Opinberir starfsmenn. Áminning. Hæfi. Setning staðgengils.

(Mál nr. 10023/2019)

Starfsmaður Háskólans á Akureyri leitaði til umboðsmanns Alþingis og kvartaði yfir áminningu sem  háskólinn veitti honum fyrir að fara ekki að fyrirmælum rektors háskólans um að gæta orða sinna í samskiptum við samstarfsfólk og yfirmenn. Rektor hafði lýst yfir vanhæfi í málinu með vísan til þess að hægt væri að líta svo á að hann væri aðili þess að hluta til og í framhaldinu falið föstum staðgengli sínum, forseta viðskipta- og raunvísindasviðs, að taka við málinu og leysa úr því. Að fengnum skýringum Háskólans á Akureyri ákvað umboðsmaður að afmarka málið við þá ákvörðun rektors að fela deildarforseta við háskólann, sem staðgengli rektors, meðferð þess.

Umboðsmaður rakti ákvæði stjórnsýslulaga um málsmeðferð þegar vafi leikur á hæfi starfsmanns til meðferðar þess. Af þeim leiðir að yfirmaður stofnunar ákveður hvort starfsmanni beri að víkja sæti en komi upp vafi um hæfi yfirmanns tekur hann sjálfur ákvörðun um hvort hann víki sæti. Sá sem er vanhæfur til meðferðar máls má ekki taka þátt í undirbúningi, meðferð eða úrlausn þess. Honum er þó heimilt að gera þær ráðstafanir sem eru nauðsynlegar til að halda máli í réttu horfi á meðan staðgengill er ekki til staðar. Þegar starfsmaður víkur sæti og ekki er til staðar annar hæfur starfsmaður skal sá er veitir stöðuna setja staðgengil til þess að fara með málið sem til úrlausnar er.

Taldi umboðsmaður leiða af framangreindu að eftir að rektor hafði tekið ákvörðun um eigið vanhæfi í áminningarmálinu hefði honum ekki verið heimilt taka þátt í undirbúningi, meðferð eða úrlausn þess umfram nauðsynlegar ráðstafanir til að halda málinu í réttu horfi á meðan staðgengill var ekki til staðar. Skilyrði reglunnar um að ekki væri til staðar „annar hæfur starfsmaður“ bæri að túlka svo að þar væri vísað til hliðsettra samstarfsmanna hins vanhæfa starfsmanns sem vinna að hliðstæðum verkefnum hjá sömu stofnun. Af því leiddi að þegar æðsti yfirmaður stofnunar yrði vanhæfur til meðferðar tiltekins máls væri almennt ekki til að dreifa slíkum hliðsettum samstarfsmanni sem gæti farið með málið í stað yfirmannsins. Þá taldi umboðsmaður að rektor hefði ekki verið heimilt að fela öðrum starfsmanni skólans og þá undirmanni sínum að fara með ákvörðunarvald í málinu í hans stað nema þá ef það leiddi beinlínis af lögum og reglum um starfsemi Háskólans á Akureyri. Af þeim, eða stöðu staðgengils, væri ekki ótvírætt að rektor gæti falið honum að fara með einstök mál sem hann viki sæti í vegna vanhæfis. Því yrði að líta svo að rektor hefði borið að gera mennta- og menningarmálaráðherra grein fyrir því að hann hefði ákveðið að víkja sæti í máli starfsmannsins og það kæmi því í hlut ráðherra að setja staðgengil til þess að fara með málið.

Var það niðurstaða umboðsmanns að vegna þessa annmarka hefði skort á lögmætan grundvöll valdheimilda staðgengils rektors til að fara með málið og taka ákvörðun í því. Ekki yrði annað séð en að umræddur annmarki á málsmeðferðinni hefði óhjákvæmilega áhrif á gildi ákvörðunar staðgengilsins í málinu. Hér ætti því við það sama og þegar vanhæfur starfsmaður hefði haft mikil áhrif á undirbúning og meðferð máls eða starfsmaður hefur ekki verið að lögum bær til að fara með málið að óhjákvæmilegt kynni að reynast að ómerkja málsmeðferðina og byrja málið upp á nýtt. Voru það tilmæli umboðsmanns til Háskólans á Akureyri að taka mál starfsmannsins til meðferðar að nýju, kæmi fram beiðni þess efnis frá honum, og leysa þá úr málinu í samræmi við þau sjónarmið sem rakin væru í áliti þessu og taka jafnframt framvegis mið af þeim sjónarmiðum sem kæmu fram í álitinu.

I Kvörtun og afmörkun athugunar

Hinn 21. mars 2019 leitaði starfsmaður við Háskólann á Akureyri til mín og kvartaði yfir áminningu sem skólinn hafði veitt honum með bréfi, dags. 22. febrúar 2019. Í áminningunni var vísað til þess að starfsmaðurinn hefði brotið starfsskyldur sínar með því að fara ekki að fyrirmælum rektors um að gæta orða sinna í samskiptum við samstarfsfólk og yfirmenn. Með þeirri háttsemi var starfsmaðurinn talinn hafa brotið gegn ákvæðum laga nr. 70/1996, um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins.

Kvörtunin lýtur annars vegar að því að efnislegur grundvöllur áminningarinnar hafi verið óskýr, m.a. um það hvaða fyrirmælum starfsmaðurinn hefði óhlýðnast og hvernig hann gæti bætt ráð sitt. Hins vegar hafi hvorki verið tekið tillit til andmæla starfsmannsins né gætt meðalhófs við ákvörðun um áminningu.

Athugun mín beindist í fyrstu að efni áminningarinnar en einnig að hæfi þess deildarforseta við skólann sem rektor fól sem staðgengli sínum að taka við áminningarmálinu eftir að rektor hafði lýst sig vanhæfan til að fjalla um  það. Að fengnum skýringum Háskólans á Akureyri hef ég ákveðið að afmarka málið við athugun á þeirri ákvörðun rektors að fela deildarforsetanum, sem staðgengli rektors, meðferð þess. Þar reynir einkum á hvort gætt hafi verið að reglum stjórnsýslulaga sem gilda um málsmeðferð ef yfirmaður stofnunar telur sig vanhæfan til meðferðar máls.

Ég lauk máli þessu með áliti, dags. 26. mars 2020.

II Málavextir

Starfsmaðurinn sem kvartaði til mín var ráðinn fyrir fáeinum árum í tiltekið starfshlutfall hjá Háskólanum á Akureyri. Af gögnum málsins má ráða að starfsmaðurinn hafi ítrekað leitað eftir að fá ráðningarhlutfall sitt hækkað. Hafði hann m.a. borið málið upp við formann þeirrar deildar sem hann starfaði við, forseta þess vísindasviðs sem deildin heyrir undir og rektor háskólans, án þess að hafa orðið að ósk sinni. Þá hafði starfsmaðurinn rætt um starfshlutfall sitt og starfsaðstæður á deildarfundum og enn fremur fjallað um þessi atriði í samskiptum við annað samstarfsfólk, m.a. í tölvupóstum og á fésbókarsíðum. Af þessu tilefni hafði rektor tvívegis á árinu 2018 kallað starfsmanninn á sinn fund til að ræða þá stöðu sem upp var komin; 19. febrúar og 27. júní 2018. Í minnisblaði sem liggur fyrir um síðari fundinn kemur í upphafi fram að efni fundarins hafi verið samskipti starfsmannsins við deildarformann um starfshlutfall og kennslumagn og fyrri fundur með rektor frá 19. febrúar 2018. Þá kemur þar m.a. fram að rektor geri athugasemdir við orðfæri og samskipti starfsmannsins og biðji hann að gæta að sér í samskiptum og sýna starfsfólki virðingu.

Rektor sendi forseta viðskipta- og raunvísindasviðs bréf, sem staðgengils rektors, dags. 30. nóvember 2018, undir yfirskriftinni: „Yfirlýsing um vanhæfi við afgreiðslu máls“. Þar kom fram að rektorsskrifstofa hefði í samráði við lögmann yfirfarið öll málsgögn er vörðuðu samskipti starfsmannsins við samstarfsfólk hans og yfirmenn og ummæli hans á samfélagsmiðlum. Þá segir:

„Eftir að hafa kynnt mér málsgögn tel ég vera ljóst, á grunni 4. og 5. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993, að þar sem hægt er að líta svo á að ég sé aðili málsins að hluta til, þá sé ég vanhæfur til að taka lokaákvörðun um hvort beita eigi stjórnvaldsaðgerðum í þessu tiltekna máli [starfsmannsins], varðandi samskipti við starfsfólk og ummæli á samfélagsmiðlum á tímabilinu nóvember 2017 til nóvember 2018.

Það fellur því í þinn hlut, sem staðgengill rektors, að taka við málinu. [...] verkefnastjóri stjórnsýslu, og [...] lögmaður, munu aðstoða þig við úrlausn og meðferð málsins.“

Með bréfi til starfsmannsins, dags. 7. desember 2018, tilkynnti staðgengill rektors að til skoðunar væri að veita honum áminningu fyrir óhlýðni við fyrirmæli yfirmanns og háttsemi sem þætti ósæmileg, óhæfileg og ósamrýmanleg starfi hans, sbr. 14., 15. og 21. gr. laga nr. 70/1996. Í bréfinu var lýst nánar tilefnum hinnar fyrirhuguðu áminningar og m.a. vísað til framgöngu starfsmannsins á fundum með rektor og fleirum 19. febrúar og 27. júní 2018 svo og fésbókarfærslna 16. október og 14. nóvember 2018. Fullyrðingar starfsmannsins hefðu verið mjög alvarlegar, órökstuddar og í andstöðu við fyrirmæli rektors sem fram komu á fundinum 27. júní 2018 um að hann sýndi kurteisi í samskiptum við samstarfsmenn og yfirmenn innan skólans. 

Í lok bréfsins er tekið fram að andmælafrestur sé til 21. desember 2018 og var hann síðar framlengdur að beiðni starfsmannsins. Lögmaður  setti fram andmæli fyrir hans hönd í bréfi til staðgengils rektors, dags. 17. janúar 2019, þar sem því var mótmælt að atvikin sem vísað var til í bréfinu frá 7. desember 2018 gætu verið tilefni áminningar.
Staðgengill rektors ritaði starfsmanninum á ný bréf, dags. 22. febrúar 2019, með fyrirsögninni „Áminning ...“ þar sem vísað var í fyrra bréf og að eftir yfirferð andmæla og atvik málsins að öðru leyti væri niðurstaðan að starfsmaðurinn hefði brotið starfsskyldur sínar með því að hafa ekki farið að fyrirmælum rektors um að gæta orða sinna í samskiptum við samstarfsfólk og yfirmenn. Jafnframt var bent á að framkoma starfsmannsins við yfirmenn og samstarfsmenn væri ekki í samræmi við 4. gr. siðareglna Háskólans á Akureyri. Framkoma starfsmannsins í starfi þætti hafa verið ósæmileg og óhæfileg og ekki samrýmast starfi hans. Vegna þess og í samræmi við 21. gr. laga nr. 70/1996, að teknu tilliti til andmæla, væri starfsmanninum veitt áminning. Með bréfinu væri starfsmanninum gefinn kostur á að bæta ráð sitt ella kynni honum að verða sagt upp störfum, sbr. 44. gr. laga nr. 70/1996.

III Samskipti umboðsmanns Alþingis og Háskólans á Akureyri

Ég ritaði Háskólanum á Akureyri bréf 15. maí 2019 þar sem ég óskaði eftir nánari upplýsingum um efnislegan grundvöll áminningarinnar svo og um tildrög og lagagrundvöll þess að staðgengill rektors fór með málið eftir að rektor lýsti sig vanhæfan. Svar Háskólans á Akureyri barst mér 7. júní 2019. Í svarbréfinu segir eftirfarandi um aðkomu staðgengils rektors að málinu:

„Samkvæmt 4. gr. reglna nr. 387/2009 fyrir Háskólann á Akureyri tilnefnir rektor staðgengil sinn úr hópi forseta fræðasviða og tilkynnir háskólaráði. Staðgengill er rektor til aðstoðar og gegnir starfinu tímabundið í fjarveru eða forföllum hans. Staðgengill rektors er jafnframt varamaður hans í háskólaráði og gegnir störfum formanns háskólaráðs í fjarveru rektors. Með bréfi dags. 21. ágúst 2018 tilnefndi rektor [...], forseta viðskipta- og raunvísindasviðs, sem staðgengil rektors skólaárið 2018-2019. Varðandi mál [starfsmannsins]lýsti rektor sig vanhæfan, á grunni 4. og 5. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993, til að taka lokaákvörðun um hvort beita ætti stjórnvaldsaðgerðum vegna samskipta [hans] við starfsfólk og ummæli á samfélagsmiðlum á tímabilinu nóvember 2017 til nóvember 2018. Rektor taldi að hægt væri að líta svo á að hann væri að hluta til aðili að málinu og taldi rétt að lýsa sig vanhæfan, sbr. bréf til [...] dagsett 30. nóvember 2018. Í umræddri yfirlýsingu um vanhæfi fól rektor [...], sem staðgengli rektors, að taka við málinu. Þessu til staðfestingar eru meðfylgjandi bréf um skipun [...] sem staðgengill rektors og yfirlýsing rektors um vanhæfi við afgreiðslu á máli [starfsmannsins].“

Sú yfirlýsing rektors sem vísað er til í framangreindu svarbréfi var rakin í II. kafla.

Ég ritaði Háskólanum á Akureyri bréf öðru sinni, dags. 21. júní 2019, þar sem ég vakti athygli á álitamálum um undirmannavanhæfi, þ.e. að vanhæfi yfirmanns kunni að leiða til þess að undirmaður verði einnig vanhæfur, sbr. ákvæði 2. málsl. 5. tölul. 1. mgr. 3. gr. stjórnsýslulaga, nr. 37/1993, og eftir atvikum 6. tölul. sama ákvæðis.

Svar Háskólans á Akureyri barst mér með bréfi rektors 22. ágúst 2019. Þar var lögð áhersla á að forseti fræðasviðs sem rektor hefði tilefnt sem staðgengil sinn væri ekki háður boðvaldi rektors í daglegum störfum heldur væri honum tryggt sjálfstæði í lögum og reglum sem um starfið gilda. Var þar vísað til 14. og 15. gr. reglna nr. 387/2009 fyrir Háskólann á Akureyri en einnig 4. gr. reglna nr. 864/2009. Þá var efni 5. og 6. tölul. 1. mgr. 3. gr. stjórnsýslulaga rakið og byggt á að úrlausn málsins hefði ekki skipt rektor máli og hann hefði ekki haft sérstakra og verulegra hagsmuna að gæta af því. Umrædd ákvæði ættu því ekki við í málinu. Ef litið væri svo á að hann hefði haft einhverja hagsmuni yrði að byggja á að þeir hagsmunir sem um ræddi hefðu ekki verið verulegir, sbr. 2. mgr. 3. gr. stjórnsýslulaga. Þá væri erfitt að sjá að með réttu væri hægt að draga óhlutdrægni deildarforseta í efa. Hann hefði ekkert komið að þessu máli áður en rektor vék sæti og starfaði auk þess á öðru fræðasviði innan Háskólans á Akureyri heldur en starfsmaðurinn starfar á.

Starfsmaðurinn gerði athugasemdir við svarbréf Háskólans á Akureyri með bréfi 2. september 2019.

IV Álit umboðsmanns Alþingis

1 Lagagrundvöllur

Háskólinn á Akureyri starfar á grundvelli laga nr. 63/2006, um háskóla, og laga nr. 85/2008, um opinbera háskóla. Í II. kafla síðarnefndu laganna er mælt fyrir um stjórnsýslu og stjórnskipulag. Þar segir í 1. mgr. 5. gr. að stjórn háskóla sé falin háskólaráði og rektor og í 1. mgr. 8. gr. kemur fram að mennta- og menningarmálaráðherra skipi háskólarektor. Þá kemur fram í 3. mgr. 8. gr. að háskólaráð geti heimilað að rektor ráði aðstoðarrektor, einn eða fleiri. Í 5. mgr. 5. gr. laganna segir: „Háskólaráð getur framselt ákvörðunarvald sem rektor eða öðrum stjórnendum er fengið í einstökum málum eða málaflokkum til annarra stjórnenda enda sé það gert skriflega og tilkynnt sérstaklega.“

Í 2. og 7. gr. reglna nr. 387/2009 fyrir Háskólann á Akureyri sem háskólaráð skólans hefur sett, m.a. á grundvelli laga nr. 85/2008, kemur fram að háskólinn starfi sem einn skóli er skiptist í þrjú fræðasvið og séu þau samsvarandi deildum í lögum um opinbera háskóla. Í 4. gr. er fjallað um rektor og hlutverk hans. Þar kemur m.a. fram að rektor sé æðsti yfirmaður stjórnsýslu háskólans og á meðan háskólinn starfi sem einn skóli annist rektor ráðningar akademísks starfsfólks. Af síðastnefnda ákvæðinu leiðir að rektor er jafnframt handhafi valds til þess að áminna akademíska starfsmenn háskólans. Í 5. og 6. mgr. 4. gr. er ákvæði um staðgengil rektors en nánar verður fjallað um þau í kafla IV.2.

Háskólinn á Akureyri er stjórnvald og ákvarðanir um áminningu starfsmanna hans eru stjórnvaldsákvarðanir í skilningi stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Við undirbúning, meðferð og úrlausn máls á þessum lagagrundvelli þarf því að gæta að ákvæðum stjórnsýslulaga, þ.m.t. ákvæðum laganna um sérstakt hæfi, sbr. II. kafla stjórnsýslulaga.

Í 3. gr. stjórnsýslulaga er fjallað um vanhæfisástæður og í 4. gr. um áhrif vanhæfis. Í 1. mgr. 4. gr. segir að sá sem er vanhæfur til meðferðar máls megi ekki taka þátt í undirbúningi, meðferð eða úrlausn þess. Honum er þó heimilt að gera þær ráðstafanir sem eru nauðsynlegar til að halda máli í réttu horfi á meðan staðgengill er ekki til staðar. Í 5. gr. er síðan fjallað um málsmeðferð. Samkvæmt  1. mgr. 5. gr. skal starfsmaður, sem veit um ástæður er kunna að valda vanhæfi hans, án tafar vekja athygli yfirmanns stofnunar á þeim. Yfirmaður stofnunar ákveður, sbr. 1. málsl. 2. mgr. 5. gr., hvort starfsmanni hennar beri að víkja sæti. Í 2. málsl. 2. mgr. 5. gr. segir síðan að í þeim tilvikum, er vafi komi upp um hæfi yfirmanns stofnunar, taki hann sjálfur ákvörðun um hvort hann víki sæti.

Í 6. gr. laganna er mælt fyrir um að þegar starfsmaður víki sæti og ekki er til staðar annar hæfur starfsmaður skuli sá er veiti stöðuna setja staðgengil til þess að fara með málið sem til úrlausnar er. Í þessu máli reynir á hvort rektor háskólans hafi sem yfirmanni skólans verið heimilt, í stað þess að tilkynna ráðherra sem veitir stöðu rektors, að fela þeim starfsmanni háskólans sem er staðgengill hans samkvæmt reglum skólans að fara með umrætt mál.

2 Var rektor heimilt í kjölfar yfirlýsingar um vanhæfi að fela staðgengli að fara með málið?

Í máli þessu liggur fyrir að rektor lýsti sig vanhæfan til að fara með mál starfsmannsins og fól staðgengli sínum, deildarforseta viðskipta- og raunvísindasviðs, að fara með málið. Í bréfi rektors, dags. 30. nóvember 2018, þar sem hann fól deildarforsetanum að fara með áminningarmálið kemur fram að hann telji sig vanhæfan til að taka lokaákvörðun í máli starfsmannsins. Deildarforsetinn tók á grundvelli þess sem rektor hafði falið honum í kjölfarið ákvörðun um að áminna starfsmanninn fyrir að hafa brotið starfsskyldur sínar með því að hafa ekki farið að fyrirmælum rektors um að gæta orða sinna í samskiptum við samstarfsfólk og yfirmenn.

Eins og áður er rakið skal yfirmaður sjálfur taka ákvörðun um hæfi sitt ef vafi kemur upp þar um, sbr. 2. málsl. 2. mgr. 5. gr. stjórnsýslulaga. Þegar rektor hafði tekið ákvörðun um vanhæfi sitt í máli starfsmannsins bar honum að öðru leyti að fylgja reglum laganna um málsmeðferð í slíkum tilvikum. Honum var því ekki heimilt taka þátt í undirbúningi, meðferð eða úrlausn málsins en þó heimilt að gera þær ráðstafanir sem voru nauðsynlegar til að halda málinu í réttu horfi á meðan staðgengill var ekki til staðar, sbr. 1. mgr. 4. gr. stjórnsýslulaga. Því hefur áður verið lýst að samhliða því að rektor lýsti sig vanhæfan fór hann þá leið að fela starfsmanni skólans sem er staðgengill hans að fara með málið.

Í áðurnefndri 6. gr. stjórnsýslulaga kemur fram að þegar starfsmaður víkur sæti komi það í hlut þess sem veitir stöðuna að setja staðgengil til þess að fara með málið ef „ekki er til staðar annar hæfur starfsmaður“ innan stofnunar til að fara með málið. Efni ákvæðisins er nánar skýrt í athugasemdum við 6. gr. frumvarps til stjórnsýslulaga nr. 37/1993 en þar segir:

„Eftir að staðreynt hefur verið að starfsmaður sé vanhæfur skal mál fengið öðrum hæfum starfsmanni til meðferðar. Þar sem margir starfsmenn vinna að hliðstæðum verkefnum hjá sömu stofnun eða embætti kemur ekki upp vandamál við að fá staðgengil þar sem málið er þá aðeins fengið öðrum starfsmanni til meðferðar.

Þar sem íslenska stjórnsýslan er tiltölulega fámenn vinnur aðeins einn starfsmaður á sumum sviðum stjórnsýslunnar. Í slíkum tilvikum er sá möguleiki ekki fyrir hendi að fá samstarfsmann til að fara með mál. Verður því veitingarvaldshafi á formlegan hátt að setja sérstakan staðgengil til þess að fara með málið.“ (Alþt. 1992-1993, A-deild, bls. 3292.)

Af tilvitnuðum skýringum verður ráðið að fyrirvarann um að ekki sé til staðar „annar hæfur starfsmaður“ beri að túlka svo að með honum sé vísað til hliðsettra samstarfsmanna hins vanhæfa starfsmanns sem vinna að hliðstæðum verkefnum hjá sömu stofnun. Það kemur þá í hlut stjórnanda viðkomandi starfseiningar að fela öðrum starfsmanni innan einingarinnar en þeim vanhæfa að fara með málið. Þegar æðsti yfirmaður stofnunar er vanhæfur til meðferðar tiltekins máls er almennt ekki til að dreifa slíkum hliðsettum samstarfsmanni sem getur farið með málið í stað yfirmannsins.

Rektor Háskólans á Akureyri fól í þessu tilviki föstum staðgengli sínum að fara með mál starfsmannsins. Samkvæmt 4. gr. reglna nr. 387/2009, um Háskólann á Akureyri, tilefnir rektor staðgengil úr hópi forseta skóla eða fræðasviða og tilkynnir háskólaráði. Þá segir í greininni að staðgengill sé rektor „til aðstoðar og gegnir starfinu tímabundið í fjarveru eða forföllum hans“. Fram kemur að ef rektor falli frá eða láti af störfum áður en starfstími hans er liðinn sinni staðgengill starfinu þar til nýr rektor hefur verið skipaður samkvæmt lögum og reglum um háskólann. Tilnefndur staðgengill rektors var deildarforseti viðskipta- og raunvísindasviðs skólans. Samkvæmt 15. gr. reglnanna ræður rektor forseta fræðasviðs til fjögurra ára í senn að fenginni umsögn viðkomandi fræðasviðs og að höfðu samráði við háskólaráð. Starfsmaður í því máli sem rektor hafði vikið sæti í starfaði á öðru vísindasviði en deildarforsetinn. Það var því ekki um það að ræða að rektor hefði falið deildarforseta þeirrar deildar sem starfsmaðurinn starfaði við að fara með málið sem hluta af stjórnunarskyldum hans heldur var það ákvörðun rektors að staðgengill hans sem tilnefndur er samkvæmt reglum skólans skyldi fara með málið sem rektor.

Fyrir liggur að rektor gaf út sérstaka yfirlýsingu um að hann væri vanhæfur til að fara með mál starfsmannsins og vísaði þar til þess að hægt væri að líta svo á að hann væri „aðili málsins að hluta til“. Þegar gætt er að þessari afstöðu rektors verður að telja að í samræmi við 1. mgr. 4. gr. stjórnsýslulaga hafi honum ekki verið heimilt að fela öðrum starfsmanni skólans og þá undirmanni sínum að fara með ákvörðunarvald í málinu í hans stað nema þá ef það leiddi beinlínis af lögum og reglum um starfsemi Háskólans á Akureyri. Ég tek það fram að þótt ákvæði um staðgengil rektors séu í reglum um Háskólann á Akureyri fæ ég ekki séð að tilnefning hans í starfið eða að hann hafi fengið umrætt verkefni framselt þannig uppfyllt séu skilyrði 5. mgr. 5. gr og 3. mgr. 8. gr. laga nr. 85/2008 um aðkomu háskólaráðs. Þannig er ekki ótvírætt af lögum og reglum um starfsemi háskólans og um stöðu staðgengils rektors að rektor geti falið staðgenglinum að fara með einstök mál sem hann víkur sæti í vegna vanhæfis enda ekki um það að ræða að staðgengillinn væri með því að aðstoða rektor eða gegna starfi rektors í tímabundinni fjarveru eða forföllum hans. Þessu til viðbótar þarf einnig að hafa í huga að með hæfisreglum stjórnsýslulaga er ekki einungis stefnt að því að koma í veg fyrir að ómálefnaleg sjónarmið hafi áhrif á efni stjórnvaldsákvarðana heldur er þeim einnig ætlað að stuðla að því að traust skapist á milli stjórnsýslunnar og borgaranna þannig að almenningur og þeir sem í hlut eiga geti treyst því að stjórnvöld leysi úr málum á hlutlægan hátt, sbr. til hliðsjónar álit mitt frá 25. október 2002 í máli nr. 3261/2001.

Í þessu máli átti því við sú regla 6. gr. stjórnsýslulaga að rektor bar að gera mennta- og menningarmálaráðherra grein fyrir því að hann hefði ákveðið að víkja sæti í máli starfsmannsins og það kæmi því í hlut ráðherra að setja staðgengil til þess að fara með málið. Það er jafnframt álit mitt að vegna þessa annmarka hafi skort á lögmætan grundvöll valdheimilda staðgengils rektors til að fara með málið og taka ákvörðun í því. Ekki verður því annað séð en að umræddur annmarki á málsmeðferðinni hafi óhjákvæmilega áhrif á gildi ákvörðunar staðgengilsins í málinu. Hér á því við það sama og þegar vanhæfur starfsmaður hefur haft mikil áhrif á undirbúning og meðferð máls eða starfsmaður hefur ekki verið að lögum bær til að fara með málið að óhjákvæmilegt kann að reynast að ómerkja málsmeðferðina og byrja málið upp á nýtt. Hvað sem líður hugsanlegu framhaldi málsins, ef rektor upplýsir mennta- og menningarmálaráðherra um vanhæfi sitt til að fjalla um mál starfsmannsins, er það álit mitt að Háskólanum á Akureyri beri að gera ráðstafanir til að endurskoða mál starfsmannsins og gildi ákvarðana sem teknar voru í því eftir að rektor lýsti sig vanhæfan 30. nóvember 2018.

Ég tek fram að með þessu hef ég enga afstöðu tekið til þess hvort atvik í máli starfsmannsins hafi verið þess eðlis að tilefni hafi verið til að áminna hann. Telji rektor Háskólans á Akureyri enn tilefni til þess að fjallað verði um hugsanlega áminningu starfsmannsins vegna þess sem varð tilefni framangreindrar málsmeðferðar og tilkynni mennta- og menningarmálaráðherra um vanhæfi sitt til að fara með málið, kemur það í hlut ráðherra að taka afstöðu til þess hvort setja eigi staðgengil til að fara með málið, sbr. 6. gr. stjórnsýslulaga. Framhald málsins er þá í höndum þess sem kann að verða settur til að fara með það og hans að meta, að viðhafðri réttri málsmeðferð, hvort lagaskilyrði standi til þess að áminna starfsmanninn.

V Niðurstaða

Með vísan til framangreinds er það álit mitt að rektor Háskólans á Akureyri hafi ekki, eftir að hann lýsti sig vanhæfan í máli starfsmanns skólans, verið heimilt með bréfi, dags. 30. nóvember 2018, að fela föstum staðgengli rektors að fara með áminningarmálið. Meðferð málsins að þessu leyti og síðan af hálfu staðgengilsins hafi því ekki verið í samræmi við lög. Sem yfirmanni háskólans bar rektor, eftir að hann lýsti sig vanhæfan til meðferðar málsins, að tilkynna mennta- og menningarmálaráðherra um vanhæfi sitt og það átti síðan að koma í hlut ráðherra að fjalla um setningu staðgengils til að fara með málið. Vegna þeirra annmarka sem voru að þessu leyti á málinu er það álit mitt, og þá óháð hugsanlegu framhaldi málsins af hálfu ráðherra, að Háskólanum á Akureyri beri að gera ráðstafanir til að endurskoða mál starfsmannsins og gildi ákvarðana sem teknar voru í því eftir að rektor lýsti sig vanhæfan 30. nóvember 2018.

Ég mælist því til þess að Háskólinn á Akureyri taki mál starfsmannsins til meðferðar að nýju, komi fram beiðni þess efnis frá honum, og leysi þá úr málinu í samræmi við þau sjónarmið sem rakin eru í áliti þessu og taki jafnframt framvegis mið af þeim sjónarmiðum sem koma fram í álitinu.