu og þá með það fyrir augum að félags- og húsnæðismálaráðuneytið hafi þau atriði, sem í henni koma fram, í huga eftirleiðis.
Með bréfi 9. apríl sl. var þess óskað að umboðsmanni yrðu veittar upplýsingar um hvort svarað hefði verið beiðni um upplýsingar 26. febrúar sl., sem sett hefði verið fram samhliða athugasemdum við umsögn Vinnumálastofnunar í málinu. Svar ráðuneytisins barst 12. júní sl. Í því eru samskipti kærenda og ráðuneytisins rakin og tekið fram að ráðuneytið hefði ekki talið tilefni til að bregðast við athugasemdum kærenda að öðru leyti en því að þeir hefðu nú verið upplýstir um að gagnaöflun í málinu væri lokið og að úrskurður yrði sendur þeim um leið og hann lægi fyrir.
Í tilefni þessara svara var félags- og húsnæðismálaráðuneytinu enn á ný ritað bréf 11. júlí sl. Í því var þess óskað að ráðuneytið gerði grein fyrir þeirri afstöðu sinni að ekki hefði þurft að bregðast við fyrrnefndu erindi 26. febrúar með hliðsjón af þeim hluta þess, sem fól í sér beiðni um upplýsingar, svo og þeirri meginreglu íslensks stjórnsýsluréttar að skriflegum erindum beri almennt að svara skriflega nema ljóst sé að svars sé ekki vænst. Þá var frekari upplýsinga um önnur atriði jafnframt óskað.
Svar félags- og húsnæðismálaráðuneytisins barst 20. ágúst sl. Í því kemur fram að meðal annars í ljósi samtala starfsmanna ráðuneytisins og kærenda, sem þó er ekki sérstaklega lýst á þá leið að þau hafi lotið að beiðninni um upplýsingar, hefði ráðuneytið ekki talið sérstaka ástæðu til að bregðast skriflega við athugasemdum kærenda við umsögn Vinnumálastofnunar. Þá sagði að í ljósi „athugasemda umboðsmanns hvað varðar beiðni kærenda um afrit af gögnum [...] [hefðu] kærendur jafnframt verið upplýstir skriflega um að Vinnumálastofnun búi almennt yfir upplýsingum um [...]“.
Í tilefni af framangreindu tel ég rétt að minna á að í íslenskum stjórnsýslurétti gildir sú óskráða meginregla að hver sá sem ber upp skriflegt erindi við stjórnvald á almennt rétt á að fá skriflegt svar, nema erindið beri með sér að svars sé ekki vænst. Í því felst nánar tiltekið að stjórnvaldinu er skylt að bregðast við erindinu þannig að borgarinn búi ekki við óvissu um hvort það hafi verið móttekið, sé til meðferðar eða að niðurstaða hafi fengist í því. Af þeirri beiðni, sem hér er til umfjöllunar, er ljóst að hún var sett fram í þeim tilgangi að aðilar málsins gætu gætt réttar síns. Þrátt fyrir það var ekki brugðist við beiðninni fyrr en eftir að úrskurður var genginn í málinu, um það bil sex mánuðum eftir að hún var lögð fram. Að teknu tilliti til viðbragða ráðuneytisins, sem fólu það einungis í sér að leiðbeina um að rétt væri að beina erindinu að Vinnumálastofnun, tel ég jafnframt rétt að minna á óskráða málshraðareglu stjórnsýsluréttarins og 2. mgr. 7. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 en í henni segir að berist stjórnvaldi skriflegt erindi, sem ekki snerti starfssvið þess, beri því að framsenda erindið á réttan stað svo fljótt sem unnt sé.
Sá hluti erindisins, sem í fólst beiðni um upplýsingar, var ekki því marki brenndur að af honum yrði ráðið að svars væri ekki vænst. Þvert á móti var um að ræða beiðni til stjórnvaldsins. Kem ég þeirri ábendingu því á framfæri við félags- og húsnæðismálaráðuneytið að betur verði gætt að þeirri reglu að skriflegum erindum sé að jafnaði svarað skriflega nema ljóst sé af erindinu að svars sé ekki vænst. Þá tel ég einnig ástæðu til að ráðuneytið gæti betur að því að erindum sé svarað án ástæðulauss dráttar og gætt sé að framsendingarreglu 2. mgr. 7. gr. stjórnsýslulaga þegar það á við.