Stjórnvöldum ber að ganga úr skugga um og tryggja að íþyngjandi ákvarðanir sem þau taka séu birtar hlutaðeigandi með fullnægjandi hætti, hvort sem það er með bréfpósti eða rafrænt. Birting stjórnvaldsákvörðunar markar upphaf kærufrests og því getur það haft mikla þýðingu fyrir þá sem eiga í samskiptum við stjórnvöld að rétt sé staðið að slíkri birtingu.
Umboðsmaður lauk nýverið máli þar sem kona hafði kvartað yfir því að úrskurðarnefnd velferðarmála hefði vísað kæru hennar frá þar sem þriggja mánaða kærufrestur hefði verið liðinn. Í málinu reyndi einkum á hvort birting ákvörðunar af hálfu Vinnumálastofnunar hefði verið fullnægjandi og þar með hvort nefndin hefði getað byggt á að kærufrestur hefði verið liðinn.
Um miðbik árs 2014 áttu Vinnumálastofnun og konan í samskiptum vegna mögulegrar ofgreiðslu atvinnuleysisbóta til hennar. Þau síðustu áttu sér stað í júlí 2014 þegar hún ítrekaði fyrirspurn sína í tölvupósti um stöðu málsins hjá stofnuninni. Liðlega þremur árum síðar, eða í september 2017, ákvað Vinnumálastofnun að krefjast endurgreiðslu ofgreiddra atvinnuleysisbóta. Að sögn konunnar varð henni ekki ljós ákvörðunin fyrr en fjórum mánuðum síðar, í janúar 2018, þegar hún sá gjaldfallnar kröfur frá innheimtumanni ríkissjóðs í heimabanka sínum. Kærði hún þá ákvörðunina til úrskurðarnefndar velferðarmála sem vísaði henni frá þar sem þriggja mánaða kærufrestur hefði verið liðinn.
Úrskurðarnefndin taldi að ekki væri tilefni til að gera athugasemdir við birtingu ákvörðunar Vinnumálastofnunar sem byggði á því að hafa sent hana með bréfi á lögheimili konunnar og birt samhliða á svokölluðum mínum síðum í september 2017. Aukinheldur var bent á að stofnunin hefði sent tölvupóst með upplýsingum um að ný skilaboð væru á mínum síðum. Konan benti aftur á móti á að skilaboðin hefðu verið send á tölvupóstfang sem væri óvirkt og hefði ekki hefði verið notað árum saman. Öll samskipti við Vinnumálastofnun vegna þessa endurkröfumáls hefðu farið í gegnum annað tölvupóstfang.
Í áliti sínu benti umboðsmaður á að atvik máls hefðu verið umdeild að þessu leyti. Við slíkar aðstæður hefði úrskurðarnefndinni borið að kanna nánar þau atriði sem deilt hafi verið um áður en sönnunarreglum væri beitt til að leiða málið til lykta. Þar sem nefndin hefði ekki kannað fullyrðingar Vinnumálastofnunar, um sendingu ákvörðunarinnar með bréfpósti, hefði rannsókn málsins að þessu leyti verið ófullnægjandi og því ekki í samræmi við rannsóknarreglu stjórnsýslulaga.
Þá taldi umboðsmaður að ákvæði í lögum um atvinnuleysistryggingar um rafræna birtingu, sem hafði verið vísað til af hálfu stjórnvalda, hafi ekki átt við í þessu tilfelli. Benti hann á að ákvæðið væri bundið við það tímabil sem atvinnuleit stæði. Atvinnuleit konunnar hefði lokið eigi síðar en í mars 2014 og því verið löngu lokið þegar ákvörðun Vinnumálastofnunar var tekin í september 2017. Það gæti auk þess ekki talist fullnægjandi birting á grundvelli almennra reglna stjórnsýsluréttar að birta ákvörðun með tölvupósti á annað tölvupóstfang en konan hafði notað í samskiptum við stofnunina vegna endurkröfumálsins. Mat nefndarinnar um að fullnægjandi hafi verið að birta ákvörðunina rafrænt á mínum síðum hjá Vinnumálastofnun og senda tilkynningu þess efnis á tiltekið tölvupóstfang hefði því ekki heldur samrýmst lögum.
Umboðsmaður mæltist til þess að úrskurðarnefndin tæki málið til nýrrar meðferðar kæmi fram ósk þess efnis frá viðkomandi og að nefndin hagaði þá meðferð þess í samræmi við sjónarmiðin í álitinu. Jafnframt að nefndin tæki framvegis mið af þeim í störfum sínum.
Álit umboðsmanns í máli nr. 9708/2018