Vegagerðin gætti ekki að rannsóknar- og leiðbeiningarskyldu sinni þegar kynningarbréf umsækjanda skilaði sér ekki með umsókn um starf.
Samkvæmt upplýsingum frá Vegagerðinni kom ekki í ljós fyrr en eftir mat á umsóknum, þar sem fimm hæfustu voru valin úr, að bréfið vantaði. Þegar það hafi komið á daginn hafi ekki heldur reynst mögulegt að opna það vegna tæknilegra örðugleika.
Umboðsmaður benti á að kynningarbréfið hefði verið liður í að afla upplýsinga um umsækjendur og þar með rannsókn málsins. Þar með hefði Vegagerðinni strax við móttöku umsóknarinnar mátt vera ljóst að það vantaði og borið að vekja athygli á því og veita umsækjandanum tækifæri til að bæta úr þessum annmarka. Minnti hann einnig á að þegar stjórnvald nýtir sér heimild til rafrænnar miðlunar upplýsinga við meðferð máls hvíli ekki einungis almenn leiðbeiningarskylda á því heldur einnig sérgreind leiðbeiningarskylda sem kveðið er á um í reglum um rafræna meðferð mála í stjórnsýslulögum. Vegagerðinni hefði því borið að vekja athygli viðkomandi á að bréfið vantaði. Umræddur annmarki hefði þó einn og sér ekki verið þess eðlis að forsendur væru til að gera athugasemdir við hvernig Vegagerðin hefði þrengt umsækjendahópinn eða hver hefði verið ráðinn í starfið.
Umboðsmaður hefur á síðustu árum ítrekað, bæði í einstökum málum og í skýrslum til Alþingis, bent á að beiðnum um upplýsingar og gögn er of oft synjað án þess að slíkt byggi á fullnægjandi lagagrundvelli og oft án vísan til viðeigandi lagareglna. Í málinu reyndi á slíkt sjónarmið þar sem niðurstaða umboðsmanns var að málsmeðferð Vegagerðarinnar hefði ekki verið í samræmi við reglur um upplýsingarétt aðila máls. Beindi hann því til Vegagerðarinnar að taka beiðnina til endurskoðunar ef eftir því yrði leitað og þá afgreiða hana í samræmi við sjónarmiðin í álitinu.
Álit umboðsmanns í máli nr. 11067/2021
Til glöggvunar
Óviðunandi afgreiðslur stjórnvalda á beiðnum um upplýsingar og gögn í ráðningarmálum
Álit umboðsmanns í máli nr. 10886/2020